54
Таблица 9
Форма Справки о выполнении контрольных мероприятий
50
ООО «Комстрин-ремонт»
Справка о выполнении контрольных мероприятия за период с
01.01.2018 по 31.08.2018
Исполнитель
Основание
Рег. №
№ док.
Дата док.
Срок
Задержка (дни)
Содержание
Задание
1
Поручение по
внешней корре-
спонденции
494
8061
ф
25.08.
2018
10.09.
2018
12
Ответ: Служ-
ба занятости
предоставить
информацию
о вакансиях
2
Поручение по
внешней корре-
спонденции
541
8753
15.08.
2018
23.08.
2018
Ответ: Кад-
ровое
агентство
«Я+» – не
направлять
корреспон-
денцию по
указанному
адресу, на
контроль
3
Поручение по
внешней корре-
спонденции
545
8824
16.08.
2018
24.08.
2018
Ответ: ПФ РФ
– предоста-
вить данные
о начислении
пени
Всего мероприятий: 58; выполнено: 55 (95 %); не выполнено: 3 (5 %)
50
Составлено автором.
55
Таблица 10
Форма Ведомости исполнений контрольных мероприятий
51
Исполнители
Ф.И.О.
Контрольные мероприятия
Всего
Поручение по
внешней корре-
спонденции
Кол.
Вып.
%
%
контр.
%
факт
Кол.
Вып.
%
Кондратьева А.П.
18
12
66,7
I8
12
66,7
Орлова О.И.
8
5
62,5
8
2
62,5
Сидорова И.К.
29
21
72,4
29
21
72,4
Кондратьева А.П.
7
7
100,0
7
7
100,0
Орлова О.И.
7
7
100,0
7
7
100,0
Сидорова И.К.
3
1
33,3
3
1
33,3
Кондратьева А.П.
17
14
82,4
17
14
82,4
Орлова О.И.
17
12
70,6
17
12
70,6
Сидоров И.К.
2
2
100,0
2
2
100,0
Кондратьева А.П.
1
1
100,0
1
1
100,0
Орлова О.И.
3
1
33,3
3
1
33,3
Сидорова И.К.
4
3
75,0
4
3
75,0
Кондратьева А.П.
7
4
57,1
7
4
57,1
Всего
123
9О
73,2
123
9О
73,2
Использование Системы контроля исполнительской дисциплины»
(«СКИД») позволит сократить время на повторное рассмотрение документа.
Выбор программы «СКИД» обусловлен проведенным мониторингом про-
грамм, позволяющим осуществлять контроль исполнительской дисциплины
(Таблица 11).
По данным таблицы 11 видно, что возможности рассмотренных программ
практически одинаковые, однако, по стоимости, программа «СКИД» имеет
преимущества. Стоимость данного программного обеспечения составляет 8
тыс. руб.
51
Составлено автором.
56
Таблица 11
Мониторинг программ контроля исполнительской дисциплины
Показа-
тель
Программы
«СКИД»
«Контроль
исполнитель-
ской дисци-
плины»
«Айкумена-
Управление»
«Документо-
оборот и КИД
(контроль ис-
полнительской
дисциплины)»
Общее
описание
Предназначе-
на для веде-
ния докумен-
тооборота и
контроля ис-
полнительской
дисциплины.
Программа
позволяет лег-
ко вести учет
выполнения
различных
распоряди-
тельных доку-
ментов испол-
нителями. Со-
держит автома-
тическое напо-
минание о при-
ближении сро-
ка выполнения.
Обладает рас-
ширенной
функционально-
стью и позволя-
ет осуществлять
контроль испол-
нения решений,
постановку за-
дач и контроль
исполнения ре-
гламентов в ре-
жиме реального
времени, обес-
печивая макси-
мальную про-
дуктивность
труда для кон-
кретного со-
трудника.
Предназначена
для ведения до-
кументооборо-та
и контроля ис-
полнительской
дисциплины.
Цена
8
10
12
8
Предлагается также направить работника отдела кадров на обучение по
программе повышения квалификации «Специалист по кадрам + 1С Зарплата и
управление персоналом 8.3». Программа предусматривает:
1. формирование профессиональных компетенций, включающих в себя:
готовность к кооперации с коллегами, к работе на общий результат, а также
владение навыками организации и координации взаимодействия между людь-
ми, контроля и оценки эффективности деятельности других; способность при-
менять на практике методы оценки эффективности системы материального и
нематериального стимулирования в организации;
2. получение следующих знаний: основные виды документов, особенно-
сти их создания и хранения; основные принципы работы менеджера по персо-
налу;
3. приобретение умений: вести документооборот на предприятиях раз-
57
личных форм собственности; правильно общаться с деловыми партнерами,
изучать особенности взаимоотношений членов коллектива и руководителей ор-
ганизации, получить представление об организации работы офиса, научиться
работать с информацией и управлять личным временем; применять системный
подход к теории и практики управления персоналом;
4. овладение: навыками организации и координации взаимодействия
между людьми, контроля и оценки эффективности деятельности других с учё-
том этических принципов деловых отношений; знаниями и умениями по созда-
нию современной системы управления персоналом на предприятии.
Приобретенные знания и практические навыки должны обеспечить уме-
ние самостоятельно на высоком профессиональном уровне оформлять, вести,
поддерживать и развивать кадровое делопроизводство любой компании вне за-
висимости от сферы деятельности и формы собственности.
Объем программы: 72 часа трудоемкости, в том числе 48 ауд. часов.
Учебный план представлен в таблице 11.
Таблица 11
Учебный план дополнительной профессиональной программы
повышения квалификации работника ОК
№
Наименование
модулей
(дисциплин)
Трудоемкость в часах:
Формы
контроля
Всего
аудиторные занятия, в
том числе
Самостоятельная
работа
Всего
лекции
Практические,
лабораторные,
семинарские
занятия,
тренинги
1
2
3
4
5
6
7
1
Модуль 1.
Основы трудового
законодательства и
регулирование
трудовых отношений
44
14
14
16
Компьютерное
тестирование
(текущий кон-
троль знаний)
58
Продолжение таблицы 11
1
2
3
4
5
6
7
2
Модуль 2.
Ведение кадрового
учета в программе
1С
28
10
10
8
Компьютерное
тестирование
(текущий кон-
троль знаний)
Итоговая аттестация
Зачет
Итого:
72
24
24
24
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций
Для того чтобы рассчитать экономический эффект от внедрения предло-
женных рекомендаций, необходимо определить возможное сокращение затрат
рабочего времени. В таблице 12 представлены плановые и фактические затраты
времени сотрудника отдела кадров.
Таблица 12
Фактические и плановые затраты рабочего времени сотрудника
кадровой службы ООО «Комстрин-ремонт» в неделю
52
Элементы затрат
Продолжитель-
ность работ,
всего
В том числе
Сократить
нельзя
Можно сокра-
тить или ис-
ключить
мин.
%
мин.
%
мин.
%
1
3
4
5
6
7
8
Изучение текущих
(нормативных, дирек-
тивных и др.) доку-
ментов
60
2
30
50
30
50
Поиск и работа с пра-
вовой и экономиче-
ской информацией
30
1,02
21
63
9
37
Работа с документаци-
ей
105
3,6
87,51
83
17,49
17
Подготовка отчетов,
докладов и справок
180
6,1
147,5
82
32,5
18
Осуществление пере-
писки
90
3,06
88
98
12
2
Телефонные разгово-
ры
210
7,14
147
70
63
30
Прием посетителей и
представителей других
подразделений
105
3,57
105
100
-
-
52
Составлено автором.
59
Продолжение таблицы 12
1
3
4
5
6
7
8
Участие в произ-
водственных сове-
щаниях
-
-
-
-
Участие в собрани-
ях общественных
организаций
30
1,02
29,4
97
0,6
3
Подготовка собра-
ний, совещаний
120
4,08
120
100
-
-
Служебные разъез-
ды
525
17,85
294
56
231
44
Повышение квали-
фикации
-
-
-
-
-
-
Общественная ра-
бота
75
2,55
75
100
-
-
Проведение собра-
ний, совещаний
195
6,63
164
84
31
16
Беседы с подчи-
ненными
240
8,16
235
98
5
2
Решение оператив-
ных вопросов
90
3,06
70
77
20
23
Решение перспек-
тивных вопросов
75
2,55
59
79
16
21
Обход рабочих мест
30
1,02
30
100
-
-
Прием по личным
вопросам
105
3,57
105
100
-
-
Личные дела
195
6,63
118
60
77
40
Потери рабочего
времени (нерегла-
ментированные пе-
рерывы)
200
6,12
130
65
63
35
Данные, представленные в таблице 12, позволяют сделать вывод, что за
счет реализации предлагаемых мероприятий происходит 10 часов рабочего
времени в течение одной рабочей недели, или 25 % (10 * 100 % / 40).
Проведем расчет экономической эффективности мероприятия.
В отделе кадров предприятия работает три сотрудника. За счет сокраще-
ния излишних затрат рабочего времени их производительность труда повысит-
ся на 25 %.
Общий прирост производительности труда рассчитаем по формуле:
Ппт = Пптк * Чк : Чобщ (1)
где Пптк – прирост производительности труда сотрудников кадровой
60
службы;
Чк – численность персонала кадровой службы;
Чобщ – общая численность персонала.
Ппт = 25,00 * 3 : 126 = 0,60 %.
Таким образом, в целом по предприятию производительность труда по-
высится на 0,60 %.
Прирост выручки составит: 287 253 * 0,60 % = 1 723 тыс.руб.
Исходя из рентабельности продаж на уровне 2017 г. (8,97 %), планируем
прирост прибыли от продаж: 1 723 * 8,97 % = 155 тыс.руб.
Затраты на реализацию мероприятия составляют 8 тыс.руб., то есть об-
щий годовой экономический эффект равен:
Э = 155 – 8 = 147 тыс.руб.
Таким образом, предлагаемые мероприятия экономически эффективны.
Выводы по главе 3
В целях совершенствования организации кадрового документооборота в
ООО «Комстрин-ремонт» рекомендовано:
- разработать и ввести в действие новые должностные инструкции, от-
ражающие реальное и рациональное распределение обязанностей между со-
трудниками отдела кадров;
- разработать и принять в установленном законодательством порядке и в
соответствии со спецификой деятельности организации Правила внутреннего
трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить перечни сотруд-
ников с ненормированным рабочим днем;
- привести в соответствие с законодательством РФ основной документ
кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей степени в
настоящий момент противоречит трудовому кодексу;
- внедрить тесное взаимодействие отдела кадров с юридической служ-
бой организации с целью решения кадровых противоречий с действующим за-
61
конодательством;
- провести обучение по трудовому законодательству и кадровому дело-
производству сотрудников отдела по управлению персоналом, юридической
службы, службы внутреннего контроля и отдела по управлению системой ме-
неджмента качества;
- ввести в электронный кадровый документооборот дополнительный мо-
дуль, позволяющий автоматизировать контроль исполнения документов – «Си-
стема контроля исполнительской дисциплины».
За счет реализации предлагаемых мероприятий будет получена экономия
10 часов рабочего времени работника отдела кадров в течение одной рабочей
недели, или 25 %. Планируемый экономический эффект составляет 147
тыс.руб. Таким образом, предлагаемые мероприятия экономически эффектив-
ны.
62
Заключение
Документооборот – это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Основ-
ными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во
времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов докумен-
тов должны быть единообразными.
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих
внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных от-
ношений работодателя и работника. Кадровый документооборот представляет
собой движение кадровых документов от момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления. Рациональная организация кадро-
вого документооборота позволяет формализовать кадровые процедуры.
Среди кадровой документации выделяют: распорядительные документы и
документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; информаци-
онно-расчетные документы; официальную внутреннюю переписку; журналы
(книги) учета и регистрации документов.
Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения
количества форм документов; организации их доставки; введения практики
предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным спе-
циалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство организа-
ции; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения
средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения до-
кументов; введения строгого контроля исполнения документов.
Функции ведения кадрового документооборота возложены на работников
кадровых служб. Основным видом деятельности ООО «Комстрин-ремонт» яв-
ляется производство мебели для офисов и предприятий торговли. Организаци-
63
онная структура предприятия построена по линейно-функциональному прин-
ципу; она обеспечивает разделение управленческого труда по функциям управ-
ления предприятием.
Деятельность предприятия – прибыльная. Прибыль от продаж увеличива-
лась на протяжении всего исследуемого периода: на 5,84% за 2017 г. и на
20,95% за 2018 г. Проведенный анализ свидетельствует росте эффективности
деятельности ООО «Комстрин-ремонт» за 2017-2018 гг.
Численность персонала на 2018 г. составляет 126 чел. Численность пер-
сонала предприятия остается стабильной на протяжении трех последних лет
(увеличение на 2 работника, или на 1,61 %). В структуре персонала высок
удельный вес специалистов (32 % по данным 2017 г.), что обусловлено научно-
исследовательским направлением деятельности предприятия.
Уровень текучести кадров является достаточно низким (6 %), однако,
имеет место рост данного показателя в 2017-2018 гг. на 2 п.п. по сравнению с
2016 г. Квалификационная структура рабочих кадров имеет тенденцию к улуч-
шению. В то же время среди специалистов удельный вес работников с высшим
образованием в 2018 г. снизился. Это косвенным образом свидетельствует об
оттоке с предприятия квалифицированных работников.
Обязанности ведения кадрового документооборота в ООО «Комстрин-
ремонт» возложены на работников отдела кадров. В компании разработан до-
кумент, регламентирующий кадровый документооборот – Положение о кадро-
вом документообороте в ООО «Комстрин-ремонт».
Документооборот в ООО «Комстрин-ремонт» имеет ярко выраженный
вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей ор-
ганизационной структуры управления. Большинство документов сначала появ-
ляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резо-
люциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом,
после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направле-
нии.
В 2018 г. было издано 766 кадровых документов. Проанализировав объем