4
Содержание
Введение…………………………………………………………………
4
Глав 1. Теоретико-методологические требования к организации
кадрового документооборота …………………………………………
8
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота …………………
8
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации……………………………………………………
11
1.3. Организация кадровой деятельности…………………………………
20
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового
документооборота на примере ИП Завойкина Е.А……………………
27
2.1 Анализ деятельности ИП Завойкина Е.А.……………………………
27
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров ……………………
30
2.3. Анализ кадрового документооборота в ИП Завойкина Е.А………
36
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере ИП Завойкина Е.А.
57
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации…………………………
57
3.2. Оценка предложенных рекомендаций………………………………
66
Заключение………………………………………………………………
72
Список используемой литературы…………………
75
Приложение……………………………………………………………
80
5
Введение
Организация работы с различными видами документации по кадрам
входит в основные задачи служб кадрового делопроизводства любой
организации. Построение эффективного кадрового документооборота –
приоритетный параметр в деятельности предприятия.
Оформление кадровой документации регулируется действующим
российским законодательством. В свою очередь, ошибки в работе сотрудников
отдела кадров и несвоевременность заполнения документации по личному
составу могут обернуться штрафными санкциями со стороны проворящих
органов. Этим аспектом определена актуальность темы исследования.
Поддержание порядка в кадровом учете – одна из важнейших
обязанностей организации.
Документационное обеспечение деятельности отдела кадров можно
рассматривать как систему управления кадровым потенциальном организации,
направленную на поддержание непрерывной работы с кадровым
документооборотом организации, фиксирующим факты движения работников,
учет рабочего времени, а также расчёты с сотрудниками.
Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по
работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие
решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к
увеличению прибыли компании.
Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как
организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются
величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим
занимается специальное структурное подразделение — отдел кадров, кадровое
делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ
соблюдения трудового законодательства. На небольших предприятиях в штат
вводится отдельная единица — специалист по кадрам, кадровое
6
делопроизводство входит в его основной функционал. На предприятиях –
субъектах малого предпринимательства, ведение кадрового документооборота
может быть поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило,
дополнительный функционал включают в обязанности бухгалтера или
секретаря.
Законодательством Российской Федерации определен перечень кадровых
документов, который в обязательном порядке должен быть в организации.
Полный же состав данного рода документов зависит от ряда причин: условий
работы, сферы деятельности, территориального расположения и др.
При этом организации могут оформлять кадровые документы как по
установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в
зависимости от конкретных отношений, которые эти деловые бумаги
регулируют.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
обусловлена прежде всего тем, что в процессе осуществления хозяйственной
деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда,
управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов. Кадровое
делопроизводство является одним из основных элементов управления
персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые
касаются кадровых вопросов.
Объектом исследования является - Индивидуальный предприниматель
Завойкина Е.А. (далее по тексту ИП Завойкина Е.А).
Предмет исследования – кадровый документооборот ИП
Завойкиной Е.А.
Цель работы – изучить кадровые документы ИП Завойкиной Е.А. и
разработать рекомендации по их совершенствованию.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
7
1.Рассмотреть теоретико-методологические требования к организации
кадрового документооборота
2.Проанализировать и оценить организацию кадрового
документооборота на примере ИП Завойкина Е.А.
3.Разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
Вопросами документационного обеспечения управления подробно
освещены в ряде учебников и книгах таких ученых как: Труханович Л.В., Щур
Д.Л., Михайлов Ю.М., Басаков М.И., Журавлева И.В. и Журавлева М.В.,
Кузнецов И.Н., Абуладзе Д.Г. Шувалова Н.Н. и др.
Информационной базой исследования выступают Федеральный закон от
27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации»
1
Данный закон является нормативным документом, который
юридически описывает и закрепляет определения в области информационной
технологии и задает принципы правового регулирования отношений в сфере
информации, информационных технологий и защиты информации.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»
2
, регулирует отношения в сфере организации хранения,
комплектования, учета и использования документов.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных
данных».
3
Этот закон направлен на защиту прав граждан и регулирует
отношения, которые связаны с обработкой информации.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу»
1
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации"// Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. № 31.07.2006. № 31(1 ч.).
Ст.3448.
2
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»
// Собрание законодательства РФ. 25.10.2004. № 43. Ст.4161
3
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 31.12.2017) // Российская
газета. № 165. 29.07.2006.
8
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение», (утв. Приказом
Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
4
, устанавливает термины и определения
основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.
В работе также использовался ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный
стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов»
5
.
Данный стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их
оформления, а также устанавливает правила оформления разного рода
документации.
При написании работы использовались следующие методы
исследования: наблюдение, сравнение, обобщение, группировка, анализ научной
литературы.
Структура выпускной квалификационной работы: выпускная
квалификационная работа состоит из введения, основной части, заключения,
списка используемой литературы, приложений
4
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу» Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение», (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). - М.: Стандартинформ, 2013. - 15 с.
5
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018), М.:
Стандартинформ, 2016. – 35 с.
9
Глав 1. Теоретико-методологические требования к
организации кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый
учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества
документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача
кадрового работника — своевременно и правильно оформлять документы
кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять
на соответствие актуальному законодательству.
Кадровые документы - это документы, не просто фиксирующие движение
персонала в организации. Каждый из них имеет определенную юридическую
силу. И прежде всего, определяет и фиксирует права и обязанности сотрудников.
При возникновении различных спорных ситуаций кадровые документы будут
служить доказательством правоты работодателя
6
.
Кадровые документы входят в общий документооборот организации.
Понятие документооборот трактуют следующим образом:
1. Под ним понимают передвижение всей деловой документации начиная
с момента их создания (или же получения – в случае с входящими документами)
до передачи их в дело (исходящая документация), полного выполнения.
2. Общее число всей документации (внутренней, входящей, исходящий
в расчёте за определенный период времени.
7
Документооборот компании должен быть направлен на то, что:
3. Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая
необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать
тщательно путь прохождения.
6
Справочник кадровика. Кадровое делопроизводство и документы. [Электронный ресурс.]. – Режим доступа:
https://www.pro-personal.ru/rubric/58-kadrovoe-deloproizvodstvo-i-dokumenty
7
Кузнецов И.Н., Документационное обеспечение управления персоналом. Учебник и практикум-М.: Юрайт,
2016. С. 115
10
4. Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки
и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие
можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов
документов.
3.Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при
внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
4.Активно применять средства оргтехники и самых новых
информационных технологий при передаче документов.
8
Документооборот состоит из документопотока:
- входящие (поступающие из внешних источников);
- исходящие (которые отправляют из организации);
-внутренние (деловые бумаги, функционирующие внутри организации).
Также в организации выделяют три вида документооборота:
1. Управленческий. Он состоит из документации, при помощи которой
происходит прием и формирование управленческих решений.
2.Финансовый документооборот состоит из документов, относящиеся к
производственной деятельности организации, сопровождающие все
происходящие на нем бизнес-процессы: плановые, аналитические и финансовые
отчеты, договора, нормативно-правовые акты, корреспонденция, счета и пр.
1. Кадровый — документы, содержащие информацию, связанную с
учетом кадров, в том числе их ротацией, изменением должностей, увольнении,
наказаниях и поощрениях, штатном расписании и графиком отпусков.
2. Кадровый документооборот организации включают документы:
- которые связаны с поиском, а также набором сотрудников (заявки на
подбор сотрудников, резюме, анкеты, характеристики и т.п.)
8
Справочник секретаря и офис- менеджера. Документооборот организации [Электронный ресурс] – Режим
доступа: https://www.sekretariat.ru/rubric/324-dokumentooborot
11
- документы, отражающие текущую деятельность сотрудников (личные
карточки, трудовые книжки, трудовые договоры).
- приказы по личному составу и т.д.
Ведение кадрового документооборота позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
- построить систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как
для работников, так и для работодателя;
- разрешить трудовые споры.
9
Кадровый документооборот строится на взаимодействии отдела кадров с
другими структурными подразделениями организации. Например, из всех
структурных подразделяй в отдел кадров передают
-табели учета рабочего времени;
-руководители структурных подразделении могут вносить предложения
по дополнению или изменению штатного расписания;
- подавать сведения об отсутствующих работниках, а также передавать
табели учета рабочего времени;
- предложения об обучении сотрудников;
- формировать заявки на подбор персонала;
- документы для проведения процедуры аттестации и др.
В свою очередь, отдел кадров предоставляет утверждении положения о
структурных подразделениях, копии распорядительной документации,
9
Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование кадровой работы/ М.И. Басаков -М.: Феникс,
2015. С. 15
12
касающейся личного состава, план на обучение персонала, адаптационные
листы, которые необходимо заполнить руководителям структурных
подразделений и наставникам по окончанию адаптационного периода и др.
Взаимодействие с бухгалтерией производится по следующему порядку:
- сотрудники бухгалтерии направляют в отдел кадров сведения о
заработной плате работников (если необходимо оформить справку);
- отдел кадров предоставляет копии приказов на все виды выплат
(отпуск, увольнение, командирование, премирование), а также подготавливает
всю необходимую документацию для компенсации медицинского
освидетельствования при приеме на работу и пр.
Секретариат передает в отдел кадров копии приказов по основной
деятельности и другой документации, затрагивающей интересы
функционирования отдела кадров. Сотрудники кадровой службы направляют в
секретариат документацию, которую необходимо отправить.
Юридическая служба организации дает заключение по правовым
вопросам, а также проставляет визы на деловой документации правового
характера.
Служба персонала направляет в юридический отдел проекты документов
для визирования и на изучение юридической чистоты.
Служба безопасности получает бланки пропусков, а отдел кадров
предоставляет сведения на уволившихся работников, не сдавших пропуска или
в случае утери пропуска для выдачи дубликата
10
.
Для автоматизации процесса работы над кадровой документацией,
многие организации переходят на электронный документооборот.
Преимущества автоматизации кадрового делопроизводства:
10
Михайлов Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персоналу /Ю.М. Михайлов. – М.: Альфа – Пресс, 2017. С. 87
13
- можно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве
кадрового учета;
-исключаются ошибки по причине «человеческого фактора»;
- сокращаются штатные единицы и должности, в обязанности которых
входит ведение кадрового делопроизводства;
- повышается производительность труда и доходности бизнеса.
Для работодателя автоматизация дает возможность не только сэкономить
фонд зарплаты, но и исключить штрафные санкции, неизбежные при постоянно
изменяющихся требованиях, устанавливаемых на государственном уровне. Для
бизнеса внедрение автоматических систем учета кадров стало вынужденной
потребностью
11
.
На российском рынке представлено множество компаний, предлагающие
услуги автоматизации кадрового документооборота.
Из отечественных программ самыми популярными являются:
- «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», которая прекрасно
зарекомендовали себя в бухгалтерском учете, управлении предприятиями.
Модуль предназначен для автоматизации регламентированного кадрового учета,
планировании и многих других задач, решаемых в кадровом делопроизводстве.
- Кадровая программа ПЕРСОНАЛ. Автоматизировать весь комплекс
задач, решаемых в процессе управления персоналом, поможет программа для
кадрового делопроизводства «Персонал». Для крупных и средних предприятий,
на которых управление кадрами комплексный и сложный процесс,
предназначена версия «Персонал ПРО». В этих программных продуктах
реализованы формирование и вывод на печать всех необходимых документов,
сопровождающих управление персоналом. При этом есть возможность
11
Справочник секретаря. Программы для ведения кадрового делопроизводства. [Электронный ресурс] – Режим
доступа:https://www.sekretariat.ru/article/211220-programmy-dlya-vedeniya-kadrovogo-deloproizvodstva-19-m3