14
ленном порядке
16
.
В мелких организациях держать такой отдел дорого и нет гарантии, что
затраты на него окупятся
17
.
1.2. Классификация кадровой документации
Документирование управления персоналом организации развивается в
России на протяжении многих лет и является «продуктом» организаций как
государственных, так и частных, с самыми различными направлениями отрас-
левой деятельности. Не вызывает сомнения тот факт, что, кадровые документы
являются важнейшими материальными носителями, фиксирующими трудовые
отношения между работниками и работодателями. В них запечатлена информа-
ция об этапах трудовой деятельности работника и особенностях его профессио-
нальной деятельности
18
.
Примерами основных кадровых документов являются: трудовая книжка,
личная карточка работника, личное дело работника, приказы по личному соста-
ву. Данные документы служат правовыми источниками, подтверждающими
права работника на труд, получение заработной платы, отпускных и в конечном
итоге на пенсионные выплаты.
Сложность документационного обеспечения управления персоналом ор-
ганизации связана с тем, что нет единого нормативного документа, регулиру-
ющего порядок документирования и документационного менеджмента в сфере
кадрового делопроизводства. Поэтому совершенствование методов документи-
16
Великанова С. С. Организация делопроизводства службы персонала // В сборни-
ке: Инновационное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные,
философские, политические, правовые закономерности и тенденции материалы Междуна-
родной научно-практической конференции: в 3 частях. Ответственный редактор В. И. Дол-
гий, А. И. Карпович. 2014. С. 104.
17
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом»», 2013. – С.15.
18
Караваева Е. Б., Макаркина М. Л, Юшина Е. Л. Обязательные кадровые документы: ти-
пичные ошибки в практике применения // В сборнике: Актуальные вопросы современной
науки и образования Материалы международной научно-практической конференции. Мос-
ковский финансово-юридический университет МФЮА, Кировский филиал. 2016. С. 276.
15
рования и организации работы по управлению кадровыми документами на ос-
нове законодательной и нормативно-методической базы РФ интенсивно про-
должается и в настоящее время
19
.
Как показывает практика, кадровому делопроизводству в организациях,
особенно частных, часто уделяется недостаточное внимание, не всегда доку-
ментированием трудовых отношений занимаются профессионально подготов-
ленные люди, а это чревато многочисленными проблемами с законодатель-
ством и государственными структурами, курирующими социально-трудовые
отношения между работодателем и наемным работником
20
.
Документационным обеспечением деятельности персонала в организации
как правило, занимается менеджер по персоналу или служба по управлению
персоналом, в зависимости от количества сотрудников в организации, которые
подчиняются предприятия и его заместителю. Исходя из имеющихся в учебной
и учебно-методической литературе рекомендаций на одного специалиста по ра-
боте с персоналом приходится от 50 до 100 чел. сотрудников организации, в за-
висимости от уровня автоматизации документационных процессов
21
.
В своей деятельности служба управления персоналом руководствуется
нормативно-правовыми документами федерального уровня, регламентирую-
щими сферу кадрового делопроизводства, такими как Конституция РФ, Феде-
ральными конституционными законами, Федеральными законами, постановле-
ниями и решениями Правительства РФ, указами Президента РФ, нормативно-
правовыми документами органов исполнительной власти, ГОСТ, Общероссий-
скими классификаторами, а также локальными нормативными актами органи-
зации: уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по
19
Кузнецова А. Р., Кадыров Э. М. Основы кадрового делопроизводства. - Уфа, 2013. – С. 23.
20
Измайлов P. P. Анализ документов, регламентирующих управление персоналом коммерче-
ской организации // Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. 2016.
№ 40-2. С. 12.
21
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы
Ивановских чтений. 2017. № 4 (16). С. 163.
16
кадровому делопроизводству, должностными инструкциями
22
.
Всю документацию по персоналу организации можно разделить на не-
сколько категорий:
– обязательные документы;
– документы, являющиеся обязательными в определенных случаях;
– рекомендуемые или факультативные документы.
Рассмотрим основные кадровые документы. Коллективный договор – это
договорной документ регламентирующие социально-экономические отношения
между представителями работодателя и представителями трудового коллекти-
ва. Данный документ является обязательным, при определенных условиях, то
есть при наличии письменного обращения трудового коллектива к работодате-
лю с просьбой приступить к переговорам и подготовить коллективный дого-
вор
23
.
Правила внутреннего трудового распорядка – это обязательный организа-
ционно-правовой документ, регламентирующий взаимоотношения работодате-
ля и наемного работника в части приема, перевода и увольнения с работы, ре-
жима труда и отдыха, поощрения и наказания работников (ст. 189,190 ТК РФ
24
).
Положение о защите персональных данных работников – это обязатель-
ный организационно-правовой документ регламентирующий порядок обработ-
ки в организации персональных данных сотрудников. Основные требования к
обработке персональных данных граждан РФ представлены в ФЗ «О персо-
нальных данных»
25
от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (статьи 86, 87, 88 ТК РФ
26
).
Положение об оплате труда и премировании – нормативный документ ре-
22
Измайлов P. P. Анализ документов, регламентирующих управление персоналом коммерче-
ской организации // Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. 2016.
№ 40-2. С. 12.
23
Караваева Е. Б., Макаркина М. Л, Юшина Е. Л. Обязательные кадровые документы: ти-
пичные ошибки в практике применения // В сборнике: Актуальные вопросы современной
науки и образования Материалы международной научно-практической конференции. Мос-
ковский финансово-юридический университет МФЮА, Кировский филиал. 2016. С. 276.
24
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп.).
25
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (с изм. и доп.) «О персональных данных».
26
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп.).
17
гулирующий порядок оплаты труда и порядок премирования работников орга-
низации
27
. Положение относится к документам являющимися обязательными в
определенных случаях, а именно когда в иных документах не отражен порядок
оплаты труда различным категориям персонала (система и форма оплаты труда)
и не отражен порядок премирования персонала организации (ст. 135 ТК РФ).
Положение об аттестации персонала – нормативный документ, регули-
рующий порядок прохождения аттестации сотрудников организации. Это до-
кумент являющийся обязательным в определенных случаях, если существует
нормативный акт, регламентирующий проведение аттестации для персонала
организации. Под аттестацией понимают, как правило оценку профессиональ-
ных качеств персонала организации.
Штатное расписание – это обязательный нормативный документ, который
применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной числен-
ности организации, а также тарифных ставках с учетом надбавок
28
. Рекоменду-
ется оформлять этот документ в специальной унифицированной форме Т-3 (ст.
57 ТК РФ).
Личная карточка работника – это обязательный учетный кадровый доку-
мент, который содержит основные сведения о работнике. Личная карточка ра-
ботника должна быть составлена в унифицированной форме Т-2, на бумаге
формата 2А4 – тонкий картон.
Личное дело работника – это подборка персональных и иных документов
сотрудника, отражающих его профессиональную деятельность в конкретной
организации. Личное дело является документом обязательным при определен-
ных условиях, таким условием служит наличие нормативных актов федераль-
ного или регионального уровней, отраслевых или локальных нормативных ак-
тов, в которых закреплена необходимость наличия и даже состав личных дел
27
Кузнецова А. Р., Кадыров Э. М. Основы кадрового делопроизводства. - Уфа, 2013. – С. 23.
28
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы
Ивановских чтений. 2017. № 4 (16). С. 163.
18
работников
29
.
Трудовая книжка работника – это книжка, содержащая основные сведе-
ния о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его
трудового стажа и основанием для назначения пенсии. В настоящее время тру-
довая книжка является обязательным документом о трудовой деятельности
гражданина РФ, однако правительство рассматривает в настоящее время вопрос
о переходе на электронные трудовые книжки
30
.
Индивидуальный трудовой договор – это соглашение о регулировании
трудовых взаимоотношений между работодателем и наемным работником.
Трудовой договор является обязательным документом и заключается с каждым
работником при приеме на работу, служит основанием для издания приказа о
приеме на работу. Иногда вместо трудового договора с работниками заключают
гражданско-правовые договора подряда или предоставления услуг, однако та-
кая форма отношений возможна только при определенных обстоятельствах.
Приказы по личному составу – это распорядительные документы с помо-
щью которых осуществляется оперативное управление персоналом организа-
ции. Для основных приказ по личному составу в соответствии с постановлени-
ем №26 от 6 апреля 2001 г. Госкомстата России используются унифицирован-
ные формы:
– приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т- 1,
индивидуальная);
– приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т- 1а,
сводная);
– приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма
№ Т-5);
– приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма
№ Т-5а, сводная);
29
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
30
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы
Ивановских чтений. 2017. № 4 (16). С. 168.
19
– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №
Т-б);
– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №
Т-6а, сводная);
– приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работником (форма № Т-8);
– приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
– приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (фор-
ма № Т-9);
– приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
(форма № Т-9а, сводная);
– приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
– приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а,
сводная)
31
.
Должностная инструкция работника – это организационный документ,
регламентирующий функциональные обязанности работника по определенной
должности, а также права и ответственность работника
32
. Должностная ин-
струкция является документом обязательным при определенных обстоятель-
ствах документом, например, если должностные обязанности прописаны в пол-
ном объеме в индивидуальном трудовом договоре, то должностные инструкции
можно не разрабатывать
33
.
График отпусков – это плановый документ, в котором определяется поря-
док предоставления отпусков работникам и является обязательным. В соответ-
ствии с ТК РФ работодатель обязан предоставлять работнику основной очеред-
ной оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней, кроме того работни-
31
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
32
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции. - Краснодар, 2014. - С. 135.
33
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции. - Краснодар, 2014. - С. 136.
20
кам предоставляются учебные отпуска, для впервые получающих профессио-
нальное образование и женщинам отпуска по уходу за ребенком (оплачиваемый
до 1,5 лет и неоплачиваемый до 3 лет) (ст. 123 ТК РФ)
34
.
График сменности – это плановый документ закрепляющий порядок ор-
ганизации работы при многосменной организации труда
35
. В соответствии со
статьей 103 ТК РФ, график сменности является обязательным документом, при
наличии в организации сменной работы, так как при сменной работе каждая
группа работников должна производить работу в течение установленной про-
должительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности
36
.
Табель учета рабочего времени – это обязательный учетный кадровый
документ, который содержит сведения о фактически отработанном времени и
количестве неявок в месяц сотрудником организации. Данный документ при-
меняется, если в организации используется повременная форма оплаты труда.
Для оформления табеля учета рабочего времени при ручной обработке доку-
ментов используется унифицированная форма Т-12, а при автоматизированной
обработке форма Т-13.
Номенклатура дел – это систематизированный список заголовков дел ор-
ганизации, с указанием сроков их хранения
37
. Номенклатура дел утверждается
руководителем организации и подписывается лицом ответственным за дело-
производство Номенклатура дел должна согласовываться с архивом не реже
одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры орга-
низации разрабатывается новая номенклатура дел
38
.
Номенклатура дел документ факультативный, но он позволяет системати-
34
Караваева Е. Б., Макаркина М. Л, Юшина Е. Л. Обязательные кадровые документы: ти-
пичные ошибки в практике применения // В сборнике: Актуальные вопросы современной
науки и образования Материалы международной научно-практической конференции. Мос-
ковский финансово-юридический университет МФЮА, Кировский филиал. 2016. С. 276.
35
Великанова С. С., Ишмаметьева Е. Г. Нормативно-правовые основы кадровой документа-
ции. - Краснодар, 2014. - С. 137.
36
Шевченко Л.В., Дуплий Е. Б. Обязательные документы кадровой службы // Материалы
Ивановских чтений. 2017. № 4 (16). С. 163.
37
Кузнецова А. Р., Кадыров Э. М. Основы кадрового делопроизводства. - Уфа, 2013. – С. 23.
38
Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4.1. С. 142.
21
зировать все дела и документы организации, содержит сроки хранения дел, за-
крепляет индексы дел и позволяет обеспечить более эффективную оперативную
работу с управленческой документацией.
Инструкция по кадровому делопроизводству – это документ, устанавли-
вающий единые правила кадрового делопроизводства в организации. Несмотря
на то, что инструкция по кадровому делопроизводству – это факультативный
документ, этот документ очень важен в процессе организации документацион-
ного обеспечения управления персоналом
39
.
Таким образом, тщательное изучение нормативно-правовых основ веде-
ния документации и наличие обязательных кадровых документов гарантирует
ведение кадрового делопроизводства по всем правилам. Это, в свою очередь,
повышает эффективность работы не только кадровой службы, но и всей орга-
низации в целом
40
.
1.3. Отечественный и зарубежный опыт организации кадрового
документооборота
Кадровое делопроизводство в организациях — это мощный инструмент
регулирования и управления персоналом. Данное направление регулирует до-
статочно большой пакет нормативно-правовых актов: начиная с Конституции
Российской Федерации и заканчивая локальными документами конкретной ор-
ганизации.
Существует большое количество учебной и методической литературы по
данному направлению
41
, научных статей
42
. Однако до сих пор в практике со-
39
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.:
ООО «Журнал «Управление персоналом», 2012. – С. 34.
40
Великанова С. С. Организация делопроизводства службы персонала // В сборнике: Инно-
вационное развитие общества в период модернизации: экономические, социальные, фило-
софские, политические, правовые закономерности и тенденции материалы Международной
научно-практической конференции: в 3 частях. Ответственный редактор В.И. Долгий,
А. И. Карпович. - Саратов, 2014. - С. 104.
41
Кадровое делопроизводство: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дег-
тярев, М. А. Пчелинцева. - Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. - С. 52.
22
ставления кадровой документации допускается немало нарушений. В Россий-
ской Федерации определена ответственность за ошибочное оформление трудо-
вых отношений.
Согласно Трудовому кодексу должностные лица, неверно оформляющие
кадровую документацию, могут быть привлечены к различного вида ответ-
ственности: материальной, дисциплинарной, гражданско-правовой, админи-
стративной и даже уголовной
43
.
Работники кадровой службы осуществляют следующие функции по веде-
нию кадровых документов: проводят формирование документов по кадровым
вопросам; обрабатывают поступающие и передаваемые документы; доводят
документацию до исполнителей; регистрируют, учитывают и хранят кадровые
документы; формируют дела в соответствии с их номенклатурой, утвержденной
для данной организации; копируют и размножают кадровые документы; кон-
тролируют исполнение кадровых документов; передают документы по каналам
вертикальной и горизонтальной коммуникации.
Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает,
оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональ-
ным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для орга-
низации характер.
Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с
этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости
от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на осно-
вании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятель-
ности организаций, с указанием сроков хранения.
42
Караваева Е. В., Макаркина М. А., Юшина Е. А. Обязательные кадровые документы: ти-
пичные ошибки в практике применения // Актуальные вопросы современной науки и обра-
зования: материалы международной научно-практической конференции. Вып. 15. Т.1. Ки-
ров, 2015 С. 276.
43
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В сбор-
нике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссий-
ской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический
университет им. К.Минина. 2015. С. 227.
23
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также мо-
гут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами, как
нарушение трудовых прав работников.
За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и
материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им
ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответ-
ствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник
лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.
Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение тру-
дового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих
нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией,
которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Рассмот-
рим некоторые распространенные ошибки документационного обеспечения
управления кадрами.
Отсутствие единых шаблонов используемых документов.
В связи с этим, сотрудники тратят время на поиск необходимого шаблона
и правил его заполнения. На практике кадровикам гораздо проще написать до-
кумент, имея нужный пример и шаблон под рукой. Затрачивается время на до-
полнительную обработку документов, сделанных не по шаблону. Например, в
документах, созданных в свободной форме, сложно быстро уловить нужную
информацию, а если дело касается переписки, то бланк письма влияет на
имидж компании
44
.
Для того чтобы исправить ситуацию, необходимо собрать воедино суще-
ствующие или создать новые формы часто используемых документов, выло-
жить в общедоступное место для сотрудников компании (электронный сетевой
ресурс), проинформировать всех сотрудников, где искать формы документов и
44
Миннегалиева Э.А. Роль кадровых служб в системе управления организацией // В сборни-
ке: Математические модели и методы в исследовании современных проблем экономики и
общества. Сборник статей Всероссийской молодежной научно-практической конференции.
2014. С. 64.