44
подписывается специалистом по персоналу и главным бухгалтером.
Утверждается руководитель организации.
Трудовые книжки - официальный персональный документ, который
содержит записи о всей трудовой деятельности работника. В ней фиксируются
личные данные человека, образование, и фиксируются все изменения.
Система электронного документообора включает в себя не только
автоматизацию, но и элементы автоматизации делопроизводства
В техникуме используется автоматизированная информационная
система «БАРС. Образование - Электронный Колледж». Система была введена
на основании требований федерального и регионального агентства
информатизации и связи
6
. Она введена для учета образовательных
учреждений среднего профессионального образования. Она представляет
собой распределительную систему хранения и обработки данных.
Система выполняет функции:
переводит государственные и муниципальные услуги в
электронный вид;
повышает эффективность процесса управления в связи с
оперативным получением достоверной информации;
освобождает органы управления от труда по сбору информации и
и составлению разного вида отчетов;
сокращает бумажные потоки документооборота и переход на
безбумажный документооборот;
стандартизация делопроизводства;
проводятся различные мониторинги;
формируются статистические отчеты по качеству образования.
В данную систему заносятся не только обучающиеся, но и работники
учреждения. Но данная система используется еще не в полном объеме. В ней
используются статистические данные пока только по обучающимся.
6
Распоряжение Правительства РФ от 07.09.2010 № 1506-р
45
Эта информационная система связана с такими же системами не только
в регионе, но и на уровне федерации. Можно отследить место работы любого
педагога, до момента прихода на работу в нашу организацию. По системе
можно узнать все передвижения работников: прием, увольнение. Так же туда
заносятся все достижения педагогических работников, присвоение
квалификаций, участие в мероприятиях различного характера. С этой системы
учредитель не зависимо от организации берет отчетные статистические
данные.
Следовательно, кадровый документооборот в КГБПОУ «Зеленогорский
техникум промышленных технологий и сервиса» ведется достаточно хорошо.
Есть положительные аспекты: специалисты по персоналу постоянно
проводят оценку всего коллектива, контролируют процесс обучения
персонала.
Есть и свои недостатки: в первую очередь — это отсутствие архива; во-
вторых — документы все на бумажном носителе; в- третьих — слишком много
дублирующих документов.
Выводы по главе 2
Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное
учреждение «Зеленогорский техникум промышленных технологий и сервиса»
создан для осуществления образовательной деятельности по образовательным
программам среднего профессионального образования.
Цели деятельности техникума: подготовить квалифицированных
рабочих, служащих и специалистов среднего звена; удовлетворить
потребности рынка труда в специалистах.
Организационная структура КГБПОУ «ЗТПТиС» является линейно-
функциональной.
Качественный анализ персонала КГБПОУ «ЗТПТиС» показал, что
больше половины персонала – женщины, все педагоги имеют высшее
46
образование, 70% преподавателей имеют первую квалификационную
категорию, основная масса сотрудников имеет стаж от 10 до 15 лет работы в
техникуме.
Функцию управления наймом и учетом персонала выполняют
специалисты по персоналу которые ведут учет приема, перевода, увольнения,
движения персонала внутри организации.
Важной функцией управления персоналом является процесс его
обучения и развития. В КГБПОУ «ЗТПТиС» регулярно проводится аттестация
сотрудников.
От правильной организации документооборота, зависит эффективность
работы всей организации в целом. Оперативность формирования дел, приема-
передачи информации, согласованность работы всех структурных
подразделений все это влияет на качество управления организацией.
Кадровые документы, которые ведут специалисты по работе с
персоналом, относятся, в основном, к функции управления наймом и учетом
персонала.
47
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию
кадрового документооборота КГБПОУ "ЗТПТиС"
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота КГБПОУ "ЗТПТиС"
Проведенный анализ позволил обнаружить преимущества и недостатки
ведения кадрового документооборота КГБПОУ «ЗТПТиС».
Как показало исследование документооборота техникума, в нем нет
архива и человека, который бы за него отвечал. Все документы за прошедшие
года хранятся у специалистов по персоналу. Причем это все в бумажном виде,
никаких архивных данных на электронном носителе нет. Большое количество
времени отнимает поиск информации.
В целях улучшения организации и совершенствования кадрового
документооборота КГБПОУ «ЗТПТиС» целесообразно предложить
следующие рекомендации.
1. Внести изменения в обработку поступающих документов.
Разработать и использовать список нерегистрируемой документации, к
которой относится немалое количество входящих документов. Это различного
рода информационные письма, которые не требуют ответа, приглашения на
разного рода мероприятия, в которых техникум не может принять участие.
2. Внедрить автоматизированную систему документационного
обеспечения. Регистрацию документов проводить в электронном виде.
3. Необходимо сократить количество внутренних документов.
Оставить только служебные записки, которые касаются непосредственно
начисления заработной платы.
4. Необходимо приступить к созданию архива.
Один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий
это автоматизированный документооборот. Если внедрить программу
документооборота, то количество бумажных документов сократится и будут
использоваться электронные документы. В техникуме нет системы
внутреннего электронного документооборота. Специалисты по персоналу и
48
отдел бухгалтерии находятся в разных здания, достаточно не удобно, при
подачи документов (приказов) для начисления заработной платы работника,
постоянно тратить время на доставку документов.
Однако, следует заметить, что создание и хранение каких-либо
документов, приказов в компьютерном виде — это еще не автоматизация
кадровой деятельности. Под автоматизацией кадровой деятельности
подразумевается создание и ведение базы данных по личному составу.
Документы, которые фиксируют трудовую деятельность, требуют постоянного
отслеживания продвижения работника по службе, такое отслеживание
значительно легче делается в автоматизированной системе, которая построена
на основе базы данных.
Основное делопроизводство требует дублирования сведений о
работнике в различные документы: анкету, личную карточку работника,
которые неоднократно используются в других документах.
Таким образом, автоматизированная система обусловлена однократным
вводом информации, которая соответствует личному листку по отчету кадров,
которые впоследствии многократно используются в различных документах.
Существуют более сложные системы, которые обеспечивают неограниченные
возможности, которые расширяют объем сведений о сотрудниках, в
соответствии с потребностями нашей организации.
Для техникума можно предложить DocsVision, которая является
комплексной системой, которая в свою очередь автоматизирует управление.
Она разработана чтобы автоматизировать процессы управления
делопроизводства, чтобы повысить эффективность всей управленческой
деятельности и контролировать выполнение функциональных задач
структурных подразделений. Данная система четко разграничивает
оперативно-управленческие и учетные задачи при полном объединении в
одной базе данных, при этом соблюдается принцип однократного введения
исходных данных. DocsVision – это совершенно новый программный продукт,
который включил в себя весь накопленный ранее опыт, который в свою очередь
был тщательно проанализирован.
49
DocsVision является универсальной системой автоматизации
документооборота и бизнес-процессов. В состав данной системы входят такие
приложения как «Делопроизводство», «Управление процессами»,
«Административное делопроизводство».
Таким образом при помощи этих трех приложений решаются задачи:
1. Электронные архивы документов предназначена для
систематизирования и хранения документов, которые используются в работе
предприятия и обеспечивают удобный доступ работников организации для
необходимой информации.
2. Делопроизводство предназначено для обеспечения управления
документами, которое включает ведение документации и организацию работы
с официальными документами (входящей и исходящей документацией). При
этом идет движение и обработка документов: подготовка, согласование,
утверждение, ознакомление, контроль.
3. Автоматизация бизнес-процессов является широким классом
задач, который не ограничивается движением и обработкой документации, а
включает операции различного характера, которые выполняются работниками
с автоматической обработкой данных.
В общем делопроизводстве:
регистрируется входящая в организацию документация, которая
потом направлена на рассмотрение должностным лицам;
формируются задания на исполнение входящих документов,
контролируются по всей цепочке исполнения;
регистрируется и ведется учет исходящей документации,
формируется двусторонняя связь с входящей документацией;
происходит работа с внутренними документами, служебными
записками, формируется связь и контроль исполнения;
подготовка проектов приказов руководителя, на основании
решений комиссий, включаются этапы создания, согласования, утверждения;
происходит управление нормативными документами;
50
оформляются командировки: от подачи заявки до отчета о
командировке;
ведется архив.
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
Таким образом, можно отметить, что свои плюсы мы получим от
использования электронного документооборота:
количество бумажных документом значительно сократится;
задачи будут выполнятся более четко;
отчеты по работе с документами и об их исполнении можно будет
оперативно получить в любое время;
Система автоматизированная документооборота DocsVision, может быть
эффективно использована для ведения кадрового документооборота КГБПОУ
«ЗТПТиС» и создания архива документов. Она может использоваться как
внешний документооборот с учредителем. Запрашиваются статистические,
отчетные данные.
Главной выгодой от использования электронного документооборота
будет повышение эффективности деятельности организации. Таким образом,
мы повысим эффективную деятельность организации — уменьшим затраты и,
следовательно, увеличим результаты.
Снижение затрат подразумевается:
сократятся затраты на бумажные документы;
сократятся непроизводительные затраты рабочего времени
работника;
будет ускорены информационные потоки.
Таким образом, получим следующие результаты деятельности:
повысится управляемость организации в связи с упорядоченностью
и прозрачностью документооборота;
51
повысится качество и скорости принятия решений;
повысится уровень эффективности и исполнения работы как
сотрудника, так и организации в целом.
Введение системы автоматизированного документооборота будут
решены ряд проблем:
обеспечена слаженная работа всех подразделений;
упрощена работа с документами, повысится эффективность;
повышена производительность труда работников за счет сокращения
времени составления, обработки и поиска документов;
оперативность доступа к информации;
разграничатся права доступа работников к информации.
Так руководитель организации получит как оперативное получение
информации, которая необходима для принятия решения, так и оперативный
контроль за исполнением решения. Будет меньше времени тратиться впустую,
на организационные моменты.
Спецификацией в ведении кадровой документации является то, что
значительная ее часть должна иметь не только электронный экземпляр, но и
выполненный на бумаге и имеющий подписи. Автоматизация упрощает
составление графика отпусков ведение отпусков: может кто-то не использовал
полностью свой отпуск до конца.
Также автоматизированные системы помогают получит данные о
структуре предприятия, которые не противоречат друг другу, расстановке
персонала, дисциплине труда, структуре затрат на оплату труда. Также при
использовании компьютерных технологий можно быстро получить любые
формы отчета, менять отчетные данные, при изменении в законодательстве и
требованиями самой организации. При использовании таких программ даст
возможность улучшить условия труда специалистов по персоналу.
Программа, которую можно использовать для работы должна иметь
следующие возможности:
52
1. Вести структуру техникума. Штатное расписание, отслеживаться и
оперативно вноситься все изменения в структуре, создавать приказы о
внесении изменений в штатное расписание.
2. Должен быть полный учет о работниках и об их расстановке.
3. Ведение кадровой документации. Формирование документов по
личному составу, также приказы по личному составу.
4. Вывод данных о работниках техникума в форме Т-2, Т-4.
5. Ведение отчетов согласно требованиям Трудового кодекса и органов
статистики.
6. Движение работников.
7. Ведение архива.
Таким образом, при использовании автоматизированной системы
DocsVision руководитель получит:
эффективную работу сотрудников;
присутствие единой точки доступа информации;
при работе с информацией потеря времени будет минимальной;
увеличится уровень автоматизации обыденных рабочих
процессов;
увеличится уровень автоматизации при работе с документами;
снизятся затраты, которые связаны с командирванием.
В свою очередь, работники будут удовлетворены в своей потребности:
быстрого доступа к нужной информации;
быстрого доступа к нужным ресурсам;
простая процедура для согласования заявок;
простая процедура для согласования документов;
быстрое получение информации о поставленных задачах;
быстрое получение информации от руководителя;
минимальное количество командировок.
Конечно, у электронного документооборота есть и свои минусы: в
первую очередь это достаточно дорогое по стоимости программное
обеспечение; также затраты буду как на обучение сотрудников, так и на
53
оцифровку уже имеющихся документов. Так же затраты понесутся и на
последующее поддержание системы, так как постоянные изменения в
законодательстве повлекут за собой обновления.
Выводы по главе 3
На основании проведенного анализа кадрового документооборота
КГБПОУ «ЗТПТиС» и обнаруженных недостатков, для техникума
целесообразно рекомендовать:
1. Внести изменения в обработку поступающих документов.
2. Внедрить автоматизированную систему документационного
обеспечения.
3. Необходимо сократить количество внутренних документов.
4. Необходимо приступить к созданию архива.
При введении автоматизации улучшится не только качество работы, но
и сократятся время обработки документов. Организация станет полностью
управляемой и процесс управления становится полностью прозрачным.
Основой управления любой организацией на сегодня является работа с
управленческой документацией. Качество такой документации обеспечивает
осуществление организационно-распорядительной деятельности, которая
является важным фактором, который, в свою очередь, определяет саму
возможность и эффективность процесса управления.
Работа с документами является важным аспектом деятельности любой
организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих
функций, также в документах определяются планы деятельности
предприятия, фиксируются отчетные и учетные показатели.