24
описать предметную область автоматизации, рассмотрим некоторый бизнес-
процесс, который в общем случае представляет собой совокупность взаимо-
связанных действий субъектов бизнес-процесса и вызванных этими действи-
ями изменений состояний объектов бизнес-процесса. При этом включим в
рассмотрение понятия шаблона бизнес-процесса (описания бизнес-процесса
на некотором формализованном языке) и экземпляров бизнес-процесса (ре-
альных информационно-документационного обеспечения деятельности руко-
водителя, разворачиваемых в соответствии с шаблоном бизнес-процесса)
36
.
Например, автоматизация бизнес-процесса выдачи наличных включа-
ет:
- внедрение в шаблон бизнес-процесса некоторого субъекта-автомата в
виде программно-аппаратного комплекса, состоящего из банкоматов, средств
телекоммуникаций, компьютеров и компьютерных программ, на который бу-
дут возлагаться функции идентификации и аутентификации клиентов, авто-
ризации операций, а также автоматической выдачи наличных;
- замену объектов бизнес-процесса в виде бумажных документов и
удостоверений личности клиентов на объекты бизнес-процесса в виде элек-
тронных документов и идентификаторов;
- разработку требований, закупку, установку и тестирование необхо-
димого программно-аппаратного комплекса;
- осуществление операций по выдаче наличных денежных средств с
помощью установленного программно-аппаратного комплекса;
- текущее обслуживание программно-аппаратного комплекса силами
сотрудников подразделения эксплуатации;
- совершенствование программно-аппаратного комплекса силами со-
трудников подразделения развития и т.д.
В большей части перечисленные выше виды деятельности являются
частью стандартной деятельности, которая выполняется в рамках управления
36
Лопатин В.А. Система управления бизнес-процессами // Управление в кредитной организации. 2016. № 6.
- с. 77
25
бизнес-процессами и управления средствами автоматизации. Однако на стыке
этих двух направлений можно выделить область, которую трудно отнести к
одному из указанных направлений.
Процесс автоматизации обеспечивает взаимодействие между областью
управления бизнес-процессами и областью управления средствами автомати-
зации. Более точно: он обеспечивает взаимодействие между процессами со-
вершенствования двух областей - информация о состоянии информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя используется
для корректировки процесса совершенствования средств автоматизации, а
информация о состоянии средств автоматизации - для корректировки процес-
са совершенствования информационно-документационного обеспечения дея-
тельности руководителя.
Если рассмотреть процесс автоматизации более подробно, то можно
выделить следующие особенности:
- процесс автоматизации обеспечивает взаимодействие между процес-
сом совершенствования информационно-документационного обеспечения
деятельности руководителя и процессом совершенствования средств автома-
тизации;
- основной целью такого взаимодействия является сопряжение функ-
ционала информационно-документационного обеспечения деятельности ру-
ководителя (совокупность функций субъектов информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя) и функционала
средств автоматизации (совокупность функций программно-аппаратных ком-
плексов, выступающих в роли средств автоматизации);
- на входе процесса автоматизации поступает информация о текущем
и желаемом состоянии информационно-документационного обеспечения дея-
тельности руководителя и средств автоматизации, а на выходе формируются
предложения и/или требования по совершенствованию информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя и/или средств
автоматизации;
26
- в зависимости от того, насколько широкие цели ставятся перед про-
цессом автоматизации, в рамках приведенной выше схемы возможны девять
вариантов результатов работы процесса, показанных на рисунке 3 (на практи-
ке результаты работы процессов автоматизации обычно ограничиваются раз-
работкой предложений по совершенствованию информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя и/или требова-
ний по совершенствованию средств автоматизации);
- информация о текущем и желаемом состоянии информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя в процессе ав-
томатизации трансформируется в конкретные требования (предложения) по
совершенствованию средств автоматизации, а информация о текущем и жела-
емом состоянии средств автоматизации трансформируется в конкретные тре-
бования (предложения) по совершенствованию информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя;
- в процессе автоматизации многократно осуществляется цикл автома-
тизации: требования (предложения) к совершенствованию информационно-
документационного обеспечения деятельности руководителя изменяются при
изменении требований (предложений) к совершенствованию средств автома-
тизации, а требования (предложения) к совершенствованию средств автома-
тизации изменяются при изменении требований (предложений) к совершен-
ствованию информационно-документационного обеспечения деятельности
руководителя;
- в идеальном варианте процесс автоматизации глубоко интегрируется
с процессами совершенствования информационно-документационного обес-
печения деятельности руководителя и средств автоматизации, обмениваясь
информацией непосредственно с под процессами этих процессов: под про-
цессами выявления проблем, конструирования решений и реализации реше-
27
ний
37
. При этом цикл автоматизации синхронизируется с обоими циклами со-
вершенствования;
- процесс автоматизации должен иметь свой блок управления, который
в идеальном варианте должен быть независим от блоков управления бизнес-
процессами и средствами автоматизации (так как независимое управление
процессом автоматизации позволяет осуществлять сбалансированное совер-
шенствование информационно-документационного обеспечения деятельно-
сти руководителя и средств автоматизации).
1.3. Организация кадровой деятельности
В зависимости от того, какой концепции управления персоналом при-
держивается руководство организации, будет строиться система документа-
ционного обеспечения работы на предприятии.
Персонал организации как фактор производства нельзя приравнять к
другим факторам производства - ведь речь идет о людях, которыми нельзя
манипулировать как неодушевленными предметами. Работник организации –
это особый ресурс производства, специфические характеристики которого
необходимо учитывать
38
.
Набор кадров начинается с поиска и выявления кандидатов как внутри
фирмы, так и за ее пределами с учетом требований к ним и величины необхо-
димых затрат. Для замещения должностей, требующих от работников осо-
бенно высоких профессиональных качеств, применяется конкурсная система
отбора кадров
39
.
Организация службы на предприятии начинается с создания отдела
кадров. Его численный состав и структура зависят от масштабов предприятия
и способов достижения поставленных перед ним целей
40
.
37
Лопатин В.А. Совершенствование информационно-документационного обеспечения деятельности руко-
водителя // Управление в кредитной организации. 2017. № 5. - с. 74
38
Самойлова А.Н. Деловая документация.- М.: Дрофа, 2015 – с.16
39
Рябова Е.Е. Развитие трудового права в современной России – М.: ПРИОР, 2015 – с.73
40
Ловчева М. Локальные нормативные акты работодателя // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2017. №
3. - с. 136
28
Основной документ, который регламентирует деятельность отдела
кадров, - это положение об отделе кадров (или положение о службе).
Вывод по главе 1:
Документирование управления кадрами представляет собой процесс
создания кадровых документов по- всему комплексу кадровых задач. Органи-
зация работы с кадровыми документами – процесс обработки этих докумен-
тов.
Характерно, что в отличие от «общего делопроизводства», где созда-
нием документов занимаются исполнители, а их обработкой — работники
службы делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители (ин-
спекторы службы кадров) и составляют кадровые документы, и обрабатыва-
ют их. Среди широкого спектра взаимосвязанных управленческих функций и
задач, выполняемых любой организацией в процессе своей деятельности,
особую роль играет функция по управлению кадрами (в современной интер-
претации — управление персоналом). В практической деятельности реализа-
ция этой функции осуществляется посредством решения кадровых управлен-
ческих задач.
Кадровое делопроизводство является локальной системой документо-
оборота организации любой организационно - правовой формы и масштабов
деятельности. Внутренние трудовые и связанные с ними иные отношения у
конкретного работодателя регламентируются комплексом документов, кото-
рый называется кадровой документацией.
29
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на при-
мере ИФНС России по г. Москве
2.1. Общая характеристика ИФНС России по г. Москве
ИФНС по г.Москве является территориальным органом Федеральной
налоговой службы и входит в единую централизованную систему налоговых
органов. Инспекция находится в непосредственном подчинении УФНС Рос-
сии по г. Москве и подконтрольна ФНС России и Управлению.
ИФНС по г.Москве осуществляет функции по контролю и надзору за
соблюдением налогового законодательства, за правильностью исчисления,
полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов,
сборов и иных обязательных платежей. Управление осуществляет контроль за
производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкоголь-
ной и табачной продукции, а также за соблюдением валютного законодатель-
ства Российской Федерации в пределах компетенции налоговых органов.
ИФНС по г.Москве осуществляет государственную регистрацию юри-
дических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимате-
лей, крестьянских (фермерских) хозяйств, по представлению в делах о банк-
ротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных пла-
тежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.
В ИФНС по г.Москве проверками занимаются 6 отделов:
Отдел камеральных проверок №1 (налог на имуще-
ство, транспортный налог, земельный налог ЮЛ, 2 НДФЛ ЮЛ и ИП)
Отдел камеральных проверок №2 (по налогу на прибыль)
Отдел камеральных проверок №3 (по вопросам о статусе каме-
ральной проверки деклараций по форме 3-НДФЛ, представленной физиче-
ским лицам для возврата налога на доходы в связи с заявленным имуще-
ственным, социальным или стандартным налоговыми вычетами)
30
Отдел камеральных проверок №4 (по вопросам администрирова-
ния транспортного налога, земельного налога и налога на имущество физиче-
ских лиц)
Отдел камеральных проверок №5 (налогообложение ЮЛ по НДС;
НДС Беларусь, Казахстан; экспорт)
Отдел камеральных проверок №6 (налогообложение ЮЛ и ИП по
УСН; блокировка/разблокировка счетов по вопросу не предоставления отчет-
ности)
Поскольку камеральная налоговая проверка налоговой декларации не
может проводиться до ее получения налоговым органом, налоговые органы
не обязаны указывать в акте камеральной налоговой проверки дату начала
этой проверки, соответствующую дате отправке налоговой декларации по по-
чте.
Предмет налогового обложения обозначает признак фактического
(неюридического) характера. Объект налогообложения – юридические факто-
ры (действия, события, состояния), которое обусловливают обязанность субъ-
екта заплатить налог. Предельный срок проведения камеральной налоговой
проверки не должен зависеть от способа представления в налоговый орган
налоговой декларации. В совокупности эти элементы определяют не только
экономическое содержание налога, но и порядок исполнения юридических
обязательств налоговых отношений. Именно с этих позиций целесообразно
характеризовать каждый налог для того, чтобы понять его содержание и по-
рядок исчисления и уплаты.
Целью камеральной проверки ИФНС по г.Москве является контроль
за соблюдением налогоплательщиком, плательщиком сборов или налоговым
агентом законодательства о налогах и сборах. Одним из основных условий
эффективного функционирования любой системы является требование того,
чтобы поведение каждого элемента могло повлиять на функционирование си-
стемы в целом, но не могло сделать это независимо от других элементов.
Данное условие реализуется в налоговой системе в полной мере. Важное зна-
31
чение для налоговой системы имеет налоговое администрирование, которое
способствует полноценному исполнению обязанностей по уплате налогов со
стороны налогоплательщиков. Последние, в свою очередь, должны выпол-
нять свои обязательства строго в соответствии с нормами и правилами, фор-
мируемыми нормативно-правовой базой.
Камеральная налоговая проверка проводится уполномоченными
должностными лицами ИФНС по г.Москве в соответствии с их служебными
обязанностями без какого-либо специального решения руководителя налого-
вого органа в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщи-
ком налоговой декларации (расчета).
При представлении налоговой декларации (расчета) в ИФНС по
г.Москве за налоговый (отчетный) период, за который проводится налоговый
мониторинг, камеральная налоговая проверка не проводится. Такая проверка
проводится уполномоченными должностными лицами ИФНС по г.Москве в
соответствии с их служебными обязанностями без какого-либо специального
решения руководителя налогового органа в течение трех месяцев со дня
представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета).
Если налогоплательщик - контролирующее лицо в установленный
срок не представит в инспекцию налоговую декларацию (расчет), то ИФНС
по г.Москве вправе провести в отношении него камеральную налоговую про-
верку на основе имеющихся документов (информации) о данном налогопла-
тельщике, а также сведений об иных аналогичных налогоплательщиках. Про-
верка может быть проведена в течение трех месяцев со дня истечения срока
представления такой налоговой декларации (расчета), установленного зако-
нодательством о налогах и сборах (абз. 2 п. 2 ст. 88 НК РФ).
Если до окончания такой проверки налогоплательщик представит
налоговую декларацию, проверка прекращается, и начинается новая каме-
ральная проверка на основе представленной декларации.
32
Прекращение камеральной налоговой проверки означает прекращение
всех действий ИФНС по г.Москве в отношении имеющихся у налогового ор-
гана документов (информации).
В соответствии с абз. 3 п. 3 ст. 88 НК РФ в отношении декларации
(расчета) с заявленной суммой убытка при проведении камеральной налого-
вой проверки данной декларации ИФНС по г.Москве также вправе потребо-
вать пояснений от налогоплательщика, обосновывающих размер указанного
убытка.
При этом если камеральной налоговой проверкой ИФНС по г.Москве
выявлены ошибки в налоговой декларации, то представление налогоплатель-
щиком по требованию налогового органа необходимых пояснений является
правом налогоплательщика. Вместе с тем п. 1 ст. 23 НК РФ устанавливает,
что налогоплательщики обязаны выполнять законные требования ИФНС по
г.Москве об устранении выявленных нарушений законодательства о налогах
и сборах.
Что касается представителей ИФНС по г.Москве в данном случае, то,
проводя камеральную налоговую проверку, при возникновении сомнений от-
носительно представленных налогоплательщиком документов налоговый ор-
ган обязан истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения, по-
лучить объяснения и документы, подтверждающие правильность исчисления
и своевременность уплаты налогов.
При проведении камеральных налоговых проверок сотрудники ИФНС
по г.Москве вправе также истребовать в установленном порядке у налогопла-
тельщиков, использующих налоговые льготы, документы, подтверждающие
право этих налогоплательщиков на эти налоговые льготы.
ИФНС по г.Москве вправе истребовать у налогоплательщика докумен-
ты, подтверждающие правомерность применения налоговых вычетов.
С 1 января 2015 г. вступила в силу новая редакция п. 1 ст. 92 НК РФ,
которая дает право ИФНС по г.Москве проводить осмотр территорий, поме-
щений проверяемого лица, документов и предметов.
33
Согласно нововведениям сотрудник ИФНС по г.Москве сможет осу-
ществлять осмотр в рамках не только выездной, но и камеральной проверки
декларации по НДС в случаях:
- если представлена декларация с заявленной суммой налога к возме-
щению (п. 8 ст. 88 НК РФ);
- если выявлены противоречия и несоответствия, отраженные в декла-
рации по НДС, которые свидетельствуют о занижении налога к уплате или о
завышении суммы налога к возмещению.
Осмотр будет проводиться на основании мотивированного постанов-
ления должностного лица налогового органа, осуществляющего проверку.
Данное постановление должно быть утверждено руководителем налогового
органа или его заместителем.
Прекращение камеральной налоговой проверки означает прекраще-
ние всех действий ИФНС по г.Москве в отношении ранее поданной налого-
вой декларации (расчета).
2.2. Анализ кадрового документооборота в ИФНС России по г. Москве
Организация работы с документами это – организация документообо-
рота, хранения и использования документов в текущей деятельности учре-
ждения. Анализ регламентирующего документа по организации найма персо-
нала ИФНС приведён в Приложении 1.
Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным
структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно
первому руководителю или его заместителю по кадрам. В процессе своей де-
ятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными под-
разделениями и должностными лицами организации, а в необходимых случа-
ях – с другими организациями, в компетенции (в ведении) которых находятся
те или иные кадровые вопросы.
Целью кадровой службы является обеспечение своевременного, пол-
ного и точного выполнения работниками организации требований российско-