44
- информацию о сторонах, включая реквизиты организации и паспортные
данные нанимаемого человека;
- дату и место его заключения;
- место работы, где будет трудиться сотрудник;
- должность, на которую он принимается, и конкретный вид поручаемой
ему работы;
- дату начала работы и период (бессрочный или срочный – тогда
вписывается и дата окончания);
- зарплату, включая все надбавки, поощрения, коэффициенты и пр.;
- режим труда (продолжительность рабочего дня, недели, выходные,
основной и дополнительный отпуск и т.д.);
Оформленный договор подписывается в двух экземплярах и
регистрируется в журнале трудовых. После этого менеджер по персоналу
знакомит нового сотрудника со всеми локальными документами,
регулирующими трудовую деятельность в организации (правила распорядка,
должностной инструкцией, инструкцией по охране труда и ТБ и т.д.). Работник
подтверждает факт ознакомления личной подписью в листе ознакомления.
Нужно отметить, что здесь наблюдается нарушение, т.к. знакомить
работника с локальными нормативными актами необходимо до заключения
трудового договора, а не после его подписания.
Далее издается приказ о приеме на работу.
Приказ издается с использованием унифицированных форм №Т-1 и Т-1а
(см. Приложение 3).
Унифицированная форма № Т-1 издается, когда на работу принимается
один сотрудник, Т-1а, когда сразу - несколько.
Далее менеджер по персоналу вносит запись о трудоустройстве в
трудовую книжку регистрирует трудовую книжку в книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним.
45
Нужно сказать, что ответственный за ведение и хранение трудовых
книжек в организации назначается приказом генерального директора по
основной деятельности (приложение 4). Проанализируем данный приказ на
соответствие его ГОСТ Р 7.0.97-2016
38
. Анализ сравнения реквизитов приказа на
соответствие с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен в таблице 9.
Таблица 9 .
Анализ сравнения реквизитов приказа по основной деятельности
на соответствие с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016
Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016
Приказ по основной деятельности
ИП Завойкиной Е.А.
Реквизит 05 «наименование
организации»
Присутствует, соответствует
требованиям, так как нужно в
кавычках еще указать краткое
название организации
Реквизит 09 «наименование вида
документа»
Присутствует, соответствует
стандарту
Реквизит 17 «заголовок к тексту»
Присутствует, соответствует
стандарту
Реквизит 10 «дата»
Присутствует, соответствует
стандарту
Реквизит 11 «регистрационный
номер документа»
Присутствует, но не соответствует
требованиям ГОСТа, т.к. смещен в
строну
Реквизит 13 «место составления»
Отсутствует
Реквизит 18 «текст документа»
Соответствуют требованиям ГОСТа
Реквизит 22 «подпись»
Не соответствует стандарту, нужно
писать сначала инициалы, затем
фамилию
На основе данной таблицы можно сделать вывод, что не все реквизиты
рассматриваемого приказа соответствуют ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Все трудовые книжки хранятся в сейфе, как и положено по
законодательству РФ.
После заполняется личные карточки Т-2.
38
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) // Справочно
– правовая система Консультант плюс
46
Форма Т-2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового
сотрудника после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее
вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и
дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается
карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой
книжки. Последняя запись в ней — о том, что книжка получена на руки,
заверенная подписью уволившегося работника.
На всех сотрудников организации заводят личные дела, в которые
помещают: внутреннюю опись всех документов дела; личный листок по
проведению учета кадров; анкету; дополнение к личному листку по ведению
учета кадров; автобиографию сотрудника; составленное заявление о приеме на
должность; должностную инструкция сотрудника; полученные характеристики
и предоставленные рекомендательные письма; личные заявления, подаваемые
сотрудником; трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные
соглашения к нему; копии всех приказов по личному составу в отношении
конкретного работника; аттестационные листы; результаты пройденных
медосмотров.
Итак, можно сделать вывод, что в результате приёма сотрудника на
работу, в организации появляются следующие документы:
- первичные документы по кадрам:
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- трудовая книжка;
- личная карточки;
- личное дело.
Далее разберем процесс документирования отпусков.
47
Учитывая разновидности отпусков, специалист менеджер по персоналу
при оформлении времени отдыха имеет дело с такими документами, как:
- график отпусков,
- заявление работника,
- справка-вызов учебного заведения,
- листок нетрудоспособности работника,
- журнал регистрации приказов по отпускам,
- приказ о предоставлении отпуска;
- карточка формы № Т-2.
Кроме этого, перед тем как утвердить график отпусков, создаются
проекты графиков по подразделениям, в которых согласуются пожелания
работников с возможностями работодателя. После утверждения графика
менеджер по персоналу сталкивается с заявлениями и служебными записками о
переносе отпуска, отзыве из отпуска, а также о замене части отпуска
компенсацией.
Для начала проверяется основание для отпуска.
Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска –
утвержденный график отпусков или личное заявление работника. График
отпусков составляется ежегодно по принципу равномерного распределения
отпускных периодов работников. При составлении графика обязательно
учитываются пожелания работников (особенно льготных категорий, имеющих
право в одностороннем порядке определять период своего отпуска, например
ветеранов боевых действий, супругов военнослужащих и др.). График в
магазинах ИП Завойкиной Е.А. утверждается обычно до 31 декабря, что является
нарушением. График отпусков должен быть утвержден не позднее
двухнедельного срока до начала нового календарного года, то есть до 17 декабря.
О времени начала отпуска работника никак не извещают, хотя это
целесообразно делать не позднее, чем за две недели до его начала.
48
Заявление о предоставлении отпуска работник может подать, если хочет
пойти в отпуск в период, отличный от запланированного в графике, либо если
отпуск не был запланирован в графике (например, по причине того, что работник
пришел в организацию после утверждения графика отпусков). При получении
заявления проверяют правильность его оформления.
Для получения учебного отпуска работнику необходимо предоставить
менеджеру по персоналу заявление, а также справку-вызов из учебного
заведения. Справку-вызов менеджер по персоналу проверяет на предмет
правильности оформления, подлинности и правомерности выдачи. Поясним, что
она должна быть оформлена по установленной форме
.
с обязательным наличием
следующих реквизитов:
- номер свидетельства о государственной аккредитации учебного
заведения;
- подпись должностного лица;
- оттиск печати с названием учебного заведения.
Если листок нетрудоспособности является основанием для
предоставления отпуска по беременности и родам, менеджер по персоналу,
перед оформлением приказа на отпуск, также проверяет правильность
оформления больничного. Кроме этого, он заполняет соответствующий раздел
оборотной стороны, указав сведения о стаже работника, и зарегистрировать в
журнале учета листков нетрудоспособности. Помимо больничного работник для
оформления отпуска должен представить личное заявление.
Далее менеджер по персоналу оформляет приказ по форме Т – 6– если
отпуск оформляется одному работнику (см. приложение 5) и № Т-6а – для
оформления отпуска нескольким работникам. Эти формы предусмотрены для
оформления всех видов существующих отпусков.
После того как оформлен приказ, его подписывают у генерального
директора.
49
Далее приказ на отпуск регистрируют в журнале регистрации приказов по
личному составу. Алгоритм документооборота, связанного с отпусками,
приведен в приложении 6.
Итак, на основе анализа процедуры документирования были установлены
следующие недостатки:
- нарушены сроки разработки графика отпусков;
- в организации сотрудников не уведомляют о начале отпуска.
Далее необходимо рассмотреть кадровый документооборот, который
образуется при командировании сотрудника.
Командирование работника начинается с составления служебной записки
руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник на имя
руководителя организации. В записке излагается просьба направить работника в
командировку, цель поездки, место и сроки командировки. После получения
резолюции докладная записка направляется менеджеру по персоналу. Образец
данной служебной записки представлен в приложении 7.
Далее проанализируем данный вид кадровой документации на
соответствие его требованиям ГОСТу
39
(таблица 10)
Таблица 10.
Анализ сравнения реквизитов докладной записки
организации на соответствие с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016
Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016
Докладная записка в ИП Завойкина
Е.А.
Реквизит 09 «наименование вида
документа»
Присутствует, но не соответствует
требованиям ГОСТа (вид документа
нужно писать большими буквами)
Реквизит 10 «дата»
Присутствует, но не соответствует
требованиям ГОСТа, т.к. смещена внизу
Реквизит 11 «регистрационный номер
документа»
Отсутствует
39
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) // Справочно
– правовая система Консультант плюс
50
Реквизит 15 «адресат»
Не соответствует требованиям ГОСТа,
нужно писать сначала фамилию, затем
инициалы
Реквизит 17 «заголовок к тексту»
Отсутствует, по новому ГОСТу он не
обязателен
Реквизит 13 «место составления»
Отсутствует, по новому стандарту не
нужен
Реквизит 20 «текст документа»
Соответствуют требованиям ГОСТа
Реквизит 22 «подпись»
Присутствует, но не соответствует
требованиям ГОСТа, т.к. указана без
наименования должности и ФИО
Таким образом, оформление докладной записки не в полном объеме
соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Направляя работника в командировку, менеджер по персоналу оформляет
следующие документы:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- журнал учета командированных сотрудников (организация не
отказалась от его использования);
- табель учета рабочего времени;
- авансовый отчет;
- служебную записку (если работник едет к месту командировки и
обратно на личном транспорте)
40
.
Для того, чтобы направить сотрудника в командировку, сначала
оформляют приказ с использованием унифицированные формы Т – 9, Т – 9а.
Далее менеджер по персоналу фиксирует факт выбытия сотрудника в
журнале учета командированных сотрудников. В этом журнале выбытия
заполняют:
- ФИО командированного работника,
- наименование организации, в которую командируется сотрудник,
- пункт назначения.
40
Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровое делопроизводство. Начинаем с нуля. Аудит своими силами. . -М.:
Инфа-М.,2014. С. 59
51
При заполнении табеля учета рабочего времени применяют
унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые
сотрудник отсутствует на рабочем месте, заполняют кодом «К». Если сотрудник
в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего
времени проставляют сразу два кода: «К» и «РВ». Вернувшись из командировки,
в течение трех рабочих дней работник должен сдать в бухгалтерию авансовый
отчет.
Документооборот при оформлении командировки представлен на рис. 9.
Рисунок 9. Документооборот при оформлении командировок
Алгоритм оформления кадровой документации при командировании
сотрудников в рассматриваемой организации соответствует действующему
законодательству. Однако выявлен недостаток в расположении реквизитов
служебной записки о направлении работника в командировку.
Далее разберем перевод сотрудника.
Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о
переводе. Если администрация организации – нужно получить письменное
согласие сотрудника на перевод. Согласие на перевод в ИП Завойкина Е.А.
оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе:
«Согласен на перевод». В то же время уведомляют сотрудника до издания
Подготовка
служебной записки
Резолюция
руководителя
Издание приказа о
командировании
Внесение записи в
журнал учета
командированных
работников
По возвращению
получение:
Авансового отчета
Служебной записки
(при
необходимости)
52
приказа согласно ст. 72 и 73 ТК РФ
41
. Унифицированной формы уведомления не
предусмотрено, поэтому организация составляет его в произвольной форме. На
нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на
перевод.
Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного
подразделения, то в данном случае подготавливается представление о переводе.
В этом документе руководитель подразделения дает характеристику
профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновывает причину
перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.
Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием
для издания приказа являются изменения к трудовому договору. Изменения к
трудовому договору оформляется в виде дополнительного соглашения (ст. 57,
72 и 72.1 ТК РФ
42
).
При этом для издания приказа о переводе в ИП Завойкина Е.А.
используется самостоятельно разработанная форма (приложение 8).
Однако можно заметить, что в той форме, что организация разработала
самостоятельно есть ряд недочетов:
- отсутствует реквизит «место составления документа»;
- неправильная структура текста;
- реквизит «подпись» сдвинут в сторону;
- «виза ознакомления» сильно сдвинута вниз.
Нужно сказать, что запись о переводе в трудовую книжку сотрудника
вносится не позднее чем через неделю со дня перевода.
Завершающая процедура - запись о переводе в личной карточке
сотрудника. С ней знакомят сотрудника под роспись.
41
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 11.10.2018)// Справочно –правовая
система Консультант плюс
42
Тамже
53
Сам алгоритм кадрового документооборота при переводе сотрудника в
ИП Завойкина Е.А. не нарушен.
Далее целесообразно рассмотреть кадровый документооборот при
поощрении и взыскании работников.
Сначала непосредственный руководитель сотрудника готовит
представление о поощрении. В представлении дается оценка трудовой и
профессиональной деятельности сотрудника, характеристика его личностных и
деловых качеств, а также приводится обоснование целесообразности
награждения. На основании представления руководитель организации издает
приказ о поощрении сотрудника по унифицированной форме № Т-11 (№ Т-11а),
утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
43
,
либо по самостоятельно разработанной форме.
Вместе с тем наиболее простые формы поощрения, например
благодарность, могут применяться в отношении работника на основании
докладной записки с ходатайством его непосредственного начальника,
рассмотренной руководителем организации.
О поощрении работодатель издает приказ, на основании которого данные
о поощрении вносятся:
- в трудовую книжку (в раздел «Сведения о награждениях»);
- в личную карточку сотрудника (в раздел VII «Награды (поощрения),
почетные звания», если организация применяет унифицированную форму).
Правила привлечения работника к дисциплинарной ответственности
предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Перечень взысканий может быть
следующий: замечание, выговор и увольнение по определенным основаниям.
Несоблюдение процедуры наложения дисциплинарного взыскания может
43
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты" // Справочная правовая система Консультант плюс