57
использованием краевой информационной автоматизированной системы
управления образованием», которое регламентирует доступ, внесение и
корректировку данных, внесенных в базы данных системы. Данное положение
утверждается руководителем образовательного учреждения. Этим же приказом
руководитель ОУ определяет круг лиц, имеющих доступ к данным БД, а также
определяет ответственных лиц за внесение данных и изменение данных,
относящихся к участникам образовательного процесса и образовательному
учреждению.
Муниципальным органом управления образованием Красноярского края
разработано положение «Об автоматизированной обработке персональных
данных участников образовательного процесса с использованием краевой
информационной автоматизированной системы управления образованием»,
регламентирующий доступ к данным в базах данных системы.
Приказом руководителя муниципального органа управления
образованием Красноярского края определен круг лиц из персонала МБОУ
«Средняя школа № 2» г. Красноярска, имеющих доступ к персональным
данным «Ученик» и «Педагог», а также назначены ответственные лица за
использование данных, относящихся к участникам образовательного процесса в
образовательном учреждении.
Персонал МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска, имеющий доступ
к базам данных «Ученик» и «Педагог», несут ответственность за разглашение
конфиденциальной информации (персональных данных) в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации.
В завершении анализа проведенного во второй главе данного исследования
можно сделать вывод о том, что МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска
является достаточно крупным образовательным учреждением города. Анализ
кадрового потенциала школы показал недостаток педагогических кадров и
обслуживающего персонала, а также высокий уровень текучести кадров к
концу 2017 года.
58
Исследование системы организации кадрового документооборота выявило
ряд нарушений, отчасти по причине отсутствия положения о кадровом
документообороте, отсутствия кадрового работника МБОУ «Средняя школа №
2» г. Красноярска, и возложения функций кадровика на бухгалтера, что привело
к:
- некорректному заполнению личных карточек работников;
- нарушениям в оформлении дополнительных соглашений к трудовым
договорам;
- нарушениям в ведении приказов по личному составу.
Также стоит отметить большую долю бумажных документов в практике
кадрового делопроизводства МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска и
проблему с архивированием кадровых документов.
Следовательно, требуется разработка мероприятий, направленных на
улучшение кадрового документооборота.
59
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МБОУ «СРЕДНЯЯ ШКОЛА № 2»
3.1. Рекомендуемые направления оптимизации кадрового
документооборота в организации
По итогам проведенного во второй главе анализа кадрового
документооборота МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска были выявлены
проблемы ошибок и несоответствия законодательству кадровых документов, а
также наличие большой доли документов на бумажных носителях. Поэтому для
оптимизации кадрового делопроизводства руководству МБОУ «Средняя школа
№ 2» г. Красноярска рекомендуется:
- ввести в штат организации кадрового работника;
- разработать и внедрить положение о кадровом документообороте;
- устранить выявленные ошибки в кадровой документации;
- оптимизировать архивное хранение кадровых документов в
соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от
16.02.2016) «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения»;
- дополнительно автоматизировать кадровый документооборот используя
модуль 1С Кадры.
Рассмотрим данные мероприятия подробнее.
Поскольку возложенные на бухгалтера МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярска функции кадрового документооборота выполняются не
достаточно качественно, целесообразно принять кадрового работника в штат
организации.
Кадровый работник должен отвечать следующим требованиям:
- иметь высшее / неполное высшее / среднее специальное образование;
60
- быть уверенным пользователем ПК (в том числе «1С: Зарплата и
Кадры»);
- знать трудового законодательства;
- иметь опыт работы с большим объемом информации.
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска необходимо введение в
штатное расписание должности кадрового работника, затем готовится приказ
об изменении штатного расписания, с обязательным указание с какого числа
вводится новая должность и оклад по ней.
При передаче дел необходимо составить три обязательных приказа о
назначении кадрового работника ответственным за ведение трудовых книжек,
за воинский учет, за обработку персональных данных согласно п. 1 ст. 22.1
Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Если не оформить данные обязательные приказы, организацию могут
оштрафовать в случае проверки трудовой инспекции.
При назначении кадрового работника ответственным за ведение
трудовых книжек, необходимо сверить количество трудовых книжек в
организации и подписать акты приема-передачи трудовых книжек у директора
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска.
В настоящее время доплата бухгалтеру за ведение кадровой
документации составляет порядка 15 тысяч рублей, с учетом социальных
выплат.
Заработная плата отдельного кадрового работника составит не менее 20
тысяч рублей с учетом социальных выплат. Следовательно школа будет нести
больше затрат, однако будет более эффективно осуществляться кадровое
делопроизводство.
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска рекомендуется разработать
и внедрить положение о кадровом документообороте, которое должно
включать следующие основные разделы (см. Приложение 7):
61
- общие положения, устанавливающие понятия кадрового
делопроизводства, кадровых документов, ответственности за кадровый
документооборот;
- перечень основных требований к оформлению кадровой документации: ;
- свод правил подготовки и оформления кадровой документации;
- перечень документов, правоустанавливающих трудовые отношения в
организации;
- перечень документов по учету кадрового состава организации;
- порядок составления номенклатуры дел и формирование дел.
Для устранения выявленных ошибок в кадровой документации МБОУ
«Средняя школа № 2» г. Красноярска необходимо:
- заключить к трудовым договорам дополнительные соглашения об
изменении оклада с 01.01.2018 г. в соответствии со ст.57 ТК РФ;
- внести недостающие сведения о режиме работы непосредственно в
текст трудовых договоров в соответствии со ст.57 ТК РФ;
- внести недостающие сведения об отпусках в 2017 году в личные
карточки работников (форма Т-2);
- произвести расчет стажа на основе данных трудовых книжек и внести
недостающие сведения в личные карточки работников;
- в личных карточках провести корректировку заполнения графы
«Состояние в браке» в соответствии с «ОК 018-2014. Общероссийскому
классификатору информации о населении», где есть установленная
кодированная информация;
- о времени начала отпуска извещать работника под роспись не позднее
чем за две недели до его начала согласно ТК РФ.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных
процессов МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска имеют операции по
хранению документов. В соответствии с Приказом Минкультуры России от
25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) организации требуется составить
номенклатуру дел в форме регистра, позволяющего систематизировать все
62
документы, используемые в деятельности организации, путем их группировки в
дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения
Согласно п. 94 ГОСТа Р 7.0.8-2013.
Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает
задачи:
- классификации и учета;
- облегчения поиска документации;
- помощи при передаче дел и составлении описей;
- системной подготовки к отбору для дальнейшего хранения и
уничтожения кадровой документации.
Для составления номенклатуры дел МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярска и оптимизации архивного хранения дел работников рекомендуется
провести процедуру экспертизы ценности кадровой документации. Целями
проведения такой экспертизы являются:
- сроки хранения документов
- подготовка к архивному хранению
- отбор документов с истекшим сроком хранения для дальнейшего
уничтожения.
Данная экспертиза может быть проведена как работниками сторонних
организаций на платной основе (например Госархива), так и работниками
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска. Так как бюджетная организация
достаточно ограничена в средствах, то оптимальнее будет проведение
экмпертизы силами специально созданной экспертной комиссии из числа
работников школы.
Экспертизу ценности документов МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярска следует проводить на основе:
- действующего законодательства и правовых актов Российской
Федерации по архивному делу:
63
- типовых перечней документов с указанием сроков их хранения —
нормативно-методических документов Росархива и органов управления
архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
- номенклатуры дел.
По результатам экспертизы кадровых документов МБОУ «Средняя школа
№ 2» г. Красноярска следует составить опись дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения. В акт об уничтожении следует
включають дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором
составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год
заведения дела, месяц во внимание не принимается.
Уничтожение документов без составления актов о выделении документов
к уничтожению категорически запрещено.
3.2. Мероприятия по дополнительной автоматизации кадрового
документооборота
Несмотря на применяемую практику ведения электронного
документооборота в МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска в Краевой
информационной автоматизированной системе управления образованием
(КИАСУО), введенной в эксплуатацию приказом Министерства образования и
науки Красноярского края № 37-04/2 от 22.03.2011 г., руководству организации
было бы целесообразно рассмотреть вопрос дополнительной автоматизации
кадрового делопроизводства.
Необходимость дополнительной автоматизации кадрового
документооборота МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска обусловлена
следующими причинами:
- ужесточения требований Трудового законодательства РФ;
- необходимостью повышение скорости кадрового делопроизводства;
64
- уменьшения количества ошибок, неизбежных при ручной обработке,
которые могут повлечь санкции и штрафы со стороны государственных
органов.
Качественная автоматизация кадровой работы МБОУ «Средняя школа №
2» г. Красноярска позволит решить следующие задачи:
- ускорения рутинных процессов (автоматическое формирование
документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты);
- упрощенияе процессов поиска и подбора сотрудников;
- быстрый учёта и внедрения новых правил работы с документами,
правил подачи документов, ежегодно изменяющихся;
- появленияе общей базы данных, куда заносится вся информация.
каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа)
может эту информацию оперативно получить;
- упрощения самого документооборота. вместо бумажных документов
или файлов excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы
автоматизации;
- напоминанияе о приближении сроков подачи документов в налоговые и
другие органы.
- сокращенияе затрат времени на любые процессы.
- уменьшения количества ошибок во всех процессах.
Целесообразным представляется приобретение отдельного базового
модуля «1С Зарплата и управление персоналом 8» на 2 рабочих места –
бухгалтер и кадровик. конфигурация разработана программистами как
отдельный продукт, работа которого сконцентрирована на выполнении задач,
связанных с кадровым учетом организации, компании или предприятия.
Внедрение программы 1С для кадрового учета способно снять
значительную часть нагрузки с кадрового работника, помогает в формировании
служебной информации (должность, подразделение, прием на работу, отпуска,
служебные перемещения, увольнение, командировки), а также отчетов по
статистике и движению кадров МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска,
65
ведения воинского учета и составлению необходимых для военкомата
сведений.
Затраты на приобретение программного модуля «1С: Зарплата и
Управление Персоналом 8» составят :
13000+2*6500=26000 руб.
Таким образом, предложенные рекомендации позволят повысить уровень
кадрового документооборота в организации, приведут его в соответствие с
изменениями в трудовом законодательстве.
66
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной выпускной квалификационной работе исследовалась проблема
совершенствования кадрового документооборота на примере МБОУ «Средняя
школа № 2» г. Красноярска.
В первой главе данного исследования было установлено, что кадровый
документооборот является отраслью деятельности, документирующей весь
комплекс трудовых отношений в организациях, посредством которой
фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего
все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Документационное обеспечение кадрового управления позволяют
эффективно решать задачи планирования, финансирования, оперативного
управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные
задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение
информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение
упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации
с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
При этом качественное ведение кадрового делопроизводства позволяет
эффективно решать несколько задач:
- документальное оформление трудовых отношений, формализованность
кадровых процедур в организации;
- создание организационно-правовых основ трудовой деятельности и
взаимоотношений работника и работодателя путем четкой регламентации их
прав и обязанностей;
- построение системы управления персоналом, позволяющей
оптимальным путем достигать целей организации;
- формирование основы для цивилизованного разрешения трудовых
споров.
Большинство кадровых документов содержит социально-значимую
информацию, которая играет важную роль в жизни конкретного человека и