64
В инструкцию по кадровому делопроизводству могут быть также
включены разделы, посвященные вопросам работы с персональными данными,
формированию и хранению личных дел, выдачи справок и копий документов
работников и др.
Приложения к инструкции могут содержать бланки документов,
трафаретные формы отдела кадров, альбом форм документов отдела кадров и др.
Инструкция по кадровому делопроизводству согласовывается с
юридическим отделом (юристом), утверждается приказом по основной
деятельности, доводится до сведения всех заинтересованных лиц.
Нужно отметить, что в работу с документацией, особенно кадровой,
постоянно вносятся какие- либо изменения, поэтому менеджера по персоналу
нужно периодически направлять на курсы повышения квалификации. Это
уменьшит ошибки в работе с документами, а также увеличит лояльность и
мотивацию данного сотрудника.
Далее рассмотрим такую проблему, как отсутствие программы по
автоматизации кадрового делопроизводства.
На современном этапе на отечественном рынке присутствует множество
программ для автоматизации кадрового делопроизводства, которые подходили
бы организации любой формы собственности и размеру.
Для автоматизации кадрового делопроизводства необходимо:
1. Определить главные цели автоматизации с учетом
особенностей и специфики производственной деятельности
организации
2. Разработать технические требования к программе, определить, какие
именно процессы должны быть автоматизированы, какие сведения и
информация нужно включить в структуру базы данных, какие кадровые
документы будут формироваться на ее основе.
65
3. Изучить рынок программного обеспечения для ведения кадрового
документооборота. Как правило, те программные продукты, которые предлагают
российские разработчики, универсальны и соответствуют тем требованиям и
стандартам, которые установлены в кадровом делопроизводстве. Поэтому нет
особого смысла заказывать специальную разработку уникальной программы для
кадрового делопроизводства. Покупка предлагаемого рынком программного
обеспечения обойдется в несколько раз дешевле, обеспечит гарантированную
поддержку разработчиков и позволит формировать любые кадровые документы
в общепринятых электронных форматах, исключая необходимость конвертации.
4. Связаться с разработчиками выбранных программ или с дилерским
центром, занимающимся распространением таких специализированных
продуктов. Уточнить у них детали функционала, как часто представляются
обновления, как происходит консультационная поддержка, поинтересуйтесь
наличием скидок.
5. Подготовить техническую базу, приобрести необходимую
вычислительную технику, сервера, внешние устройства для создания резервных
копий баз данных и хранения информации.
6. Провести обучение персонала.
7. Внести в базы данных необходимые справочные сведения, правовую
информацию, разработать и сформировать кадровую документацию.
8. Поддерживать справочные данные в актуальном состоянии,
своевременно устанавливать обновленные версии, которые многие разработчики
уже предоставляют на бесплатной основе
49
.
Нужно отметить, что на рынке систем электронного документооборота
присутствует несколько программ автоматизации кадрового документооборота,
установка которых является бесплатной. К таким программам относят: «Мини –
49
Кузнецова. Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для
вузов / Т.В. Кузнецова. — М.: Издательский дом МЭИ, 2014. С. 259
66
кадры», «БухСофт: Зарплата и Кадры», «Сотрудники предприятия», «Кадры» и
др.
Для автоматизации кадрового документооборота ИП Завойкиной Е.А.
самым оптимальным вариантом будет установка программного продукта
«Персонал Бизнес». Данная программа ориентирована на организации, где
отсутствует самостоятельная кадровая служба.
Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой
ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный
кадровый работник сможет вести полноценный кадровый учет. Версия
«Персонал Бизнес» распространяется бесплатно.
Функционал программы:
- ведение карточек сотрудников;
- отслеживание перемещений и назначений;
- штатное расписание;
- табель учета рабочего времени;
- расчет стажа;
- планирование карьерного роста сотрудников;
- работа с нормативными документами;
- печать необходимых документов;
- создание текстовых и графических статистик;
- резервное копирование базы; возможность ведения справочно-
нормативных документов
50
.
Скриншот данной программы представлен на рисунке 14.
50
Официальный сайт ООО «Бравософт». Персонал бизнес. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://personal.bravosoft.ru/contacts.html
67
Рисунок 14. Скриншот программы «Персонал бизнес»
Таким образом, данная программа больше всего подходит под
потребности рассматриваемой организации.
Все предлагаемые мероприятия помогут усовершенствовать кадровый
документооборот ИП Завойкина Е.А. и устранить выявленные недостатки.
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
Итак, для усовершенствования кадрового документооборота было
предложено:
- соблюдать правильный алгоритм всех кадровых процедур при приеме
на работу;
- вести журнал заявлений работников
- разработать для каждой должности, имеющейся в штатном расписании,
перечень конкретных ЛНА, с которыми работник будет непосредственно
сталкиваться в своей трудовой деятельности;
- направлять уведомление о начале отпуска по графику;
- строго соблюдать сроки утверждения графика отпусков;
68
- вести учет документации по ежегодным и учебным отпускам отдельно
от документации по другим видам отпусков;
-отображать сведения о дисциплинарном взыскании в личной карточке
работника;
- направить менеджера по персоналу на обучение;
- разработать инструкцию по кадровому делопроизводству
- автоматизировать кадровый документооборот
Далее рассчитаем затраты на предложенные мероприятия (таблица 11).
Нужно отметить, что они практически все на требуют финансовых вложений
(кроме автоматизации кадрового делопроизводства и обучения менеджера по
персоналу) и будут выполняться в рамках должностных лица, ответственного за
кадровое делопроизводство.
Таблица 11.
Смета затрат на усовершенствование кадрового документооборота
№
п/п
Наименование
затрат
Стоимость,
руб.
Количество, ед.
Сумма затрат,
руб.
1.
Курсы по
делопроизводству
15000
1
15000
2.
Техподдержка
программы
«Персонал
бизнес»
10000
1
10000
Итого
2
25 000
Общая сумма затрат на предложенные мероприятия составит 25 000 руб.
Далее определимся с календарным планом выполнению мероприятий (см.
таблицу 12)
69
Таблица 12.
Календарный план реализации мероприятий по
совершенствованию кадрового документооборота в
ИП Завойкина Е.А.
№
п/п
Наименование мероприятий
Период
реализации
Ответственный
за исполнение
мероприятия
1.
Разработка инструкция по
кадровому делопроизводству
1 месяц
Менеджер по
персоналу
2.
Разработка для каждой
должности, имеющейся
в штатном расписании,
перечень конкретных ЛНА, с
которым нужно ознакомить
сотрудника при
трудоустройстве
1 месяц
Менеджер по
персоналу,
начальники
структурных
подразделений
3
Ведение журнала заявлений
работника
Постоянно
Менеджер по
персоналу
3.
Уведомление сотрудников о
начале отпуска
За две недели до
начала отпуска по
графику отпусков
Менеджер по
персоналу
4.
Утверждение графика отпусков
За две недели до
начала следующего
года
Менеджер по
персоналу
5.
Внесение в личную карточку
сведений о взыскании
При наложении
дисциплинарного
взыскания на
сотрудника
Менеджер по
персоналу
6.
Учет документации по
ежегодным и учебным
отпускам отдельно от
документации по другим видам
отпусков
Постоянно
Менеджер по
персоналу
7.
Организация обучения
менеджера по персоналу
1 месяц
Бухгалтер,
генеральный
директор
8.
Автоматизация кадрового
документооборота
1 месяц
Менеджер по
персоналу, IT –
специалист
70
Итак, можно сделать вывод, что финансовые затраты на предложенные
мероприятия составят –25 000 рублей, ответственность за реализацию данного
проекта ложится по большей части на менеджера по персоналу.
Далее необходимо произвести эффективность предложенных мер по
совершенствованию кадрового документооборота в ИП Завойкина Е.А.
В первую очередь произведем расчёт автоматизации кадрового
делопроизводства.
По данным Siemens Business Services при работе с бумажными
документами, сотрудник тратит 30% своего времени, а при работе с
электронными - 10%
51
.
Рабочее время сотрудников — это ресурс предприятия, а любой ресурс –
это деньги.
Правильное использование ресурсов – залог эффективного управления.
Предполагается, что автоматизировать будут одно рабочее место
менеджера по персоналу. Заработная плата данного сотрудника составляет
35 000 руб.
При работе с документами «по старинке» сотрудник в среднем
затрачивает 30% рабочего времени.
1*35000*30%= 10 500 руб.
При этом качество, своевременность и контроль обработки документов
оставляет желать лучшего.
При работе с документами в системе электронного документооборота
сотрудник затрачивает около 10% рабочего времени.
1*35000*10%=3 500 руб.
51
Система электронного документооборота. Экономическая эффективность систем электронного
документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.its.dn.ua/web/its3.nsf/0/Economic-
efficiency
71
На основе данных расчётов экономическая эффективность использования
электронного документооборота в ИП Завойкина Е.А. будет составлять:
В месяц: 10 500-3500 = 7 000 руб.
В год: 7 000 * 12 =84000 руб.
Это та сумма, которую можно высвободить из валовых затрат при
использовании электронного документооборота и направить в развитие ИП
Завойкина Е.А.
Таким образом, сумма экономического эффекта от предложенных
мероприятий составлять 84 000 – 25 000 = 59 000 руб.
Эффективность других мероприятий заключается в следующем:
1. Уведомление сотрудника о начале отпуска. Если работника
несвоевременно проинформировали о дате начала отпуска, он вправе
перенести его на другой срок. Работодателю это может грозить
судебными разбирательствами и привлечением к административной
ответственности. Поэтому своевременно представленное уведомление
поможет избежать многих проблем.
Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков — это
оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого
документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования
законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений
предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение было
произведено своевременно.
2. Своевременное утверждение графика отпусков. За график
отпусков, утвержденный датой 18 декабря и позже, трудовая инспекция
назначит штрафы по части 1 статьи 5.27 КоАПР РФ. По этой статье
наказание: Для должностных лиц (бухгалтер, кадровый работник) —
предупреждение или штраф 1000-5000 руб. Для ИП — штраф 1000-5000
72
руб. Для организаций — от 30 000 до 50 000 руб. Такой же штрафы
грозит тем, кто не утвердил график отпусков вовсе.
3. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству и
обучение менеджера по персоналу. Выгода от разработанных
мероприятий заключается в том, что ошибки в работе с разными видами
документов могут привести к штрафам со стороны проверяющих
органов. Неправильно оформленные документы негативным образом
сказываются на репутации любой организации, в том числе и ИП
Завойкина Е.А. и могут привести к финансовым потерям и «удару» по
имиджу рассматриваемой организации.
Исходя из вышеперечисленного, можно сделать вывод, что если
внедрить предложенные мероприятия по усовершенствованию кадрового
документооборота, то сэкономить можно гораздо большую сумму денег,
нежели 59 000 руб., за счет того, что вся кадровая документация будет отвечать
нормам трудового законодательства и государственная инспекции по труду не
применит штрафных санкций к ИП Завойкина Е.А. Таким образом можно
сделать вывод, что разработанные мероприятия экономически обоснованы.
73
Заключение
В любой организации функционирует кадровая документация. Грамотная
организация кадрового документооборота минимизирует количество претензий
при проверках ГИТ.
В кадровом документообороте задействованы все документы, связанные
с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом рабочего времени и
расчетами с работниками. Основным документом, который регламентирует
трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот,
является Трудовой кодекс.
В зависимости от размера организации, за ведение кадровой
документации отвечает либо отдельный сотрудник, либо специальная служба.
Если компания совсем маленькая, функции по ведению кадрового
документооборота могут быть возложены на бухгалтера или секретаря.
Анализ кадрового документооборота проходил на базе ИП Завойкина
Е.А. На данного предпринимателя зарегистрировано несколько магазинов по
продаже мужской, женской и детской одежды.
На основе проведенного анализа установлено, что финансовое положение
ИП Завойкиной Е.А. – стабильное. Организационная структура – линейно-
функциональная. Персонал организации опытный, основная масса сотрудников
пред пенсионного возраста. В ИП Завойкина Е.А. наблюдается превышение
нормы по текучести кадров (21%), что говорит о неправильной кадровой
политике.
В рамках поставленных задач, изучен кадровый документооборот
организации. Установлено, что за работу с кадровой документацией отвечает
менеджер по персоналу. Он ведет следующий журналы:
- регистрации приказов по личному составу;
- регистрации трудовых договоров;
- учета больничных листов;