34
го в том числе трудового законодательства с одной стороны, а с другой сторо-
ны – сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и
реализации решений по управлению персоналом.
Это достигается, прежде всего, с помощью нормативно – правовых ак-
тов, организационно-распорядительных, организационно-методических до-
кументов, положений локальных актов организации по вопросам работы с
персоналом
Одной из задач кадровой службы является организация кадрового де-
лопроизводства, направленного на создание и поддержание условий, необхо-
димых для осуществления эффективного управления кадровой документаци-
ей, документирования трудовой деятельности работников организации.
Существенной частью этого процесса является документационное
обеспечение задач управления кадрами. Нерешенность организационных во-
просов значительно затрудняет процесс создания и обработки документов по
кадрам.
Кадровая документация – это упорядоченная совокупность докумен-
тов, отражающих содержание кадровой работы. Кадровая документация
представляет собой совокупность форм, документов, фиксирующих инфор-
мацию о наличии и движении персонала в организации, в результате чего все
кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Таким образом, документальное оформление всех кадровых процедур
– обязанность любого работодателя. Кадровые документы – это социально
значимые документы организации, регулирующие трудовые правоотношения
и требующие особой тщательности при оформлении, учете и хранении их.
Кадровое делопроизводство является локальной системой документооборота
предприятия и подразумевает организацию работу с документами по вопро-
сам управления персоналом.
Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, во-
шла в состав унифицированной системы первичной учетной документации.
Состав этих документов предусмотрен п.2 постановления Госкомстата Рос-
35
сии от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм пер-
вичной учетной документации по учету труда и его оплаты» о введении уни-
фицированных форм, к которым относятся приказ (распоряжение) по кадрам.
Данное постановление обязательно для всех организаций.
В специальной литературе комплекс кадровых документов системати-
зируется по различным признакам. Представляется возможным выделить три
группы документов, которые в совокупности образуют систему кадровой до-
кументации:
1. Нормативная и нормативно – справочная документация федераль-
ного, отраслевого уровня, уровня субъекта РФ.
2. Организационно-нормативная документация локального уровня.
3. Документы по учету личного состава работников.
Кроме того нормативно-правовую основу кадрового делопроизводства
составляют отдельные федеральные законы, законы РФ и субъектов РФ, по-
становления и распоряжения Правительства РФ, а также локальные акты ор-
ганизаций по общему и кадровому делопроизводству.
ТК РФ содержит нормы, которые условно можно подразделить на три
категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой служ-
бы. В ТК РФ названы документы, которыми документируется движением
кадров от приема на работу до высвобождения увольнения работника, коман-
дирование, отпуска, поощрения и взыскания работников.
Введенные ТК РФ новые обязанности работодателя, становятся обяза-
тельной правовой нормой для всех организаций. Реализовывать эти обязан-
ности предстоит кадровым службам, что приводит к расширению состава их
функций, среди которых следует отметить: выдачу работнику копии докумен-
тов, связанных с работой (ст. 62); оформление страхового свидетельства госу-
дарственного пенсионного страхования (ст. 65); разработку локального нор-
мативного акта, устанавливающего порядок передачи персональных данных
работника в пределах организации и ознакомление с ним работников (ст. 88);
36
составление, ведение графика отпусков и предупреждение работника о вре-
мени начала отпуска не позднее, чем за две недели (ст. 123).
Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются
при составлении и оформлении документов. Так, Законом РФ «О языках
народов Российской Федерации» определено, что «на территории Российской
Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, орга-
низациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке, как
государственном языке Российской Федерации».
Со 2 июля 2009 года вступили в действие Правила делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлени-
ем Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Правила дают определения таким
понятиям как «документирование» (фиксация информации на материальных
носителях в установленном порядке), «делопроизводство», «документ», «до-
кументооборот», «реквизит документа», «подлинник документа» и «копия
документа» и т.п. Несомненно, современные словари кадрового делопроиз-
водства будут опираться теперь во многом на новый источник.
На протяжении длительного периода времени ведется регламентация
документирования и делопроизводства в нескольких направлениях – стандар-
тизация и унификация документов по личному составу, нормативно-
методические документы по делопроизводству и их хранению, организация
работы кадровой службы, разработка нормативов времени на работы по учету
кадров.
Все нормативно-методические документы можно условно разделить
на несколько групп:
1) нормативы по документированию, делопроизводству и хранению
документов;
2) классификаторы технико-экономической информации;
3) нормативы по организации работы кадровых служб.
В первую группу входят действующие нормативно-методические до-
кументы, разрабатываются органом руководства архивным делом - Росархи-
37
вом РФ. Архивные органы осуществляют общее методическое руководство
постановкой делопроизводства в стране, так как наиболее ценные документы
(в том числе документы по личному составу) после использования их в прак-
тической деятельности управленческого аппарата передаются на хранение в
архивы.
Госстандартом России, Министерством труда и социального развития,
Государственным комитетом по статистике, Федеральной архивной службой
России и другими министерствами и ведомствами разработан целый ряд гос-
ударственных стандартов, нормативно-методических документов, прямо или
косвенно касающихся организации документационного обеспечения управ-
ления персоналом, разработки и оформления конкретных видов и форм до-
кументов. В их числе общероссийские классификаторы технико-
экономической информации, нормы, правила, требования по документирова-
нию, документообороту и хранению документов, нормативы по организации
работы кадровых служб.
Общая технология делопроизводства отражена в Государственной си-
стеме документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает две
составные части – общие требования к документам и службам документаци-
онного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно -
распорядительных документов. Таким образом, ГСДОУ является важнейшим
в стране нормативом общего действия, в котором комплексно определены ос-
новы технологии делопроизводства.
Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими
документами, созданными различными организациями, и придания им юри-
дической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформле-
нию. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламен-
тировано стандартами. Стандарт – это типовой вид, образец, которому долж-
но удовлетворять что–либо по своим признакам, свойствам, качествам.
38
Области распространения стандартов, их содержание, сферы их дей-
ствия определяются государственными органами управления. Государствен-
ные стандарты принимает Госстандарт.
Самой многочисленной из функциональных систем документации в
делопроизводстве является система организационно-распорядительной доку-
ментации (ОРД). Основные требования к оформлению организационно-
распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт от-
носится к организационно-распорядительным документам, входящим в Уни-
фицированную систему организационно-распорядительной документации
(УСОРД), - к постановлениям, распоряжениям, приказам, протоколам, актам,
письмам и др. Они включены в общероссийский классификатор управленче-
ской документации (ОКУД).
Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматиза-
ции и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обра-
ботке разнообразных документов автоматизированных информационных си-
стем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого со-
зданы классификаторы технико– экономической и социальной информации.
Также используется Общероссийский классификатор информации по
социальной защите населения, который содержит сведения об основаниях
пенсионного обеспечения, о предоставлении льгот, пособий.
Правила оформления документации по личному составу разрабатыва-
ются также органами статистики, в частности Госкомстат Российской Феде-
рации разработан Альбом унифицированных форм первичной учетной доку-
ментации по учету труда и его оплаты.
Основным внутренним нормативным актом, наиболее полно и четко
регламентирующим организацию кадрового делопроизводства ИФНС, явля-
ется Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регла-
ментирующий технологию работы с документами в учреждении, правила,
приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые ор-
39
ганизационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему дело-
производства, сложившуюся в той или иной организации.
Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему до-
кументирования и организации работы с документами.
Таким образом, анализ показал, что организация кадрового делопро-
изводства в ИФНС регламентируется в большей степени документами феде-
рального уровня. Из внутренних нормативных документов кадровое дело-
производство основывается в основном на индивидуальной Инструкции по
делопроизводству, которая охватывает организацию работы не только дело-
производителя, но и специалиста по кадрам. Инструкция составляется в со-
ответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ве-
домственными нормативными актами.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации
(или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документиро-
вание трудовых правоотношений. Наиболее многочисленной является доку-
ментация, сопровождающая процессы движения кадров в организации. Под
движением кадров условно понимается:
прием, перевод,
перемещение и увольнение работников;
предоставление отпусков;
командирование.
Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно
классифицировать по трем группам:
документация, связанная с перемещением кадров;
документация, связанная с исполнением должностных обязанно-
стей и социальных гарантий работников;
документация, связанная с прекращением трудовых отношений с
организацией, с увольнением.
Прием на работу – завершающий процесс найма работников. Этот
процесс состоит в документальном оформлении трудовых отношений.
40
Трудовые отношения оформляются трудовым договором, который за-
ключается с каждым работником в письменном виде в двух экземплярах.
Содержание трудового договора для каждого работника индивидуаль-
но. Решая кадровые вопросы, руководители вынуждены перераспределять
трудовые ресурсы внутри организации в связи с образованием вакансий, из-
за болезней и других случаев временного отсутствия работников, т.е. возни-
кает необходимость перевода работника на другую работу.
Перевод может быть по инициативе работника и по инициативе рабо-
тодателя. Переводы по инициативе работодателя подразделяются на требую-
щие согласия работника и на требующие согласия работника.
Документирование процедуры перевода работника на другую работу
включают составление следующих документов:
личное заявление работника (если перевод по инициативе работ-
ника) с визами непосредственного руководителя и руководителя подразделе-
ния, в которое переводится работник;
докладная записка (представление) непосредственного руководи-
теля о переводе (если перевод по инициативе работодателя) с оформлением
письменного согласия работника (согласие работника не требуется в случае
временного перевода сроком до одного месяца в случаях предусмотренных в
частях 2 и 3 ст.72.2 ТК РФ);
соглашение об изменении условий трудового договора, которое в
дальнейшем прилагается к трудовому договору;
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(формы № Т-5, Т-5а);
Далее производятся соответствующие записи в:
трудовую книжку (кроме временного перевода);
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях
форма № Т-2ГС (МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
41
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (жур-
налы) регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу;
дополняется соответствующими документами личное дело ра-
ботника (если ведение личных дел предусмотрено в данной организации).
Отпуска являются одним из видов времени отдыха (ст.107 ТК РФ). К
ним относятся ежегодные оплачиваемые отпуска, дополнительные оплачива-
емые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы (ст. 114 – 128 ТК
РФ).
Кроме того, работникам совмещающим работу с обучением в образо-
вательных учреждениях высшего, среднего, начального профессионального
образования, в вечерних общеобразовательных учреждениях предоставляют-
ся дополнительные отпуска (ст.173 – 177 ТК РФ).
Очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых
отпусков устанавливается графиком отпусков, который является обязатель-
ным кадровым документом (ст. 123 ТК РФ), оформляется на унифицирован-
ной форме № Т-7, утверждается работодателем с учетом мотивированного
мнения представительного органа работников не позднее, чем за две недели
до наступления календарного года.
Документирование предоставления ежегодных оплачиваемых основ-
ных и дополнительных отпусков включает составление следующих докумен-
тов:
составление графика отпусков (подготовка проекта, согласование,
утверждение, ознакомление работников с росписью в листе ознакомлений);
оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска
работнику с извещением работника о времени начала отпуска под роспись не
позднее, чем за две недели до его начала.
Далее производятся соответствующие записи в:
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях
форма № Т-2ГС (МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
42
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (жур-
налы) регистрации приказов по личному составу.
Перенесение отпуска или его продление (например, из-за болезни) по
заявлению работника оформляется приказом. Отзыв работника из отпуска по
инициативе работодателя возможен с согласия работника и оформляется при-
казом.
Документирование предоставления других видов отпусков включает
составление следующих документов:
оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска
работнику на основании личного заявления работника с ознакомлением ра-
ботника под роспись (форма № Т-6, Т-6а).
Далее производятся соответствующие записи в:
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях
форма № Т-2ГС (МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (жур-
налы) регистрации приказов по личному составу.
В случае прекращения трудовых отношений между работником и ра-
ботодателем работник подлежит увольнению.
Увольнение возможно только по основаниям, предусмотренным тру-
довым законодательством. Днем увольнения является последний день работы
(ст. 84.1 ТК РФ).
При увольнении работодатель обязан выплатить работнику заработ-
ную плату за фактически отработанное время (ст. 140 ТК РФ), компенсацию
за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ), выходное пособие (в опре-
деленных законодательством случаях).
43
Общий порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ.
Увольнение оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым
работник должен быть ознакомлен под роспись.
Документирование процедуры увольнения работника в общем случае
включает составление следующих документов:
оформление документов, послуживших основанием для издания
приказа (это может быть личное заявление, докладная и объяснительная за-
писки (акт), решение суда, свидетельство о смерти и т.д.).
оформление приказа (распоряжения) о прекращении (расторже-
нии) трудового договора (форма № Т-6 – при увольнении одного работника,
Т-6а – при увольнении нескольких работников);
ознакомление работника с приказом под роспись, выдача заве-
ренной копии приказа по просьбе работника.
Далее производятся соответствующие записи в:
личную карточку по форме № Т-2 (в установленных случаях
форма № Т-2ГС (МС) или № Т-4) (кроме временного перевода);
в табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13);
лицевой счет работника (форма № Т-54, Т-54а);
вносятся соответствующие записи в учетные формы: книги (жур-
налы) регистрации приказов по личному составу, регистрации личных дел, в
журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
в последний день работы вносятся соответствующие записи в
трудовую книжку, производится ее выдача уволенному работнику, бухгалте-
рией производится расчет и выдача заработной платы и других денежных
средств;
если работник не явился за трудовой книжкой или отказывается
ее получать, оформляется уведомление о необходимости явиться за трудовой
книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте и направляется быв-
шему работнику (ст. 84.1 ТК РФ).