54
привести к признанию действий работодателя противоречащими закону и
отмене всех принятых им решений
44
.
Подготовка приказа (распоряжения) о наказании работника обычно
производится на основании:
- докладной записки (приложение 9);
- акта о нарушении;
- письменных объяснений работника, рассмотренных руководителем
соответствующего структурного подразделения.
Оформление проектов приказов (распоряжений) о наказании работника
производится с применением бланков предприятия, поскольку соответствующая
унифицированная форма вышеуказанным Постановлением не предусмотрена.
Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под
роспись.
Если взысканием является замечание или выговор, то в трудовую книжку
сведения о дисциплинарном взыскании не вносятся. Если же взысканием
является увольнение, то вносится соответствующая запись о прекращении
трудового договора. В личную карточку в ИП Завойкина Е.А. никакие сведения
о взыскании сотрудников не вносятся.
Кадровый документооборот при поощрении и взыскании соответствует
трудовому законодательству РФ, однако изучение докладной записки о
нарушении трудовой дисциплины опять показывает недочеты в составлении
кадровой документации.
Следующая процедура, которую необходимо рассмотреть – это
увольнение сотрудников организации.
Увольнение в ИП Завойкина Е.А. производится по общим основаниям,
предусмотренным ст. 77 ТК РФ.
44
Никифорова Н.А., Приказы по кадрам и сопроводительные документы. Практическое пособие. - М.: Омега-Л,
2015. . С. 157
55
Если увольнение происходит по инициативе сотрудника, то он пишет
заявление на увольнение. Дату увольнения устанавливает генеральный директор
при визировании заявления. Максимальный срок для отработки в этом случае —
стандартные 2 недели.
Далее менеджер по персоналу готовит приказ на увольнения по
унифицированной форме Т- 8, Т – 8а.
Следующий шаг менеджера по персоналу — подготовить трудовую
книжку. Запись в документе ставится полностью, без сокращений. Указывается
конкретная статья ТК РФ, по которой увольняется работник
В последний рабочий день работнику выдается трудовая книжка, о чем
производится запись в книге учета движений трудовых книжек.
Бухгалтерия готовит расчёт суммы выплаты увольняющемуся
сотруднику.
Если работника увольняют по инициативе работодателя (например,
появлении на работе в нетрезвом состоянии), то в организации оформляется акт
о появлении сотрудника в нетрезвом виде, далее готовится уведомление о
необходимости предоставить письменное объяснение. Если по истечении двух
рабочих дней со дня затребования у работника объяснения, он его не
предоставил или отказался, то составляется акт. При наличии акта и документа,
что объяснение было запрошено у сотрудника и им получено, увольнение
производится без письменного объяснения сотрудника.
Анализ кадрового документооборота при увольнении показал, что не во
всех личных карточках Т- 2 присутствует запись об увольнении в разделе XI. Она
должна быть оформлена в точном соответствии с записью в приказе Т- 8, Т – 8а.
Эта запись сначала должна быть заверена менеджером по персоналу,
потом работнику необходимо расписаться в подтверждение факта своего
ознакомления. Подпись работника также проставлена не во всех личных
карточках. В остальном нарушений не выявлено.
56
Нужно отметить, что в ИП Завойкина Е.А. на 2018 год насчитывается 737
документов по кадрам.
Они представлены следующими видами документов на рисунке 10.
Рисунок 10. Распределение кадровой документации по видам
в ИП Завойкина Е.А.
На основе представленного рисунка можно сделать вывод, что в
организации больше всего учетной (34%) и распорядительной документации
(31%), меньше всего - организационной (6%).
Самым распространенным распорядительным документом является
приказ. В 2018 году было создано 208 приказов. Распределение приказов по
личному составу можно увидеть на рисунке 11.
Организационные
6%
Распорядительные
31%
Учетные
218
34%
Информационн
о -справочные
29%
57
Рисунок 11. Распределение приказов по личному составу
В ИП Завойкина Е.А. больше всего функционирует приказов о
предоставлении отпусков, меньше всего - о наложении дисциплинарного
взыскания (за 2018 год создано всего 2 таких документа).
Подводя итог по главе, можно сделать вывод, что в ИП Завойкина за
кадровый документооборот отвечает менеджер по персоналу.
В рассматриваемой организации больше всего функционирует учетной и
распорядительной документации по кадрам. Из распорядительной документации
больше всего приказов о предоставлении отпуска.
При учении документов по кадрам выявлены следующие недостатки:
- отсутствует программа по автоматизации кадрового делопроизводства;
- работника ознакамливают с локальными нормативными актами после
заключения трудового договора
- о времени начала отпуска работника никак не извещают;
- кадровые документы оформлены с недочетами;
- не во всех личных карточках Т-2 присутствует запись об увольнении,
также отсутствует заверяющая подпись кадрового работника
9
10
169
11
7
2
о приеме о переводе об отпуске об увольнении о поощрении о взыскании
58
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере ИП Завойкина Е.А.
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
Для совершенствования кадрового документооборота необходимо
устранить недостатки, выявленные в предыдущей главе.
Для начала нужно внедрить алгоритм приема на работу, который бы
отвечал требованиям действующего законодательства по труду. Так, этапы
приема нового работника в организацию должны выглядеть следующим
образом:
1. Получение необходимых документов для оформления приема
на работу.
2. Получение заявления о приеме на работу.
3. Ознакомление сотрудника под роспись с ЛНА организации.
4. Заключение трудового договора.
5. Заключение договора о материальной ответственности (при
необходимости).
6. Составление приказа о приеме на работу (подпись у
руководителя, ознакомление с данным распорядительным документов
сотрудника).
7. Внесение записи в трудовую книжку.
8. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним.
9. Оформление личной карточки Т- 2.
10. Оформление личного дела сотрудников (при необходимости).
Правильный алгоритм приема на работу представлен в приложении 10.
Можно еще дать несколько рекомендаций, касательно момента
ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами.
59
В организации разработано огромное количество ЛНА, и чтобы
ознакомить с ними каждого вновь принимаемого работника, понадобится не
один день. Чтобы избежать такого рода бюрократии, совершенно не обязательно
знакомить всех принимаемых работников с тем количеством ЛНА, которые
только были приняты когда-либо в школу.
Самым оптимальным решением в данной ситуации будет разработать для
каждой должности, имеющейся в штатном расписании, перечень конкретных
ЛНА, с которыми работник будет непосредственно сталкиваться в своей
трудовой деятельности. Если в штатное расписание будут вводиться новые
должности — соответственно — дополнять данный перечень.
Для совершенствования кадрового документооборота при приеме на
работу целесообразно завести журнал регистрации заявлений работников.
Он необходим не только для того, чтобы заявления не были потеряны, но
и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты
одной из его сторон.
Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет
унифицированной или типовой формы. Но почти на всех предприятиях, где
такие журналы ведутся, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в
результате практики кадрового делопроизводства
45
.
Журнал регистрации заявлений работников должен иметь титульный
лист. Образец заполнения журнала представлен в приложении 11.
Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На
его последнем развороте концы нити заклеиваются бумажной формой, на
которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись
ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец
опломбирования представлен на рисунке 12.
45
Павловская, О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства : учебное пособие для вузов / О. Ю.
Павловская. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 213 с. С. 98
60
Рисунок 12. Образец опломбирования журнала регистрации
заявлений
Для того, чтобы усовершенствовать кадровый документооборот о
предоставлении отпуска работникам, целесообразно уведомлять сотрудников,
которые идут в отпуск по графику о начале их отдыха не позднее, чем за две
недели.
По закону, работника необходимо оповестить одним из следующих
способов (ст. 123 ТК РФ):
- вручить ему письменное уведомление об отпуске за две недели до его
начала, а факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника;
- оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в
специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он
своевременно оповещен работодателем;
- внести в график отпусков дополнительные две графы. В одной графе
сотрудник поставит подпись, подтвердив тем самым, что ему известна дата
начала отдыха, а в другой проставить дату уведомления
46
.
Письменное уведомление о начале отпуска по графику отпусков —
оптимальный способ, помогающий известить сотрудника. С помощью такого
документа работодатель сможет полностью соблюсти все требования
законодательства, а в случае возникновения каких-то недоразумений
предоставить соответствующее подтверждение, что оповещение произведено
своевременно.
46
Кадровое дело. Уведомление об отпуске по графику. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www.kdelo.ru/art/384272-uvedomlenie-ob-otpuske-19-m4
61
Уведомление о предоставлении отпуска работнику требуется в том
случае, если предусмотрен установленный график. При несоблюдении правил
своевременного информирования сотрудников за две недели до начала отдыха,
работодателя могут привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
В случае, если приказ о предстоящем отдыхе издали минимум за две
недели, то отправлять извещение необязательно.
Сотрудника, который уходит в отпуск без содержания либо вне очереди
на основании письменного заявления, также извещать необязательно.
Схема, которая поможет разобраться, в каких случаях необходимо
направлять уведомление сотруднику представлена на рис.13.
Рисунок 13. Случаи уведомления сотрудников о начале отпуска
Для оптимизации кадрового документооборота в ИП Завойкина Е.А.
необходимо хранить и вести учет документации по ежегодным и учебным
отпускам у отдельно от документации по другим видам отпусков. Данное
предложение связано с тем, что в соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, приказы разделяются на две группы: со сроком
хранения 75 лет и 5 лет
47
. «Отпускные» приказы так же имеют разный срок
47
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) "Об утверждении "Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте
России 08.09.2010 N 18380) // СПС Консультант плюс
62
хранения. Согласно упомянутому перечню, приказы о предоставлении
очередных и учебных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о предоставлении
других видов отпусков (по логике этого документа) – 75 лет
.
Поэтому
предлагаемая схема систематизации «отпускных» приказов позволит обеспечить
удобство оперативной работы с ними и упростить последующую архивацию.
Важно также соблюдать дату утверждения графика отпусков.
Соответственно для графика на 2020 год, крайний срок утверждения— 16
декабря 2019 года.
Еще одна рекомендация по совершенствованию кадрового
документооборота связана с документированием процедуры взыскания. В
предыдущей главе было отмечено, что данные о наложении дисциплинарного
взыскания на работников в личной карточке не отображают, однако
целесообразно для обеспечения внутреннего учета данную информацию
отразить, например, в разделе X «Дополнительные сведения» формы № Т-2.
Как было установлено ранее, многие кадровые документы оформляются
с ошибками, в связи с чем существует потребность регламентировать работу с
кадровой документацией. В этих целях необходимо разработать инструкцию по
кадровому делопроизводству.
Разработка Инструкции позволяет:
- установить общий порядок оформления кадровой документации;
- адаптировать делопроизводство кадров к специфике организации;
- стандартизировать оформление кадровых процедур
48
.
В Инструкции по кадровому делопроизводству закрепляются все
принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением
и поиском кадровых документов.
48
Справочник секретаря и офис – менеджера. Инструкция по кадровому делопроизводству. [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211304-deloproizvodstvo-kadrov-poryadok-vedeniya-19-
m3
63
Структуру данного локального акта каждый работодатель определяет
самостоятельно, при этом нужно учитывать нормы законодательства в сфере
делопроизводства и кадрового дела, а также учитывать специфику деятельности
конкретной организации.
Обычно инструкция по кадровому делопроизводству содержит
следующие разделы:
1.Общие положения. В данный раздел включают информацию, кто
отвечает за кадровое делопроизводство, функции и задачи данного работника
(отдела).
2.Раздел «Оформление приема на работу» регламентирует, какие
документы должен предоставить кандидат при трудоустройстве в организацию.
Здесь также можно закрепить процедуру ознакомления с локальными
нормативными актами ИП Завойкина Е.А.
3.Раздел «Оформление переводов» должен отражать процедуру
документирования перевода сотрудников, как по их собственной инициативе.
Так и по инициативе руководства.
4.Раздел «Оформление увольнений» закрепляет, в каком порядке
сотрудник предупреждает об увольнении, а также какие документы и сроки
установлены для оформления кадровой документация при данной процедуре.
Можно установить, что работник перед увольнением подписывает обходной
лист. Ведь работодателю нужно проконтролировать, чтобы сотрудник сдал
материальные ценности, спецодежду и т. п.
5.В разделе «Предоставление отпусков» нужно прописать, что отпуска
в ИП Завойкина Е.А. предоставляют по графику. Также целесообразно указать,
кто вправе использовать ежегодный отпуск вне графика.
6.Раздел «Работа с трудовыми книжками» может содержать информацию
об обязанностях ответственного за ведение трудовых книжек, а также порядок
уничтожения испорченных бланков.