4
Содержание
Введение ....................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота ....... 8
1.1. Понятие, содержание и структура кадрового документооборота ........ 8
1.2. Классификация кадровой документации ............................................... 14
1.3. Отечественный и зарубежный опыт организации кадрового
документооборота ........................................................................................... 21
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота
в ООО «Комстрин-ремонт» ...................................................................................... 28
2.1. Краткая характеристика и анализ деятельности объекта
исследования ................................................................................................... 28
2.2. Анализ кадрового состава предприятия ............................................... 30
2.3. Анализ организации кадрового документооборота в ООО «Комстрин-
ремонт» ............................................................................................................. 37
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
в ООО «Комстрин-ремонт» ...................................................................................... 51
3.1. Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование
кадрового документооборота в ООО «Комстрин-ремонт» ........................ 51
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций ........................ 57
Заключение ................................................................................................................ 61
Список использованных источников ...................................................................... 66
Приложение ............................................................................................................... 70
5
Введение
Актуальность. На любом предприятии в процессе осуществления хо-
зяйственной деятельности всегда формируются отношения между работниками
и работодателем, возникают вопросы организации труда и регламентирования
этих процессов. Кадровое делопроизводство является системой управления
кадрами, обеспечивающей бесперебойную работу с документами по личному
составу предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри обще-
ства и учета рабочего времени.
Документы составляют основу информационной среды любой организа-
ции. Информация, содержащаяся в документах, обладает юридической силой
только при условии соблюдения ряда обязательных делопроизводственных
операций.
На сегодняшний день совершенствование управления производственно-
хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности
управленческого труда зависит от уровня сформированной системы делопроиз-
водства в организации.
Система кадрового делопроизводства призвана обслуживать процесс
управления персоналом. Любой кадровый документ фиксирует юридически
значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондиру-
ющих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Подавляющее большинство кадровых документов содержит информа-
цию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к
работе с кадровыми документами должно быть чрезвычайно серьезным. Так
как от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение
определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные
права работника.
Цель работы: проведение анализа кадрового документооборота в ООО
«Комстрин-ремонт» и разработка рекомендаций по его совершенствованию.
Задачи работы:
6
исследовать понятие, содержание и структура кадрового документо-
оборота;
рассмотреть классификацию кадровой документации;
исследовать отечественный и зарубежный опыт организации кадрового
документооборота;
представить краткую характеристику и провести анализ деятельности
ООО «Комстрин-ремонт»;
провести анализ кадрового состава организации;
проанализировать организацию кадрового документооборота в ООО
«Комстрин-ремонт»;
разработать рекомендации, направленные на совершенствование кад-
рового документооборота в ООО «Комстрин-ремонт»;
дать оценку эффективности предложенных рекомендаций.
Объект исследования: ООО «Комстрин-ремонт».
Предмет исследования: организация кадрового документооборота на
предприятии.
Теоретической и методологической основой исследования послужили
труды ученых и практиков в области кадрового менеджмента и делопроизвод-
ства таких как: С.С. Великанова, В.В. Дегтярев, Е.Г. Ишмаметьева, Э.М. Кады-
ров, Т.В. Кузнецова, Г.А. Машенцева, М.А. Пчелинцева, Е.Ю. Разгонова и др.
В работе использовались общие и частные методы исследования: ме-
тоды количественной и качественной оценки и обработки информации, наблю-
дение, тестирование, метод сравнительного анализа.
Практическая значимость работы заключается в том, что в работе
представлены конкретные рекомендации, реализация которых позволит повы-
сить эффективность и уровень организации кадрового документооборота в
ООО «Комстрин-ремонт».
Структура работы. Выпускная квалификационная работа включает вве-
дение, три главы, заключение, список литературы и приложения.
7
В первой главе работы исследовано понятие и значение документооборо-
та; рассмотрена классификация кадровой документации; исследованы теорети-
ческие аспекты организации документооборота в кадровой службе.
Во второй главе работы представлена общая характеристика деятельно-
сти ООО «Комстрин-ремонт». Проведен анализ организации кадрового доку-
ментооборота.
В третьей главе работы представлены рекомендации по модернизации
кадрового документооборота и дана оценка их эффективности.
8
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие, содержание и структура кадрового документооборота
Культура работы с документами – это часть производственной культуры,
являющейся важной предпосылкой успешной деятельности организации в
условиях рынка. Документационное обеспечение управления является зеркаль-
ным отражением системы управления в целом
1
. В этой связи система докумен-
тооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно рав-
ноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал.
До 1970 г. в отечественной литературе по вопросам организации дело-
производства понятие «документооборот» толковалось по-разному. С приняти-
ем ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе-
ния» под документооборотом понимается движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» трактует понятие «документооборот» аналогично
2
. В
делопроизводственной практике словом «документооборот» обозначают также
сумму документов получаемых, отправляемых и создаваемых в учреждении
(структурном подразделении) за определенный период времени.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирую-
щая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о
наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобре-
тают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение,
применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, ко-
1
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с меж-
дународным участием. Магнитогорский государственный технический университет им.
Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. — С. 129.
2
ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен
в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998, № 28).
9
торые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу
прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую
высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими до-
кументами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности
заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юри-
дических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сра-
зу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать кадро-
вые процедуры у конкретного работодателя;
построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как
для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
Документы являются неотъемлемыми элементами управленческой дея-
тельности, являясь ее средством
3
. Такое положение в организации документы
занимают благодаря тому, что они выполняют множество различных функций.
Функции, которые выполняют документы, можно условно разделить на
несколько групп, а именно:
1) информационные функции (собственно информационная, политиче-
ская, социальная и коммуникативная);
2) управленческие функции (управленческая, учетная, правовая);
3) культурно-исторические функции (функция исторического источника,
3
Акшалова И. Б. Документооборот вчера и сегодня // В сборнике: Механизмы развития со-
временного общества. Сборник научных статей по материалам Международной заочной
научно-практической конференции. Лаборатория прикладных экономических исследований
имени Кейнса. 2014. — С. 8.
10
культурная функция)
4
.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизвод-
ства, так как он определяет не только движения документов, но и скорость
движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается
как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его до-
кументирования, хранения и использования ранее созданных документов
5
.
Основными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во
времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов докумен-
тов должны быть единообразными
6
.
Организация движения документов — важная часть делопроизводствен-
ного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь
движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым,
время прохождения — минимальным
7
. Главное правило организации докумен-
тооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему
пути с минимальными затратами времени и труда
8
.
4
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с меж-
дународным участием. Магнитогорский государственный технический университет им.
Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. - С. 129.
5
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В сбор-
нике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссий-
ской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический
университет им. К.Минина. 2015. С. 227.
6
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С.15.
7
Глотова С. А. Кадровое делопроизводство // В сборнике: Сборник учебно-методической
документации по направлению подготовки бакалавров "Документоведение и архивоведе-
ние" Быкова Т. А., Глотова С. А., Конькова А. Ю., Кукарина Ю. М. Учебно-методическое
пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению 46.03.02
"Документоведение и архивоведение". Российский государственный гуманитарный универ-
ситет, Историко-архивный институт, Факультет архивного дела. Москва, 2015. С. 280.
8
Организация работы с документами: учебник. / Под ред. В. А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М,
2012. - С. 52.
11
Организация документооборота направлена на то, чтобы:
- сократить пути прохождения документа. Только деловая необходи-
мость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно про-
думать путь его прохождения;
- установить максимальное единообразие в последовательности прохож-
дения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие
можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов докумен-
тов;
- исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и
внутреннем согласовании, доставке и регистрации);
- активно использовать средства оргтехники и новейших информацион-
ных технологий при передаче документов
9
.
Документооборот можно разделить на три основных вида: 1) входящий,
2) исходящий, 3) внутренний.
Входящий документ – это документ, который поступил в организацию.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие ис-
ходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативны-
ми актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий
входящий документ или могут быть указаны непосредственно во входящем до-
кументе.
Входящий поток корреспонденции образуют документы, поступающие в
организацию, которая проходит стадии ее обработки, разбивается на отдельные
потоки в виде конкретных поручений, и в конечном итоге доставляется к кон-
кретным сотрудникам, которые могут ознакомиться с ней и приступить к ис-
полнению
10
.
9
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С. 15.
10
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с меж-
дународным участием. Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И.
Носова. - Краснодар, 2014. - С. 132.
12
Исходящий документ - это официальный документ, который отправляет-
ся из организации. Большинство исходящих документов являются ответом ор-
ганизации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов го-
товится на основе внутренних документов организации. В отделах из докумен-
тов, которые подготовлены работниками, также формируются потоки докумен-
тов, в итоге сливающиеся в единый поток корреспонденции
11
.
Кроме того, в организациях, как правило, обращаются документы, кото-
рые созданы в ней и не предназначены к выходу за ее пределы, – внутренние
документационные потоки. Внутренний документ - это официальный документ,
который не выходит за пределы подготовившей его организации.
Данные документы используются для организации работы, так как они
обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации.
Их путь начинается у одних сотрудников – создателей и заканчивается у других
сотрудников – исполнителей. Так что начало пути – это отправка документов, а
продолжение – получение документов
12
.
В последнее время резко увеличились объемы информации, необходимой
для управленческой деятельности, этому способствовало развитие науки и тех-
ники, увеличение экономических и культурных связей, появление новых форм
собственности, активизация общественных процессов. Из года в год появлялись
новые направления совершенствования работы с документами.
Основным направлением совершенствования работы с документами яв-
ляется унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведе-
ние чего-либо к единой системе, форме, единообразию
13
. Существует Нацио-
нальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информа-
ции, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
11
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
12
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 143.
13
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С. 20.
13
документация. Требования к оформлению документов»
14
.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные доку-
менты, которые относятся к Унифицированной системе организационно-
распорядительной документации (УСОРД), а именно: распоряжения, постанов-
ления, приказы, протоколы, решения, письма, акты, включенные в ОК 011–93
«Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).
Стандарт устанавливает:
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов, включая бланки документов с вос-
произведением Государственного герба Российской Федерации;
- состав реквизитов документов.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении
А; образцы бланков документов – в приложении Б. Требования стандарта яв-
ляются рекомендуемыми и не обязательны к использованию
15
.
В некоторых крупных организациях, а также в государственных органах
и органах местного самоуправления существуют отделы делопроизводства, ко-
торые выполняют такие функции как:
- обеспечивает выпуск распорядительных документов и систематизирует
их;
- обеспечивает прием и обработку входящей корреспонденции;
- отправляет исходящую корреспонденцию;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел и утверждает ее в установ-
14
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов» (утв. приказом Федерального агентства по техниче-
скому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст) (с изменениями и до-
полнениями).
15
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции // В сборнике: Научная мысль: традиции и инновации. Сборник научных трудов с меж-
дународным участием. Магнитогорский государственный технический университет им.
Г. И. Носова. - Краснодар, 2014. - С. 129.