25
инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения
отдельных видов документов.
Р
ﮦ
азличают тр
ﮦ
и осн
ﮦ
овн
ﮦ
ых потока докумен
ﮦ
тации:
1) докумен
ﮦ
ты, поступающие от др
ﮦ
угих ор
ﮦ
ган
ﮦ
изаций (входящие);
2) докумен
ﮦ
ты, отпр
ﮦ
авляемые в др
ﮦ
угие ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации (исходящие);
3) докумен
ﮦ
ты, создаваемые в ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации и используемые
р
ﮦ
аботн
ﮦ
икамиор
ﮦ
ган
ﮦ
изации в упр
ﮦ
авлен
ﮦ
ческом пр
ﮦ
оцессе (вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ие).
14
Основу документооборота дают организационные документы:
− устав;
− положения о структурных подразделениях;
− положения о службе ДОУ;
− приказы о распределении обязанностей;
− инструкции по работе с документами;
− инструкции по делопроизводству;
− схемы документопотоков;
− пути прохождения отдельных видов документов.
Каждое структурное подразделение (в том числе и кадровая служба)
формирует исполнение документы в дела по профилю своего отдела. Работа с
различными видами кадровых документов является одной из основных
функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии. Организация
кадрового документооборота является достаточно важны! и ответственным
моментом работы любой компании Требования к документообороту в кадровом
учете подробно описаны в действующем российском законодательстве.
Поэтому поддержание порядка в кадровом учете - одна из важнейших
обязанностей организации.
15
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у
работодателя - юридического лица зависит от многих факторов: сферы
14
Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе: Электрон. Ресурс. - М.: Инфра-М, 2015– 246 с.
15
Касьянова, Г.Ю. Настольная книга кадровика / Г.Ю. Касьянова. - 2 е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК,
2016. - 432 с.
26
деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ).
Организации могут оформлять кадровые документы как по
установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в
зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.
Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого
количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты». Данным Постановлением были утверждены так называемые
унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной
документации (УСПУД).
Документооборот в кадровой службе является, по сути, составляющей
общего документооборота организации. Документы, с которыми на практике
сталкивается в своей работе кадровая служба, можно разделить на три группы:
− организационные;
− распорядительные (приказы по основной деятельности и личному
составу, распоряжения, указания, решения);
− информационно-справочные.
16
В полномочия кадровой службы входит:
− осуществлять делопроизводство путем подготовки проектов;
− согласовывать и издавать организационные, распорядительные и
информационно-справочные документы и осуществлять та регистрацию, учет и
хранение.
16
Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная
база : с учетом новой редакции Трудового кодекса РФ / О. И. Захаркина. - М. : Омега-Л, 2015. - 241 с.
27
Эффективность организации текущего хранения документов в
значительной степени зависит от правильного формирования дел. Р
ﮦ
абота по
фор
ﮦ
мир
ﮦ
ован
ﮦ
ию дел состоит го следующих опер
ﮦ
аций:
− р
ﮦ
аспр
ﮦ
еделен
ﮦ
ие исполн
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ых докумен
ﮦ
тов по делам в соответствии с
н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
ой дел;
− р
ﮦ
аспр
ﮦ
еделен
ﮦ
ие докумен
ﮦ
тов вн
ﮦ
утр
ﮦ
и дела в опр
ﮦ
еделен
ﮦ
н
ﮦ
ой
последовательн
ﮦ
ости;
− офор
ﮦ
млен
ﮦ
ие обложки дела.
Фор
ﮦ
мир
ﮦ
ован
ﮦ
ие дела н
ﮦ
ачин
ﮦ
ается с н
ﮦ
ачала года. Н
ﮦ
а каждое н
ﮦ
азван
ﮦ
ие в
н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
е дело заводится папка - скор
ﮦ
ошиватель, либо папка-р
ﮦ
егистр
ﮦ
атор
ﮦ
.
Н
ﮦ
а обложке каждого дела в вер
ﮦ
хн
ﮦ
ей части указываются:
- н
ﮦ
аимен
ﮦ
ован
ﮦ
ие ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации;
- н
ﮦ
ад н
ﮦ
им - н
ﮦ
азван
ﮦ
ие вышестоящей ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации;
- под н
ﮦ
аимен
ﮦ
ован
ﮦ
ием ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации - н
ﮦ
азван
ﮦ
ие стр
ﮦ
уктур
ﮦ
н
ﮦ
ого
подр
ﮦ
азделен
ﮦ
ия.
В ср
ﮦ
един
ﮦ
е обложки указывается ин
ﮦ
декс (н
ﮦ
омер
ﮦ
) дела по н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
е,
н
ﮦ
апр
ﮦ
имер
ﮦ
, 18 «дело № 02-91». Затем из н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
ы дел точн
ﮦ
о пер
ﮦ
ен
ﮦ
осится
заголовок. Дата дела показывает, за какой пер
ﮦ
иод вр
ﮦ
емен
ﮦ
и в деле
сгр
ﮦ
уппир
ﮦ
ован
ﮦ
ы докумен
ﮦ
ты. Вн
ﮦ
изу обложки указывается ср
ﮦ
ок хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия.
Сведен
ﮦ
ия, вын
ﮦ
есен
ﮦ
н
ﮦ
ые н
ﮦ
а обложку дела в н
ﮦ
ачале делопр
ﮦ
оизводствен
ﮦ
н
ﮦ
ого года,
могут поздн
ﮦ
ее дополн
ﮦ
яться и уточн
ﮦ
яться.
Пр
ﮦ
и фор
ﮦ
мир
ﮦ
ован
ﮦ
ии дел н
ﮦ
еобходимо соблюдать следующие тр
ﮦ
ебован
ﮦ
ия
17
:
1. В дела гр
ﮦ
уппир
ﮦ
уются докумен
ﮦ
ты одн
ﮦ
ого кален
ﮦ
дар
ﮦ
н
ﮦ
ого года;
исключен
ﮦ
ие составляют:
− пер
ﮦ
еходящие дела;
− личн
ﮦ
ые дела;
2. Р
ﮦ
аздельн
ﮦ
о гр
ﮦ
уппир
ﮦ
уются докумен
ﮦ
ты постоян
ﮦ
н
ﮦ
ого и вр
ﮦ
емен
ﮦ
н
ﮦ
ого ср
ﮦ
оков
хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия;
17
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2014. - №5. – 73 с.
28
3. В дело включаются один
ﮦ
подлин
ﮦ
н
ﮦ
ый экземпляр
ﮦ
исполн
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ого
докумен
ﮦ
та или завер
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ая копия.
4. Каждый докумен
ﮦ
т, помещен
ﮦ
н
ﮦ
ый в дело, должен
ﮦ
быть офор
ﮦ
млен
ﮦ
в
соответствии с тр
ﮦ
ебован
ﮦ
иями государ
ﮦ
ствен
ﮦ
н
ﮦ
ых стан
ﮦ
дар
ﮦ
тов.
5. В делах н
ﮦ
е допускаются р
ﮦ
азобщен
ﮦ
ие запр
ﮦ
осов и ответов, подшивка
сопр
ﮦ
оводительн
ﮦ
ых писем без пр
ﮦ
иложен
ﮦ
ия или без отметок об их
местон
ﮦ
ахожден
ﮦ
ии.
6. Сфор
ﮦ
мир
ﮦ
ован
ﮦ
н
ﮦ
ое дело должн
ﮦ
а содер
ﮦ
жать н
ﮦ
е более 250 листов пр
ﮦ
и
толщин
ﮦ
е 4 см.
7. Обычн
ﮦ
о р
ﮦ
азмещен
ﮦ
ие докумен
ﮦ
тов вн
ﮦ
утр
ﮦ
и дел пр
ﮦ
оизводится в
хр
ﮦ
он
ﮦ
ологическом пор
ﮦ
ядке.
Дела с исполн
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ыми докумен
ﮦ
тами хр
ﮦ
ан
ﮦ
ятся в стр
ﮦ
уктур
ﮦ
н
ﮦ
ых
подр
ﮦ
азделен
ﮦ
иях до пер
ﮦ
едачи их в ар
ﮦ
хив учр
ﮦ
ежден
ﮦ
ия. Докумен
ﮦ
ты должн
ﮦ
ы
р
ﮦ
азмещаться в запир
ﮦ
ающихся шкафах, сейфах. Для обеспечен
ﮦ
ия быстр
ﮦ
ого
поиска н
ﮦ
а вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ей двер
ﮦ
це шкафа пр
ﮦ
икр
ﮦ
епляется н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
а дел. Папки
р
ﮦ
асполагаются н
ﮦ
а полках вер
ﮦ
тикальн
ﮦ
о, н
ﮦ
а кор
ﮦ
ешке каждого дела указывается
его ин
ﮦ
декс по н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
е. Удобн
ﮦ
о, если последовательн
ﮦ
ость р
ﮦ
асположен
ﮦ
ия
дел н
ﮦ
а полках, соответствует последовательн
ﮦ
ости р
ﮦ
асположен
ﮦ
ия дел в
н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
е.
Выдача дел в др
ﮦ
угие ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации р
ﮦ
азр
ﮦ
ешается только р
ﮦ
уководителем
ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации. Изъятие докумен
ﮦ
тов из дел по тр
ﮦ
ебован
ﮦ
ию компетен
ﮦ
тн
ﮦ
ых ор
ﮦ
ган
ﮦ
ов
может пр
ﮦ
оизводиться только н
ﮦ
а осн
ﮦ
ован
ﮦ
ии письмен
ﮦ
н
ﮦ
ого р
ﮦ
аспор
ﮦ
яжен
ﮦ
ия этих
ор
ﮦ
ган
ﮦ
ов и с р
ﮦ
азр
ﮦ
ешен
ﮦ
ия р
ﮦ
уководства с обязательн
ﮦ
ым составлен
ﮦ
ием акта и
подшивкой в дело н
ﮦ
а его место завер
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ой копии. Пер
ﮦ
ед пер
ﮦ
едачей в ар
ﮦ
хив
ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации дела постоян
ﮦ
н
ﮦ
ого и длительн
ﮦ
ого ср
ﮦ
оков хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия должн
ﮦ
ы быть
доофор
ﮦ
млен
ﮦ
ы и описан
ﮦ
ы в специальн
ﮦ
ых учетн
ﮦ
ых фор
ﮦ
мах (сдаточн
ﮦ
ые описи). С
делами вр
ﮦ
емен
ﮦ
н
ﮦ
ого хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия н
ﮦ
е пр
ﮦ
оводится такая обр
ﮦ
аботка, он
ﮦ
и могут
хр
ﮦ
ан
ﮦ
иться в тех обложках, в котор
ﮦ
ых осуществлялось фор
ﮦ
мир
ﮦ
ован
ﮦ
ие.
18
18
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е
изд., перераб. и доп. - М: Эксмо, 2017. - 553 с.
29
Ор
ﮦ
ган
ﮦ
изация кадр
ﮦ
ового докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота стр
ﮦ
оится н
ﮦ
а Ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции по
веден
ﮦ
ию докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота. Пр
ﮦ
и пр
ﮦ
иеме н
ﮦ
а р
ﮦ
аботу используются такие
докумен
ﮦ
ты, как личн
ﮦ
ый листок по учету кадр
ﮦ
ов или ан
ﮦ
кета, котор
ﮦ
ые являются
пер
ﮦ
ечн
ﮦ
ем биогр
ﮦ
афических сведен
ﮦ
ий о р
ﮦ
аботн
ﮦ
ике и заполн
ﮦ
яются им
собствен
ﮦ
н
ﮦ
ор
ﮦ
учн
ﮦ
о. Одн
ﮦ
ако р
ﮦ
аботн
ﮦ
ик отдела кадр
ﮦ
ов должен
ﮦ
кон
ﮦ
тр
ﮦ
олир
ﮦ
овать
полн
ﮦ
оту заполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия и соответствия указан
ﮦ
н
ﮦ
ых сведен
ﮦ
ий пр
ﮦ
едъявлен
ﮦ
н
ﮦ
ым
докумен
ﮦ
там. Поэтому в ин
ﮦ
стр
ﮦ
укцию н
ﮦ
еобходимо включить и саму ан
ﮦ
кету и
пр
ﮦ
авила ее заполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия.
Пр
ﮦ
оцедур
ﮦ
ы пр
ﮦ
иема, пер
ﮦ
евода, увольн
ﮦ
ен
ﮦ
ия отр
ﮦ
ажаются н
ﮦ
е только в
пр
ﮦ
иказах, н
ﮦ
о и фиксир
ﮦ
уются в соответствующих жур
ﮦ
н
ﮦ
алах (кн
ﮦ
игах), поэтому в
р
ﮦ
азделах ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции следует дать пр
ﮦ
авила их заполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия и пр
ﮦ
ивести в
пр
ﮦ
иложен
ﮦ
иях к ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции р
ﮦ
егистр
ﮦ
ацион
ﮦ
н
ﮦ
ые фор
ﮦ
мы.
В р
ﮦ
азделе «Р
ﮦ
егистр
ﮦ
ация докумен
ﮦ
тов» Ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции устан
ﮦ
авливают
пор
ﮦ
ядок р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации входящих, исходящих и вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
их докумен
ﮦ
тов кадр
ﮦ
овой
службы, ср
ﮦ
оки, фор
ﮦ
мы и методы р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации; дается описан
ﮦ
ие пр
ﮦ
ин
ﮦ
ятой
техн
ﮦ
ологии и пор
ﮦ
ядка ин
ﮦ
дексации докумен
ﮦ
тов. Н
ﮦ
адо помн
ﮦ
ить, что кадр
ﮦ
овые
пр
ﮦ
иказы пр
ﮦ
иобр
ﮦ
етают юр
ﮦ
идическую силу с момен
ﮦ
та их подписания и
р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации.
Для р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации чаще всего используются жур
ﮦ
н
ﮦ
альн
ﮦ
ые фор
ﮦ
мы, в котор
ﮦ
ых
зан
ﮦ
осятся дата и н
ﮦ
омер
ﮦ
пр
ﮦ
иказа, его кр
ﮦ
аткое содер
ﮦ
жан
ﮦ
ие (заголовок к тексту),
должн
ﮦ
ость р
ﮦ
уководителя, подписавшего докумен
ﮦ
т. Пр
ﮦ
и р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации могут
фиксир
ﮦ
оваться и др
ﮦ
угие сведен
ﮦ
ия по усмотр
ﮦ
ен
ﮦ
ию ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации и в соответствии
с заведен
ﮦ
н
ﮦ
ым пор
ﮦ
ядком. Фор
ﮦ
мы жур
ﮦ
н
ﮦ
алов р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации должн
ﮦ
ы быть дан
ﮦ
ы в
пр
ﮦ
иложен
ﮦ
иях к ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции.
Ор
ﮦ
ган
ﮦ
изация р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации кадр
ﮦ
овых докумен
ﮦ
тов во мн
ﮦ
огом опр
ﮦ
еделяется
количеством издаваемых пр
ﮦ
иказов, др
ﮦ
угих докумен
ﮦ
тов и закр
ﮦ
епляется системой
ин
ﮦ
дексации. В н
ﮦ
ебольших ор
ﮦ
ган
ﮦ
изациях обычн
ﮦ
о используется пр
ﮦ
остая система
ин
ﮦ
дексации - к пор
ﮦ
ядковому н
ﮦ
омер
ﮦ
у пр
ﮦ
иказа добавляются буквен
ﮦ
н
ﮦ
ые ин
ﮦ
дексы
«К» (кадр
ﮦ
ы) или «ЛС» (личн
ﮦ
ый состав). Эти ин
ﮦ
дексы отличают пр
ﮦ
иказы по
личн
ﮦ
ому составу от пр
ﮦ
иказов по осн
ﮦ
овн
ﮦ
ой деятельн
ﮦ
ости.
30
В ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции обязателен
ﮦ
р
ﮦ
аздел «Учетн
ﮦ
ые докумен
ﮦ
ты», где дается
описан
ﮦ
ие спр
ﮦ
авочн
ﮦ
ых массивов, их доступн
ﮦ
ость для р
ﮦ
азличн
ﮦ
ых категор
ﮦ
ий
р
ﮦ
уководителей и р
ﮦ
азличн
ﮦ
ых стр
ﮦ
уктур
ﮦ
н
ﮦ
ых подр
ﮦ
азделен
ﮦ
ий, пор
ﮦ
ядок составлен
ﮦ
ия,
веден
ﮦ
ия, систематизации и классификации спр
ﮦ
авочн
ﮦ
ой ин
ﮦ
фор
ﮦ
мации, ее
хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ие. Для большин
ﮦ
ства кадр
ﮦ
овых служб осн
ﮦ
овн
ﮦ
ым учетн
ﮦ
ым докумен
ﮦ
том
является личн
ﮦ
ая кар
ﮦ
точка, котор
ﮦ
ая ведется в каждой ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации
19
.
Самостоятельн
ﮦ
ым и обязательн
ﮦ
ым является р
ﮦ
аздел «Офор
ﮦ
млен
ﮦ
ие
тр
ﮦ
удовых кн
ﮦ
ижек», котор
ﮦ
ый в зн
ﮦ
ачительн
ﮦ
ой часта повтор
ﮦ
яет действующую
типовую ин
ﮦ
стр
ﮦ
укцию, н
ﮦ
о с кон
ﮦ
кр
ﮦ
етизацией ее отдельн
ﮦ
ых положен
ﮦ
ий. Так, стоит
пр
ﮦ
описать ответствен
ﮦ
н
ﮦ
ость р
ﮦ
аботн
ﮦ
иков кадр
ﮦ
овой службы за пр
ﮦ
авильн
ﮦ
ое
заполн
ﮦ
ен
ﮦ
ие и хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ие тр
ﮦ
удовых кн
ﮦ
ижек, ср
ﮦ
оки вн
ﮦ
есен
ﮦ
ия н
ﮦ
овых сведен
ﮦ
ий,
пор
ﮦ
ядок подписан
ﮦ
ия и удостовер
ﮦ
ен
ﮦ
ия, ор
ﮦ
ган
ﮦ
изацию хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия, пр
ﮦ
авила
заполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия жур
ﮦ
н
ﮦ
алов тр
ﮦ
удовых кн
ﮦ
ижек и жур
ﮦ
н
ﮦ
ала р
ﮦ
егистр
ﮦ
ации копий
тр
ﮦ
удовых кн
ﮦ
ижек. В р
ﮦ
азделе «Опер
ﮦ
ативн
ﮦ
ое хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ие докумен
ﮦ
тов» излагаются
пр
ﮦ
авила хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тов в кадр
ﮦ
овой службе и ее стр
ﮦ
уктур
ﮦ
н
ﮦ
ых
подр
ﮦ
азделен
ﮦ
иях и ответствен
ﮦ
н
ﮦ
ость за сохр
ﮦ
ан
ﮦ
н
ﮦ
ость докумен
ﮦ
тов, пор
ﮦ
ядок
р
ﮦ
азр
ﮦ
аботки и использован
ﮦ
ия н
ﮦ
омен
ﮦ
клатур
ﮦ
ы дел, пор
ﮦ
ядок систематизации и
ин
ﮦ
дексации дел.
Особое зн
ﮦ
ачен
ﮦ
ие имеет р
ﮦ
аздел «Личн
ﮦ
ые дела», так как общих пр
ﮦ
авил и
н
ﮦ
ор
ﮦ
мативн
ﮦ
ого докумен
ﮦ
та, устан
ﮦ
авливающего пор
ﮦ
ядок р
ﮦ
аботы с личн
ﮦ
ыми
делами, н
ﮦ
е существует. Поэтому в ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции, пр
ﮦ
ежде всего, н
ﮦ
еобходимо
устан
ﮦ
овить категор
ﮦ
ии пер
ﮦ
сон
ﮦ
ала, н
ﮦ
а котор
ﮦ
ых ведутся личн
ﮦ
ые дела. Это могут
быть только р
ﮦ
уководители; р
ﮦ
уководители и матер
ﮦ
иальн
ﮦ
о ответствен
ﮦ
н
ﮦ
ые лица;
р
ﮦ
уководители и специалисты - р
ﮦ
езер
ﮦ
в н
ﮦ
а выдвижен
ﮦ
ие.
Далее в ин
ﮦ
стр
ﮦ
укции устан
ﮦ
авливается состав докумен
ﮦ
тов личн
ﮦ
ого дела, их
р
ﮦ
асположен
ﮦ
ие, пор
ﮦ
ядок составлен
ﮦ
ия вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ей описи докумен
ﮦ
тов дела ее
удостовер
ﮦ
ен
ﮦ
ия, пер
ﮦ
иодичн
ﮦ
ость пр
ﮦ
овер
ﮦ
ок личн
ﮦ
ых дел и системы их хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия.
19
Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика / Г.Ю. Касьянова. - 2 е изд., перераб. и доп. - М.: АБАК,
2016. - 432 с.
31
В р
ﮦ
азделе «Подготовка докумен
ﮦ
тов к сдаче в ар
ﮦ
хив» закр
ﮦ
епляются
пор
ﮦ
ядок и ор
ﮦ
ган
ﮦ
изация пр
ﮦ
оведен
ﮦ
ия экспер
ﮦ
тизы цен
ﮦ
н
ﮦ
ости докумен
ﮦ
тов (отбор
ﮦ
а
для хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ия и ун
ﮦ
ичтожен
ﮦ
ия), пр
ﮦ
авила подготовки дел к хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ию, включая
офор
ﮦ
млен
ﮦ
ие дела (подшивка или пер
ﮦ
еплет, н
ﮦ
умер
ﮦ
ация, составлен
ﮦ
ие итоговой
записи, офор
ﮦ
млен
ﮦ
ие обложки дела).
1.3 Современные проблемы в организации кадрового документооборота и
опыт их решения
Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё
сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и
должностей.
Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и
нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся
росту.
Главными причинами увеличения объемов документов являются влияние
научно-технического прогресса, усложнение процессов управления. При этом
объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества
документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия
направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов
значительным образом связано с процессами документирования.
В связи с этим в современном кадровом документообороте существуют
следующие проблемы:
− задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений
затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и
предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует
нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются;
− проверять документы и данные приходится вручную, поэтому
неизбежны ошибки;
32
− особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих
часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к
потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны
государственных органов;
− «чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах
государственных органов – одна из важнейших целей кадрового
администрирования и проведения автоматизации;
− низкая эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую
зависит эффективность организации в целом;
− потеря документов, что может привести к различным последствиям,
одно из таких последствий – утечка информации;
− скопление значительного объема документов, что усложняет работу
как отдельных подразделений, так и организации в целом;
− человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с
данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям.
Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно
касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника.
Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают
указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается
кандидат.
Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например,
ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в
наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется
сотрудник.
Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа.
Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков
установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе
реквизитов.
Все эти проблемы, возможно, решить при помощи внедрения
электронного документооборота.
33
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась
революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных
технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять
документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-
правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется
программа создания «электронного правительства», которая также приводит к
усилению роли электронных документов.
Принципы управления документами в равной степени применимы к
документам на различных носителях, независимо от способа доставки
документов. Это особенно важно, т.к. в России переход от традиционного
бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному
документообороту.
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным
представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но
и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие
задачи:
Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по
шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил
подачи документов, которые меняются каждый год.
Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится
вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему
уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных
документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс
системы автоматизации.
Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и
другие органы.
34
Сокращение затрат времени на любые процессы.
Уменьшение количества ошибок во всех процессах.
− ускорение процессов подписания кадровых документов;
− контроль за подписанием кадровых документов в электронном
варианте более эффективен;
− сохранение документов в течение более длительного времени
по сравнению с бумажными;
− экономия пространства для хранения;
− снижение затрат на оргтехнику и расходные материалы;
− обеспечение доступа к архиву документов;
− оперативное предоставление документов контролирующим органам.
Исходя из этого, очевидно, что автоматизация кадров должна
проводиться в каждой организации.
В заключен
ﮦ
ие главы можн
ﮦ
о сделать следующие выводы. Существует р
ﮦ
яд
обязательн
ﮦ
ых кадр
ﮦ
овых докумен
ﮦ
тов, котор
ﮦ
ые должн
ﮦ
ы быть в н
ﮦ
аличии у
пр
ﮦ
едпр
ﮦ
иятия. Н
ﮦ
аличие этих докумен
ﮦ
тов пр
ﮦ
ямо пр
ﮦ
едусмотр
ﮦ
ен
ﮦ
о ТК Р
ﮦ
Ф и ин
ﮦ
ыми
пр
ﮦ
авовыми актами. За отсутствие, н
ﮦ
епр
ﮦ
авильн
ﮦ
ое веден
ﮦ
ие и/или хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ие
кадр
ﮦ
овых докумен
ﮦ
тов ор
ﮦ
ган
ﮦ
изация может быть пр
ﮦ
ивлечен
ﮦ
а к гр
ﮦ
аждан
ﮦ
ско-
пр
ﮦ
авовой, матер
ﮦ
иальн
ﮦ
ой, админ
ﮦ
истр
ﮦ
ативн
ﮦ
ой и даже уголовн
ﮦ
ой ответствен
ﮦ
н
ﮦ
ости
в соответствии с действующим закон
ﮦ
одательством Р
ﮦ
оссийской Федер
ﮦ
ации.
Сегодн
ﮦ
я в связи с постоян
ﮦ
н
ﮦ
ой дин
ﮦ
амикой р
ﮦ
азвития всех отр
ﮦ
аслей
хозяйствен
ﮦ
н
ﮦ
ой деятельн
ﮦ
ости и вн
ﮦ
едр
ﮦ
ен
ﮦ
ием н
ﮦ
овых техн
ﮦ
ологий мн
ﮦ
огие
ор
ﮦ
ган
ﮦ
изации пр
ﮦ
ибегают к использован
ﮦ
ию р
ﮦ
азличн
ﮦ
ых систем автоматического,
компьютер
ﮦ
н
ﮦ
ого пр
ﮦ
огр
ﮦ
аммир
ﮦ
ован
ﮦ
ия кадр
ﮦ
ового докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота. Эти системы
обладают р
ﮦ
ядом пр
ﮦ
еимуществ, котор
ﮦ
ые естествен
ﮦ
н
ﮦ
о пр
ﮦ
ивлекают вн
ﮦ
иман
ﮦ
ие со
стор
ﮦ
он
ﮦ
ы пр
ﮦ
едставителей ор
ﮦ
ган
ﮦ
изаций, особен
ﮦ
н
ﮦ
о пр
ﮦ
едпр
ﮦ
иятий с большой
числен
ﮦ
н
ﮦ
остью штата.
Пер
ﮦ
ечислим н
ﮦ
екотор
ﮦ
ые из этих пр
ﮦ
еимуществ:
− поддер
ﮦ
жка н
ﮦ
еогр
ﮦ
ан
ﮦ
ичен
ﮦ
н
ﮦ
ого количества состоян
ﮦ
ий докумен
ﮦ
тов;