68
Рисунок 14 - Ключевые преимущества системы
Услуги по разработке и внедрению СЭД включают
36
:
1. Обследование состояния корпоративного документооборота и
бизнес-процессов, включая экспертную оценку используемой СЭД.
2. Разработку Концепции управления корпоративными документами и
бизнес - процессами, включающую технические и функциональные требования
к будущей системе или к модернизации действующей СЭД, а также
рекомендации по выбору оптимальных способов решения поставленных задач.
3. Разработку проекта системы, демонстрация выбранного решения
для представителей заказчика.
4. Установку, настройку, обучение пользованию системой.
5. Поддержку, развитие и модернизацию внедренной СЭД.
6. Проведение учебных семинаров, конференций и обучающих курсов
по различным темам в области СЭД и ЕСМ на собственной учебной базе.
Эффекты от внедрения системы электронного документооборота:
- значительное повышение эффективности управления и решения
управленческих задач за счет сокращения времени на передачу документов
36
Кудряев В. А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2019. – С.45.
69
между подразделениями, сокращения сроков обработки документов,
мгновенной подготовки стандартных отчетов;
- возможность удаленной работы с документами;
- сокращение потерь, связанных с несвоевременной подготовкой
ответов на запросы, утерей документов, нарушением режима
конфиденциальности информации;
- уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат,
снижение накладных расходов;
- снижение издержек при эксплуатации существующих IT-систем.
Для успешного внедрения автоматизации документооборота в КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» проводятся комплексные
диагностические работы. В ходе работ изучаются каналы поступления
информации в КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» , причины и способы
создания документации, методы передачи информации внутри компании и за её
пределы, нормативные сроки исполнения внутренних предписаний,
необходимые элементы обработки документации, а также обеспечиваем
хранение документов согласно срокам и нормам, установленным
законодательством.
Это исследование помогает выявить ошибки работы с документацией,
которые тормозят основные рабочие процессы. Устранив ошибки,
определяются направления дальнейшей работы, гарантирующие успешное
управление документами, а значит, и бизнесом.
Результаты анализа заносятся в специальный отчет, в котором
предложены индивидуальные решения к автоматизации архива КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» . Результатом внедрения этих решений
становятся: быстрая обработка документов, гарантированная безопасность
данных и устранение ошибок в хранении документов и их обработке. Персонал
КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» получает расширенные
возможности работы, а эффективное ведение делопроизводства, благодаря
автоматизации, способствует повышению производительности.
70
После утверждения ОСГ составляет график перехода на новую систему.
Проводятся семинары для сотрудников КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ
ЛЕСНИЧЕСТВО» , чтобы они смогли понять и оценить, как легко и
эффективно будет работать новая система. На семинарах демонстрируется, как
автоматизация документооборота благоприятно сказывается на
функционировании всего предприятия, включая административный отдел,
отдел кадров, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами, отдел продаж и т.п.
Преимущества оптимизации документооборота в КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»:
- повышение производительности компании;
- внедрение во всех отделениях;
- повышенный уровень контроля;
- мгновенный поиск необходимых данных;
- повышенная безопасность;
- плавный переход;
- комплексная поддержка и обучение;
- модернизированная система позволяет снизить издержки компании;
- решения, специально разработанные для КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ
ЛЕСНИЧЕСТВО»;
- кадры получают удовольствие от сотрудничества с КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» ;
- полное соблюдение законодательства;
- автоматизированное управление с момента создания документа до его
передачи на хранение.
Созданная компанией «1С» на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 /
8.2» программа «1С:Документооборот» предназначена для учета движения
документов и его автоматизации. Программа является преемником успешно
используемой сотнями компаний и организаций уже более 10 лет программы
«1С:Архив 3».
71
С помощью программы «1С Документооборот» осуществляется
упорядочивание работы сотрудников с документацией, устранение случаев
потери или пересечения частей документа при коллективной работе,
уменьшение времени на поиск нужных данных и общего времени работы
нескольких сотрудников с документами, улучшение качества создаваемых
документов путем устранения спорных ситуаций и гармонизации всех этапов
обработки документов.
Программа может использоваться на любом предприятии. Его отраслевая
принадлежность, величина или форма собственности не будут препятствием
для применения этой программы в работе. Программа легко настраивается,
поэтому может использоваться как небольшой коммерческой фирмой, так и
крупным предприятием со своей спецификой работы. Программа помогает
решить все проблемы, возникающие при ведении документооборота,
взаимодействии сотрудников, контроле исполнения документов и анализе
работы организации. Программа предназначена для:
- надежного хранения документации;
- быстрого доступа к данным с разграничением прав пользования;
- регистрации официальной и внутренней корреспонденции;
- контроля версий файлов;
- поиска документации по ее содержанию;
- работы с официальными документами и файлами, содержащими все
виды информации (текст, графика, аудио, видео), а также с архивными
файлами, приложениями и документами проектировочных систем;
- коллективной работы с документом, согласования, утверждения и
контроля исполнения документации;
- определения маршрута движения документа, создаваемого как для
отдельного документа, так и для целого их вида;
- загрузки информации из Интернета и со сканера;
- учета временных затрат сотрудников и контроля за рабочим временем.
72
В таблице 12 представлено экономическое обоснование внедрения
проектно-практических рекомендаций в управлении кадрового
документооборота КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО».
Таблица 12
Затраты на внедрение электронной системы в управлении
кадрового документооборота КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
№
п/п
Наименование статьи
расходов
Кол-во
персонала,
чел.
Расходы на
1
сотрудника,
тыс. руб.
Общая
сумма, тыс.
руб.
1
Система электронного
взаимодействия с
населением на 5
рабочих мест
-
-
302,4
2
Обучение специалистов
5
31
155,0
3
Обучение
администратора
системы
1
18,9
18,9
4
Итого
-
-
476,3
Суммарные затраты на внедрение электронной системы в управлении
кадрового документооборота КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
составят 476,3 тыс. руб. Финансирование проекта будет проводится за счет
средств местного бюджета. Также для реализации проекта необходимы
текущие затраты которые необходимы для поддержания работоспособности
электронной системы взаимодействия с населением. Расчет текущих затрат для
реализации проекта приведены в таблице 13.
Таблица 13
Расчет текущих затрат на совершенствование управления
кадрового документооборота КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
Наименование текущих
затрат
Стоимость
Периодичность
раз в год
Сумма, руб.
Интернет-траффик
5500
12
66000
Обновление
программного
обеспечения
20000
2
40000
Итого
-
-
106 000
Согласно приложения текущие затраты на поддержание
работоспособности электронной системы в управлении кадрового
документооборота КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» составят 106
000 руб. в год. Общие затраты по реализации проекта составят 582 300 руб.
73
Проведем расчет предполагаемого эффекта от внедрения системы
электронной системы в управление деятельностью организации при помощи
таблицы 14.
Таблица 14
Расчет эффективности до и после внедрения электронной
системы управления кадрового документооборота КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
Показатели
Методика расчета
Сумма
экономии,
тыс. руб.
Снижение
трудоемкости
операций
В среднем сотрудник за день выполняет 100
операций по поиску различных документов,
поиск одного документа занимает около 2
минут. В 10% случаев сотрудник не находит
нужный документ – в случае, если документ не
был найден сразу на его поиски тратится еще 2
минуты дополнительно.
Экономия рабочего времени при внедрении
системы для одного сотрудника в год составит:
Э1 = (2*100/60 + 2*100*0.1/60)*22*11 =
887 часов в год.
Система внедряется для 5 сотрудников, средняя
расценка за час рабочего времени сотрудника
составляет 477р., тогда экономия составит:
Э1 = 887*15*(477+477*0,30) = 2750 тыс.
руб.
2750
Сокращение
времени
выполнения
операции
Использование электронной системы повышает
производительность труда персонала при работе
с документами на 15-30%.
Работа с документами занимает 60% времени
сотрудников. Исходя из этого, годовая экономия
рабочего времени будет составлять:
Э2 = 8*22*11*0,6*0,15 = 174,24 часов в
год
Средняя расценка за час рабочего времени
сотрудника составляет 477р.
Годовая экономия для 5 сотрудников будет
составлять:
Э2 = 174,24*(477+477*0,30)*15 = 540
тыс. руб.
540
Сокращение
накладных
расходов
Стоимость расходных материалов (бумага,
краска в принтеры, тонеры, утилизация
документов) в 2016 году составила 2160 тыс.
руб. После внедрения электронной системы
управления затраты на расходные материалы
сократятся в 3 раза.
Имеем экономию:
Э3 = 2160 – (2160 / 3) = 1440 тыс. руб.
1440
74
Расчеты будем производить исходя из работы системы в течение года.
Общая сумма экономии от внедрения электронной системы управления
кадрового документооборота мировых судей составит за год:
2750 + 540 + 1440 = 4730 тыс. руб.
Абсолютный эффект рассчитывается путем вычитания из результатов
проекта затрат на его внедрение:
Э2 = 4730-582,3=4147,7 тыс.руб.
Таким образом, внедрение системы управления кадрового
документооборота мировых судей дает значительный абсолютный эффект.
Экономическая эффективность рассчитывается как соотношение результатов и
затрат:
ЭЭ2 = 4730 / 582,3 = 8,12
Результат проекта превосходит затраты в 8,12 раза, следовательно его
внедрение целесообразно. Срок окупаемости затрат оставит:
Т = 582,3 / 4730 *12 = 0,12 * 12 = 1,5 мес.
Таким образом, затраты, необходимые для реализации проекта по
внедрению системы управления кадрового документооборота мировых судей
окупятся в течении 1,5 месяцев, т.е. реализация проекта целесообразна и он
является краткосрочным.
Диапазон контроля в линейно-функциональной структуре заметно вырос
и приносит большую эффективность, чем это было ранее. Докажем это на
примере количества предельных отношений генерального директора с
помощью формулы Грейкунаса, представленной в теоретической части работы:
При линейной структуре: F= n ((2n/2) +n-1) = 4 ((24/2) +4-1) = 44
При линейно-функциональной структуре: F= n ((2n/2) n-1) = 5((25/2) +5-1)
= 100
Очевиден тот факт, что количество возможных отношений возросло – с
44 до 100. Стоит отметить, что увеличение количества контролируемых
отношений составило порядка 127%, что говорит о нецелесообразности
75
дальнейшего увеличения количества подчиненных, так как это приведет к
перегрузке генерального директора и скажется на развитии компании в целом.
Что касается проектной структуры, то там возрос диапазон контроля у
управляющего, отвечающего за развитие КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ
ЛЕСНИЧЕСТВО». Если при линейной структуре он контролировал только 1
человека –менеджера по взаимодействию, который и отвечал за весь процесс,
то теперь управляющий делегирует полномочия уже трем членам КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО», что, несомненно, приведет к более
качественному исполнению процесса работы.
Таким образом, увеличивать диапазон контроля не имеет смысла, так как
процессы, как правило, краткосрочны и имеют узкую специфику.
Вывод по главе
Таким образом, в главе предложены рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота в организации , дана оценка
предложенных рекомендаций.
76
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проделанной работы решены следующие задачи:
рассмотрены теоретико-методологические требования к организации кадрового
документооборота; проведен анализ и оценка организации кадрового
документооборота на примере КГБУ «Казачинское лесничество»; описаны
рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка
на примере организации КГБУ «Казачинское лесничество».
Сложно организовать хранение больших объемов физических записей, и
еще труднее, когда из этого большого объема бумаг необходимо извлечь
запись. Без использования эффективной системы управления документами
совершенно точно, что управление документами будет подвержено ошибкам
человека. Некоторые исследования показали, что использование электронного
управления документами дает ряд преимуществ, благодаря которым
обеспечивается эффективное управление и повышение качества работы
предприятия в целом. Одним из существенных преимуществ наличия такой
системы является простота поиска информации. Ведь даже предприятие малого
бизнеса имеет много контрактных договоров или связанных с закупками и
продажами документов, которыми необходимо управлять. Большинство из них
являются физическими документами, которые в настоящее время хранятся в
архивных папках. Из-за этого часто возникает нехватка места для их хранения.
В связи с этим более старые файлы должны быть отправлены во внешнее
хранилище или утилизированы, что создает дополнительную излишнюю
работу. Такие документы не всегда легко отслеживать и их трудно найти,
особенно если их отправить во внешнее хранилище. С каждым годом
документов становится все больше и ими сложнее управлять. Обычно для
управления определенными документами назначается ответственное лицо. Как
только это лицо покидает компанию или переходит на другую должность
возникает проблема, что новому сотруднику трудно найти документы,
которыми управляет предыдущий человек. Проблема, с которой приходится
77
сталкиваться, связана с трудностью получения документов, если они были
неверно размещены или отправлены во внешнее хранилище. Кроме того,
управление физическими документами является сложной задачей и,
безусловно, подвержено ошибкам человека. Всегда существует риск того, что
документы могут быть неправильно заполнены или даже потеряны.
Большинство проблем возникают, когда мы имеем дело с традиционными
бумажными документами. Проблема в координации управления цепочками
жизненного цикла документов происходит из-за искажения информации, а
также задержек с получением информации. Большая часть системы управления
документами, будь то физическая или электронная, должна соответствовать
ряду критериев. В соответствии со стандартом ISO Records Management
Standard 15489 существуют три основные характеристики для записей, которые
управляются системой ведения документации. Этими тремя характеристиками
являются: аутентичность; надежность; целостность.
Аутентичность или подлинность относится к способности доказать, что
соответствующий документ остается точным, надежным и целостным с
течением времени. Надежность, связанная с аутентичностью, является тем,
насколько запись может быть точно сохранена. Надежные документы должны
гарантировать качество представления о любой задокументированной в них
информации без искажения, изменения или как-либо другой порчи с течением
времени. Моделирование бизнес-процессов важно для обеспечения
соответствия проекта потребностям предприятия. Целью этого процесса
моделирования является выявление зависимостей между процессами, их
поведением, а также функцией каждого процесса. Проблема, возникающая из
этого сценария, заключается в том, что как модель бизнес-процесса, так и
модель данных необходимо интегрировать в некоторый момент процесса
работы системы, а описанное и фактическое состояние не всегда
соответствуют.
Используя жизненный цикл записей, можно надлежащим образом
определить, каким образом организация должна управлять и систематизировать