24
Организация кадровой работы в компании строится по двум
направлениям (стратегическое и тактическое). В первом случае формируется
кадровая политика организации, разрабатываются требования к сотрудникам,
проводятся разнообразные кадровые мероприятия. Тактическое направление
ориентировано на разработку штатного расписания и других обязательных
локальных нормативных актов, определение потребности в кадрах, отбор
сотрудников, подходящих под цели организации
34
.
В современной организации, перед кадровой службой стоит ряд задач:
1.Учетно- контрольная (заключается в приеме и высвобождении
персонала).
2.Следующая функция – планово- регулятивная (она включает в себя
отбор сотрудников их движение и закрепление на рабочем месте)
3.Отчетно – аналитическая (проведение оценочных мероприятий
сотрудников, ведение отчетности по кадрам).
4.Координационно- информационная (обучение и развитие сотрудников,
архивная работа по кадрам).
5.Еще одна задача – организационно методическая. Ее цель -
организовать и спланировать кадровую работу организации.
Организация кадровой деятельности должна проходить в несколько
этапов, представленных на рисунке 2.
34
Журавлева С.Ю., Кадровику. Изменения в кадровой работе /С.Ю. Журавлева. – М.: Инфа - М- 2016.. С 42
25
Рисунок 2. Этапы организации кадровой деятельности
Далее необходимо рассмотреть каждый этап подробнее.
Первым делом, для грамотного построения кадровой деятельности в
организации любой формы собственности необходимо создать нормативную
базу, ориентируясь на требования Трудового кодекса РФ
35
— основного свода
законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на
работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового
договора, порядок начисления заработной платы и т.д.
Далее важно определить должностных лиц, ответственных за кадровую
работу. Если объем работы с документами большой, целесообразно
сформировать штат из нескольких кадровых работников, разделив между ними
зоны ответственности. Например, назначить одного из кадровиков
ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по
составлению кадровых приказов.
35
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Спрвочно – правовая
система Консультант плюс
Создание нормативной базы
Назначение ответсвенных должностных лиц
Составление перечня обязательных кадровых документов
Разработка необходимых нормативных актов и документации по
кадровому учету
Заполнение регистрационных книг и журналов
26
На третьем этапе необходимо разработать перечень кадровой
документации, которая будет вестись в организации. Важно включить в него
локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор
ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание,
график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников.
Если организация планирует отказаться от унифицированных форм,
целесообразно издать приказ о разработке собственных бланков.
Следующий шаг – это разработка и утверждение необходимых
документов кадрового учета и локальных нормативных актов (ЛНА).
Далее важно заполнить регистрационные книги и журналы. Здесь
необходимо назначить сотрудников, ответственных за регистрацию
инструктажей, медосмотров, корреспонденции. На этом этапе необходимо
проверить правильность оформления трудовых договоров. Во избежание
штрафных санкций со стороны контролирующих органов, целесообразно
проверить, содержит ли трудовой договор обязательные условия, обозначенные
трудовых законодательством РФ. Необходимо убедится, что прописанные в них
оклады и наименования должностей в точности совпадают с формулировками в
штатном расписании, трудовых книжках и приказах о приеме на работу
36
.
Важным этапом при организации кадровой деятельности является
ознакомление сотрудников под подпись с ЛНА, имеющими к ним
непосредственное отношение. Речь идет не только о правилах трудового
распорядка и других ЛНА, с которыми персонал следует знакомить при приеме
на работу, но и о должностных инструкциях, приказах по личному составу,
журналах регистрации инструктажей.
36
Сульчинская Э.Э. Организация кадровой службы в малом, среднем и большом бизнесе. - М.: МФПА, 2014. С.
104
27
Так как в обязанности организации входит ведение воинского учета и
составления отчетности по военнообязанным, необходимо назначить
ответственного за ведение учета и согласовать данное должностное лицо с
местным военкоматом, а также составить план работ и оформить учетные
документы на основании сведений из военных билетов, личных карточек и
удостоверений призывника, предоставленных сотрудниками.
Кадровая деятельность непосредственно связана с обработкой
персональных данных сотрудников, поэтому очень важно создать безопасное
условия хранения для данного вида документов. Для защиты персональных
данных работников должно быть разработано Положение о работе с
персональными данными, а также приказом по основной деятельности закреплен
круг лиц, имеющим доступ к персональным данным.
На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что организовать
деятельность кадровой службы является непростой задачей. Важно разработать
всю необходимую кадровую документацию, локальные нормативные акты,
назначить компетентных сотрудников на выполнение обязанностей кадрового
работника, так как ошибки в кадровой документации служат основанием для
наложения разного рода ответственности на работодателя.
28
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового
документооборота на примере ИП Завойкина Е.А.
2.1. Анализ деятельности ИП Завойкина Е.А.
Индивидуальный предприниматель Завойкина Е. А (далее по тексту ИП
Завойкина Е. А. зарегистрирована 11 декабря 1997 г.
регистратором: Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №17
по Московской области. После регистрации, предпринимателю присвоены:
ИНН: 504000206919 и ОГРНИП: 304504020200045. Основной вид деятельности
«Торговля розничная нательным бельем в специализированных магазинах».
Дополнительные виды деятельности, следующие:
-Торговля розничная мужской, женской и детской одеждой в
специализированных магазинах;
-Торговля розничная обувью в специализированных магазинах.
Адрес регистрации: 140000, Московская обл, Люберцы г, Котельническая
ул, 6.
Форма собственности – частная.
На данный момент на ИП Завойкина Е.А. зарегистрировано несколько
магазинов. Общий штат сотрудников составляет 51 чел.
Далее необходимо ознакомиться с организационной структурой
магазинов, зарегистрированных на ИП Завойкина Е.А. (приложение 1).
Управляет магазином генеральный директор в подчинении, которого
находится бухгалтер, менеджеры отделов (мужского, женского, детского),
менеджер по персоналу.
В подчинении бухгалтера находятся старший кассир и кассиры.
Бухгалтер магазина отвечает за составление бухгалтерской и финансовой
отчетности, финансы предприятия и финансовую политику, представление
интересов магазина в государственных и негосударственных органах статистики
и отчетности, кредитных организациях.
29
У менеджеров отделов в подчинении находятся продавцы- консультанты,
мерчендайзеры, кладовщик.
Основными функциями менеджеров отдела - обеспечение продаж и
показателя среднего чека при наиболее полном удовлетворении потребностей
покупателей в услугах, формирование имиджа магазина фирменного
обслуживания
Кассиры подчиняются старшему кассиру, который отвечает за учет и
хранение денежных средств магазина.
Кладовщики подчиняются менеджерам отделов и отвечают за учет и
хранение товаров магазина.
Основными функциями и обязанностями мерчендайзеров являются:
подготавливать рабочее место к работе, размещать товары, оформлять витрину,
соблюдать этические нормы в работе с клиентами.
Кассиры осуществляют продажу товара, аксессуаров, производить расчет
с покупателем; контролируют сохранностью товаров, торгового оборудования и
прочих материальных ценностей.
Продавцы – консультанты занимаются обслуживанием покупателей:
выявляют спрос, знакомят с имеющимся ассортиментом товаров, консультируют
покупателей о свойствах товара, о правилах пользования и ухода за товарами, об
условиях покупки.
За организацию управления финансами магазина отвечают генеральный
директор и бухгалтер. Основная задача управления финансами – получение
максимальной прибыли и удовлетворенность покупателей оказываемым
сервисом.
Организационная структура магазинов - линейно-функциональной.
Эта организационная структура основывается на разделении труда и
распределении работы между отдельными людьми, которые являются
специалистами на конкретном участке в организации.
30
Линейно-функциональная структуру управления больше всего отвечает
потребностям организации т.к. обладает рядом преимуществ:
1.Происходит четкое распределение обязанностей между сотрудниками.
2.Существует возможность быстрой реакции на указания свыше.
3.Идет разграничение ответственности (каждый знает, за что отвечает).
Рассмотрим технико – экономические показатели ИП Завойкина Е.А за
2016-2018 гг. (таблица 2).
Таблица 2
Технико – экономические показатели ИП Завойкина Е.А.
Наименование показателя
2018
2017
2016
Выручка, тыс. руб
714 146
514 475
94 081
Себестоимость продаж, тыс. руб.
295 193
214 655
40 140
Валовая прибыль (убыток), тыс. руб.
418 953
299 820
53 941
Коммерческие расходы, тыс. руб.
396 612
281 341
51 637
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.
22 341
18 479
2 304
Чистая прибыль, тыс., руб.
6 288
5818
704
Рентабельность продаж, %
3,1
3,6
2,4
За рассматриваемый период (с 31.12.2016 по 31.12.2018) имел место
очень сильный рост выручки – в 7,6 раза (до 714 146 тыс. руб.).
За 2018 год прибыль от продаж составила 22 341 тыс. руб., что на 17,3 %
больше, чем в 2017 году.
Финансовый результат от продаж за рассматриваемый период (с 31
декабря 2016 г. по 31 декабря 2018 г.) очень сильно вырос (+20 037 тыс. руб.).
Чистая прибыль также растет с каждым годом, и в 2018 году она больше,
чем в предыдущем на 8,1%.
31
За последний год ИП Завойкина Е.А. получила прибыль как от продаж,
так и в целом от финансово-хозяйственной деятельности, что и обусловило
положительное значение рентабельности продаж.
На основе полученных данных можно прийти к заключению, что
финансовое состояние данного индивидуального предпринимателя стабильное.
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров
Производить анализ кадров необходимо для того, чтобы определить
степень обеспечения компании кадровым составом, необходимым для
выполнения текущих задач организации и в расчете на перспективу.
Проанализируем кадры ИП Завойкина Е.А. по полу, возрасту, стажу
работу, категориям.
Структура персонала организации по категориям представлена в
таблице 3.
Таблица 3.
Структура персонала по категориям за 2016-2018гг.
Категория
персонала
2016.
2017
2018
Человек
%
Человек
%
Человек
%
Руководители
7
14,6
8
16,3
8
16
Специалисты
12
25
12
24,5
12
24
Служащие
29
60,4
30
61,2
31
62
Всего
48
100
50
100
51
100
На основе представленных данных постоим диаграмму (рисунок 2).
Рисунок 3. Распределение персонала по категориям
0
20
40
60
80
100
120
Человек
%
Человек
%
Человек
%
2016. 2017 2018
Руководители Специалисты Служащие Всего
32
Исходя из полученного результата, можно сделать вывод, что в ИП
Завойкина Е.А. основной состав работников – служащие. На 2018 год данная
категория составляет 62% от общего числа сотрудников, руководителей - 16%,
специалистов - 24%. В динамике за три года, общая численность персонала
выросла на 3 чел. Увеличилось число служащих (на 2 чел.) и руководителей (на
1 чел.).
Далее рассмотрим персонал по возрасту. В таблице 4 отображена данная
статистика.
Таблица 4.
Структура персонала организации по возрасту за
2016-2018 гг.
Возраст, лет
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Человек
%
Человек
%
Человек
%
18-25
6
12,5
8
16
7
13,7
26-35
12
25
10
20
11
21,6
36-45
18
37,5
15
30
16
31,3
46-55
10
20,8
14
28
14
27,5
Более 56
2
4,2
3
6
3
5,9
Всего
48
100
50
100
51
100
Далее построим диаграмму (рис. 4)
Рисунок 4. Распределение персонала по возрасту
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Человек
%
Человек
%
Человек
%
2016 г. 2017 г. 2018 г.
18-25 26-35 36-45 46-55
Более 56
33
На основе представленных данных можно прийти к заключению, что
больше всего сотрудников, которые работают в организации на 2018 год
находятся в возрасте 36-55 лет. Меньше всего сотрудников пенсионного возраста
и молодежи.
Структура персонала по уровню образования представлена в таблице 5
Таблица 5.
Распределение персонала по уровню образования за
2016-2018 гг.
Образование
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Человек
%
Человек
%
Человек
%
Высшее
30
62,5
35
70
39
76,5
Среднее
специальное
18
37,5
15
30
12
23,5
Всего
48
100
50
100
51
100
Основываясь на выше представленной таблице, можно сделать вывод, что
в магазинах больше всего трудится сотрудников с высшим образованием –
76,5%, при чем их доля от общего числа работников в динамике за три года
увеличилась на 14%, что является положительной тенденцией.
Далее рассмотрим персонал по опыту работы (таблица 6).
Таблица 6.
Распределение персонала по опыту работы
Опыт работы,
лет
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Человек
%
Человек
%
Человек
%
0-5
8
16,7
8
16
8
15,7
6-10
9
18,8
10
20
10
19,6
11-15
15
31,2
17
34
17
33,3
Более 16 лет
16
33,3
15
30
16
31,4
Всего
48
100
50
100
51
100