58
данном случае на отдел логистики возлагается функция межорганизационной
координации, то есть согласование деяний всех ЗЛС, уничтожение
появившихся и предупреждение вероятных конфликтных обстановок между
компаниями в сформированной ЛС.
В связи с вышеизложенным межорганизационную логистическую
координацию можно определить как согласование действий компании
(«хозяина» логистического процесса), генпоставщиков, покупателей и
логистических посредников для достижения целей ЛС.
Обычная организация управления состоит из обособленных
подразделений, к примеру, отдела снабжения (службы закупок),
производственно-технического отдела, финансового отдела, отдела
менеджмента, службы продаж и так далее.
В данных подразделениях присутствует своя «система ценностей»,
характеризуемая локальными целями. Вследствие расхождений в локальных
целях меж подразделениями компании часто проявляются инциденты
интересов. Почти все инциденты соединены с параметрами, напрямую
относящимися к логистике, к примеру, значения припасов, логистические
потери, бюджет, размеры производства, перечень продукции, характеристики и
свойства потребительского сервиса, длительность логистических циклов и так
далее. Так же инциденты появляются в связи с присутствием перекрестных
функций, по определению имеющих отношение к логистическим, хотя
прикрепленных за иными подразделениями компании.
Даже при наличии службы логистики в фирме далеко не всегда,
получается, преодолеть образующиеся инциденты на базе интегрированного
логистического подхода. Почти всегда данное связано с тем, что высочайшее
управление не делегировало службе логистики фирмы возможности для
межфункциональной логистической координации. Нередко высший персонал
не владеет особыми познаниями и способностями для верного урегулирования
межфункциональных конфликтных обстановок.
59
В результате этих столкновений стратегические цели компании могут
отклониться. Огромное значение имеет способность менеджмента компании
выявлять расхождения интересов и налаживать взаимодействие для их
преодоления и избегания.
Межфункциональная логистическая координация — согласование
деятельности подразделений фирмы по параметрам конфликтов, относящихся к
логистике или перекрестным функциям, при планировании и управлении
деятельностью фирмы.
Переход от управления отдельными функциями, к интегрированному
управлению логистическими действиями связан с нарушением
многофункциональных границ работы разных служб фирмы, посему чреват
появлением суровых организационных инцидентов. Служба логистики обязана
эффективно управлять этими столкновениями интересов, а также теми
конфликтными обстановками, которые «обычно» появляются вследствие
противоречивости целей и интересов разных подразделений организации.
При формировании принципиальной схемы управления деятельностью
организации КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» необходимо:
- создание органической структуры управления;
- формирование групп взаимодействия;
- усиление отделов по взаимодействию;
- формирование функциональных связей в рамках групп.
Эффективность повышения управления деятельности персонала КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» будет выражена в следующем:
- своевременное информирование в управлении деятельности персонала
КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»;
- оперативность решения вопросов;
- повышение открытости в управления деятельности КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»;
- рост удовлетворенности сотрудников.
60
В целях оптимизации информационного процесса управления
деятельностью сотрудников КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
необходимо использовать практику размещений ежеквартальных отчетов по
результатам деятельности.
Подводя итог вышесказанному, необходимо отметить, что
организационная структура управления должна иметь четко выраженную
эффективность, быть гибкой, что будет стимулировать стратегическое развитие
предприятия.
Организация работы с документами, несомненно, является необходимым
и важным элементом процесса в системе государственного управления и
принятия управленческих решений, значительно влияющим на эффективность
и продуктивность управления.
Согласно ГОСТу Р 51141-98 термины «документационное обеспечение
управления» и «делопроизводство» могут использоваться как синонимы, тем
не менее, между ними есть определенные различия. Термин
«делопроизводство» используется для описания организационной стороны
работы компании и связан с традиционными способами обращения с
документами, а «документационное обеспечение управления» используется
больше, когда речь идет об информационно-технологической составляющей в
современной организации делопроизводства. Его лучше употреблять, когда
речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. ДОУ включает
в себя не только операции по созданию документов и организации работы с
ними, но и их хранению как текущему, так и долгосрочному.
Принятие управленческого решения в системе государственного
управления связано с получением информации, ее обработкой, анализом,
подготовкой и собственно самим принятием решения. Данный процесс тесным
образом связан с ДОУ.
Для достижения желаемого экономического эффекта важным фактором
является качество информации, ее сложность, стоимость, оперативность
получения и обработки. И если в организации нет четко налаженного процесса
61
работы с документами, то в результате страдает управление компанией, ведь
оно зависит от скорости, качества и достоверности информации, отраженной в
документах.
Можно выделить три основные задачи, которые решает
документационное обеспечение в системе государственного управления.
Первая задача заключается в документировании, а именно, в составлении,
оформлении согласовании и изготовлении документов. Вторая задача
заключается в организации работы с документами в процессе осуществления
управления. И третья задача заключается в систематизации архива документов.
Для организации ДОУ создается специальная служба, которая имеет
права самостоятельного структурного подразделения. Данная служба должна
решать несколько основных комплексов задач. Она должна обеспечить
документирование управленческой деятельности, организовать работу с
документами в учреждении и постоянно совершенствовать методы работы с
документами и их формы. В соответствии с этим можно определить функции
службы ДОУ. Она занимается разработкой, оформлением и изготовлением
бланков; обеспечивает тиражирование и копирование документов; а также
контролирует качество подготовки и проектирования всех бланков, бумаг и
документов, соблюдая при этом все установленные этапы их согласования и
заверения.
Для грамотной организации работы с документами необходимо
выполнить ряд важных функций, решающих вышеупомянутые задачи. Во-
первых, необходимо чтобы был установлен единый порядок документооборота
в компании. Во-вторых, должна быть организована сопроводительная
обработка входящих и исходящих документов, при этом следует
регистрировать и вести учет внешнего и внутреннего потока документов. В-
третьих, необходимо обеспечить контроль над исполнением документов. И
последнее, но не менее важное, необходимо организовать хранение и
использование документов, их систематизацию, а также организовать работу с
обращениями граждан.
62
На рынке современного программного обеспечения для управления
документами в системе государственного управления представлено достаточно
много систем, которые позиционируются, как предназначенные для
государственных организаций. Среди них присутствуют как решения-
надстройки на известных платформах, таких как Lotus Notes, Share Point, 1C,
так и самостоятельные разработки – Дело, БОСС Референт, Docs Vision,
FossDoc и другие.
На сегодняшний день существует ряд оптимальных СЭД:
1) Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации
(электронные архивы).
2) Системы с развитыми системами workflow.
3) Системы, ориентированные на поддержку управления организацией.
4) Системы, ориентированные на поддержку совместной работы.
5) Системы с развитыми дополнительными сервисами.
Система ЕВФРАТ обладает такими возможностями как:
- Использование сканера распознавания (Cuneiform);
- Поиск текста по содержимому документов;
- Поиск текста по реквизитам;
- Морфологический анализ документов.
Основу системы ДЕЛО составляют:
- Система понятий предметной области;
- Информационная модель делопроизводства;
- Функциональная модель делопроизводства;
- Технология проектирования заказных версий системы.
Система электронного документооборота БОСС-Референт разработана
компанией Ай-Ти на основе базы ПО Lotus Notes. С помощью БОСС-Референта
осуществляются:
- Централизованное хранение документов;
- Поиск документов;
- Пересылка документов любых форматов;
63
- Разграничение прав доступа к документам.
Рассмотрим, какие общие требования предъявляются к данным
продуктам для работы в госорганах.
Когда говорят о документообороте в госорганах предполагают прежде
всего, что Система работает в достаточно крупной (ориентировочно 100
пользователей и более) организации или ее подразделении с устоявшимися
регламентами работы с документами на основе классического
делопроизводства. Т.е. достаточно большая часть задач СЭД в госучреждении
посвящена обычным канцелярским вопросам: заполнение регистрационно-
контрольных карточек; прием и обработка входящей почты; формирование и
отправка исходящей корреспонденции; обработка служебных записок и
организационно-распорядительной документации; прием и реагирование на
жалобы и обращений граждан; реализация контроля над исполнением
документов и пр.
В отличие от коммерческих структур, где существенный аспект
документооборота – быстрая адаптация бизнес-процессов под постоянно
изменяющиеся условия на рынке, для государственного органа важна полнота
охвата всех поддерживаемых в учреждении процедур делопроизводства и
документирования процессов. Ниже будут перечислены все значимые,
требования для систем электронного документооборота, которые стоит
анализировать при оценке возможности внедрения того или иного
программного решения в государственных структурах.
Информационная безопасность - это одно из главных требований к СЭД
для госструктур, обусловленное самой спецификой их деятельности, когда
хранящиеся документы могут представлять государственную тайну или
информацию различной степени закрытости.
34
В связи с этим можно выделить такие подзадачи, которые должна
решать СЭД:
34
Кузнецова Т. В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. – 2017. – № 3. – С. 12.
64
1. Надежная идентификация и аутентификация пользователей.
Использование средств электронно-цифровой подписи для подтверждения
аутентичности действий пользователей.
2. Защищенный протокол связи между приложениями.
3. Интеграция с хорошо зарекомендовавшими службами каталогов на
уровне ОС, например, Active Directory.
Организация различных уровней доступа к данным для пользователей и
групп пользователей. «Тонкая» настройка отдельных прав доступа (чтение,
редактирование, удаление и т.п.) к документам и их папкам.
Делегирование прав доступа сотрудников от одного лица другому.
2. Хранилище документов и почтовый сервис
Централизованным хранением документов и писем на практике часто и
ограничивается использование документооборота на государственном
предприятии, т.е. в этом случае СЭД представляется как объединение
почтового клиента и хранилища документов на базе данных.
Таким образом, представляются важными следующие требования:
1. Минимальная зависимость скорости работы с документами от их
количества в базе данных и числа одновременно работающих в системе
пользователей.
2. Мощный поисковый сервис: по полям (реквизитам) документов,
полнотекстовый поиск (по вложенным файлам).
3. Наличие встроенного почтового сервера на домене организации.
4. Возможность архивации документов и писем с быстрым
извлечением из архива (поиск, чтение).
5. Высокая устойчивость хранилища к сбоям базы данных.
6. Возможность резервного копирования и быстрой репликации
данных.
Коллективная работа сотрудников. Если на предприятии
документооборот используется не только для хранения документов, но и для
реализации бизнес-процессов, связанных с их исполнением, то СЭД, таким
65
образом, становится средой для организации коллективной работы
сотрудников. В крупных организациях разветвленной структуры с
устоявшимися регламентами делопроизводства важными будут следующие
требования:
1. Поддержка работы с различными типами документов,
используемых в современном делопроизводстве (входящие, исходящие,
служебные, приказы и т.д.), возможность визуального проектирования новых
типов документов и библиотек.
2. Настройка справочных (подстановочных) полей.
3. Визуальное проектирование маршрутов документов, шаблонов
маршрутов.
4. Автоматический ввод и распознавание бумажных документов
(потоковое сканирование), импорт из файлов различных форматов.
5. Поддержка создания документов из проектов и версионности
документов.
6. Отправка задач для сотрудников и отслеживание их исполнения.
7. Организация работы отделов контроля и обработки обращений
граждан.
8. Логирование действий пользователей в Системе (сервисы типа
«история» и «статистика» работы пользователей).
Требования к аппаратному и программному обеспечению. Очень часто в
государственных организациях аппаратные и программные ресурсы не
соответствуют текущему «среднему» уровню развития компьютерной техники.
Поэтому, если структура использует устаревшую технику, следует
обратить внимание на заявленные производителем СЭД ресурсные требования,
а именно:
Требования к аппаратным ресурсам и операционной системе.
Зависимость системы от сторонних продуктов. Если СЭД работает на
сторонней платформе, например, Lotus Notes или Share Point, также следует
проанализировать зависимость данных продуктов от ресурсов.
66
Аналогично следует изучить все дополнительное программное
обеспечение, которое необходимо для работы системы.
3.2. Оценка предложенных рекомендаций
Система электронного документооборота (СЭД) призвана решать
следующие основные задачи КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»:
- автоматизировать существующие процедуры документооборота,
процессы подготовки и согласования документов, а также обеспечение
эффективного контроля над их исполнением;
- перевести «бумажную» организационно-распорядительную
документацию в электронный вид и эффективно работать с ней;
- предоставить доступ к документации всем заинтересованным
лицам, осуществлять эффективный поиск документов;
- формировать необходимые подборки организационно-
распорядительной документации для руководства, персонала и различных
проверяющих органов;
- вести учет дел в архиве бумажных документов.
Услуги по разработке и внедрению систем электронного
документооборота на базе многофункциональной системы EOS for Sharepoint,
способной обеспечить полный диапазон вариантов по производительности,
масштабируемости и функциональности
35
(рисунок 13).
35
Соколова, О. Н. Документационное обеспечение управления в организации : учеб. пособие / О. Н. Соколова,
Т. А. Акимочкина. – 2-е изд., стер. – М. : КНОРУС, 2015. – С.74.
67
Рисунок 13 - Система EOS for Sharepoint
Ключевыми преимуществами системы являются:
- EOS For SharePoint – СЭД № 1 в России и СНГ на платформе MS
SharePoint;
- многолетний уникальный опыт ЭЛАР в области построения
решений по управлению большими объемами документов и внедрения СЭД;
- возможность интеграции с системой САПЕРИОН, обеспечивающая
распределенное единое хранилище неограниченного объема данных;
- соответствие нормативным требованиям в области работы с
документами;
- возможность расширения и наращивания функционала без
программирования;
- универсальность решений и технологий, готовые инструменты для
типовых задач и гибкость настроек;
- поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API,
веб-сервисы, SOAP) (рисунок 14).