45
что в сравнении с 2015 годом в 2017 году:
− доля руководителей к общей численности на предприятии увеличилась
на 1,4 % или 2 человека;
− доля специалистов уменьшилась на 1,3 % или 2 человека;
− доля служащих от общего количества снизилась на 1,78 % при
неизменной численности;
− доля рабочих уменьшилась на 0,18 % или 1 человека.
Своевременность и объем выполнения работ зависит от обеспеченности
организации персоналом и эффективности их использования. Проведем анализ
качественного состава специалистов и технических исполнителей в таблице 9
59
.
Таблица 9
Качественный состав специалистов
Группа
Численность
специалистов и
служащих на
конец года, чел.
Удельный вес, %
Отклонение
2015г.
2016г.
2017г.
2015г.
2016г.
2017г.
2017 г.
к
2015 г.
2017г.
к
2016г.
По образованию:
начальное
профессиональное
24
24
26
19,05
19,67
20,2
0
2
средне техническое
1
5
5
0,79
4,1
3,9
4
4
среднее специальное
10
10
11
7,93
8,2
8,5
0
1
среднее
профессиональное
47
49
53
37,3
40,16
41,1
2
6
среднее
18
10
6
14,3
8,2
4,6
-8
-12
высшее
26
24
28
20,63
19,67
21,7
-2
2
Итого
126
122
129
100
100
100
-4
3
По трудовому стажу, лет:
до 1
27
17
19
21,42
13,93
14,7
-10
-8
От 1 до 3
33
28
30
26,19
22,95
23,3
-5
-3
От 3 до 5
18
25
26
14,29
20,5
20,2
7
8
От 5 до 10
24
28
32
19,05
22,95
24,8
4
8
От 10 до 15
4
4
4
3,17
3,28
3,1
0
0
От 15 до 20
17
17
15
13,5
13,93
11,6
0
-2
Свыше 20
3
3
3
2,38
2,46
2,3
0
0
Итого
126
122
129
100
100
100
-4
3
59
Составлено по отчетам по трудовым показателям ГБУСОН «Комплексный центр социального обслуживания
населения»// Отчеты на 2015 - 2017 гг.
46
Из данных таблицы 9 можно сделать вывод, что по сравнению с 2015
годом в 2017 году произошло уменьшение специалистов Центра на 4 человека,
в сравнении с 2016г. – увеличение на 3 чел.
Наблюдается тенденция стабильности числа специалистов, чей трудовой
стаж превышает 20 лет, их удельный вес в общей численности в 2015 году
составил2,38 %, а в 2016 году – 2,46% и 2017г. – 2,3% соответственно.
В 2017 году по отношению к 2015 году произошло увеличение
численности специалистов со среднетехническим образованием, удельный вес
составил 4,1 %, с начально-профессиональным 19,67 %. Удельный вес
сотрудников с высшим образованием по отношению к 2017 году увеличился и
составлял 21,7 %, сотрудников со средним образованием – 4,6%.
Таким образом, можно сделать заключение, что в исследуемой
организации происходит рост специалистов с трудовым стажем от 3 до 5 лет, от
5 до 10 лет, уменьшается число специалистов, имеющих высшее
профессиональное образование. Следует в штатном расписании при
формировании фонда оплаты труда на 2017 год предусмотреть повышение
разрядов специалистам и надбавку за непрерывный стаж работы в организации.
Рассмотрим профессиональный состав в исследуемом учреждении в
таблице 10
60
.
Таблица 10
Профессиональный состав работников, чел.
Наименование должности
2015г.
2016г.
2017г.
Отклонение
2017г., +/-
К
2015г.
К
2016г.
1
2
3
4
5
6
директор Центра
1
1
1
0
0
бухгалтер
3
3
4
1
1
водитель
2
2
2
0
0
главный бухгалтер
1
1
1
0
0
Заведующие отделов
8
8
7
-1
-1
заведующий хозяйством
1
1
1
0
0
кассир
1
1
1
0
0
оператор ПЭВМ
2
2
2
0
0
60
Составлено по отчетам по трудовым показателям ГБУСОН «Комплексный центр социального обслуживания
населения»// Отчеты на 2015 - 2017 гг.
47
Продолжение Таблицы 10
1
2
3
4
5
6
плотник
1
0
1
0
1
психолог
1
1
2
1
1
рабочий по стирке белья
0
0
0
0
0
секретарь-машинистка
0
0
1
1
1
слесарь-сантехник
1
1
1
0
0
социальный педагог
0
0
1
1
1
социальный работник
92
90
93
1
3
специалист по кадрам
2
2
2
0
0
специалист по социальной
работе
6
5
5
1
0
сторож (вахтер)
1
1
1
0
0
техник
0
0
1
1
1
уборщик служебных
помещений
1
0
1
0
1
юрисконсульт
1
1
1
0
0
ВСЕГО
126
122
129
3
7
По данным таблицы 10 можно сделать вывод, что за анализируемый
период общее количество работников Центра увеличилось на 3 и 7 чел.
соответственно к 2015г. и 2016г.
За 2017 г. принято 18 человек, уволено за этот же период 11 человек. Из
числа уволенных:
− по собственному желанию – 7 человек;
− в связи с уходом на пенсию – 2 человек;
− по окончании срока трудового договора – 1 человека;
− перевод в другие предприятия – 1 человек.
Далее представим работу с документацией, проще говоря, представить
анализ организации кадрового документооборота Центра.
В работе служб, занимающихся работой в сфере управления персоналом в
Центре основной функцией в их деятельности является документооборот.
Документация при работе с личным составом создается в процессе
выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию
работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к
конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии),
условий приема на работу, результатов труда и т. п.
При проведении анализа работы рассматриваемых служб с
48
документацией в ГОУ «КЦСОН» был выявлен ряд существенных проблем –
рассматриваемые службы занимают такое положение в рамках
документооборота на предприятии, которые структурно разобщены друг с
другом и с отделами управления.
Например, отдел кадров в работе разобщен с отделами охраны труда,
отделом организации труда и заработной платы, юридическим отделом и
другими подразделениями Управления, которые выполняют часть функций по
управлению персоналом на предприятия.
При этом разобщенность указанных отделов и отсутствие единого
руководителя говорят о ситуации, когда, например, отдел кадров не является ни
методическим, ни информационным, ни координационным центром кадровой
политики на предприятии.
При проведении анализа работы кадровой службы в ГОУ «КЦСОН» с
документацией был выявлен ряд существенных проблем.
Проблемы:
1) Рассматриваемая служба занимает такое положение в рамках
документооборота в учреждении, которые структурно разобщены друг с другом
и с отделами Управления социальной защиты населения.
2) Большинство процессов ведения документооборота в отделе кадров
ведется вручную, то есть большинство функций документооборота не
автоматизированы.
Итак, учреждение работает по финансовым отчислениям в бюджет
государства с плательщиками через информационные программы.
Что касается информационного обеспечения отдела кадров ГОУ
«КЦСОН», то на сегодняшний день общей тенденцией его развития является
стремление к информационной открытости по отношению к данным на
персонал, которые должны быть занесены в единую государственную базу
данных по каждому работнику.
Создание концепций информационной открытости государственных
служб муниципальных образований обусловлено целями и задачами перехода
49
органов муниципальных образований к информационному обществу,
повышения эффективности нормотворческого процесса, обеспечения
реализации права граждан на получение информации, улучшения
информационного обеспечения деятельности государственных служб
муниципальных образований, и, в конечном итоге, повышения авторитета
государственных служб ГОУ «КЦСОН».
Сейчас бумажный документооборот в Центре снижается, так как большая
часть документов передается по информационным электронным каналам.
Рассмотрим как же снизились объемы бумажного документооборота.
В результате просмотра журнала регистрации в учреждении по
содействию и анализа полученной информации была составлена таблица, где
представлена сводная информация по каждому виду документа по Отделу
кадров и Центру в целом в бумажном варианте в динамике по годам (таблица
11)
61
. Из таблицы можно определить структурную характеристику
документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 11
Cтруктура бумажного документооборота по ГОУ «КЦСОН» в г.
Серове в 2013-2015 гг., шт.
Наименование
документа
Количество документов
Темп роста, %
2015
г.
2016 г.
2017 г.
2016 г.
к 2015
г.
2017 г.
к 2016
г.
Входящие
124
203
240
164
118
Исходящие
384
402
358
105
89
Приказы
в том числе:
- по основной деятельности
- по кадровой работе
- по личному составу
870
157
215
498
648
116
178
354
894
156
222
516
74
74
83
71
138
134
125
146
Внутренние
в том числе:
- финансовые
- служебные
3841
1492
2349
2597
973
1624
1972
1272
700
68
65
69
76
131
43
Итого в год:
5219
3850
3464
74
90
В среднем за день
18
13
12
72
92
61
Составлено по отчетной документации ГБУСОН «Комплексный центр социального обслуживания
населения»// Отчеты на 2015 - 2017 гг..
50
При более подробном рассмотрении таблицы 10, где анализируется
структура бумажного документооборота видно, что потоки внутренних
документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и
исходящих документов, так как сейчас весь документооборот.
Итак, учреждение должно максимально эффективно переходить на
электронный документооборот, в том числе и по кадровой работе.
Информационная деятельность ГОУ «КЦСОН» способствует
поддержанию единого информационного пространства государственных
органов власти, обеспечивающего своевременную информированность всех
структур общества о положении дел, реализации содействия малоимущих
граждан, социальной поддержке безработных.
Повышение информированности граждан об их правах и обязанностях в
социально-трудовой сфере, программах и услугах органов власти; обеспечение
доступности информации для клиентов органов ГОУ «КЦСОН»;
удовлетворение потребностей различных групп пользователей в конкретной,
адресной информации; максимально точное, своевременное ее доведение до
заинтересованных в ней получателей.
Также в ходе исследования мы выяснили, что электронный
документооборот организован в Центре только частично.
При том, что сейчас, согласно новой объявленной стратегии
правительства РФ, все предприятия и учреждения должны полностью
автоматизировать кадровый документооборот до 1 января 2020 года, чтобы в
рамках программы «Введение электронных трудовых книжек» предоставлять
данные по персоналу.
3) Большой объем бумажной работы – из-за этого возникновение большого
количества ошибок в непосредственной деятельности персонала отдела кадров.
Выявился недостаточный образовательный уровень и знаний
законодательства в деятельности специалистов государственного учреждения
ГОУ «КЦСОН».
При анализе выявлен недостаточный уровень профессионализма
51
работников организации, который необходим в новых условиях деятельности
государственных учреждений, связанной с новыми информационными и
организационными технологиями, поэтому необходимы меры по повышению
квалификации кадров в учреждении.
Проанализировав кадровое обеспечение персонала ГОУ «КЦСОН» в г.
Серове можно сделать вывод о том, что учреждению нужны молодые
специалисты, необходимо качественно увеличить производительность труда.
Таким образом, из результатов анализа можно сделать вывод, что
управление человеческими ресурсами в ГОУ «КЦСОН» находится не на
должном уровне. В дальнейшем будут разработаны рекомендации по
совершенствованию деятельности Отдела кадров Центра в рамках кадрового
документооборота.
52
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ГОУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения»
3.1. Модернизация кадрового документооборота
Основные направления совершенствования управления кадрового
документооборота данной организацией заключаются в достижении
поставленных целей перед работой Центра.
Деятельность структурных подразделений Центра, трансформируясь в
русле современных социальных изменений, работает на повышение качества
обслуживания, оказании консультативной помощи всем нуждающимся.
С каждым годом Центр для улучшения качества реализации своей
деятельности стремится привносить новшества в свою работу. Так очередным
видом новшества стало создание информационной системы удаленного
консультирования по вопросам, носящим правовой и психологический
характер, так же являющейся в свое время визитной карточкой Центра для
«знакомства» с населением, подробного описания своей работы, освещения
мероприятий и проектов, реализованных Центром для нуждающихся граждан.
Также сейчас деятельность отдела кадров должно быть подчинено новой
стратегии по введению электронных трудовых книжек на всех предприятиях и
учреждениях любых форм собственности и функций.
Поэтому выдвинутые рекомендации по совершенствованию деятельности
Отдела кадров Центра в рамках кадрового документооборота должны
охватывать и эту деятельность.
Представим мероприятия по совершенствованию организации кадрового
документооборота в ГБУСОН:
1) Модернизация электронного кадрового документооборота.
Внедрение новых модулей информационной системы «1С» по
совершенствованию кадрового документооборота в ГБУСОН «Комплексный
центр социального обслуживания населения».
Согласно новой объявленной стратегии правительства РФ, все
53
предприятия и учреждения должны полностью автоматизировать кадровый
документооборот до 1 января 2020 года, чтобы в рамках программы «Введение
электронных трудовых книжек» предоставлять данные по персоналу.
Это необходимо для того, чтобы организация кадрового
документооборота была адаптирована в единую государственную базу данных
населения России.
2) Необходимо предложить мероприятия по внедрению новой
информационной системы и обучению персонала по работе в информационной
системе и рассчитать окупаемость мероприятий по ее внедрению.
Внедрение новых модулей информационной системы «1С» (далее
«1С») поможет наладить эффективную работу кадровой работе и адаптации по
программе «Введение электронных трудовых книжек».
Представим схему работы программы «1С» интегрированной в
информационную среду предприятия ГОУ «КЦСОН» на рисунке 10.
Рисунок 10. Предлагаемая схема информационной среды отдела
кадров ГОУ «КЦСОН»
при внедрении ИС «1С»
Итак, модернизация информационной системы «1С» повысит
эффективность деятельности персонала Отдела кадров и самой системы
обработки данных. К программам, которые ориентированы на работу
расчетных центров, относится универсальная информационная система (ИС)
упомянутая уже нами программа «1С».
Информационная среда Отдела кадров
Набор и
увольнение
персонала
Проведение
операций с
трудовыми
книжками
Оформление
личных дел
Подготовка проектов
приказов по
движению
персонала
Информационная система с модернизацией в рамках
программы «Введение электронных трудовых книжек»
54
Областью применения объектно-ориентированных инструментальных
систем являются сложные проекты, такие как: создание операционных систем,
средств разработки приложений и систем реального времени.
3) Провести мероприятия по совершенствованию работы с персоналом
Центра – совершенствование процедуры набора и отбора персонала, через
оценку качеств кандидатов.
Рассмотрим рекомендации по профессиональному обучению персонала
расчетного центра. Проблема: недостаточный образовательный уровень и
уровень квалификации персонала ГОУ «КЦСОН». Итак, озвучим основные
выявленные проблемы в системе обучения персонала:
− обеспеченность организации трудовыми ресурсами определяется
сравнением фактического количества работников с плановой потребностью,
поэтому можно сделать вывод, что состав персонала организации ГОУ
«КЦСОН» полностью укомплектован;
− существуют проблемы недостаточной квалификации штатных
сотрудников для применения новых технологий и оборудования в работе
организации, поэтому необходимы меры по повышению квалификации кадров
на предприятии.
− из проведенного анализа структуры персонала организации явно
высветились недостатки, такие как недостаточное количество специалистов с
высшим образованием;
− на предприятии процессы обучения неупорядочены в плане работы с
кадровым резервом и нет конкретной программы обучения, переподготовки
кадров на год.
Безусловно, такой качественный состав кадров, который имеется на
предприятии сегодня, не может в полной мере решать поставленные перед
предприятием задачи.
Провести мероприятия по совершенствованию работы с персоналом
Центра – совершенствование процедуры набора и отбора персонала, через
оценку качеств кандидатов.