14
разрабатывать собственные формы и бланки тех документов, которые
используются в учетной кадровой политике предприятия.
В программных продуктах ПЕРСОНАЛ реализован весь функционал по
управлению кадрами. Семантические базы данных позволяют формировать
единое информационное пространство, в котором отображаются реальные
кадровые процедуры. Документы формируются в форматах MS Word и MS
Excel.
- Программа «Кадры». Российский разработчик компания «Электронные
Офисные Системы» с 2013 года предоставляет открытый доступ к системе
«КАДРЫ». Условием использования свободно-распространяемого
программного обеспечения является подписание лицензионного соглашения.
Поскольку программа бесплатная, разработчики не занимаются ее
обслуживанием и технической поддержкой, но любой IT-специалист сможет ее
установить, имея дистрибутив и исходные коды системы
12
.
В платном варианте разработчики предлагают систему электронного
документооборота «Дело». В ней реализовано ведение и управление и кадровым,
и общим документооборотом, и делопроизводством.
1.2. Нормативно-информационная характеристика и
классификация кадровой документации
Деятельность кадровой службы любой организации регулируется
различными нормативно – правовыми и методическими актами.
Основной документ, который обладает высшей юридической силой в
нашей стране является Конституция РФ
13
.
В Конституции РФ, ст. 37 посвящена праву гражданина на труд и отдых,
а также в этой же статье запрещен принудительный труд, провозглашаются
права:
12
Официальный сайт компании ЭОС. Система «КАДРЫ» - автоматизированное кадровое делопроизводство.
[Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_kadry/
13
Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) // Справочная правовая система Консультант плюс
15
— на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены;
— на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и
не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты
труда;
— на защиту от безработицы; каждому работающему по трудовому
договору гарантируются установленные федеральным законом
продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни,
оплачиваемый ежегодный отпуск.
Следующий нормативно-правовой документ, который необходимо
разобрать — это Трудовой кодекс РФ.
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)
14
— основной закон о
труде, включающий в себя спектр норм, регулирующих всех аспекты трудовых
отношений между работником и работодателем.
Кадровая служба, при организации своей деятельности, обращается
непременно к ТК РФ, так как он является основным актом регулирующий
трудовые отношения, права и обязанности работодателя и работника.
Также важно учитывать следующие общегосударственные нормативные
методические акты:
1.Постановление Госкомстата №1 от 5.01.2004
15
— о применении
унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах. Вместо
унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные
работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.
2.Методические рекомендации от 11.07.20017, утвержденными
Генштабом ВС РФ
16
— о ведении воинского учета сотрудников. Если в компании
14
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Справочная
правовая система Консультант плюс
15
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" // Справочная правовая система Консультант
плюс
16
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом
Вооруженных Сил РФ 11 июля 2017 г // Справочно-правовая система Консультант плюс
16
трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет
обязательно. Для этого в организации важно назначить ответственного за
ведение учета и согласовать назначение с местным военкоматом, составить план
работ и оформить учетные документы на основании сведений из военных
билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных
сотрудниками
17
.
3. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003
18
— о правилах
ведения, хранения и учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них
19
.
4. Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 — о требованиях к
заполнению трудовых книжек
20
.
5. Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016
21
— о требованиях к
оформлению организационно-распорядительной документации.
Разрабатываемые и применяемые работодателями локальные
нормативные акты (далее по тексту - ЛНА) могут носить общий или
специальный характер. Действие нормативных документов общего характера
распространяется на весь персонал организации, а специального — только на
отдельные категории работников или на определенные ситуации.
Законодательством предусмотрены обязательные локальные нормативные акты
организации. За их отсутствие инспектор ГИТ может выписать штраф.
17
Кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
https://www.kdelo.ru/art/383757-kadrovoe-deloproizvodstvo-19-m2.
18
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил
РФ 11.07.2017) // Справочно- правовая система Консультант плюс
19
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с
"Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей") Справочная правовая система Консультант плюс
20
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по
заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219) Справочная правовая
система Консультант плюс
21
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) //
Справочно-правовая система Консультант плюс
17
К обязательным локальным нормативным актам, согласно ТК РФ
22
относят:
1. Штатное расписание (ч. 2 ст. 57 ТК). Оно представляет собой
внутренний документ компании, в котором фиксируется ее организационная
структура, состав и численность штата работников предприятия.
2. Правила внутреннего распорядка (ч. 4 ст. 189). Данный документ
должен быть в любой организации независимо от формы собственности и
размеров, в том числе у индивидуальных предпринимателей. Именно в Правилах
прописаны такие аспекты, как режим работы и отдыха персонала, порядок
трудоустройства на работу, перевода и увольнения сотрудников, определены
виды поощрений, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и другие
моменты внутренней жизнедеятельности компании.
3. График отпусков (ч.1 ст. 123). Он определяет порядок предоставления
отпусков. График отпусков утверждается руководителем предприятия. В нем
указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков
работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с
разбивкой по месяцам.
4. Документы, связанные с порядком оплаты труда (ч. 4 ст.123);
5. Определяющие работу с персональными данными (п.8 ст. 86)
23
. Они
могут оформляться специальными актами, например, Положением, либо
отдельными разделами в правилах внутреннего распорядка. Например,
Положение о защите персональных данных регулирует порядок хранения и
использования персональных данных работников.
22
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс
23
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 31.12.2017) // Справочная
правовая система Консультант плюс
18
Необязательная документации служит для того, чтобы оптимизировать
работу с персоналом организации, а также защитить интересы работодателя при
возникновении спорных ситуаций.
К данной группе относят должностные инструкции (закрепляют
квалификационные требования к той или иной должности, устанавливают права
и обязанности работника и т.п.)
Еще один документ, который необходимо отметить, рассматривая
данную группу документов – это коллективный договор.
Коллективный договор – это локальный нормативный акт, который
регулирует отношения в социально-трудовой сфере в конкретной организации
или предпринимателя
24
.
Также к необязательным документам относя:
1. Положение премировании. Это локальный нормативный акт о
правилах назначения премий на конкретном предприятии.
2. Положение о персонале. Оно является внутренним документом
организации, устанавливающий взаимоотношения работников и администрации
предприятия, способы организации труда, основные права и обязанности
администрации и персонала компании, их взаимную ответственность.
3. Положение об аттестации работников. Определяет порядок
деятельности аттестационной комиссии по аттестации работников
25
.
Локальные нормативные акты могут разрабатываться, опираясь на
специфику деятельности организации. В основном, они разрабатываются, чтобы
соблюсти законодательство в сфере охраны труда. к такой группе кадровых
документов можно отнести графики сменности (ст. 103 ТК РФ)
26
. А если в
24
Главный бухгалтер. Коллективный договор. [Электронный ресурс]. URL: https://www.glavbukh.ru/art/53346-
kollektivnyy-dogovor-2019
25
Казакевич, Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для среднего
профессионального образования / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва :
Издательство Юрайт, 2019. С. 59
26
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс
19
организации есть работники с разъездным графиком, то кадровые сотрудники
должны разработать локальный – нормативный акт, который будет
устанавливать порядок и компенсацию для данной категории работников
27
.
Срок действия локального нормативного правового акта определяется его
содержанием и обычно обозначен в тексте. Часть документов принимаются
бессрочно и в кадровом деле называются актами постоянного действия. К ним
относятся, например, Правила трудового внутреннего распорядка. Часть имеют
конкретный срок действия, зафиксированный в самом документе. Например,
график отпусков на текущий год действителен только в это время, до 31 декабря.
Кадровые документы делят на следующие подвиды:
1.Внутренние локальные нормативные акты (ЛНА). В них прописаны
принципы работы организации, закреплены права и обязанности сотрудников и
т.п.). Они обязательны для исполнения всех сотрудников, которые трудятся у
конкретного работодателя.
2.Информационно –аналитические, расчетные, статистические
документы (графики сменности, графики отпусков и др.).
3.Документы, подтверждающие трудовой стаж работника (трудовая
книжка, трудовой договор).
4.Распорядительные документы (приказы, распоряжения и пр.).
5.Официальная внутренняя переписка (заявления, служебные записки,
уведомления).
6.Система регистрации (журналы регистрации трудовых договоров,
журналы регистрации приказов по личному составу и пр.).
Кадровые документы также делятся на следующие виды (рис. 1).
27
Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для среднего профессионального
образования / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общей редакцией Н. Н. Шуваловой. — 2-е изд., перераб. и
доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. С. 33
20
Рисунок 1. Виды кадровых документов
Документы по кадрам также принято классифицировать на:
1. Организационные, которые являются правовой основой деятельности
организации и обязательны к исполнению (Положения и должностные
инструкции, штатное расписание и др.).
2. Распорядительные. К данному виду относят приказы по основной
деятельности и личному составу.
3. Учетные документы по кадрам. В свою очередь, она подразделяется на
первичную и вторичную. Первый вид содержит исходную информацию,
которую предоставили работники при приеме на работу. На ее основе
формируют личное дело, а также личный листок по учету кадров
28
.
Ко второй подгруппе документов относят личные карточки работников,
документация по учету рабочего времени и расчетов с работниками организации.
28
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — Москва : Издательство Юрайт, 2019.. С. 117
Кадровые
документы
По порядку принятия
требующие согласования с
первичными профсоюзными
органами
требующие учета первичного
профсоюзного органа
требующие согласования с
должностными лицами
организации
требующие учета мнения
представительного органа
работника
документы,для принятие
которых не предусмотрено
сограсование
По срокам хранения
постоянного хранения
временного хранения
текущего хранения
21
Цели создания вторичной документации, следующие:
- обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в
работе с кадрами;
- обеспечение оперативного хранения кадровых документов;
- обеспечение эффективного поиска кадровых документов.
4.Информационно-справочные документы по кадрам (докладные,
служебные, объяснительные записки, заявления и др.)
29
.
Кадровая служба обычно готовит проекты организационных,
распорядительных и информационно-справочных документов. Затем она их
согласовывает, издает, регистрирует, учитывает и хранит. Для учета и хранения
документов можно использовать номенклатуру дел
30
.
Итак, можно сделать вывод, что кадровые документы фиксируют
движения персонала и необходимы для регламентации работы с сотрудниками
организации. Большинство кадровых документов носит внутренний характер и
заполняется по определенным правилам.
1.3. Организация кадровой деятельности
Для того, чтобы организовать кадровую деятельность в компании,
необходимо определиться, кто из сотрудников и в каком количестве будет
заниматься кадровой работой.
На микропредприятиях и в недавно созданных организациях ведение
кадрового делопроизводства в полном объеме обычно ложится на плечи одного
человека. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития
бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе
следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо
29
Абуладзе,Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для
академического бакалавриата / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — Москва : Издательство
Юрайт, 2018. — 299 с. С. 23
30
Ковязина Н.З. Как организовать документооборот в кадровой службе [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://vip.1kadry.ru/#/document/130/70233/bssPhr1/?of=copy-6e01b26681
22
знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое
рабочее время работе с персоналом.
В крупных компаниях со сложной организационной структурой
кадровым делопроизводством занимается отдельная служба. Если в составе
организации есть обособленные структурные подразделения, например,
филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя
способами. Более затратный — создать в каждом филиале должность сотрудника
отдела кадров, более выгодный, но связанный с определенными сложностями —
обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при
помощи сканов и почты
31
. Преимущества и недостатки разных способов
организации кадрового делопроизводства представлены в таблице 1).
Таблица 1.
Преимущества и недостатки разных способов организации КД
в филиалах
Процедура
Кадровое
делопроизводство
ведется в головном
офисе
Кадровое
делопроизводство
ведется в филиалах
Оформление документов
Затруднительно
соблюдать сроки,
передача оригиналов
документов занимает
время
Сроки соблюдаются,
право подписи
делегируется
руководителю филиала
Назначение сотрудников,
ответственных за
кадровое
делопроизводство (КД)
Обычно найти
подходящего сотрудника
с соответствующей
квалификацией
несложно
Поскольку в филиалах
меньше сотрудников,
выбрать ответственного
за КД сложно
Привлечение к работе
сверхурочно или в
выходные
Не всегда удается
оперативно оформить все
необходимые документы
и в срок доставить их в
подразделение
Не проблема: нужно
лишь получить согласие
работника и на месте
оформить все документы
31
Кадровое дело. Кадровое делопроизводство. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www.kdelo.ru/art/383757-kadrovoe-deloproizvodstvo-19-m2
23
Выдача работникам
документов при
увольнении
Нужно больше времени
на доставку, есть риск
утери при пересылке по
почте
Документы можно выдать
оперативно, без
нарушения
установленных сроков
Нужно отметить, что в настоящее время утвержден и введен в
действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению
персоналом»
32
.
Он включает в себя описание функциональных обязанностей, которые
должен выполнять сотрудник по управлению персоналом. Так как во многих
организациях, специалисты отдела кадров занимаются не только документацией,
но и поиском, отбором, обучением сотрудников, на данный документ можно
опираться при формировании профиля должности кадрового работника
конкретной организации.
Еще одним документом, которым необходимо руководствоваться при
организации кадровой работы, в том числе организации отдела кадров, является
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих
33
.
В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные
для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников,
обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и
предъявляемых к ним квалификационных требований.
Эти документы являются основой для определения функций и
должностных обязанностей отдела кадров и установки квалификационных
требований, предъявляемых к сотрудникам службы.
32
Приказ от 06.10.2015 № 691н"Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению
персоналом" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2015 N 39362) // Справочно –правовая система
Консультант плюс
33
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утв.
Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37) (ред. от 27.03.2018) // Справочно –правовая система
Консультант плюс