24
запретить использовать другие разновидности, поручить ответственным со-
трудникам контроль над использованием форм и оформлением документов
45
.
Формы используемых документов можно утвердить в «Альбоме форм до-
кументов», который обычно оформляется как приложение к инструкции по де-
лопроизводству.
Отсутствие нужных документов.
Во-первых, отсутствие документов в ситуациях, требующих письменного
подтверждения фактов или событий. Например, если договор подписывается не
руководителем предприятия, а другим сотрудником, то необходимо наличие
доверенности на право подписи документа. Без доверенности договор не будет
иметь юридической силы.
Во-вторых, потеря документов. Если документов много и они выдаются
исполнителям на руки без отметок в журнале выдачи или в какой-либо учётной
системе, то поиск подлинника документа может превратиться в большую про-
блему
46
.
Необходимо определиться с местами хранения документов. Фактически
необходимо разработать номенклатуру дел организации. Далее надо назначить
сотрудников, отвечающих за систематизацию документов в дела, вести учёт
движения документов в организации с помощью журналов выдачи.
Также желательно организовать систему контроля возвратов документов
и использовать механизм напоминаний. Например, составлять ежемесячный
отчёт для руководителей структурных подразделений со списком невозвращён-
ных документов отдела
47
.
45
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В сбор-
нике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссий-
ской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический
университет им. К.Минина. 2015. С. 227.
46
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В сбор-
нике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссий-
ской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический
университет им. К.Минина. 2015. С. 227.
47
Кадровое делопроизводство: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дег-
тярев, М. А. Пчелинцева. - Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. - С. 54.
25
Ошибки оформления содержания документа.
Первая распространённая ошибка - «некачественное» содержание доку-
ментов. При написании организационно-распорядительного документа необхо-
димо не только выражаться чётко и ясно, чтобы не возникало двояких толкова-
ний, но и всесторонне проработать оформляемый вопрос. Например, изучить
все уже изданные в организации нормативные акты, касающиеся этого вопроса.
Иначе могут возникнуть противоречия или дублирование информации в
указаниях, утрата юридической силы документа, ошибки понимания и общая
дезориентация сотрудников.
Вторая ошибка - неверное определение вида документа. Путают приказы
и распоряжения, положения и инструкции, докладные и объяснительные запис-
ки и прочее.
Если документ попал не в свою группу, то возможно у него принципи-
ально изменятся условия и сроки хранения. Из-за этой ошибки иногда образу-
ются ситуации, когда один и тот же документ получает разные названия и чис-
лится в организации как разные документы
48
.
Такие ошибки выявлять и исправлять сложнее всего. В инструкции по де-
лопроизводству должны быть оговорены основные используемые виды доку-
ментов, правила их оформления и порядок согласования, а также ответствен-
ность сотрудников
49
.
Кроме рассмотренных, существует ещё ряд ошибок в делопроизводстве,
которые связаны с оформлением бумаг, отсутствием прозрачности в согласова-
ниях, движением документов в организации, отсутствием общедоступной ин-
формации по временному назначению исполняющих обязанностей руководите-
лей и ключевых сотрудников.
48
Станченкова Ю. И. Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // В сбор-
нике: Инновационные технологии управления сборник статей по материалам II Всероссий-
ской научно-практической конференции. Нижегородский государственный педагогический
университет им. К.Минина. 2015. С. 227.
49
Кадровое делопроизводство: методические указания / Сост. Г. А. Машенцева, В. В. Дег-
тярев, М. А. Пчелинцева. - Волгоград: ИУНЛ ВолгГТУ, 2015. - С. 55.
26
Таким образом, ошибки бывают в любой деятельности, особенно в дело-
производстве, так как во многих организациях для большинства сотрудников
оно не является профессиональной областью. Целью исправления подобных
ошибок является не только стремление к порядку в организации и соблюдение
законодательства, но и повышение удобства работы и мотивации сотрудников.
Нужно отметить, что за рубежом (Европа, США и др.) системы кадрового
производства являются более совершенными, что обусловлено применением
информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в
вопросах электронного документооборота и применения электронных докумен-
тов. ИСО еще в 2001 г. приняла стандарт по управлению документами (ISO:
15489-1-2001); в Европе тоже в 2001 г. была разработана и принята специфика-
ция «Типовые европейские требования к системам электронного документо-
оборота» (MoReq), которые сейчас применяются уже в обновленной редакции
MoReq2. Эти факты говорят о том, что в развитых странах не представляют
управление документами без применения информационных технологий. В раз-
витых зарубежных странах уже давно не делят делопроизводство на традици-
онное, как это еще принято в России, и с применением информационных (ком-
пьютерных) технологий. В развитых странах любое делопроизводство основано
на применении современных информационных технологий, другого просто не
может быть.
Нужно также отметить некоторые специфические подходы к управлению
документами, характерные для делопроизводства Западной Европы и Соеди-
ненных Штатов, что нашло отражение в стандарте 15489, в разделе, устанавли-
вающем требования к процессам управления документами. В стандарте процес-
сы управления документами начинаются не с регистрации документов (для
России в делопроизводстве это ключевой момент), а с экспертизы и определе-
ния сроков хранения документов. Регистрация в странах Западной Европы и
США тоже присутствует, но она не на первом месте. По большому счету в
этом противоречия нет, потому что в России тоже определяют сроки хранения
документов, но в нашей стране это, как правило, делается после исполнения
27
документа, когда он (или копия) передается в дело на хранение.
Еще одно отличие: в России одной из функций делопроизводства являет-
ся контроль исполнения документов. Это – важнейшая особенность российско-
го кадрового делопроизводства. В каждой стране есть своя специфика делопро-
изводства, поэтому можно сказать, что контроль за сроками исполнения доку-
ментов - это российская специфика.
Выводы по главе 1
Документооборот – это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Основ-
ными правилами организации документооборота являются:
1) оперативное прохождение документа с наименьшими затратами во
времени;
2) максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
3) порядок прохождения и процесс обработки основных видов докумен-
тов должны быть единообразными.
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих
внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных от-
ношений работодателя и работника. Кадровый документооборот представляет
собой движение кадровых документов от момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления. Рациональная организация кадро-
вого документооборота позволяет формализовать кадровые процедуры.
Среди кадровой документации выделяют: распорядительные документы и
документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; информаци-
онно-расчетные документы; официальную внутреннюю переписку; журналы
(книги) учета и регистрации документов.
Документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения
количества форм документов; организации их доставки; введения практики
предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным спе-
циалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство организа-
ции; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения
28
средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения до-
кументов; введения строгого контроля исполнения документов.
Функции ведения кадрового документооборота возложены на работников
кадровых служб.
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового
документооборота в ООО «Комстрин-ремонт»
2.1. Краткая характеристика и анализ деятельности объекта исследования
Общество с ограниченной ответственностью «Комстрин-ремонт» создано
16 июля 2016 г.
Юридический адрес: 117647, город Москва, Профсоюзная улица, дом 125
корпус 1.
Основным видом деятельности является производство отделочных работ.
Организационно-правовая форма — общества с ограниченной ответственно-
стью. Тип собственности — частная собственность.
Основной целью деятельности предприятия является извлечение прибы-
ли.
Общество с ограниченной ответственностью «Комстрин-ремонт» созда-
но в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Феде-
ральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответ-
ственностью». Общество является юридическим лицом и строит свою деятель-
ность на основании Устава и действующего законодательства Российской Фе-
дерации.
Организационная структура ООО «Комстрин-ремонт» представлена на
рисунке 1.
ООО «Комстрин-ремонт» представляет собой единый производственно-
хозяйственный комплекс взаимосвязанных структурных подразделений. Про-
изводственная структура предприятия образована бригадами, которые осу-
ществляют производственный процесс. Работа с клиентами осуществляется че-
29
рез специально созданный отдел.
Организационная структура предприятия, представленная на рисунке 1,
построена по линейно-функциональному принципу; она обеспечивает разделе-
ние управленческого труда по функциям управления предприятием. В то же
время данная структура управления характеризуется как негибкая, приспособ-
ленная для решения внутренних задач, а не внешних. Общее руководство дея-
тельностью организацией осуществляет директор, который контролирует дея-
тельность работы всех линейных руководителей, утверждает и подписывает
документы.
Рисунок 1. Организационная структура управления
ООО «Комстрин-ремонт»
Линейное управление в ООО «Комстрин-ремонт» действует по линии
прямого подчинения сверху вниз. Через него руководители доводят до каждого
исполнителя свои распоряжения и осуществляют контроль за их выполнением.
Линейная организационная структура обеспечивает единство управления в
ООО «Комстрин-ремонт» от директора до рабочего места, согласованность
действий администрации и исполнителей. При таком управлении руководите-
лям в ООО «Комстрин-ремонт» - начальникам подразделений предоставляется
вся полнота власти по отношению к подчиненным.
Директор
Заместитель директора
по производству
Главный
бухгалтер
Коммерческий ди-
ректор
Бригадиры
Бухгалтерия
Отдел по работе с
клиентами
Начальник склада
Начальник
отдела мар-
кетинга
Начальник отде-
ла кадров
Отдел
кадров
30
Данная структура на сегодняшний день для ООО «Комстрин-ремонт» до-
статочно эффективна, так как организация работает на малом сегменте рынка.
Однако при дальнейшем расширении деятельности необходимо будет пере-
смотреть организацию системы управления.
Для анализа основных показателей деятельности предприятия было ис-
следовано их изменение за период 2016-2018 гг. (Таблица 1).
Таблица 1
Динамика основных показателей деятельности
ООО «Комстрин-ремонт»
Показатель
2016
2017
2018
2018/2016,
%
Выручка, тыс. руб.
248675
269499
287253
115,51
Полная себестоимость продаж,
тыс. руб.
228555
248203
261486
114,41
Затраты на 1 рубль продаж, руб.
0,92
0,92
0,91
98,91
Прибыль от продаж, тыс.руб.
20170
21296
25767
127,81
Из данных таблицы 1 видно, что в 2017 г. выручка от продаж увеличи-
лась по сравнению с 2016 г. на 20 824 тыс.руб., или на 8,37%. В 2018 г. темпы
прироста выручки несколько снизились и составили 6,59%. В абсолютном вы-
ражении выручка от продаж увеличилась в 2018 г. по сравнению с 2017 г. на 17
754 тыс.руб.
Нельзя не отметить такой положительный факт в деятельности предприя-
тия, как снижение затрат на рубль реализации в 2018 г. на 1,09%.
Прибыль от продаж увеличивалась на протяжении всего исследуемого
периода: на 5,84% за 2017 г. и на 20,95% за 2018 г. Проведенный анализ свиде-
тельствует росте эффективности деятельности ООО «Комстрин-ремонт» за
2017-2018 гг.
31
2.2. Анализ кадрового состава предприятия
Динамика трудовых ресурсов предприятия представлена в таблице 2.
Таблица 2
Обеспеченность трудовыми ресурсами ООО «Комстрин-ремонт»
Категория работаю-
щих
2016
2017
2018
2018/2016, %
1
2
3
4
5
Рабочие, в том числе
75
76
76
101,33
основные
64
64
64
100,00
вспомогательные
11
12
12
109,09
Служащие, в том числе
49
50
50
102,04
руководители
9
9
9
100,00
32
Продолжение таблицы 2
1
2
3
4
5
Специалисты
38
40
40
105,26
прочие служащие
2
1
1
50,00
Всего работающих
124
126
126
101,61
Из данных таблицы 2 видно, что за 2017 г. отмечается увеличение кадро-
вого состава предприятия. В 2017 г. численность работающих предприятия
увеличилась на 2 чел., или на 1,61%. При этом прирост численности произошел
за счет увеличения численности вспомогательных рабочих (на 1 чел., или на
9,09%) и специалистов – на 2 чел., или на 5,26%. Численность прочих служа-
щих сократилась на 1 работника. В 2018 г. изменения численности работников
не происходило.
В таблице 3 представлена структура персонала предприятия в 2016-2018
гг.
Таблица 3
Структура персонала ООО «Комстрин-ремонт»
по категориям в 2016-2018 гг.
Категория ра-
ботающих
2016
2017
2018
2018/2016, %
Рабочие, том
числе
60,48
60,32
60,32
-0,16
основные
51,61
50,79
50,79
-0,82
вспомогательные
8,87
9,53
9,53
0,66
Служащие, в том
числе
39,52
39,68
39,68
0,16
руководители
7,26
7,14
7,14
-0,12
специалисты
30,65
31,75
31,75
1,10
прочие служа-
щие
1,61
0,79
0,79
-0,82
Из данных таблицы 3 видно, что в 2017 г. происходит некоторое сокра-
щение удельного веса рабочих в общей численности персонала (на 0,16 про-
центного пункта) с соответствующим увеличение удельного веса служащих. В
целом же значительных изменений в структуре персонала в 2017 гг. не отмеча-
ется. Более 60% работников являются рабочими.
Существенное влияние на эффективность использования трудовых ресур-
33
сов оказывает характер и уровень движения кадров на предприятии, которые
отражены в таблице 4.
Таблица 4
Движение кадров ООО «Комстрин-ремонт» за 2016-2018 гг.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
2018/2016, %
Среднесписочная чис-
ленность всего, чел.
124
126
126
101,61
- в т.ч. рабочих, чел.
75
76
76
101,33
Принято на работу всего
7
8
9
128,57
- в т.ч. рабочих, чел.
6
7
7
116,67
Уволено с работы, чел.
5
8
9
180,00
- в т.ч. по собственному
желанию, чел.
5
8
7
140,00
- в т.ч. рабочих, чел.
5
7
7
140,00
Коэффициент приема
кадров всего
0,06
0,06
0,07
116,67
- в т.ч. рабочих
0,08
0,09
0,09
112,50
Коэффициент выбытия
кадров, всего
0,04
0,06
0,07
175,00
- в т.ч. рабочих
0,07
0,09
0,09
128,57
Коэффициент оборота
кадров, всего
0,10
0,13
0,14
140,00
- в т.ч. рабочих
0,15
0,18
0,18
138,46
Коэффициент текучести
кадров
0,04
0,06
0,06
150,00
Анализ данных, представленных в таблице 4, показывает, что по сравне-
нию с 2016 г. в 2018 г. количество принятых на работу увеличилось на двух
работников, а по сравнению с 2017 г. – на 1 чел. Коэффициент приема кадров в
2016-2017 гг. оставался неизменным и составлял 6%, в 2018 г. увеличился до
7%. Число уволенных работников в 2018 г. увеличилось на 4 чел. по сравнению
с 2016 г., а по сравнению с 2017 г. – на 1 чел. Коэффициент выбытия кадров в
2017 г. возрос на 2 процентных пункта, а в 2018 г. – еще на 1 процентный пункт
по сравнению с 2017 г. Негативным фактом является увеличение коэффициента
текучести кадров в 2017 г. с 4% до 6%.
Образовательная структура рабочих представлена в таблице 5.