4
Содержание
Введение……………………………………………………………………………..5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота………………8
1.2 . Понятие и значение документооборота……………………………………….8
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации………………..13
1.3. Организация документооборота в кадровой службе………………………..19
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота в ГОУ
«Комплексный центр социального обслуживания населения……………...26
2.1. Общая характеристика деятельности организации…………………………26
2.2. Анализ организации кадрового документооборота…………………………42
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
в ГОУ «Комплексный центр социального обслуживания населения»……52
3.1. Модернизация кадрового документооборота………………………………..52
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий……………………….56
Заключение………………………………………………………………………..68
Список использованных источников………………………………………….71
Приложение……………………………………………………………………….75
5
Введение
В современной организации кадровый документооборот занимает важное
место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом
управления персоналом. Для повышения эффективности управления
необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, в том числе кадровыми, так как всякое управленческое решение
всегда базируется на информации, на служебном документе.
Также организация работы с кадровыми документами влияет на качество
работы службы персонала, организацию и культуру труда работников всей
организации. От того, насколько профессионально ведется кадровая
документация, зависит успех управленческой деятельности организации в
целом.
Поэтому грамотный работник службы персонала должен уметь не только
правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды
работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники,
отвечающие за ведение кадровой документации в организации, не знакомы с
основами современного кадрового делопроизводства, а тем более – с
тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в
соответствии с трудовым законодательством – важнейшая обязанность
работников кадровых служб.
Для успешного ведения дел в любой сфере деятельности немаловажное
значение имеет стабильность трудового коллектива организации,
осуществляющей эту деятельность.
Ведь, как известно, в основе большинства конфликтных ситуаций,
трудовых споров, возникающих между работником и работодателем, лежат, в
первую очередь, недостаточное знание руководителями организаций и
сотрудниками кадровых служб положений законодательства, регулирующих
6
трудовые отношения, а во вторую, - неумение их применять.
Причем зарождение трудового конфликта (о чем его участники не всегда
могут подозревать) нередко начинается с ошибок, допущенных еще на этапе
приема работника на работу (при заключении с ним трудового договора), т.е.
задолго до кульминации – возникновения индивидуального трудового спора и
его рассмотрения комиссией по трудовым спорам или судом. Хотя, надо
признать, основная масса трудовых споров связана с увольнениями работников.
На основании всего вышесказанного тема данной работы на сегодняшний
день является актуальной и социально значимой.
Цель выпускной квалификационной работы: разработка мероприятий по
совершенствованию организации кадрового документооборота в учреждении
ГОУ «Комплексный центр социального обслуживания населения».
Исходя из поставленной цели был определен следующий круг задач
исследования:
− изучить понятие и значение кадрового документооборота, нормативно-
информационную характеристику и классификацию кадровой документации,
организацию кадровой деятельности;
− провести анализ деятельности ГОУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения», анализ состава, структуры и движения персонала
предприятия, анализ организации кадрового документооборота;
− разработать мероприятия по совершенствованию организации
кадрового документооборота ГОУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения» и оценить их эффективность.
Объект исследования: ГОУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения».
Предмет исследования: организация кадрового документооборота в ГОУ
«Комплексный центр социального обслуживания населения».
Теоретической основой исследования послужили труды отечественных и
зарубежных ученых и практиков таких, как: А.Р. Алавердов, Т.И.Леженкина,
Д.А. Аширов, А.А. Белов, А.Н. Белов, В.П. Григорьев, Т.В. Зайцева, Л.Н.
7
Иванова-Швец, М.В. Кирсанова, С.Л. Кузнецов; статьи теоретиков и практиков
в области управления человеческими ресурсами, таких как В.С. Андреев, Т.А.
Быкова, О.М. Горелик, А.Д. Данилов и др.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы
количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение,
тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа,
методы кадрового аудита, метод коэффициентов и др.
Структура работы включает введение, три главы основного текста,
заключение, список литературы и приложения.
В теоретической главе будут рассмотрены общие определения понятий и
сути рассматриваемой темы для целей настоящей дипломной работы.
В аналитической главе дана характеристика, представлена
организационная структура, динамика развития персонала, проведен кадровый
аудит ГБУСОН «Комплексный центр социального обслуживания населения».
В проектной главе приводятся основные рекомендации, которые можно
сделать по результатам проведенного исследования по разным направлениям: в
главе формулированы направления совершенствования кадрового
документооборота предприятия.
В заключении подводятся основные итоги настоящего исследования.
Результаты исследований в виде предложений и конкретных
разработанных документов проходят процесс согласования и внедрения в
работу организации ГБУСОН «Комплексный центр социального обслуживания
населения».
8
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Представление «документооборот» и сам термин появились в
делопроизводстве в 20-е годы. В трудах больших экспертов в области
управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М.
Керженцев и др. были сформулированы основные положения организации
документооборота, - разделение документов по исполнителям, сокращение
инстанций их прохождения, направление документов непосредственному
исполнителю, регламентацию подписания
1
.
В литературе того времени была обоснована методология обследования
маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.
Организация движения документов – это главная часть делопроизводственного
процесса.
Надо знать, как верно его наладить, какие данные сделать для
обеспечения отчетливого, последовательного, бесперебойного движения
документов, так как заключенная в них информация нужна для принятия
управленческого решения и доведения его до исполнителя
2
.
Документооборот является составляющей частью организации работы с
документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения
всякого документа был особенно коротким, маршрут - прямым, время
прохождения - минимальным. Выполнение этих условий требует:
1. Сократить инстанции прохождения документа.
2. Установить наивысшее единообразие в последовательности
прохождения и обработки определенных видов документов.
3. Исключить по вероятности возвратное движение документов.
Выполнение этого данные зависит от числа инстанций согласования,
1
Шкатулла, В. И. Настольная книга менеджера по кадрам / В. И. Шкатулла. – М.: Издательская группа
НОРМА – ИНФРА. – М, 2014. – С. 42
2
Харитонов С.А. Настольная книга кадровика: Практическое пособие / С.А. Харитонов. - М.: ООО «1С-
Паблишинг», 2015. – С. 28
9
регистрации и отправки документов.
4. Энергично использовать средства оргтехники и новейшие
информационные технологии при передаче документов. Применение этих
средств должно быть продуманным, а не стихийным.
Следственно, приобретая технику, нужно знать ее технические
характеристики, советоваться со экспертами.
Соблюдение этих правил разрешает реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных технологических
операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров
3
. К
качественным характеристикам документооборота относятся:
1) характеристики документопотоков (состав документов, их
содержание);
2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения документов);
3) периодичность (стадии документооборота);
4) направленность движения.
Документооборот является важным этапом делопроизводства, он
определяет инстанции движения документа и скорость движения (сроки).
Основное требование документооборота – оперативное последовательное
передвижение документов по наиболее перспективному пути с минимальными
затратами времени и труда.
Основу документооборота дают организационные документы:
- устав;
- положения о структурных подразделениях;
- положения о службе ДОУ;
3
Харитонов С.А. Настольная книга кадровика: Практическое пособие / С.А. Харитонов. - М.: ООО «1С-
Паблишинг», 2015. – С. 35
10
- приказы о распределении обязанностей;
- инструкции по работе с документами;
- инструкции по делопроизводству;
- схемы документопотоков;
- пути прохождения отдельных видов документов.
Различают три основных потока документации:
1) документы, прибывающие из других организаций (входящие);
2) документы, отосланные в другие организации (исходящие);
3) документы, создаваемые и используемые сотрудниками организации
непосредственно на предприятии (внутренние).
Внутренний документооборот в кадровой является составляющей общего
документооборота государственного учреждения
4
. Документация, с которыми
на практике сталкивается в своей работе кадровая служба, можно разделить на
три группы:
1) Организационные;
2) Распорядительные (приказы по основной деятельности и личному
составу, распоряжения, указания, решения);
3) Информационно-справочные.
В полномочия кадровой службы входит:
- осуществление делопроизводства путем подготовки проектов;
- согласование и издание организационных, распорядительных и
информационно-справочных документов и осуществление их регистрации, учет
и хранение.
В таблице 1 представлены организационные и распорядительные
документы предприятия
5
. При подготовке организационных и
распорядительных документов, представленных в таблице 1, используются
унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата
4
Шкатулла, В. И. Настольная книга менеджера по кадрам / В. И. Шкатулла. – М.: Издательская группа
НОРМА – ИНФРА. – М, 2014. – С. 135
5
Филатов, О. К. Планирование, финансы, управление в организации кадровой службы: Практическое пособие /
О. К. Филатов, Л. А. Козловских, Т. Н. Цветкова. – М.: Финансы и статистика, 2013. – С. 121.
11
России от 5 января 2004 г. № 1
6
.
Таблица 1
Организационные и распорядительные документы
Организационные документы
Распорядительные документы
- штатное расписание;
- коллективный договор;
- положения и инструкции (Положение
об оплате труда, Положение о
премировании, должностные
инструкции);
- правила (Правила трудового
распорядка).
- приказы, распоряжения (отражены
вопросы, связанные с работой с
кадрами);
- документы по личному
составу(движение и учет кадров -
личные карточки, личные дела).
Тем не менее, допускается оформление документов в свободной форме,
так как унифицированные формы не учитывают все кадровые операции (к
примеру смена фамилии/имени/отчества, дисциплинарное взыскание и т.д.).
Процесс с организационными и распорядительными документами
осуществляют по следующей схеме:
- подготовка проекта;
- согласование;
- доработка;
- визирование;
- подписание (утверждение) руководителем;
- передача на исполнение ответственным сотрудникам.
В таблице 2 представлены виды приказов по классификатору
7
. Каждой
разновидности приказа, представленной в таблице 2, присваивается свой
делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается
и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.
Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или
смешанной. Формы первичных документов, применяемых при ведении
кадрового делопроизводства, утверждены Постановлением Госкомстата РФ №
6
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - Доступ из справочно-правовой системы
«Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
7
Филатов, О. К. Планирование, финансы, управление в организации кадровой службы: Практическое пособие /
О. К. Филатов, Л. А. Козловских, Т. Н. Цветкова. – М.: Финансы и статистика, 2013. – С. 125.
12
1 от 05.01.2004г
8
.
Таблица 2
Виды приказов
Вид
Пояснение
Срок хранения
Приказ по личному
составу
Трудовые отношения -
прием, перевод,
перемещение,
увольнение, отпуска,
командировки и т.п.
Сроки на хранение
приказов по личному
составу 75 лет.
75 лет, если приказ
создан до 2003 года;
50 лет, если приказ
создан после 1 января
2003 года
*Исключение - приказы о
предоставлении
очередных и учебных
отпусков, дежурствах,
взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках - срок
хранения 5 лет
Приказ по основной
деятельности
Все остальные приказы,
не относящиеся к
перечню приказов по
личному составу.
Необходимо хранить в
организации на
постоянной основе до ее
ликвидации
Приказ по
административно-
хозяйственным вопросам
Все приказы для
управления делами
предприятия
Необходимо хранить в
организации – 5 лет.
При этом позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального
закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
9
формы первичных
учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению.
Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ
руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных
учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной
жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи
первичных учетных документов.
8
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - Доступ из справочно-правовой системы
«Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
9
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» - Доступ из справочно-правовой
системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru
13
В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве,
применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих
хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в
Законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять,
утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом
руководителя
10
.
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной
документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти
документы проходят кадровую службу компании. Человеку непосвященному
может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые
специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий
порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место
в системе организационного документооборота
11
.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники
кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это
локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы,
подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-
расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги)
учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются,
утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую
характеристику каждой из названных групп внутренних документов
организации.
После того, как индивидуальных предпринимателей работодателей
10
Филатов, О. К. Планирование, финансы, управление в организации кадровой службы: Практическое пособие /
О. К. Филатов, Л. А. Козловских, Т. Н. Цветкова. – М.: Финансы и статистика, 2013. – С. 138.
11
Федорова, Н.В. Управление персоналом организации / Н.В.Федорова, О.Ю.Минченкова; Москов. гос. Ун-т. –
М.: КноРус, 2016. – С. 248.