48
Коэффициент текучести кадров характеризует долю уволенных по
собственному желанию и за нарушения трудовой дисциплины. Коэффициент
текучести в 2018 году составил 3,1%, что на 2,7% ниже, чем в 2016 году.
Основным фактором, влияющим на коэффициент текучести кадров
компании, является увольнение сотрудников.
2.3. Анализ кадрового документооборота организации
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот
организации.
Объем документооборота в КГБУ «Казачинское лесничество» в 2016-2018
гг. представлен в таблице 7.
Таблица 7
Объем документооборота в КГБУ «Казачинское лесничество» в
2016-2018 гг.
27
Показатель
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Темп прироста, %
2016/2014
гг.
2017/2016
гг.
Количество
входящих
документов
1 765
1 801
1 834
2,0
1,8
Количество
исходящих
документов
1 532
1 587
1 605
3,6
1,1
Количество
внутренних
документов
876
901
967
2,9
7,3
Итого
4 173
4 289
4 406
2,8
2,7
Как видно из таблицы 7, количество входящих документов в 2018 году
5увеличилось на 1,8% в сравнении с 2017 годом, исходящих документов на
1,1%, количество внутренних документов на 7,3%. Объем документооборота
организации ежегодно увеличивается по всем видам корреспонденции.
27
Отчеты организации КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» за 2016-2018 гг.
49
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются
письменные обращения граждан. Также поступает большое количество писем
по вопросам проведения различных совещаний, конференций, делового
сотрудничества.
Внешний документооборот в КГБУ «Казачинское лесничество» в
основном представлен официальными ответами на обращения граждан и
перепиской между вышестоящими органами и другими социальными
структурами.
В составе внутреннего документооборота между отделами организации
регулярно идет обмен документами, содержащими отчеты о проделанной
работе, и служебными письмами и докладными записками.
Представленная схема документооборота между подразделениями в виде
рисунка 11, показывает, как документы перемещаются внутри организации.
Условные обозначения:
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Рисунок 11 - Схема документооборота в КГБУ «Казачинское
лесничество»
Руководитель,
заместитель
руководителя
Руководители
структурных
подразделений
Исполнители
Отдел делопроизводства
Архив
50
Проект схемы разрабатывается начальником отдела делопроизводства
организации, после чего утверждается руководителем организации.
Общая блок-схема прохождения документа представлена на рисунке 12.
Движение документопотока в КГБУ «Казачинское лесничество» можно
представить в виде маршрута движения документов (таблица 8).
Да
Нет
Нет
Да
Рисунок 12 - Блок-схема прохождения документа в КГБУ
«Казачинское лесничество»
Получение документа
Регистрация в журнале
Анализ документа
Передать для
ознакомления
Выбор отдела для передачи документа
Сделать копии
Изготовление копий
Сдача документов рассыльному
Конец
Начало
51
Работа с входящей документацией в КГБУ «Казачинское лесничество»
включает следующие этапы:
-доставка и прием документов;
- первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- рассмотрение документов руководством;
- передача на исполнение должностным лицом;
- контроль за исполнением документов;
- прием исполненного документа, его помещение в дело;
- последующее хранение и работа с документами.
Опишем схему маршрут общего движения документов в
Администрации, для того, чтобы наглядно увидеть процесс документооборота в
организации.
Таблица 8
Маршрут общего движения документов в КГБУ «Казачинское
лесничество»
28
Вид документа
Архив
Испол
нитель
Замест
итель
руково
дителя
Руково
дитель
Служба в
КГБУ
«Казачи
нское
лесничес
тво»
Внешняя
организа
ция
Входящий
документ
Внутренний
документ
Исходящий
документ
Из данной схемы видно, что в КГБУ «Казачинское лесничество»
28
Отчеты организации КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» за 2016-2018 гг.
52
входящие документы поступают в службу. Прием и проверка документации
осуществляется секретарем отдела ДОУ организации.
Движение входящих документов в КГБУ «Казачинское лесничество»
можно рассмотреть с помощью оперограммы в соответствии с таблицей 9.
Таблица 9
Оперограмма движения входящих документов в КГБУ
«Казачинское лесничество»
29
Технологическая
операция
Руководите
ль
Заместитель
руководител
я
Служба
ДОУ
Исполнит
ель
Приём документов и
их первичная
обработка
Регистрация
документа в журнале
Предварительное
рассмотрение
документа
Передача документа
на рассмотрение
руководителю
Резолюция
руководителя
Передача документа
исполнителю
Исполнение
документа
Передача документа
на подпись
Подшивка документа
в дело
Работа с исходящей документацией в КГБУ «Казачинское лесничество»
включает следующие этапы:
- проверка правильности оформления документов прием документов от
ответственных лиц;
- регистрация документов;
- подготовка документов к отправке;
- передача подготовленных к отправке документов в экспедиционную
29
Отчеты организации КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» за 2016-2018 гг.
53
группу;
- помещение контрольного экземпляра в дело;
- последующее хранение и работу с контрольными экземплярами
документов.
Исходящие документы подготавливаются исполнителями (главными
специалистами администрации), либо секретарем службы ДОУ, передаются
руководителю организации, либо его заместителю, на подпись.
Порядок прохождения исходящей документации в КГБУ «Казачинское
лесничество» с помощью оперограммы показан в таблице 10.
Таблица 10
Оперограмма движения исходящих документов в КГБУ
«Казачинское лесничество»
30
Внутренняя документация в КГБУ «Казачинское лесничество» проходит
следующие этапы:
- подготовка предварительного варианта текста документов;
- редактирование и корректирование предварительного текста документа;
- согласование уточненного варианта текста документа;
- оформление окончательного текста документа;
30
Отчеты организации КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» за 2016-2018 гг.
Технологическая
операция
Исполнитель
Руководитель
Отдел
делопроизводства
Подготовка проекта
документа
Проверка правильности
оформления и прием
документов от
ответственных
исполнителей
Подписание
Регистрация документа
Тиражирование
документа
Рассылка адресатам
54
- утверждение документа;
- регистрация документа;
- тиражирование документа;
- передача рабочих экземпляров документа соответствующим
должностным лицам;
- помещение контрольного экземпляра в дело;
- последующие хранение и работа с документами.
Внутренние документы не выходят за пределы предприятия.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое
разделение функций и вытекающих из них обязанностей в организации. Точное
знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже
время исключает дублирование операций при работе с документами (таблица
11).
Таблица 11
Ошибки с кадровой документацией в КГБУ «Казачинское
лесничество»
31
Ошибки с кадровой документацией в
КГБУ «Казачинское лесничество»
Ошибки с кадровой
документацией в КГБУ
«Казачинское лесничество»
отсутствуют предусмотренные трудовым
законодательством обязательные кадровые
документы, в том числе локальные
нормативные акты и первичные учетные
документы по учету личного состава
работников и рабочего времени;
кадровые документы неправильно
оформляются и не приобретают
юридической силы из-за
непонимания практиками
юридического значения
реквизитов документов и незнания
порядка их оформления;
нарушается порядок разработки, ввода в
действие, применения локальных
нормативных актов и доведения их до
сведения лиц, принимаемых на работу;
резолюции, проставляемые
руководителями организаций на
заявлениях работников,
противоречат законодательству о
работе с обращениями граждан, а
нередко и здравому смыслу;
содержание локальных нормативных актов
нередко противоречит нормам трудового
законодательства;
кадровые документы не всегда
регистрируются или
регистрируются задним числом и
нередко теряются;
31
Отчеты организации КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО» за 2016-2018 гг.
55
Продолжение таблицы 11
от работников требуют предоставления или
составления не предусмотренных
действующим законодательством
документов, несмотря на прямой запрет
таких действий (ч.3 ст.65 ТК РФ);
документы прошлых лет хранятся
и уничтожаются с грубыми
нарушениями норм архивного
законодательства и правил работы
архивов.
содержание заключаемых с работниками
трудовых договоров далеко не всегда
отвечает требованиям ТК РФ;
игнорируются унифицированные
формы организационно-
распорядительных документов и
первичных учетных документов по
учету труда и его оплаты;
несвоевременно и безграмотно
оформляются и ведутся такие важные для
работника кадровые документы, как
трудовые книжки и личные учетные
карточки;
неправильно документируются
возникающие в трудовых
отношениях ситуации в связи с
непониманием практиками,
какими видами документов
оформляются те или иные
отношения между работодателем и
работником;
неправильно документируются трудовые
отношения с отдельными категориями
работников (например, с руководителями
организаций, с совместителями, с
иностранными работниками, с
пенсионерами, и др.);
Таким образом, перечисленные типичные ошибки в работе с кадровой
документацией показывают, что имеющиеся в данной области проблемы
охватывают все составные части кадрового делопроизводства:
документирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с
ними отношений; организацию документооборота кадровой документации;
оперативное и архивное хранение исполненных документов.
Вывод по главе
Таким образом, в главе проведен анализ деятельности организации,
анализ состава, структуры и движения кадров, анализ кадрового
документооборота организации.
56
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМ ЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОРГАНИЗАЦИИ КГБУ «КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
Понятие координация - расположение по порядку, составная часть
процессов управления, состоящая в согласовании, упорядочении действий
разных частей управляемой системы
32
.
Логистическая координация - это согласование деятельности звеньев
логистической системы участвующих в продвижении материального,
информационного и финансового потоков
33
.
Логистическая система (ЛС) - это динамическая, открытая,
стохастическая, адаптивная сложная или большая система с обратной связью,
выполняющая те или иные логистические функции (ЛФ), например,
промышленное предприятие, территориально-производственный комплекс,
торговое предприятие и т.д. ЛС, как правило, состоит из нескольких подсистем
и имеет развитые связи с внешней средой. Цель ЛС - доставка товаров и
изделий в максимальном соответствии с требованиями потребителей при
минимальном (заданном) уровне издержек.
Существует межфункциональная логистическая координация -
взаимодействие деятельности подразделений организации бизнеса для
увеличения эффекта функционирования фирмы, и межорганизационная
логистическая координация - взаимодействие работы фирм-партнеров в
интегрированной логистической системе.
Межорганизационную логистическую координацию разделяют на
горизонтальную и вертикальную. Под горизонтальной логистической
32
Ловчева, М. Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения / М. Ловчева // Кадровик.
Кадровое делопроизводство. - 2017. - № 5. - С. 25.
33
Кузнецова Т. В., Подольская И. А. Методы анализа результатов обследования организации делопроизводства
// Делопроизводство. – 2016. – № 4. – С. 19.
57
координацией подразумевают взаимодействие компаний, находящихся на
одном уровне логистической системы (в одном «эшелоне логистической
цепи»). Вертикальная координация значит согласованное функционирование
организаций, представляющих различные значения, либо «эшелоны»,
логистической системы.
При построении логистической системы между компаниями в логистике
складываются непростые отношения, в которых появляются конфликтные
ситуации, вызванные последующими первопричинами:
- различными целями и приоритетами функционирования отдельных
ЗЛС;
- разной формой собственности юридически самостоятельных ЗЛС;
- разной мощностью, уровнями концентрации капитала, финансовым
положением ЗЛС;
- различными требованиями к составу и величине параметров качества
логистического сервиса в ЛС;
- несовпадением мнений по разделению прибыли (доходов), рисков и
ответственности между звеньями логистической цепи (канала);
- неоднородностью потребляемых ресурсов;
- наличием перекрестных логистических функций;
- разной маркетинговой, ценовой (тарифной) политикой ЗЛС;
- наличием разнородных информационных систем и систем
документооборота;
- нестыковкой технических характеристик и параметров транспортно-
складских подразделений, технологического оборудования для складирования
и грузопереработки, транспортных средств и т.п.;
- разными стилями и структурами управления, традициями, уровнем
квалификации персонала, базами знаний фирм — ЗЛС и т.д.
Огромное значение для организации имеет понятие «хозяина»
логистического процесса в системе. Обычно «хозяином» логистического
процесса считается промышленная, либо торговая (центральная) фирма. В