44
2017 г. - о заключении трудового договора – 3%, документы о переводе работ-
ников – 1%, о предоставлении отпусков – 55%, о поощрении работников – 6%,
наложение дисциплинарных взысканий – 1%, о расторжении и увольнении –
2%. Данные годового отчета представлены в виде диаграммы на рисунке 13.
Рисунок 13. Количество кадровой документации
в ООО «Комстрин-ремонт» за 2017 г.
В 2018 г. структура кадровой документации следующая: приказы о за-
ключении трудового договора – 7 %, документы о переводе работников – 2 %, о
предоставлении отпусков – 58 %, о поощрении работников – 9 %, о расторже-
нии и увольнении – 1 %.
Данные годового отчета представлены в виде диаграммы на рисунке 14.
Рисунок 14. Количество кадровой документации
в ООО «Комстрин-ремонт» за 2018 г.
45
Проанализировав объем документации можно сделать вывод, что боль-
шинство документов оформляется о приеме на работу и предоставлении отпус-
ков.
Отделом кадров ООО «Комстрин-ремонт» ведется регистрация докумен-
тов по личному составу, и используются следующие регистрационные формы:
регистрация приказов о приеме, переводе и увольнении работников; регистра-
ция трудовых договоров; учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
регистрация приказов о предоставлении отпуска.
Важнейшая задача отдела кадров ООО «Комстрин-ремонт» - оформление
документов соответствии с требованиями, предъявляемыми к ним. Представим
результаты проверки кадровой документации.
Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопро-
изводства на соответствие действующему законодательству о труде, выдача по-
следующих рекомендаций по приведению кадрового учета и делопроизводства
в соответствие с Трудовым кодексом РФ и иными нормативно-правовыми ак-
тами.
Объектом проверки являлись кадровые документы, согласно перечня, со-
гласованного сторонами в договоре на оказание услуг.
1. Учредительные документы Общества.
Для проверки был предоставлен Устав Общества, учредительный дого-
вор, Протоколы общих собраний.
Общие выводы и рекомендации: замечаний нет.
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка в организации отсутствуют.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется принять и утвердить
Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст. 189-190,372
ТК РФ.
3. Положение об оплате труда.
Положение об оплате труда как локальный нормативный акт отсутствует.
Имеется в наличии положение о премировании и депримировании, которое яв-
46
ляется приложением к трудовым соглашениям и регулирует вопросы начисле-
ния премий и основания депремирования.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется разработать и принять
Положение об оплате труда, регулирующее все вопросы по оплате труда работ-
ников с учетом действующего законодательства РФ и коллективного договора.
4. Коллективный договор.
В ходе проверки кадрового учета в ООО «Комстрин-ремонт» выявлено
отсутствие указанного документа.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется принять и утвердить в
установленном законодательством порядке коллективный договор.
5. Штатные расписания.
Замечаний нет.
6. Документы по материальной ответственности работников.
На проверку были предоставлены договоры с работниками о полной
индивидуальной материальной ответственности. В оформлении указанных
договоров выявлены следующие общие ошибки:
1. Установлено, что в организации действует типовая форма договоров о
полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 244 ТК РФ), утвержденные
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002
№85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или
выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать
письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной
материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной
материальной ответственности».
2. Установлено, что договоры о полной индивидуальной материальной
ответственности заключаются со всеми работниками организации, то есть как с
рабочими, так и с их руководителями.
На основании сравнения указанных Перечней и должностей работников,
с которыми в организации заключен договор о полной индивидуальной
материальной ответственности, необходимо сделать вывод, что с
47
большинством работников такой договор заключен безосновательно, а значит
такой договор будет признан судом недействительным и не обеспечит реальной
защиты имущественных интересов работодателя.
Общие выводы и рекомендации: привести порядок заключения договоров
о материальной ответственности в соответствие с действующим
законодательством.
7. Дисциплинарная ответственность.
Документы по дисциплинарной ответственности отсутствуют.
8. Трудовые договоры.
Результаты проверки трудовых договоров представлены в Приложении 1.
Общие выводы и рекомендации:
1. Трудовой договор рекомендуется привести в соответствие с действую-
щим законодательством.
2. Срочные трудовые договоры необходимо изменить, внести основания
заключения срочных договоров в соответствии со ст. 59 ТК РФ, указывать срок
действия договора.
Рекомендуется принять и утвердить Положение о коммерческой тайне.
9. Трудовые книжки работников. Проверка соблюдения порядка ведения
и хранения.
Трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в
личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых
книжек. Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к
ним отсутствуют.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не ведется, что
является нарушением п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изго-
товления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвер-
жденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
и вкладышей в нее, что является нарушением п. 40 Правил ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
48
работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003
г. № 225.
Общие выводы и рекомендации:
1. Необходимо следовать п. 42 в вопросе хранения трудовых книжек,
назначить ответственное лицо за их хранение.
2. Рекомендуется исполнить требования п. 41 Правил ведения и хране-
ния трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения
ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 г. № 225 в отношении Журнала учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним.
3. Рекомендуется вести приходно-расходную книгу по учету бланков
трудовой книжки и вкладышей в нее по форме, утвержденной Постановлением
Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69.
10. Регистрационные и учетные журналы.
Журналы не ведутся.
Общие выводы и рекомендации:
1. Рекомендуется завести журнал, прошить, пронумеровать, скрепить
печатью и подписью генерального директора.
2. Рекомендуется вносить записи последовательно, не нарушая нумера-
цию и дату принятия приказа.
11. Приказы по личному составу
В ходе проверки предоставлены приказы по личному составу (прием,
увольнение).
В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу,
отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом. В приказах об
увольнении не указывается основание прекращения трудового договора, отсут-
ствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса.
Табельные номера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а
должны содержать порядковые числа (порядок определяется в зависимости от
даты приема работников последовательно). Приказы об отпусках, переводах
49
отсутствуют.
Общие выводы и рекомендации: рекомендуется заполнять приказы в со-
ответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утвер-
ждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты».
12. Личные карточки Т-2
На проверку были предоставлены личные карточки работников.
Общие выводы и рекомендации:
1. Карточки выполнены на листах бумаги белого цвета размером А4
двусторонней печатью, отдельные страницы карточек скреплены между собой
степлером.
2. Карточки заполняются машинописным текстом с использованием
компьютерной программы, а затем распечатываются. Текущие изменения руч-
кой в карточку не вносятся.
3. Не все поля личных карточек являются заполненными, например, об-
разование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках.
4. Отсутствуют подписи работников.
Срок хранения личных карточек составляет 75 лет, ввиду этого рекомен-
дуется пользоваться личными карточками изготовленными на картоне. Такие
карточки можно купить в специализированных издательских организациях.
Картонные карточки заполняются вручную.
Выводы по главе 2
Основным видом деятельности ООО «Комстрин-ремонт» является произ-
водство отделочных работ. Организационная структура предприятия построена
по линейно-функциональному принципу; она обеспечивает разделение управ-
ленческого труда по функциям управления предприятием.
Деятельность предприятия – прибыльная. Прибыль от продаж увеличива-
лась на протяжении всего исследуемого периода: на 5,84% за 2017 г. и на
20,95% за 2018 г. Проведенный анализ свидетельствует росте эффективности
50
деятельности ООО «Комстрин-ремонт» за 2017-2018 гг.
Численность персонала на 2018 г. составляет 126 чел. Численность пер-
сонала предприятия остается стабильной на протяжении трех последних лет
(увеличение на 2 работника, или на 1,61 %). В структуре персонала высок
удельный вес специалистов (32 % по данным 2018 г.), что обусловлено научно-
исследовательским направлением деятельности предприятия.
Уровень текучести кадров является достаточно низким (6 %), однако,
имеет место рост данного показателя в 2017-2018 гг. на 2 п.п. по сравнению с
2016 г. Квалификационная структура рабочих кадров имеет тенденцию к улуч-
шению. В то же время среди специалистов удельный вес работников с высшим
образованием в 2018 г. снизился. Это косвенным образом свидетельствует об
оттоке с предприятия квалифицированных работников.
Обязанности ведения кадрового документооборота в ООО «Комстрин-
ремонт» возложены на работников отдела кадров. В компании разработан до-
кумент, регламентирующий кадровый документооборот – Положение о кадро-
вом документообороте в ООО «Комстрин-ремонт».
Документооборот в ООО «Комстрин-ремонт» имеет ярко выраженный
вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей ор-
ганизационной структуры управления. Большинство документов сначала появ-
ляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резо-
люциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом,
после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направле-
нии.
В 2018 г. было издано 766 кадровых документов. Проанализировав объем
документации можно сделать вывод, что большинство документов оформляет-
ся о приеме на работу и предоставлении отпусков. Важнейшая задача отдела
кадров ООО «Комстрин-ремонт» - оформление документов соответствии с тре-
бованиями, предъявляемыми к ним. В результате проверки документов выявле-
ны следующие недостатки и нарушения:
правила внутреннего трудового распорядка в организации отсутству-
51
ют;
положение об оплате труда как локальный нормативный акт отсут-
ствует;
коллективный договор отсутствует;
договоры о полной индивидуальной материальной ответственности с
большинством работников заключены безосновательно, а значит такие догово-
ра будут признаны судом недействительным и не обеспечат реальной защиты
имущественных интересов работодателя;
документы по дисциплинарной ответственности отсутствуют;
в оформлении трудовых договоров имеются нарушения законодатель-
ства;
трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в
личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых
книжек. Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к
ним отсутствуют. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не
ведется. Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой
книжки и вкладышей в нее;
в приказах о приеме на работу не указываются условия приема на ра-
боту, отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом. В приказах об
увольнении не указывается основание прекращения трудового договора, отсут-
ствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса. Табельные но-
мера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а должны содержать
порядковые числа (порядок определяется в зависимости от даты приема работ-
ников последовательно). Приказы об отпусках, переводах отсутствуют;
не все поля личных карточек являются заполненными, например, об-
разование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках.
Отсутствуют подписи работников.
52
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Комстрин-ремонт»
3.1. Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование
кадрового документооборота в ООО «Комстрин-ремонт»
Представим предложения, направленные на совершенствование органи-
зации кадрового документооборота в ООО «Комстрин-ремонт». Во-первых,
необходимо разработать и принять в установленном законодательством поряд-
ке и в соответствии со спецификой деятельности организации Правила внут-
реннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить перечни
сотрудников с ненормированным рабочим днем.
Необходимо привести в соответствие с законодательством РФ основной
документ кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей
степени в настоящий момент противоречит трудовому кодексу. Необходимо
тщательным образом изучить порядок привлечения работников к материальной
и дисциплинарной ответственности.
Изучить Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утвер-
ждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты» в части заполнения унифицированных форм: приказов по
личному составу, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, лич-
ных карточек.
Предлагается внедрить тесное взаимодействие отдела кадров с юридиче-
ской службой организации с целью решения кадровых противоречий с дей-
ствующим законодательством. При несоблюдении указанных рекомендаций и
ведении кадрового учета и делопроизводства в разрез с действующим законо-
дательством организация совершает административное правонарушение,
предусмотренное ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
За это предусмотрена ответственность в виде штрафа на должностных
лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих
предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от
53
одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление
деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати
тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление де-
ятельности на срок до девяноста суток.
В целях обеспечения кадровой безопасности и правильного ведения кад-
рового учета и делопроизводства рекомендуется провести обучение по трудо-
вому законодательству и кадровому делопроизводству сотрудников отдела по
управлению персоналом, юридической службы, службы внутреннего контроля
и отдела по управлению системой менеджмента качества.
Проведенное исследование показало, что кадровый документооборот в
ООО «Комстрин-ремонт» автоматизирован; он ведется в электронной системе
документооборота ООО «Комстрин-ремонт». В целях его совершенствования
предлагается введение дополнительного модуля, позволяющего автоматизиро-
вать контроль исполнения документов – «Система контроля исполнительской
дисциплины» (далее – «СКИД»), в которую заносятся все документы требую-
щие исполнения.
Введение «СКИД» позволит:
создавать новые контрольные карточки документов;
отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый
адрес исполнителей (Таблица 9);
контролировать состояние текущих поручений по всем исполнителям и
статистику исполнительской дисциплины (Таблица 10);
фиксировать факт выполнения поручений,
осуществлять поиск поручений по различным критериям,
просматривать архив выполненных поручений.