4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение .................................................................................................................. 5
Глава 1. Управление персоналом современной организации ...................... 7
1.1. Понятие и сущность управления персоналом организации ............. 7
1.2. Функции управления персоналом современной организации ....... 13
1.3. Современные методы ведения кадрового документооборота орга-
низации ............................................................................................................. 19
Выводы по главе 1 .......................................................................................... 26
Глава 2. Анализ управления персоналом КГБПОУ "Зеленогорский тех-
никум промышленных технологий и сервиса" ............................................ 27
2.1 Общая характеристика деятельности КГБПОУ "ЗТПТиС" ........... 27
2.2 Анализ функций управления персоналом КГБПОУ "ЗТПТиС".... 30
2.3. Оценка кадрового документооборота КГБПОУ "ЗТПТиС" ........... 41
Выводы по главе 2 .......................................................................................... 45
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию кадрового до-
кументооборота КГБПОУ "ЗТПТиС" ............................................................ 47
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документообо-
рота КГБПОУ "ЗТПТиС" ............................................................................. 47
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий ...................... 50
Выводы по главе 3 .......................................................................................... 53
Заключение ........................................................................................................... 54
Список использованных источников .............................................................. 55
Приложения ......................................................................................................... 57
5
ВВЕДЕНИЕ
Ни одна организация не обходится без кадрового учета. Каждая
организация, которая нанимает персонал, ведет учет приема, переводов,
увольнений, документацию по всем движениям персонала, оформляет
распорядительные документы по сотрудникам, регламентирует должностные
обязанности, составляет отчетность.
В современных организациях наблюдается разнообразная организация
ведения кадрового учета и документооборота, насколько часто и каким
образом специалисты по персоналу повышают свою профессиональную
квалификацию, какие программные продукты используются в работе.
В одних организациях для ведения кадрового учета достаточно
возможностей типовых программ, другим подходит адаптированный вариант,
а третьи используют специальные программные продукты или комплексные
системы управления, которые разработаны специально для учета персонала
данной организации.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка
рекомендаций по совершенствованию кадрового документооборота
организации.
В работе поставлены следующие задачи:
1. изучить понятие и сущность управления персоналом организации;
2. рассмотреть функции управления персоналом современной организа-
ции;
3. изучить современные методы ведения кадрового документооборота ор-
ганизации;
4. провести анализ функций управления персоналом КГБПОУ «ЗТПТиС»;
5. оценить кадровый документооборот КГБПОУ «ЗТПТиС»;
6. разработать рекомендации по совершенствованию технологий кадро-
вого документооборота организации.
Объектом исследования является КГБПОУ «ЗТПТиС».
Предметом исследования является человеческий капитал КГБПОУ
«ЗТПТиС».
6
Методы исследования: общенаучные методы: метод анализа литературы,
анализ документов организации, метод сравнения показателей; специальные
методы исследования: методы социологических исследований, метод
системного анализа.
Теоретической базой исследования являются труды отечественных и
зарубежных исследователей в области управления персоналом, организации
обучения персонала организации, в том числе таких авторов, как А. П.
Егоршин, А. Я. Кибанов, А. К. Клочков, Ю.А. Корчагин, И.Д. Ладанов Ю.Г.,
Ю.Н. Полетаев и др.
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованных источников и приложений.
7
Глава 1. Управление персоналом современной организации
1.1. Понятие и сущность управления персоналом организации
Управление персоналом - область знаний и практической деятельности,
которая направлена на обеспечение организацию качественным персоналом,
который в свою очередь способен выполнять возложенные на него трудовые
функции, и оптимальное его использование.
Методы управления персоналом — способы воздействия отдельно на
работника и на коллектив в целом для осуществления координации их
деятельности в процессе функционирования организации. Наука и практика
определили три группы методов управления персоналом:
административные методы — подразумевают правовое обеспечение
управления организации, основными целями которого являются: укрепление
законности, правовое регулирование отношений, защита законных интересов
и прав предприятия и его работников в соответствии с КЗоТ и действующим
законодательством;
экономические методы — основаны на экономических элементах, при
помощи которых обеспечивается прогрессивное развитие предприятия;
социально-психологические методы — это способы управленческого
воздействия на персонал, основывающиеся на использовании
закономерностей социологии и психологии.
Методы управления, которые основаны на отношениях дисциплины,
единоначалия и ответственности и которые осуществляют воздействие
организационно и распорядительно, называются административные.
К основным задачам правового обеспечения относятся: применение
норм законодательства; разработка, утверждение (в последующем изменение
или отмена) нормативных и ненормативных актов; за нарушение законов,
применение юридической ответственности в соответствии с действующим
законодательством.
8
Организационное воздействие, которое направлено на организацию
процесса производства и управления и включает организационное
регламентирование, организационное нормирование и организационно-
методическое инструктирование.
Организационное регламентирование определяется тем, чем должны
заниматься работники управления, представляется положением о структурных
подразделениях, которые устанавливают права, задачи, функции,
ответственность и обязанности структурных подразделений и их
руководителей. На основе такого положения составляется штатное расписание
структурного подразделения, так же формируется повседневная деятельность.
В последствии с применением таких положений оцениваются результаты
деятельности структурного подразделения, принимаются решения о
материальном или моральном поощрении работника.
Такие положения требуют постоянного пересмотра внесения изменений,
доработки, согласно действующего законодательства.
Организационное нормирование предусматривается большим
количеством нормативов, которые включаю в себя: качественно-технические
нормативы (стандарты, технические условия, и др.); технологические
(маршрутные и технологические карты и т.п.); эксплуатационно-ремонтные
(нормативы планово-предупредительного ремонта); трудовые нормативы
(разряды, ставки, оклады, шкалы премирования); финансово-кредитные
(размер собственных оборотных средств); нормативы рентабельности и
взаимоотношений с бюджетом (отчисления в бюджет); материально-
снабженческие и транспортные нормативы (нормы расхода материалов и т.д.);
организационно-управленческие нормативы (правила внутреннего
распорядка, порядок оформления найма, увольнения, перевода,
командировок). Такие нормативы затрагивают все стороны деятельности
любой организации. Так как объемы и поток информацию постоянно
возрастают, особое значение имеет нормирование информации.
9
На информационных носителях в информационно-вычислительных
центрах, организуются массивы нормативов и норм, так как возрастает
функционирование автоматизированных систем управления
Организационно-методическое инструктирование подразумевает
осуществление в форме различных инструкций и указаний, которые
действуют в организации. В таких актах организационно-методического
инструктирования дается рекомендация, как применят те или иные
современные средства управления, учитывая большой опыт, который имеют
работники управления.
К актам организационно-методического инструктирования относятся:
должностные инструкции, которые устанавливают права и функциональные
обязанности персонала; методические указания (рекомендации), которые
описывают выполнение комплекса работ, связанных между собой и имеющих
общее назначение; методические инструкции, определяющие порядок, методы
и формы работы для выполнения отдельных технико-экономических задач;
рабочие инструкции, которые определяют последовательность действий, из
которых состоит управленческий процесс. В них указывается порядок
действий, который подразумевает выполнение процессов оперативного
управления.
Акты организационного нормирования и организационно-
методического инструктирования являются нормативными. Такие акты
издаются руководителем организации, а в случаях, предусмотренных
действующим законодательством, — совместно или по согласованию с
соответствующими общественными организациями и обязательны для
структурных подразделений, должностных лиц и работников, для которых они
адресованы.
Распорядительное воздействие выражается правовыми актами
ненормативного характера, в форме приказов, распоряжений или указаний.
Они издаются, для обеспечения соблюдения, исполнения и применения
действующего законодательства и других нормативных актов, а также для
придания юридической силы управленческим решениям. Приказ — это
10
письменное или устное требование руководителя решить определенную
задачу или выполнить определенное указание. Приказ издается
непосредственно руководителем (директором) организации. Распоряжения и
указания издаются руководителем структурного подразделения, организации,
начальником функционального подразделения. Распоряжение — это
письменное или устное требование к подчиненным решить отдельные
вопросы, которые связанны с постановкой задачи. Распорядительные
воздействия чаще, чем организационные, требуют контроля и проверки
исполнения, которые должны быть четко организованы. Для этого
устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля за
выполнением приказов, распоряжений и указаний.
Экономические методы — это экономические элементы механизма, при
помощи которого обеспечивается прогрессивное развитие любого
предприятия. Наиболее важным экономическим методом управления
персоналом является технико-экономическое планирование, которое
синтезирует и объединяет в себе все экономические методы управления.
Программа деятельности организации определяется при помощи
планирования. После того, как планы утвердили, они поступают линейным
руководителям для руководства работой по их выполнению. Каждое
подразделение, по определенному кругу показателей, получает и
перспективные планы.
В соответствии с качеством и количеством труда, в системе
материального труда, огромное значение имеет эффективная организация
заработной платы. Усиливается роль экономических методов управления в
условиях сложного взаимодействия цен, убытков и прибылей, предложения и
спроса и рыночной системы хозяйствования. Они становятся важнейшим
условием создания эффективной, целостной, и гибкой экономикой системы
управления организации, которая выступает равным партнером других
организаций на рынке в общественной кооперации труда.
Основной формой обеспечения баланса между рыночным спросом на
товар, необходимыми ресурсами и производством продукции и услуг,
11
является пан экономического развития. Чтобы достигнуть поставленные цели,
необходимо ясно определить критерии эффективности и итоговые результаты
производства в виде обобщенных показателей, которые установлены в плане
экономического развития. Таким образом, для привлечения трудового
коллектива на достижение высоких конечных результатов, заключается роль
экономических методов.
Социально-психологические методы управления, которые
основываются на использовании социального механизма управления
(социальные потребности, система отношений в коллективе, и т.п.).
особенностью, данных методов является значительная доля использования
неформальных факторов, интересов личности, группы, коллектива в целом в
ходе управления персоналом.
Социально-психологические методы основываются на использовании
закономерностей социологии и психологии. Отдельные личности и группы
людей являются объектом их воздействия. По способу и масштабу их
воздействия, методы можно разделить на две основные группы:
психологические методы, которые направленно воздействуют на личность
конкретного человека; социологические методы, которые направлены на
группы людей и их взаимоотношения в ходе трудовой деятельности.
Тем не менее, продуктивное управление человеческими ресурсами,
которые состоят из объединения высокоразвитых личностей, подразумевает,
что нужно иметь знание социологических и психологических методов.
Важную роль в управлении персоналом играют социологические
методы, которые в свою очередь устанавливают назначение и место
работников в коллективе организации, выявляют лидеров и обеспечивают им
поддержку, связывают мотивацию людей с итоговыми результатами
производства, обеспечивают продуктивные коммуникации, разрешают
конфликтность в коллективе. Социальное планирование расставляет
социальные критерии и цели, разрабатывает социальные нормативы и
плановые показатели, помогает достигнуть итоговых социальных результатов.
12
Социологические методы исследования, являются научным
инструментом в работе с персоналом организации, предоставляют
необходимые данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала
и позволяют обоснованно принимать кадровые решения.
Чтобы выявить социально-психологические факторы, которые влияют
на результативность производства и качества труда, необходимо использовать
определенные методы исследования.
Анкетирование, которое позволит собрать необходимую информацию в
ходе массового опроса работников при помощи определенных анкет.
Интервьюирование, в ходе которого в диалоге с собеседником, получаем
необходимую информацию.
Незаменим, при анализе дружеских и деловых взаимоотношений в
коллективе, социометрический метод, когда при анкетировании персонала
выявляются предпочтения между сотрудниками, которые показывают
неформальных лидеров в любом коллективе.
При помощи метода наблюдения, можно выявить определенные качества
сотрудника, которые проявляются в неформальной обстановке или в крайней
жизненной ситуации
В ходе собеседования, которое является распространенным методом, при
переговорах, приеме на работу, каких-либо воспитательных мероприятиях,
когда кадровые задачи решаются в процессе неформальной беседы
Важную роль в процессе работы с персоналом играют психологические
методы, которые направлены на конкретную личность сотрудника и они, как
правило, являются индивидуальными и персонифицированными. Главная их
особенность заключается в том, что они обращаются к внутреннему миру
человека, его личности, образу, поведению, интеллекту, для направления
внутреннего потенциала человека на решение конкретных задач предприятия.
Новое направление в работе с персоналом по формированию
совершенного психологического состояния организации составляет
психологическое планирование. Психологическое планирование расставляет
цели развития и критерии эффективности, разрабатывает психологические
13
нормативы, методы планирования психологического климата, для достижения
итоговых результатов. Таким образом, в организации психологическим
планированием должна заниматься психологическая служба, в которую входят
социальные педагоги
К важным результатам психологического планирования относятся:
формирование групп, которые основаны на психологическом соответствии
сотрудников; формирование мотивации каждого сотрудника, которая исходит
из философии организации; формирование комфортного психологического
климата в коллективе; как можно уменьшить количество психологических
конфликтов (ссор, скандалов, обид, раздражения); на основе психологической
ориентации сотрудников, разработать служебную карьеру; возрастание
интеллектуального составляющего членов коллектива и уровня их
образования; на основе форм поведения и образов лучших сотрудников
формировать корпоративную культуру.
1.2. Функции управления персоналом современной
организации
Функции управления персоналом — это отдельные элементы
управленческой деятельности, которая направлена на решение определенных
задач и достижение поставленных целей. Можно выделить следующие
основные функции системы управления персоналом:
функция планирования персонала;
функция управления найма и учет персонала;
функция управления мотивацией персонала;
функция управления социальным развитием персонала;
функция правового обеспечения управления персоналом;
функция оценки, обучения и развития персонала;
функция информационного обеспечения управления персоналом;
функция обеспечения нормальных условий труда;
функция ведения кадрового документооборота.