18
- секретное и конфиденциальное делопроизводство;
- технический и технологический документооборот;
- документооборот системы менеджмента качества.
И многие другие. Очевидно, что систем документооборота может быть
столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие,
информационные системы, автоматизирующие частные виды
документооборота, развиваются по направлению массовости, так как такой
подход удовлетворяет обеспечивает интересы значительной части целевой
аудитории и обеспечивает максимальные продажи. К недостаткам можно
отнести сравнительно высокую конкуренцию в этом секторе рынка.
В условиях бумажного, неавтоматизированного документооборота,
документы хранятся в подразделениях, тогда как при хранении электронных
документов в СЭД документ может быть доступен лишь определенным
работника, которые получают доступ как:
- работники подразделения-исполнителя;
- исполнители ролевой функции по работе с документом.
Эти два подхода являются основными при управлении кадрового
документооборота доступом к документации, однако такой подход не
позволяет обеспечить безопасность документации, для чего используются
шифрование и электронная подпись, являющаяся в при соблюдении некоторых
условий полым аналогом подписи собственноручной. Именно этот аспект
позволяет при необходимости полностью отказаться от использования
бумажной составляющей документооборота, перейдя на документооборот
безбумажный сначала в части работы с отдельными документами, а затем и
полностью, благо законодательство в целом к этому уже практически готово.
19
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации
Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником
регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации
8
. На основании
статей Кодекса, на предприятии должен быть установлен порядок оформления
приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в
которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется
документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам
относятся:
1. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе
сотрудников);
2. Трудовые договора, заключенные предприятием с работником;
3. Трудовые книжки;
4. Личные карточки (формы Т-2);
5. Личные дела;
6. Лицевые счета по заработной плате;
Документы по личному составу являются наиболее важными
документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении
и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу следует учитывать, что
персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах
трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории
конфиденциальной информации.
2. Описание документов по личному составу
Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и
перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу
должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
8
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). СПС Консультант Плюс.
20
Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой
формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре,
визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности
которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается
руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом
проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату
ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку
в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ,
денег, документов. В расписке содержаться обязательства, которые указывают
с указанием срока возврата. Реквизиты расписки: наименование вида
документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в
себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-
либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и
стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда
делается оговорка: «составлена в присутствии свидетелей». Свидетели своими
подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом
должны быть прочеркнуты.
Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу
на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или
гражданина)
9
. Доверенность по характеру и назначению бывают двух
разновидностей:
- официальные (выдаются представителям предприятия);
- личные (выдаваемые гражданам).
Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на
совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий
от имени предприятия. В тексте доверенности указывают: должность,
паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по
9
Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И.
Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2017. – С.45.
21
доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего
доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь
номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером.
Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам
доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для
совершения однократных действий, либо на определенный срок.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение
зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение
пенсий, пособий, стипендий. Имеет следующие реквизиты: наименование
документа, дату, текст (с указанием доверителя, доверяемого лица, его
паспортных данных и вида действий по доверенности, подписи, их
расшифровку, подпись должностного лица, заверившего расписку, печать
предприятия, на котором доверитель работает, на срок проведения действий,
указанных в ней).
1.3. Организация кадровой деятельности
Отношения между работодателем и работником основаны на нормах
трудового законодательства. Они должны официально оформляться, чтобы не
возникало моментов относительно рабочего режима, оплаты труда, отпусков и
прочих. Все эти условия прописываются в трудовом договоре, он и является
доказательством достигнутых договоренностей обеими сторонами и основой
трудовой деятельности человека в конкретной организации.
Все моменты организации рабочего места, определения функций,
вознаграждения за труд, отдыха регулируются Трудовым кодексом.
Документальному оформлению перечисленных моментов отведен целый раздел
в этом законодательном акте. Если обратиться к разделу III, то можно уточнить
правила все нюансы заполнения трудового договора.
22
Требования к такому соглашению описаны в Трудовом кодексе (ст. 57) и
содержат
10
:
- параметры, которые обязательно должны присутствовать в
документе;
- условия, являющиеся дополнительными в конкретном случае;
- реквизиты обеих сторон.
Существует возможность подписать документ двух видов
11
:
- с установленной датой завершения трудовых отношений. Этот
документ называется срочным договором и подписывается на время трудовых
действий до пяти лет, если иной не установлен нормативными актами;
- на неопределенный срок, когда в тексте документа не указана
окончательная конкретная дата. В этом случае гражданин может исполнять
свои трудовые функции, пока любая из сторон не инициирует расторжение
договора.
С указанием даты завершения заключается контракт в следующих
случаях (ст. 59 ТК):
- с лицами, нанимаемыми на работы сезонного направления сроком
до двух месяцев или конкретного периода;
- при временном увеличении производства и заведомо
предусмотренным набором штата;
- при длительном отсутствии на месте работы сотрудника. Оно
сохраняется за постоянным работником на основании нормативных и иных
локальных документов;
- специалистами, направляемыми за границу;
- безработными на учете в службе занятости и направляемыми на
временные работы;
- с поступившими на альтернативную службу;
- с лицами, проходящими производственную практику, стажировку;
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). СПС Консультант
Плюс.
11
Богатая, И. Н. Делопроизводство и бухгалтерия / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. - М.: Дело, 2017. – С.74.
23
- для участия в выборном органе, работах, связанных с
деятельностью органов местного самоуправления или политической партии;
- иные случаи по закону.
Соглашение на конкретный срок вправе также заключать с лицами
12
:
- оформляющими трудовые отношения с небольшой компанией,
относящейся к субъекту малого предпринимательства;
- достигшими пенсионного возраста;
- оформляемыми на работу на предприятия, находящиеся в районах
Крайнего Севера и к ним приравненным местностям;
- принимаемыми на работу в качестве руководителя, его заместителя
или главного бухгалтера;
- обучающимися в ВУЗах на дневном отделении;
- совместителями, для которых данная организация является не
основным местом работы;
- творческих профессий;
- являющимися членами судовых экипажей.
Работодатель обязан строго придерживаться перечня, на основе которого
возможно заключение срочного контракта. Запрещено использование этой
формы договорных отношений с целью отказа от предоставления гарантий и
норм, которые несут в себе бессрочные соглашения.
Трудовой договор считается действующим с даты его подписания обеими
сторонами. Работнику необходимо приступить к своим функциональным
обязанностям с момента, установленного в документе.
Если дата не указана, то первым днем работы считается следующий за
днем подписания.
Перечислим основные параметры, которые должны содержаться в этом
документе
13
:
1. Дата заключения соглашения и место.
12
Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская. - М.: Форум, 2016. – С.74.
13
Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И.
Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2017. – С.63.
24
2. Данные каждой из сторон. Со стороны работодателя указывается
полное наименование, Ф.И.О. руководителя, основание для наделения
полномочий, ИНН организации. От лица нанимаемого работника – его Ф.И.О. с
данными удостоверения личности.
3. Обязательные реквизиты.
4. Дополнительные моменты. Необходимо заметить, что они не
должны ухудшать положение или ущемлять права сотрудника, применяться
только на основании нормативных актов. Здесь можно указать условия
испытательного срока, применения индивидуальных льгот и т.д.
К обязательным реквизитам относятся:
- место выполнения рабочих функций (если организация имеет
несколько подразделений, уточняется местонахождение конкретного филиала);
- функции, которые должен исполнять работник, и поручаемые
работы;
- сведения об оплате труда с данными об установленном окладе,
применяемых доплатах и надбавках, в том числе выплаты компенсационного
характера за тяжелый и вредный труд;
- указывается принятый в организации режим работы и отдыха или
иной, применимый для конкретного работника;
- дата, с которой работник приступает к трудовым обязанностям (для
срочных договоров потребуется уточнить основание для заключения);
- если имеет место разъезды по работе, то они оговариваются в
договоре;
- пункт относительно социального страхования работника.
Любые значительные изменения условий трудового контракта обязывают
работодателя составить дополнительное соглашение и подписать обеими
сторонами. В нем прописываются новые параметры работы. Гражданин вправе
отказаться от его подписания.
25
Работодателю запрещается применять меры воздействия для заключения
соглашения, значительно ухудшающего трудовую деятельность (к примеру,
перевода на другую работу, увеличения объемов и обязанностей).
Если работник отказывается согласовать соглашение, работодатель
обязан оставить условия прежними, если иное не установлено законом.
Рассмотрим примеры, когда законом невозможно применять прежние условия.
Сотруднику организации выдано медицинское заключение, согласно
которому ему должна быть предложена другая работа в соответствии с
состоянием здоровья. Организация обязана исполнить требования, а при отказе
гражданина от подписания дополнительного соглашения о том, что его условия
труда изменятся, – уволить по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК.
Предприятие сменило место нахождения и предлагает своим наемным
работникам подписать соглашение с указанием нового адреса работы. Отказ
повлечет за собой расторжение трудового договора по основаниям п. 9 ч. 1 ст.
77 ТК.
Соглашение всегда оформляется работодателем. Чтобы специалист
кадровой службы или иное должностное лицо, на которое возложены
обязанности по оформлению трудового договора, смог это сделать, претендент
обязан предъявить следующие документы
14
:
- гражданский паспорт;
- документ об образовании (диплом, справки, сертификаты об
окончании курсов и пр.), если для выполнения трудовых обязанностей
необходимо наличие специальных знаний, подкрепленных документально;
- трудовую книжку в случае, когда это не первое место работы, и она
была оформлена ранее;
- СНИЛС, если он имеется. При отсутствии работодатель оформляет
запрос в Пенсионный фонд на изготовление;
14
Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство. Документация / И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В.
Макарова. - М.: Academia, 2018. – С.85.
26
- ИНН (свидетельство о постановке на налоговый учет физического
лица);
- военнообязанные, а также лица призывного возраста предъявляют
документы воинского учета;
- по запросу организации иные документы, соответствующие
специфике организации, предусмотренные трудовым законодательством и
иными нормативными актами государственных структур.
Документ подписывается двусторонне в двух экземплярах. Один из них
подшивается в личное дело работника, второй передается на руки гражданину.
После издается приказ по организации о приеме на работу, с которым вновь
принятого требуется ознакомить. Делается соответствующая запись в трудовой
книжке.
Приложение к трудовому договору в виде соглашения оформляется в
случае существенных изменений условий, которые были прописаны в
первоначальной редакции документа. К существенным условиям договора
относятся (ч.2 ст.57 ТК):
- трудовые обязанности, а также функциональные особенности
должности, на которую работник оформлен;
- оклад, надбавки, премии, а также иные условия оплаты труда;
- режим работы с указанием продолжительности смены, времени
работы и отдыха;
- условия труда на месте работы;
- при наличии вредных и опасных факторов на рабочем месте
прописываются компенсационные меры и гарантии.
Составляется документ обязательно в письменной форме, что следует из
требований ст. 72 ТК. Обязательно прописать в нем следующие моменты:
- пункты договора, в которых существенные условия подвергаются
изменениям или будут исключаться;
- условия, которые будут действовать с введением дополнительного
соглашения;
27
- дату, когда существенные изменения будут считаться вступившими
в силу.
Документ составляется в двух экземплярах, один из них передается
работнику. Во втором экземпляре, который будет храниться в кадровой службе,
работник ставит роспись в получении дополнительного соглашения. Это
следует из требований ч.1 ст.67 ТК, поскольку оно является неотъемлемой
частью трудового договора.
Строгой формы документа не предусмотрено и требования не обязывают
работодателя использовать рукописный документ или печатать его на
компьютере. Обязательными условиями являются указание изменений и
наличие подписей сторон на обоих экземплярах. Поскольку документ является
двухсторонним, то он может быть составлен только на основании согласия
работодателя и работника.
При оформлении дополнительного соглашения рекомендуется
придерживаться следующих позиций
15
:
- указать основные параметры документа: его наименование, номер,
место заключения;
- реквизиты трудового договора, пункты которого подвергаются
изменению;
- наименование организации, сведения о руководителе, данные
сотрудника в соответствии с трудовым договором;
- новые параметры, которые станут действовать с момента
вступления документа в силу;
- дата, с которой изменения начнут действовать.
При наличии дополнительных уточняющих документов, на основании
которых оформлен документ, то их прикрепляют к соглашению, а в его тексте
указывается ссылка отдельным пунктом.
15
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. -
Рн/Д: Феникс, 2017. – С.74.