17
средств, сил и времени, чтобы все исправить, чем если бы кадровое
делопроизводство было уже налажено с момента образования компании.
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации
Перечень полного состава кадровой документации, которая должна
вестись в обязательном порядке работодателем – юридическим лицом
находится в зависимости от ряда определяющих факторов, таких как: сфера
деятельности, условия труда, кадровая политика и желание руководства.
При этом существуют кадровые бумаги, которые обязательно должны
быть у организации-работодателя в соответствии с нормами Трудового кодекса
Российской Федерации (далее – ТК РФ). Например, необходимость иметь
трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести
трудовые книжки – статьей 66, обязанность создать правила внутреннего
трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых
документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными
актами, например, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О
персональных данных» или Постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках»
6
.
Регламентация управление кадрами в организации осуществляется
следующими обязательными документами:
– правилами внутреннего трудового распорядка;
– трудовыми договорами с работниками;
– штатным расписанием;
– приказами по основной деятельности;
– приказами по личному составу;
– графиком отпусков;
6
Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в эбс : учебник и практикум для СПО / И.
К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2016. —
384 с.
18
– табелем учета рабочего времени;
– трудовыми книжками работников;
– положением о защите персональных данных работников;
– инструкциями по охране труда;
– книгой учета движения трудовых книжек;
– книгой учета приказов по личному составу.
Этот список не является исчерпывающим, поскольку в процессе
установления трудовых отношений у работодателя может возникать
обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства
государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на
работу впервые.
Организации могут оформлять кадровые документы как по
установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в
зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.
Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого
количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были
утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную
систему первичной учетной документации (УСПУД)
7
.
Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1,
распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на
территории Российской Федерации.
Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения,
увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В
результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и
7
Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю.
Иванова. — М. : Издательство Юрайт, 2016. — 375 с.
19
расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету
документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к
учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,
утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с
Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской
Федерации
8
.
Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит
трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут
все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно
и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом
(распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов
и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с
налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем
придумывать свою собственную.
Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24
марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения
унифицированных форм первичной учетной документации» в
унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по
учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить
дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные
Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной
учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы,
наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из
унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим
организационно – распорядительным документом организации.
8
Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в эбс : учебник и практикум для СПО /
И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт,
2016. — 384 с.
20
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут
изменяться.
В случае изготовления бланков на базе унифицированных форм
первичной учетной документации допустимо вносить изменения в графах и
строках, учитывая значимость показателей, включая дополнительные строки и
вкладные листы в целях более удобного размещения и оптимального способа
обработки различной персональной информации.
Ряд организаций на практике недооценивают значимость и
необходимость строгого соблюдения норм трудового законодательства в части
ведения кадрового документооборота. Однако законодателем установлены
меры ответственности за нарушения ведения документооборота в части
трудовых отношений, такие как материальная, дисциплинарная, а также к
гражданско-правовая, административная и даже уголовная ответственность в
соответствии со ст. 419 ТК РФ
9
.
Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации,
отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж
работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с
нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.
Отсутствие в организации обязательных кадровых документов, наличие
которых прямо предписано ТК РФ, нарушает нормы законодательства о труде.
В случае если субъектом предпринимательской деятельности, например, не
заключаются трудовые договоры с персоналом или не ведутся трудовые
книжки, то к нему могут быть применены меры ответственность согласно
Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (далее
– КоАП РФ). В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательных
норм о труде и об охране труда карается наложением административного
штрафа на должностных лиц - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на
юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или
9
Орловский, Ю. Кадровое делопроизводство / Ю. Орловский. - М.: Инфра-М, 2014. 144 с.
21
административное приостановление деятельности сроком до девяноста суток. В
случае повторного нарушения законодательства о труде и об охране труда
должностным лицом, ранее получавшим административное наказание за
аналогичное административное правонарушение, данное должностное лицо
может дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.
10
В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой
документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и
судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это
работодатель может быть привлечен как к административной ответственности
по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной ответственности – в случае, если
в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку
неправильной или не соответствующей законодательству формулировки
причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть
устроиться на новое место работы
11
.
Нарушение норм Ст. 13.20 КоАП РФ о правилах хранения,
комплектования, учета или использования архивных документов, может
повлечь вынесение предупреждения или наложение административного штрафа
на граждан размеров от ста до трехсот рублей, а на должностных лиц – от
трехсот до пятисот рублей
12
.
Виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и
защиту персональных данных работника должностное лицо, привлекается к
дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК
РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-
правовой, административной и уголовной ответственности в порядке,
установленном федеральными законами (статья 90 ТК РФ).
Таким образом, можно сделать вывод, что:
10
Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в эбс : учебник и практикум для СПО / И.
К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2016. —
384 с.
11
Орловский, Ю. Кадровое делопроизводство / Ю. Орловский. - М.: Инфра-М, 2014. 144 с.
12
Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства : учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю.
Иванова. — М. : Издательство Юрайт, 2016. — 375 с.
22
- комплекс обязательных кадровых документов, в соответствии с ТК РФ
которые должен быть в наличии у организации- работодателя.
– отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов
влечет за собой к гражданско-правовую, материальную, административную и
даже уголовную ответственность должностных лиц организации- работодателя
по нормам действующего законодательства РФ
13
.
В настоящее время динамичное развитие всех отраслей хозяйственной
деятельности и внедрение новых технологий заставляет организации прибегать
к частичной или полной автоматизации кадрового документооборота, за счет
ряда преимуществ:
– поддержки неограниченного количества состояний документов;
– гибкой системы настройки визирования, в том числе для каждого
состояния;
– широких возможностей задания маршрута движения документов;
– комплекса справочников резолюций и виз, визирующих лиц,
утверждающих лиц;
– наличия системы оповещений о поступивших на подпись приказах;
– использования e – mail рассылки оповещений об этапах прохождения и
согласования документации;
– обеспечения поддержки индивидуальных и групповых приказов;
– возможности разграничения прав доступа на просмотр и
редактирование документации, вплоть до каждого атрибута;
– наличия журналов приказов, общего журнала электронных документов;
– наличия широкого перечня печатных форм приказов, созданных на
основе шаблонов в Ms Office или Open Office;
– наличия полного набора функций для быстрого поиска по заданным
критериям;
Возможности автоматизации кадрового документооборота особенно
актуально для организаций с большой численностью штата.
13
Орловский, Ю. Кадровое делопроизводство / Ю. Орловский. - М.: Инфра-М, 2014. 144 с.
23
1.3. Правила организации кадрового документооборота на современных
российских предприятиях
В зависимости от масштабов деятельности организации, ее финансовых
возможностей и количества работающих в ней сотрудников вопросами
кадрового делопроизводства могут заниматься самостоятельные структурные
подразделения или отдельные специалисты по кадровому делопроизводству,
также эта функция в организации может быть передана в виде совмещения для
какого-то работника.
Самостоятельное структурное подразделение является самым удобным
способом организации кадрового делопроизводства и самым простым для
соблюдения трудового законодательства. В этом случае есть целое структурное
подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими
подчиненными, которые занимаются исключительно вопросами трудовых
отношений и кадровыми процедурами. В то же время это и самый затратный
способ, который зачастую выбирают только крупные компании с большим
штатом сотрудников.
Небольшим организациям целесообразнее не создавать отдельное
структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу,
ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть
специалист по кадровому делопроизводству.
Широкое распространение на небольших предприятиях получил такой
способ организации кадрового делопроизводства как поручение работнику
дополнительной кадровой работы в виде совмещения, что является особенно
актуальным для субъектов малого предпринимательства. В ряде организаций
предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда
стоит соблюдать следующие требования ст. 60.2 ТК РФ:
- выполнение дополнительной работы может быть поручено работнику
только с его письменного согласия (из этого следует, что работодатель не
24
может поручать дополнительную работу только по приказу; поскольку
принудительный труд в России запрещен, то это будет считаться нарушением);
- выполнение дополнительной работы осуществляется в течение
установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой,
определенной трудовым договором;
- выполнение дополнительной работы осуществляется за
дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ);
- поручаемая работнику дополнительная работа по другой должности
может осуществляться путем совмещения должностей.
- срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную
работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного
согласия работника;
- работник имеет право досрочно отказаться от выполнения
дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее
выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не
позднее чем за три рабочих дня
14
.
Следовательно, в случае поручения ведения кадрового делопроизводства
бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего, нужно отразить в
штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому
делопроизводству, поскольку исходя из определения, которое дается в ст. 60.2
ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность,
трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица
вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.
При поручении дополнительных функций работнику с ним требуется
заключить отдельное письменное соглашение к трудовому договору, где
необходимо отразить перечень условий совместительства:
- сроки исполняемой работы в сфере кадрового делопроизводства
согласно ст. 60.2 ТК РФ, в течение которого работник будет выполнять
14
Колышкина, Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебное пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина.— М. : Издательство Юрайт, 2016. — 164 с.
25
дополнительную работу, следующим образом — с такого-то числа до закрытия
вакантной должности, при этом закрываться вакансия может по разным
причинам: либо ее убирают из штатного расписания, либо другой работник
принимается по трудовому договору;
- содержание и объем выполняемых работ в сфере кадрового
делопроизводства, поясняя будет ли работник заниматься только приказами о
приеме, переводе и увольнении работников или он еще будет вести трудовые
книжки и разрабатывать проекты локальных нормативных актов, что именно
будет входит в объем и содержание работы;
- размер дополнительной оплаты за выполнение служебных обязанностей
в сфере кадрового документооборота.
Выделяют следующие документы, которые создает организация-
работодатель в связи с возникновением трудовых отношений:
- локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
- документация по кадровым функциям: договорные документы;
распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров,
рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы;
«архивные» документы
15
.
Кадровые работники или бухгалтерские работники как правило
разрабатывают проекты документов, а окончательное утверждение
осуществляется только руководством организации-работодателя. Разработка
кадровой документации ведется на основе норм Трудового кодекса РФ, а также
норм ГОСТа р 6.30-2003, регламентирующего состав реквизитов документов, и
ряд требований к их оформлению.
В качестве пяти обязательных реквизитов документов кадрового
делопроизводства выступают: название хозяйствующего субъекта, дата
документа и номер его регистрации, текстовое содержание документа и
подпись лица, его утверждающего.
15
Колышкина, Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебное пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина.— М. : Издательство Юрайт, 2016. — 164 с.
26
Отметим, что дата документа может быть указана двумя способами —
цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется
арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.11.2017.
При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется
следующим образом — 07 ноября 2017 года, допускается последовательность в
оформлении даты: год, месяц, день месяца — 2017.11.07.
Датой документа, зависящей от его типа может быть:
- дата утверждения документа (локальные акты);
- дата составления (акты, докладные записки, служебные записки);
- дата подписания (приказы).
Следует учитывать, что при разработке проекта документа дата не
проставляется.
Регистрационный номер документа, который присваивается в момент
внесения записи о нём в ряд журналов, наличие которых требует
законодательство:
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее (ведется бухгалтерией);
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы
которых утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а
требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от
16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», листы которой должны быть
пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, скреплены
сургучной печатью или опломбированы;
- Журналы учета проведения инструктажей по охране труда;
- Журналы учета мероприятий по контролю.
Организации-работодателю законодательство предоставляет право
выбора — вести журнал в бумажном либо электронном виде, однако любой
документ требует регистрации, так как без регистрационного номера он не