8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ................................. 11
1.1 Понятие и значение кадрового документооборота ...................................... 11
1.2 Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации ......................................................................................................... 19
1.3 Организация кадровой деятельности ............................................................. 21
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ
ЛЕСНИЧЕСТВО» ...................................................................................................... 37
2.1. Анализ деятельности организации ................................................................ 37
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров ........................................... 41
2.3. Анализ кадрового документооборота организации .................................... 48
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМ ЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» .......................................................... 56
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ............................................................................................................ 56
3.2. Оценка предложенных рекомендаций .......................................................... 66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ...................................................... 79
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 82
9
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. Грамотное ведение кадрового делопроизводства
минимизирует количество претензий при проверках и обеспечивает
своевременное оформление всех документов, сопровождающих трудовую
деятельность сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все
документы, связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации,
учетом рабочего времени и расчетами с работниками. Основным документом,
который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело,
делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ. Но и в
трудовом законодательстве не всегда четко и однозначно прописаны эти
регламенты.
Одним из широких вопросов остается проблема установления
подлинности и авторства документов. В электронных документах подпись
исполнителя или ответственного лица заменяется электронной подписью. И
если подделать подпись на бумаге непростая задача, то с электронной
подписью дело обстоит совершенно иначе. В отличии от «живой» подписи,
электронная подпись (ЭП) отчуждаема от своего владельца.
Большую роль в современной деятельности документооборота играют
такие справочные правовые системы как Косультант Плюс и Гарант. Данные
программы предоставляет широкие и удобные возможности для поиска,
анализа и применения правовой информации. Таким образом, информационные
технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, в современном этапе
развития, являются актуальной темой в сфере развития документооборота.
Поэтому внедрение современных информационных технологий в сферу
развития документооборота позволит обеспечить доступность и качество
исполнения документа.
Любое использование материалов допускается только при наличии
гиперссылки.
10
По теме исследования изучены труды таких авторов, как В.И. Андреевой,
И.Ю. Андроповой, И.Н. Богатой, М.И. Басакова, Т.А. Быковой, М. В.
Кузнецовой и др.
Цель работы – исследовать организацию кадрового документооборота на
примере КГБУ «Казачинское лесничество».
Задачи:
- рассмотреть теоретико-методологические требования к организации
кадрового документооборота ;
- провести анализ и оценку организации кадрового документооборота на
примере КГБУ «Казачинское лесничество»;
- описать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации КГБУ «Казачинское
лесничество».
Объект исследования – КГБУ «Казачинское лесничество».
Предмет исследования – организация кадрового документооборота.
Методы исследования – анализ, обобщение полученной информации.
Теоретическая значимость работы заключается в исследовании
требований к организации кадрового документооборота.
Практическая значимость работы заключается в анализе и оценке
организации кадрового документооборота на примере КГБУ «Казачинское
лесничество».
Научная новизна исследования заключается в разработке рекомендаций
по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере
организации КГБУ «Казачинское лесничество».
Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка
литературы, приложений.
11
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение кадрового документооборота
Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с
даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения;
2) суммарное количество внутренних, исходящих и входящих документов
организации за некоторый период времени
1
.
Документооборот делится на централизованный и документооборот
уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот
включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В
документооборот уровня структурного подразделения включены документы,
учитываемые только в структурных подразделениях.
Документооборот является деятельностью по организации передвижения
документов в организации от момента их получения или создания до окончания
выполнения: направления в архив или отправки из организации.
Документооборот - это передвижение документов с момента их
получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело
2
.
Различают три главных потока документации:
1) документы, которые создаются в организации и используются в
управленческом процессе работниками организации (внутренние);
2) документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
3) документы, которые поступают из других организаций (входящие).
Документооборот – это, прежде всего механизм поддержки системы
управления организацией.
3
Отсюда происходит и другой определяющий
1
Стандарты профессиональной деятельности в области кадрового менеджмента / Нац. союз кадровиков //
Муницип. служба. – 2017. – № 1. – С. 84.
2
Соколова, О. Н. Документационное обеспечение управления в организации : учеб. пособие / О. Н. Соколова,
Т. А. Акимочкина. – 2-е изд., стер. – М. : КНОРУС, 2018. – С.45.
3
Сокова, А.Н. Разработка концепции документационного обеспе¬чения управления / А. Н. Сокова //
Использование принципов Единой государ-ственной системы документационного обеспечения управления в
работе с управленческими документами и обеспечении их сохран¬ности в ведомственных архивах. - СПб:
Питер, 2019. - С. 123.
12
документооборот термин - документационное обеспечение управления (ДОУ).
ДОУ - совокупность процедур документооборота, обеспечивающих
надлежащее функционирование системы управления организацией. От того,
насколько эффективна система ДОУ организации, настолько эффективна и
система управления.
В классическом представлении документооборот является теми
информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация
взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами,
иными хозяйствующими субъектами), с другой, - с помощью документооборота
организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее
взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными
подразделениями, отдельными работниками (рисунок 1).
Рисунок 1 – Схема документооборота
Такой вид документооборота характерен для любой современной
организации вследствие того, что процессы управления в современных
организациях методологически одинаковы, типичны. Вследствие этого такой
документооборот также называют общим, тем самым выделяя его из более
специфических, частных видов документооборота, выполняющих те или иные
13
функции в четко определенных видах документоориентированной
деятельности.
Таким образом, основными функциями документооборота являются:
- коммуникативная (обеспечение информационного внутреннего и
внешнего взаимодействия);
- директивная (обеспечение прямого управления путем постановки задач
и контроля их исполнения).
Как было отмечено ранее, общий документооборот характерен для всех
современных организаций. Происходит это, прежде всего, вследствие
единообразия и унифицированности применяемой в них модели управления.
Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов
документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и
обеспечивающим документооборотом
4
.
И если первые два типа процедур документооборота были рассмотрены
ранее, то обеспечивающие процедуры – это, прежде всего, процедуры
объединения документов в дела в соответствии с индексооборазующим
классификатором (номенклатурой дел) и управление нормативно-справочной
информацией (рисунок 2).
Рисунок 2 – Общий документооборот
4
Сокова, А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: основные проблемы. Аналитический обзор /
А. Н. Сокова. - М.: Зарубежиздат, 2018. – С.85.
14
Здесь необходимо сделать небольшое терминологическое отступление,
касающееся понятия процедуры. Фактически это понятие полностью
тождественно понятию процесса, а касательно темы нашего рассмотрения -
документоориентированного процесса. Однако происходят эти термины из
различных областей: процедура - термин, пришедший из делопроизводства, а
процесс - из теории управления (менеджмента). Употребление этих терминов в
нашем случае полностью равнозначно. Выбор непосредственного термина
осуществляется скорее из удобства прочтения и восприятия материала.
Таким образом, обеспечивающие процессы документооборота
предназначены прежде всего для выполнения функций поддержки процедур
документооборота также, как сам документооборот предназначен для
выполнения функций поддержки отдельных процессов менеджмента и
организационного взаимодействия.
Рассмотрение документооборота в терминологии теории управления
неслучайно: именно представляя процедуры работы с документацией с точки
зрения процессного подхода к управлению, а потоки документов организации
как потоки информационного обмена появился самый эффективный на
сегодняшний день подход в работе с электронной документацией -
автоматизация документоориентированных процедур посредством потоков
работ (WorkFlow) с документами.
5
Документооборот и автоматизирующие его информационные системы за
исключением разве что систем архивных оперируют документом как
центральной сущностью всей системы. Что же такое документ? Определений
этому термину дано множество: и государственные стандарты, и федеральное
законодательство сходятся при этом в следующем: »Документ - однозначно
идентифицируемая информация, зафиксированная на носителе».
5
Санкина, Л. В. Должностная инструкция в современных организациях / Л. В. Санкина // Справочник
кадровика. - 2016. - № 7. - С. 66.
15
Таким образом, документом является и лист бумаги (носитель) с текстом
письма (информация), и проставленным регистрационным номером
(идентификатор). Также документом является номерной компакт-диск и даже
музейная глиняная табличка с присвоенным ей номером единицы хранения.
Однако, в этом случае с документом может работать только человек, ну
или система электронного документооборота, которая, обладая механизмами
искусственного интеллекта, сможет обеспечить понимание машиной смысла
документа, что в настоящее время и в ближайшем будущем нереализуемо.
Тем не менее, существует иной подход, позволяющий качественно
производить машинную обработку электронной документации - это добавление
документу новых признаков-атрибутов, так называемых метаданных,
происходящих из текста и смысла документа и позволяющих производить его
машинную обработку. Причем добавление метаданных - процесс
интеллектуальный и проводится в большей степени человеком-оператором
системы электронного документооборота, тогда как обработка с
использованием метаданных - чисто машинная прерогатива (рисунок 3).
Рисунок 3 – Система электронного документооборота
Таким образом, система электронного документооборота сможет, к
примеру, искать какую-либо текстовую информацию в документе, хотя на
самом деле поиск производится по одному из атрибутов-метаданных
электронного документа - текстовому контенту документа. Также система
будет «знать» и регистрационный номер и дату регистрации и имя
16
подписавшего его должностного лица и многое-многое другое, то может быть
востребовано при машинной обработке документов организации.
Кроме того, одним из метаданных документа обычно является признак
его принадлежности какому-либо делу организации, что позволяет производить
быстрый учет документации, исключить ее утрату и обеспечить быструю и в
надлежащем порядке сдачу документации в архив организации, при этом
единица учета укрупняется до дела как совокупности архивных документов.
6
Таким образом, инструменты реализованы абсолютно во всех
современных системах электронного документооборота, с ними могут работать
в любой организации. Прежде всего, потому, что процедура управленческого
согласования позволяет разделить проект документа по компетенциям
заинтересованных экспертов, что позволяет последним выразит свое согласие
или потребовать доработки документа в той части, которая находится в их
компетенции (рисунок 4).
Рисунок 4 – Управление кадровым документооборотом
Согласование и утверждение, являясь процедурами чисто
управленческими, хотя и документоориентированными, реализуются в любой
современной СЭД на самом высоком уровне, что позволяет исключить
ненадлежащую работу с документацией и тем самым повысить качество
управления организацией.
6
Санкина, Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса / Л. В. Санкина //
Делопроизводство. - 2016. - № 1. - С. 17.
17
Утверждение документа, в отдельных процессах называемое
подписанием, является процессом легализации, т.е. придания юридической
значимости проекту документа, которую производит должностное лицо - ее
исполнительный орган, наделенный соответствующими полномочиями. В связи
с этим появляется вопрос, на каком именно этапе процедуры работы с
документом он теряет статус проекта: до утверждения (подписания) или после
него. Ответ на этот вопрос скрыт в определении документа и демонстрирует
двойственность документа: проект документа становится документом не после
его подписания, а после совершенно независимой от подписания процедуры -
регистрации, при которой проекту присваивается номер, появляется
возможность документ идентифицировать, таким образом, все признаки
документа оказываются соблюдены. Юридическая же значимость может быть
придана и проекту документа, таковой может быть, к примеру, доверенность
без номера, но подписанная руководителем: она является правомочной и
действительной, однако при этом не является документом. Сходная ситуация
наблюдается при проставлении резолюции на входящем документе. Сама по
себе резолюция документом не является несмотря на наличие подписи
руководителя и имеющуюся распорядительною функцию.
Кроме общего документооборота, который присущ всем организациям
вне зависимости от размеров и форм собственности существует еще большая
группа систем документооборота, предназначенная для поддержания
отдельных видов деятельности, которые могут, как составлять неотъемлемую
часть ландшафта процессов организации, так и полностью отсутствовать.
Детально останавливаться на всем многообразии систем частного
документооборота не имеет смысла, остановлюсь на перечислении отдельных
из них
7
:
- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
7
Пахомов Е. В. Исследование документооборота предприятия с использованием методологии структурного
анализа и проектирования // Известия ТРТУ. Тематический выпуск «Актуальные проблемы экономики,
менеджмента и права». – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2018. – № 4 . – С. 11.