7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................... 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ........................................................................................... 7
1.1. Понятие и функции кадрового документооборота ........................... …………7
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации ............................................................................................................. 12
1.3. Правила организации кадрового документооборота на современных
российских предприятиях ........................................................................................ 18
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ МБОУ «СРЕДНЯЯ ШКОЛА № 2» Г. КРАСНОЯРСКА ............ 27
2.1. Характеристика МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска и анализ
динамики ее кадрового потенциала за период 2015-2017гг. ................................ 27
2.2. Анализ практики организации кадрового документооборота исследуемой
организации ............................................................................................................... 43
2.3. Анализ практики организации электронного документооборота в МБОУ
«Средняя школа № 2» г. Красноярска ................................................................ …49
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ «СРЕДНЯЯ ШКОЛА № 2» ......................... 54
3.1. Рекомендуемые направления оптимизации кадрового документооборота в
организации ............................................................................................................... 54
3.2. Мероприятия по дополнительной автоматизации кадрового
документооборота ..................................................................................................... 58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 61
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 67
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 70
8
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в связи со стремительным развитием технологий
информация становится полноценным ресурсом производства, важным
элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации
определяет качество управленческих процессов, поскольку информационные
потоки пронизывают все органы управления организацией, обеспечивая их
энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Одним из факторов успешного управления организацией является умение
грамотно и рационально обрабатывать значительные объемы
документированной информации, оптимально распределять потоки
производимой и потребляемой информации в процессе документооборота.
Информация, фиксируемая в документах, которые придают ей
организационную форму, лежат в основе управленческих решений и являются
их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем
самым способствуют их исполнению.
Рост объемов документации во всем мире, массовое развитие применения
электронно–вычислительной техники при обработке информации,
использование небумажных носителей и другие объективные факторы
обусловили необходимость поиска новых возможностей овладения и
управления документированной информацией. В современных условиях одним
из основных направлений организации управления и его усовершенствования,
приспособления к существующей ситуации стало использование новейшей
компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе
высокоэффективных информационно–управленческих решений.
Кадровое делопроизводство является важнейшим аспектом деятельности
любой организации, нанимающей персонал. И микропредприятия с
несколькими сотрудниками, и крупные компании, штат которых исчисляется
сотнями единиц, должны надлежащим образом оформлять кадровую
9
документацию, заполнять трудовые книжки, подавать отчетность в органы
статистики. Всем этим занимается кадровая служба.
Кадровым службам регулярно приходится иметь дело с однотипными
процессами — приемом на работу и увольнением, оформлением премий или
отпусков, используя для оперативного оформления шаблонных кадровых
процедур законодательно утвержденные унифицированные бланки.
Актуальность данной работы заключается в том, что организация работы
с кадровыми документами влияет на качество работы аппарата управления,
организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько
профессионально ведется кадровая документация, отчасти зависит успех
управления персоналом в целом.
Документационное обеспечение управления в образовательных
учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без
которых невозможно решать задачи планирования, финансирования,
оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения.
Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это
сокращение информационных потоков до оптимального минимума и
обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи
информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, качество управления образовательным учреждением
напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. К числу наиболее
актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-
документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту
информации, создание электронных архивов и т.д.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях
позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы учебного
заведения, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть
доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда
и средств. Если еще несколько лет назад в основном только крупные компании
применяли электронный документооборот в своей работе, то сейчас ситуация
10
изменилась – многие организации, в том числе и учебные заведения
используют системы электронного документооборота в своей практической
деятельности.
Цель данной выпускной квалификационной работы - изучение вопросов
анализа и развития практики организации кадрового документооборота в
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска. Для достижения поставленной
цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы организации кадрового документооборота;
- провести анализ организации кадрового документооборота МБОУ
«Средняя школа № 2» г. Красноярска;
- разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в МБОУ «Средняя школа № 2 г. Красноярска».
Объектом исследования данной выпускной квалификационной работы
является МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска.
Предметом исследования является организации кадрового
документооборота МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска.
Методологическая база исследования основана на идеях, изложенных в
работах Барихина А.Б., Демушкина А.С., Кабашова С.Ю., Корнеева И.К.,
Кузнецова И.Н., Куняевой Н.Н., Кондрашова Т.В., Машурцева В.А., Михайлова
Ю. М., Пшенко А.Е. Рогожина М. Ю., Фабричновой А.Г. и др.
Информационной базой данной работы являются аналитические и
финансовые отчеты организации, учебная и научная литература, статьи,
учебная и периодическая литература в области кадрового документооборота,
нормативные документы, регламентирующие деятельность образовательных
учреждений, внутренние документы МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярска - Устав, коллективный договор, положение об оплате труда,
положение о премировании и стимулировании персонала, должностные
инструкции, штатное расписание, периодическая печать – журналы, газеты,
справочники.
11
Методологической основой работы явились общенаучные методы (анализ,
комплексность, системность), экономические методы (сравнения).
Данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трёх
глав, заключения, списка литературы.
12
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и функции кадрового документооборота
Кадровый документооборот является отраслью деятельности,
документирующей весь комплекс трудовых отношений в организациях.
Посредством кадровой документации фиксируется информация о наличии и
движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление.
Кадровое делопроизводство, посредством документирования (запись
информации на различных носителях по установленным правилам) и
организации работы с официальными документами, способствует решению
следующих задач в сфере управления кадрами:
- обеспечения своевременного и правильного создания документов
(документирование);
- организацию работы с документами, включающую в себя получение,
передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение документов, их
подготовку для сдачи в архив или уничтожение
1
.
Главное назначение кадрового делопроизводства на современном этапе –
это закрепление гуманистических принципов управления человеческими
ресурсами и придание трудовым отношениям большей прозрачности, при
соблюдении которых сотрудники чувствуют уверенность в защите своих
трудовых прав, что повышает доверие между руководителем и трудовым
коллективом.
В качестве функций кадрового документооборота в организации, можно
выделить:
- документальное оформление трудовых отношений, формализацию
кадровых процедур у конкретного работодателя;
1
Демушина, О.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О.Н. Демушина; Волгоградский филиал
ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ». –
Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014.
13
- построение четкой системы управления персоналом, отвечающей
стратегическим задачам руководства;
- регламентацию взаимоотношений работника и работодателя;
- создание организационно-правовых основ трудовой деятельности как
для работников, так и для работодателя;
- разрешение трудовых споров.
Как правило, в организациях обязательному документальному
оформлению подлежат следующие кадровые процедуры:
- приема на работу;
- перевода на другую работу;
- увольнения с работы;
- оформления отпусков;
- оформления поощрений;
- оформления дисциплинарных взысканий;
- обязательной аттестации кадрового состава бюджетных организаций
2
.
Теория кадрового документооборота в современной организации
предполагает совместные функции кадровиков, бухгалтеров и юристов в
данной сфере.
Так бухгалтер в части кадрового документооборота должен:
- формировать и вести личные дела сотрудников организации;
- оформлять больничные листы, справки, заявления и другие документы,
подтверждающие право отсутствовать на работе.
- готовить кадровые приказы;
- формировать табель по учету рабочего времени;
- вести архив;
- рассчитывать и начислять заработную плату;
- начислять страховые взносы и перечислять их в социальные
внебюджетные фонды;
2
Демушина, О.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О.Н. Демушина; Волгоградский филиал
ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ». –
Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014.
14
- в установленные сроки подготавливать и сдавать периодическую
отчетность по социальным отчислениям.
Юрист или юридическая служба организации отвечает, прежде всего, за
грамотное составление:
- договоров (трудовых, ученических, материальной ответственности и
др.);
- должностных инструкций,
- (желательно) Правил внутреннего распорядка, пожарной безопасности и
т.п
3
.
Менеджеры по персоналу разрабатывают и ведут пакет документов,
связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:
- резюме, анкеты, тесты претендентов;
- результаты мониторинга рынка по заработным платам;
- списки вакансий и функциональные обязанности;
Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;
- договоры с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору
персонала;
- прочие Положения, действующие на предприятии.
HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR,
нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций.
Для этого создается ряд документов:
- Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в
основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).
- Управленческий кодекс предприятия.
- Положение о структурных подразделениях.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций
и поощрений
4
.
3
Орловский, Ю. Кадровое делопроизводство / Ю. Орловский. - М.: Инфра-М, 2014. 144 с.
15
Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и
аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова
специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся
торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация
действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов,
требующих обработки велико, примером их могут быть:
- Положение об оценке персонала;
- оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки
оценки;
- Положение об аттестации персонала;
- аттестационная характеристика (карта личности);
- аттестационный лист.
И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения
персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или
внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных
услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:
- результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;
- образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты,
удостоверения и т.п.);
- договоры с обучающими организациями.
Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового
законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст.
5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных
правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не
предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего
Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа
на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих
4
Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова.
— М. : Издательство Юрайт, 2016. — 375 с.
16
предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от
1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.».
Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового
договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще
уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным
самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по
труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные
нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему
найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то
работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых
договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом
оформленный трудовой договор.
Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового
договора или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение
гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые
отношения между работником и работодателем, влечет наложение
административного штрафа: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000
руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без
образования юридического лица, от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц
— от 50 000 до 100 000 руб
5
.
Зачастую владельцы организаций, компаний недооценивают всю
значимость кадрового делопроизводства. Осознание того, что грамотно
оформленная кадровая документация просто необходима, обычно, приходит
уже поздно — в процессе проверок при возникновении несостыковок и
выявлении ошибок или в момент, когда компания уже выросла и стала
неуправляемой. Все же лучше не допускать ни той, ни другой ситуации,
поскольку придется затратить значительно больше ресурсов — денежных
5
Барихин, А.Б. Кадровое делопроизводство: практическое пособие / А. Б. Барихин. - 2-е издание. – М.:
Книжный мир, 2015. – 172 с.