14
приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей
появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме
(составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки
работников и прочее)
12
.
Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ
13
, (далее
ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов потребует от
предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее,
сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно.
Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с
персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым
спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие
инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков), поэтому просто
необходимо вести их правильно.
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у
индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в
случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный
перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы
деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые
договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые
книжки статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка статьей
189. Создание или ведение других кадровых документов может быть
предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например,
Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г.
12
Бякова, Е.О.Организация, нормирование, оплата труда на предприятии / Е.О. Бякова, Н.А. Погодина. – М.:
Экзамен, 2014. – С. 18.
13
Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ // «Российская газета»,
N 238-239, 08.12.1994.
.
15
№ 152ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых
книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ, от 16 апреля 2003 г. №
225)
14
.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники
кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):
- локальные нормативные акты;
- распорядительные документы;
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
- информационно-расчетные документы;
- официальная внутренняя переписка;
- журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности:
по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Трудовое законодательство не дает четкого определения локального
нормативного акта организации, поэтому возникают вопросы относительно
принадлежности того или иного организационно-распорядительного документа
к нормативным актам
15
.
Таким образом, локальные нормативные акты можно определить, как
акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения,
обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное
применение.
Вместе с тем хотелось бы обратить внимание на обязательность наличия у
работодателя других организационно-распорядительных и индивидуально-
правоприменительных документов.
К таким обязательным документам в первую очередь относятся:
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
14
Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ // «Российская газета»,
N 238-239, 08.12.1994.
15
Шкатулла, В. И. Настольная книга менеджера по кадрам / В. И. Шкатулла. – М.: Издательская группа
НОРМА – ИНФРА. – М, 2014. – С. 323.
.
16
- табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
- приказ об утверждении расчетного листка (ст. 136 ТК РФ);
- приказы работодателя, в частности:
- о приеме работника (ов) на работу (формы № Т-1, № Т-1а);
- о переводе работника (ов) на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а);
- о предоставлении отпуска работнику (ам) (формы № Т-6, № Т-6а);
- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами)
(увольнении) (формы № Т-8, № Т-8а);
- о направлении работника (ов) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а);
- о поощрении работника (ов) (форма № Т-11, № Т-11а);
- и другие приказы.
Обязанность соблюдать правила, установленные локальным
нормативным актом, распространяется не только на работников, но и на
работодателя (ст. 22 ТК РФ)
16
.
Локальные акты организации можно условно разделить на следующие
виды:
- акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке;
- акты, наличие которых в организации не обязательно.
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы
организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их
должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права
и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются эти документы в
соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему
противоречить.
К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения
руководителя. Распоряжения делятся на две самостоятельные группы
17
:
1 группа - приказы по основной деятельности организации (по
16
Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ // «Российская газета»,
N 238-239, 08.12.1994.
17
Меликьян, Г.Г. Экономика труда и социально-трудовые отношения / Г.Г. Меликьян, Р.П. Колосова. – М.:
Издательство МГУ, 2015. – С. 45
17
производственным вопросам, об утверждении в организации штатного
расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения
аттестации);
2 группа - приказы по личному составу (о приеме на работу, об
увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о
поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.
- трудовая книжка;
- трудовой договор;
- справка о трудовой деятельности;
- копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для
учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации,
связанной с их трудовой деятельностью:
- личная карточка работника;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- график сменности;
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована
18
.
Внутренняя служебная переписка используется для документального
оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной
переписки происходит также официальный обмен мнениями между
должностными лицами организации, между должностными лицами и
руководством организации.
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета
кадровой документации. Правильный учет документа (с присвоением
определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему
18
Рофе, А.И. Научная организация труда / А.И. Рофе. М.: ИНФРА, 2016. – С. 112.
18
юридическую силу.
Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации,
собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются
Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ)
19
.
Необходимые функции по управлению личным составом в организациях
осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала,
отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники
(инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства
— секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его
увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному
документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате
труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу
(персоналу, кадрам)
20
.
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-
распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре
группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период
работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому
процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений
работника с организацией, т. е. с увольнением.
Первичная учетная документация по личному составу, подразделяется на
две группы:
19
Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ // «Российская газета»,
N 238-239, 08.12.1994.
20
Пашуто, А.П. Практикум по организации, нормированию и оплате труда на предприятии / А.П. Пашуто. – М.:
Издательство «КноРус» 2013. – С. 231
.
19
- по учету кадров;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по
оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету
кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых
форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и
расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех
организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных
организаций.
Процесс управления персоналом организации кроме оформления
первичной учетной документации включает также выполнение следующих
работ:
- ведение трудовых книжек;
- формирование и ведение личных дел;
- подготовку и передачу дел в архив организации;
- хранение дел службы персонала в архиве организации
21
.
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим кодексом,
иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и
постановлениями Правительства Российской Федерации может
предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового
договора дополнительных документов.
1.3. Организация документооборота в кадровой службе
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии.
Организация кадрового документооборота является достаточно важным и
ответственным моментом работы любой компании. Требования к
документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем
21
Управление персоналом организации // под ред. Кибанова А.Я. – М.: ИНФРА-М, 2015. – 156.
.
20
российском законодательстве, ведь, например, административные записи в
документах по кадровому учету имеют прямую взаимосвязь с начислением
заработной платы. Поэтому поддержание порядка в кадровом - учете одна из
важнейших обязанностей организации
22
.
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у
работодателя - юридического лица зависит от многих факторов: сферы
деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в ТК РФ
23
. Например, необходимость иметь трудовые
договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые
книжки - статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового
распорядка - статьей 189.
Создание или ведение других кадровых документов может быть
предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например,
Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
24
или Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. №
225 «О трудовых книжках»
25
.
К документам, которые обязательно должны быть в наличии у
работодателя, можно отнести:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры с работниками;
- штатное расписание;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
22
Кадровая работа бюджетных организаций / Д.А. Панков. - М.: Новое знание, 2014. – 131.
23
Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, 2002.
24
Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» - Доступ из справочно-правовой
системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
25
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. N 225 «О трудовых книжках» -
Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
21
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- трудовые книжки работников;
- положение о защите персональных данных работников;
- инструкции по охране труда;
- книга учета движения трудовых книжек;
- другое
26
.
Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе
установления трудовых отношений у работодателя может возникать
обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства
государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на
работу впервые.
Организации могут оформлять кадровые документы как по установленным
(унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в зависимости от
конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.
Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого
количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата
Российской Федерации от 05.01.2004 г. №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты» (далее - Постановление №1
27
. Данным Постановлением были
утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную
систему первичной учетной документации (УСПУД).
Унифицированные формы, согласно Постановлению №1,
распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на
территории Российской Федерации
28
.
26
Кадровая работа бюджетных организаций / Д.А. Панков. - М.: Новое знание, 2014. – 126.
27
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - Доступ из справочно-правовой системы
«Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
28
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - Доступ из справочно-правовой системы
«Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
22
Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения,
увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В
результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и
расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету
документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к
учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,
утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с
Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской
Федерации
29
.
Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит
трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут
все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно
и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом
(распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов
и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с
налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем
придумывать свою собственную.
Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от
24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных
форм первичной учетной документации»
30
в унифицированные формы
первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций),
организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации
унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без
изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление
отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
29
Сайт справочно-правовой системы «Консультант-плюс» // Доступ из информационно–правового портала
«Консультант-плюс» [Электронный ресурс]: – Режим доступа: http://www.consultant.ru
30
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 24.03.1999 г. N 20 «Об утверждении порядка
применения унифицированных форм первичной учетной документации» - Доступ из справочно-правовой
системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru.
23
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим
организационно - распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут
изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе
унифицированных форм первичной учетной документации допускается
вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом
значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные)
и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой
информации.
Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации
недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и
требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует
отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное
документирование трудовых отношений.
Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том
числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к
материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой,
административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ)
31
.
Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации,
отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж
работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с
нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов
32
.
Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо
предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
То есть, если субъект предпринимательской деятельности, например, не
заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки,
нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может
31
Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, 2002.
32
Там же