28
Унифицированной формы не установлено, но в каждом конкретном
случае требуется учитывать свои моменты.
Обязательно в тексте указывается пункт трудового договора,
содержащего должность работника и изложение его в новой редакции.
Прописывается должность, на которую он переводится и дата, с которой это
изменение будет действовать.
Работодатель вправе пересматривать оклады сотрудников, увеличивая их
на процент инфляции, доплаты до МРОТ или устанавливать свои нормы
индексации. Такие изменения являются основанием для составления
дополнительного соглашения. Ознакомление работников является
обязательным.
В некоторых случаях может применяться уменьшение рабочего времени,
в связи с этим снизится зарплата на 0.5 ставки.
В дополнительном соглашении указывается должность, которая будет
выступать в качестве совмещения, дополнительные должностные обязанности,
продолжительность совмещения и размер оплаты за дополнительную работу.
Указывается возможность досрочного прекращения режима совмещения по
инициативе работника. Оформляется только с согласия обеих сторон.
Прописываются основания для продления, а также срок, на который это
сделать необходимо. Следует учитывать, что при суммировании срока по
основному договору и дополнительному соглашению он может превысить пять
лет, что автоматически признает трудовой договор бессрочным.
В соглашение необходимо включить требование представить
медицинскую справку о подтверждении беременности, если продление
договора связано с ней.
Изменение условий труда на рабочем месте также становится основанием
для внесения корректировки в трудовой договор. Такое изменение
29
подтверждается, в том числе, результатами СОУТ. В итоге потребуется
составить дополнительное соглашение, если
16
:
- в момент заключения договора условия были признаны
допустимыми или оптимальными, но по результатам последующей аттестации
оценены, как вредные или опасные;
- в ситуации прямо противоположной, когда вредность или опасность
условий труда не была подтверждена последующей СОУТ.
В первом случае, когда следующая спец.оценка признала, что рабочие
условия стали вредными или опасными, работодатель обязан предоставить
работнику компенсации и гарантии в соответствии с трудовым
законодательством. Второй вариант лишает работника таких привилегий.
В любом из указанных случаев работодатель обязан известить персонал
об изменении условий труда, которые зафиксированы СОУТ, подготовить
дополнительное соглашение к трудовому договору и подписать его
работником.
Составляется документ кадровой службой при необходимости внесения
изменений в трудовой договор. Предварительно новые условия согласуются с
работником. В ряде случаев, например, при переводе на другую должность, на
основании доп. соглашения издается приказ, а затем вносятся новые данные в
личную карточку и трудовую книжку сотрудника.
Рекомендуется подкреплять приказом и иные существенные трудовые
изменения. Так, при изменении условий оплаты труда или режима работы, он
станет для бухгалтерии основанием для расчета заработной платы, а для
кадровика – ведения табельного учета.
Следует учитывать, что инициатором изменения договора может быть не
только работодатель, но и сам работник. Дополнительное соглашение в этом
случае составляется на основании его заявления и согласия работодателя.
16
Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие / Т.А.
Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. – С.74..
30
Процедура оформления является обязательной для всех работодателей.
При ее нарушении это влечет следующие меры:
- при нарушении порядка изменения существенных условий ТД
работодатель привлекается к административной ответственности согласно ч.
1,2 ст. 5.27 КоАП;
- при ненадлежащем оформлении документа налагается
административная ответственность в соответствии с ч. 4,5 ст. 5.27 КоАП;
- при увольнении работника, который отказался подписывать
допсоглашение по причине того, что не был извещен об изменениях труда
организационного или технологического характера в установленный законом
срок, увольнение может быть признано незаконным. Тогда работодатель обязан
восстановить работника и произвести ему все полагающиеся при этом выплаты.
В большинстве случаев согласие работника является обязательным
условием составления доп. соглашения (приложение 1). Исключением является
изменение существенных условий труда (кроме трудовых функций),
обусловленное изменением организационных или технологических условий
труда. К ним, например, относятся изменения
17
:
- наименования структурного подразделения;
- в технике и технологии производства;
- улучшающие условия труда.
В этом случае процесс происходит в одностороннем порядке, что следует
из норм ч.1 ст.74 ТК.
Все работники, чьи существенные условия труда подлежат изменениям,
должны быть письменно извещены. Трудовое законодательство устанавливает
минимальные сроки:
- не позднее, чем за два месяца до нововведений для юридического
лица;
- не позднее, чем за 14 календарных дней для физических лиц;
17
Давыдова, Э.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова. - М.: Мн:
ТетраСистемс; Издание 9-е, 2016. – С.45.
31
- не позднее 7 календарных дней для религиозных организаций.
Уведомление может быть в форме письменного извещения или приказа
по организации, с которым знакомят работников под роспись. В документе
обязательно отражается причина и характер грядущих изменений.
Рекомендуется все же использовать отдельные уведомления во избежание
трудовых споров.
Двухмесячный срок дается работнику, чтобы он либо согласился на
предложенные новые условия, либо имел возможность подыскать другую
работу.
Законодательство не устанавливает строгой формы уведомления, но
требует обязательно оформить его письменно. Работодатель может
самостоятельно разработать документ, но с соблюдением обязательных
реквизитов. В документе должны присутствовать
18
:
- сведения о причинах изменений;
- характер предстоящих изменений;
- дата составления документа (с этого момента пойдет отсчет срока,
по истечении которого изменения вступают в силу).
Целесообразно в уведомлении указать срок, который отводится
работнику на принятие решения по поводу работы в новых условиях.
Уведомление должно содержать:
- наименование документа (уведомление);
- от кого и кому направляется документ;
- дата и номер;
- причина и характер изменений;
- дата, с которой изменения начнут действовать;
- подпись ответственного лица.
Работнику может быть предложена иная работа в случае его отказа от
предложенных изменений. Любая вакантная ставка в организации обязательна
18
Кузнецова, М.В. Инструкция по делопроизводству: порядок составления / М. В. Кузнецова // Секретарское
дело. - 2014. - № 2. - С. 8.
32
к рассмотрению. В тексте уведомления также прописывается вариант
увольнения, если работник не готов работать далее в новых условиях, либо его
не устраивают имеющиеся вакантные места.
Трудовой кодекс по поводу извещения не настаивает на выдаче
документа под роспись работника, но практика показывает, что именно так
работодатель сможет доказать, что известил работника вовремя. Поэтому он
составляется в двух экземплярах, один из которых за подписью гражданина
хранится в отделе кадров, а второй – у него на руках.
При отказе работника ставить в уведомлении свою подпись работодатель
может составить соответствующий акт, что и станет доказательством при
возникновении трудовых споров.
Решение по поводу предстоящих изменений может быть разработано
работодателем и использоваться в своем документообороте. Этот шаблон
может быть рекомендован работнику, который составит соответствующее
заявление.
Может быть несколько вариантов решения: согласие продолжить работу
в новых условиях.
Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в
котором указываются новые параметры. Кадровая служба оформляет приказ,
который становится окончанием процедуры изменений условий соглашения
между работником и администрацией организации.
Отказ от работы в измененных условиях, но согласие на перевод на
другую работу в организации.
При наличии вакантных мест работы работодатель обязан их предложить
и указать списком в уведомлении. Это могут быть даже должности ниже
занимаемой на данный момент и с меньшим окладом, условием является
возможность выполнения работы с учетом состояния здоровья и
квалификационное соответствие.
Перевод осуществляется при письменном согласии работника с
оформлением дополнительного соглашения к договору и приказа руководителя
33
организации о переводе (ст.72.1 ТК). Затем кадровая служба вносит записи в
личную карточку работника и трудовую книжку.
Работник вправе принять решение об отказе от нововведений, а также
предложенных вакансий. Тогда трудовой договор подлежит расторжению на
основании п.7. ч.1. ст.77 ТК. Происходит это на основании приказа по
организации с полным расчетом за отработанный период, компенсацией за
неиспользованный отпуск и выходным пособием.
Вопрос совмещения регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса.
Именно в ней указываются дополнительные трудовые обязанности, которые
работник выполняет в течение рабочего времени:
- по той же профессии, связанные с расширением зон обслуживания
и (или) увеличение объема работ (выполнение работы в одном подразделении);
- по той же или другой профессии за временно отсутствующего
работника, например, за декретницу.
Совмещение обязательно связано с параллельным исполнением основной
работы и дополнительных обязанностей в пределах рабочей смены. Для
рабочих специальностей используется термин «совмещение профессий», для
специалистов и служащих – «совмещение должностей».
Соблюдаются обязательные моменты
19
:
- получение согласия от самого работника;
- оформление документально (к трудовому договору приобщается
дополнительное соглашение, где прописываются все условия совмещения);
- наличие приказа.
Следует отметить, что в одной организации может использоваться также
внутреннее совместительство, которое значительно отличается от совмещения
профессий или должностей.
Различия внутреннего совместительства в следующем:
- происходит по отдельному трудовому соглашению;
19
Кибанов А. Я., Родкина Т. А. Типовые формы регламентов управленческой деятельности // Кадровик.
Кадровый менеджмент. – 2015. – № 7. – С. 14.
34
- осуществляется за пределами основного рабочего времени.
Для кадровой службы и бухгалтерии это существенно, поскольку
различаются ведение табелей и расчеты по заработной плате, больничных,
отпусков и прочих выплат, связанных с расчетами из среднего заработка.
Наличие приказа на совмещение является обязательным элементом
оформления дополнительной работы для сотрудника. Этот кадровый документ
составляется только после получения письменного согласия работника и
подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.
Соответственно, издание приказа – последнее звено для того, чтобы сотрудник
смог приступить к совмещению официально. Основанием же для него является
дополнительное соглашение.
Официального бланка и унифицированной формы распоряжения,
законодательно не установлено. Некоторые кадровики применяют форму КП-
152, но ее необходимо утвердить внутренними нормативными актами.
Аналогично можно поступить и с любым другим бланком приказа,
который допустимо разработать для конкретной организации.
В тексте документа обязательно должно присутствовать
20
:
- наименование (приказ о совмещении должностей);
- дата и место издания документа;
- ссылка на трудовое законодательство, позволяющему применять
совмещение;
- период, в течение которого работник будет выполнять
дополнительную работу;
- должность и ФИО сотрудника полностью;
- реквизиты трудового договора;
- должность или профессия, по которой будет осуществляться
совмещение;
- характеристика и объем дополнительной работы;
20
Кондакова Н. В. Учёт объёма документооборота организации // Кадровик. Управление персоналом. – 2018. –
№ 1. – С. 54.
35
- установление доплаты за совмещение в размере, который тоже
закрепляется приказом (это может быть фиксированная сумма либо размер
процента от оклада замещаемой должности).
Обязательно указывается ссылка на согласие работника. Заверяется
приказ руководителем организации и согласовывается с главным бухгалтером,
поскольку упоминается дополнительная оплата за увеличения объема работы.
Работника знакомят с приказом, где он ставит личную подпись.
В большинстве случаев дополнительная работа связана с теми же
обязанностями, которые работник исполняет в основное рабочее время.
Совмещение – это временная мера, которая необходима для продолжения
рабочего процесса и узаконивания оплаты за дополнительный объем работы.
Удобство для организации такой формы трудовых отношений связано с
отсутствием необходимости принимать на время нового работника, обучать
его, а также оформлять все необходимые кадровые документы.
Размер платы за увеличение работы устанавливается в приказе по
соглашению сторон (ст. 151 ТК). Учет фактически отработанного по
совмещению времени должен отражаться в табеле.
Обязательно в распоряжении указывается срок начала и окончания
совмещения. Эти же даты должны быть прописаны в согласии работника и
дополнительном соглашении. Допустимо не ограничивать режим
дополнительной нагрузки конечной датой, тогда его прекращение будет
происходить по заявлению работника или инициативе работодателя в
установленном законодательством порядке.
Ознакомление с приказом необходимо в соответствии с требованиями
трудового законодательства и должно происходить в первые 3 дня от даты
установления режима совмещения.
Копия распоряжения передается в бухгалтерию, которая на его основании
будет производить расчет заработной платы и доплаты за совмещение.
36
Все приказы по личному составу должны храниться в организации в
течение 75 лет. Запись в трудовой книжке работника о дополнительной
нагрузке не производится.
Законодательство устанавливает порядок применения режима
совмещения, но не дает понятия о временном исполнении обязанностей. В
статье рассматриваются нормы его установления:
- в рамках рабочей смены (за пределами рабочего времени
применяется режим совместительства);
- с письменного согласия;
- с установлением сроков, объемов и содержания дополнительной
работы;
- возможность отказаться от режима совмещения в любое время;
- оформление на основании приказа по организации и составлением
дополнительного соглашения к трудовому контракту.
Такие же условия распространяются на замещение руководящих лиц
компании. Но назначается на эту должность работник на основании
распоряжения вышестоящей структуры.
Вывод по главе
Таким образом, в главе рассмотрены понятие и значение кадрового
документооборота, проанализирована нормативно-информационная
характеристика и классификация кадровой документации, описана организация
кадровой деятельности.
37
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ
ЛЕСНИЧЕСТВО»
2.1. Анализ деятельности организации
Кгбу «Казачинское лесничество». Краевое государственное бюджетное
учреждение «Казачинское лесничество» расположено по адресу: Красноярский
край, Казачинский р-н, , Казачинское с, Лыкова ул, 42.
Основной вид деятельности - предоставление услуг в области
лесоводства и лесозаготовок (02.40).
Отдел кадров реализует работу по:
- подбору персонала;
- управлению сотрудниками;
- мотивации персонала;
- обучению персонала;
- оценке деятельности сотрудников;
- реализация деятельности сотрудников.
Можем выделить основные аспекты, служащие обеспечению
эффективности работы и отбора кадров:
1) формирование и понимание целей предприятия;
2) организация структуры эффективного управления, которое
позволяет предоставить достижение цели;
3) кадровое планирование, исходящее от поставленных целей на
предприятии.
Система управления персоналом в КГБУ «Казачинское лесничество» –
это система, реализующая функции управления персоналом организации в
сфере машиностроения. В систему управления персоналом КГБУ «Казачинское
лесничество» входит подсистема линейного и общего руководства.
Структура линейного управления персоналом осуществляет управление
всей компанией. Разработка стратегии управления персоналом в КГБУ