27
будет иметь юридической силы. Регистрация кадровой документации также
важна в случае возникновения спора с работником максимально доказать в
какой именно момент наступило то или иное событие.
Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель,
точно отражая в системе нумерации: когда, в какой год создавался документ и в
какой папке его можно найти.
Особенности текстового содержания регламентируются требованиями к
содержанию документа следующих законодательных актов:
- Трудового кодекса РФ;
- ГОСТа р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов) указывающего ряд необходимых
реквизитов;
- Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты»
16
.
С 2013 года с принятием Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете», организации, если они не являются государственными,
могут разрабатывать свои формы первичных учетных документов, утверждая.
разработанные формы приложениями к учетной политике в целях ведения
бухучета. Также допускается использование форм, утвержденных
Государственным комитетом статистики
17
.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения регламентирует
сроки хранения кадровой документации.
16
Кузнецова, Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство /под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Термика, 2015. –
416 с.
17
Колышкина, Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебное пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина.— М. : Издательство Юрайт, 2016. — 164 с.
28
Подпись кадрового документа состоит из трех элементов: название
должности, личная подпись, расшифровка.
Рассмотрим необходимый минимум обязательных внутренних
документов и локальных нормативных актов
Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным
нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8
ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или
должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных
нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится
тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные
правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не
являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда,
говорящие об обратном
18
.
1. Штатное расписание (ст. 15, ст. 57 ТК РФ) может быть составлено в
форме, утвержденной Госкомстатом, либо в форме разработанной и
утвержденной самостоятельно.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 100, ст. 189, ст. 190 ТК
РФ). Поскольку это обязательный локальный нормативный акт, то нужно
убедиться в том, что правила в организации есть и они утверждены
работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из
слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии,
даты утверждения, либо через приказ).
Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189
ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил
внутреннего трудового распорядка.
3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ).
Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены
18
Колышкина, Т.Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебное пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина.— М. : Издательство Юрайт, 2016. — 164 с.
29
системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования
работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него
стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.
Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей
заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от
нормальных. И если работник действительно работает в условиях,
отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны
обязательно быть в организации.
Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат,
все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней
обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный
самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной
дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила
внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по
оплате труда.
Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если в
организации не было локального нормативного акта и он принимается впервые,
то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он
ставит роспись о том, что с актом он ознакомился любым удобным способом —
через журнал ознакомления, листы ознакомления.
Согласно требованиям ст. 68 ТК, до подписания Трудового договора
работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными
нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние
документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не
являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным
актом, то знакомить с ним под роспись не надо.
4. Положение по защите персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ,
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В ст. 86 Трудового кодекса
содержится обязательное требование о наличии локального нормативного акта
- Положения по защите персональных данных, регламентирующего порядок
30
обработки, защиты персональных данных персонала, с которым работники
должны быть ознакомлены под роспись.
5. Правила, инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ).
6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл. 22 ТК РФ). В
соответствии со ст. 162 ТК у работодателя должны быть локальные
нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения
этих норм труда.
7. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК должен
утверждаться не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
8. Правила внутреннего трудового распорядка
19
.
Таким образом, в первой главе данного исследования было установлено,
что кадровый документооборот является отраслью деятельности,
документирующей весь комплекс трудовых отношений в организациях,
посредством которой фиксируется информация о наличии и движении
персонала, в результате чего все кадровые процедуры приобретают
документальное оформление.
Документационное обеспечение кадрового управления требует создания
многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать
задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового
обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в
образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до
оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов
сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий
автоматизации этих процессов.
При этом качественное ведение кадрового делопроизводства позволяет
эффективно решать несколько задач деятельности организации:
- документальное оформление трудовых отношений, формализованность
кадровых процедур в организации;
19
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018).
31
- создание организационно-правовых основ трудовой деятельности и
взаимоотношений работника и работодателя путем четкой регламентации их
прав и обязанностей;
- построение системы управления персоналом, позволяющей
оптимальным путем достигать целей организации;
- формирование основы для цивилизованного разрешения трудовых
споров.
Большинство кадровых документов содержит социально-значимую
информацию, которая играет важную роль в жизни конкретного человека и
может потребоваться на протяжении всей его жизни. Вся эта информация
необходима для осуществления человеком права на образование, труд,
пенсионное обеспечение и т. п. Именно поэтому законодательство Российской
Федерации обязывает работодателей всех организаций независимо от формы
собственности документировать трудовые взаимоотношения с работниками и
предъявляет к ведению кадровой документации повышенные требования, а
само ведение контролируется сотрудниками Государственной инспекции труда.
Хорошо отлаженная организация работы с кадровыми документами
повышает качество управления персоналом. Документационное обеспечение
управления персоналом позволяет эффективно планировать и осуществлять
кадровое обеспечение деятельности учреждения, сокращая информационные
потоки до оптимального минимума, обеспечивая процессы сбора, обработки и
передачи кадровой информации.
32
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ
МБОУ «СРЕДНЯЯ ШКОЛА № 2» Г. КРАСНОЯРСКА
2.1. Характеристика МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска и анализ
динамики ее кадрового потенциала за период 2015-2017гг.
Муниципальное бюджетное образовательное учреждение «Средняя
школа № 2» г. Красноярска (далее МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярска) начала свою деятельность в 1965 году.
Юридический и фактический адрес - 660055, г. Красноярск, ул.
Джамбульская, 17.
Тип учреждения - общеобразовательное учреждение.
Вид учреждения - средняя общеобразовательная школа.
Организационно-правовая форма: муниципальное учреждение.
Форма собственности - муниципальная.
В соответствии со статьей 6 Бюджетного Кодекса РФ МБОУ «Средняя
школа № 2» г. Красноярска является бюджетным учреждением, функции
которого по оказанию государственных (муниципальных) услуг юридическим и
физическим лицам в соответствии с государственным (муниципальным)
заданием, обеспечиваются за счет средств бюджетов различных уровней в
соответствии с бюджетной сметой.
Учредитель - администрация муниципального образования «город
Красноярск», который в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации, закрепил за МБОУ «Средняя школа № 2» в целях
обеспечения его уставной деятельности, здания, сооружения, оборудование, а
также другое необходимое имущество на праве оперативного управления на
основании договора №139 от 01.01.1995 года. Земельные участки
предоставлены МБОУ «Средняя школа № 2» в постоянное (бессрочное)
пользование. Школа несет ответственность перед учредителем за сохранность и
33
эффективное использование закрепленного имущества, которое учредитель
вправе изъять, если оно не используется или используется не по назначению.
Собственником имущества учреждения является муниципальное
образование «город Красноярск».
Согласно Устава, единоличным исполнительным органом школы
является директор, назначаемый на должность Учредителем в установленном
правовым актом города Красноярска порядке. Руководство исследуемым
образовательным учреждением с 2015 года осуществляет Соболевская Жанна
Владиславовна, педагог с более чем 23-летним стажем работы в сфере
образования.
Основным предметом деятельности МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярск является реализация общеобразовательных программ дошкольного,
начального общего, основного общего и среднего (полного) общего
образования. В настоящее время в школе функционируют 32 класса, в которых
обучается 792 ученика. Из них: I ступень – 294 человек, II ступень – 296
человек, III ступень- 202 человек. Средняя наполняемость классов по школе –
25 учеников.
Свою деятельность МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярск
осуществляет в соответствии с Уставом, принятым общим собранием
трудового коллектива образовательного учреждения, протокол от 25.12.2007.
Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического
лица, выданного межрайонной инспекцией ИФНС РФ по Советскому району
города Красноярска от 05.01.1996 года, подтверждается постановка на учет
МБОУ «Средняя школа № 2» и присвоение ИНН 2465040786.
Свидетельством о внесении записи в единый государственный реестр
юридических лиц, выданный ИФНС РФ по Советскому району города
Красноярска от 12.04.2013 (серия 29 №000116442) за основным
государственным номером №1022402478560 государственный
регистрационный номер №2132468234699.
34
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска состоит на учете в
государственных внебюджетных фондах: Фонде социального страхования
(регистрационный №2900310285), Пенсионном Фонде РФ (регистрационный
номер №039-021) Территориальном и Федеральном фондах медицинского
страхования (регистрационный номер №20-12027).
В своей деятельности МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска
руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской
Федерации «Об образовании» и другими федеральными законами, указами
Президента Российской Федерации, Типовым положением об
общеобразовательном учреждении, Типовым положением о дошкольном
образовательном учреждении, решениями Правительства Российской
Федерации, распоряжениями и постановлениями Главы администрации
Пензенской области и органов управления образованием всех уровней,
постановлениями и распоряжениями учредителя; правилами и нормами охраны
труда, техники безопасности и противопожарной защиты, Уставом и
локальными правовыми актами школы.
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска является юридическим
лицом, имеет печать установленного образца, штамп и бланки со своим
наименованием.
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска проходит государственную
аккредитацию в соответствии с порядком, установленным законом РФ «Об
образовании», Положением о порядке аттестации и государственной
аккредитации образовательных учреждений (утверждено приказом
Министерства образования РФ от 22.05.1998 №1327) и Приказом министерства
образования и науки Красноярского края от 16.04.2012 № 12-04/1 «Об
утверждении административного регламента предоставления министерством
образования и науки Красноярского края государственной услуги по
аттестации педагогических работников».
35
Школа имеет свидетельство о государственной аккредитации серии
24А01 №000916 регистрационный номер 4414, выданное Министерством
образования Красноярского края 26 октября 2015 года.
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска имеет лицензию 24ЛО1
№0001492 регистрационный номер 8320-л от 09.11.2015 года, выданную
Министерством образования Красноярского края, на осуществление
образовательной деятельности в сфере начального общего, основного общего,
среднего (полного) общего образования. Типы реализуемых образовательных
программ: общеобразовательные. Виды реализуемых программ:
-начального общего образования;
- основного общего образования;
-среднего (полного) общего образования.
Содержание обязательного общего образования в МБОУ «Средняя школа
№ 2» г. Красноярска определяется образовательными программами,
разрабатываемыми и реализуемыми Школой самостоятельно на основе
государственных образовательных стандартов, Базисного учебного плана
общеобразовательных учреждений РФ, базисного учебного плана
образовательных учреждений города Красноярска и примерных
образовательных учебных программ курсов, дисциплин.
МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска реализует дополнительные
образовательные программы по следующим направлениям:
- художественно-эстетическое;
- физкультурно-спортивное;
- туристско-краеведческое;
- эколого-биологическое;
Целями образовательного процесса МБОУ «Средняя школа № 2» г.
Красноярска являются:
- формирование общей культуры личности обучающихся на основе
усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных
программ;
36
- достижение обучающимися соответствующего образовательного
уровня;
- адаптация воспитанников и обучающихся к жизни в обществе;
- воспитание у обучающихся и воспитанников гражданственности,
трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей
природе, Родине, семье;
- формирование у воспитанников и обучающихся навыков и привычек
здорового образа жизни;
- развитие эмоциональной устойчивости в сложных жизненных
ситуациях, умение преодолевать жизненные трудности;
- углубленное обучение как создание основы для осознанного выбора и
последующего освоения профессиональных образовательных программ
выпускниками Школы;
- участие в формировании интеллектуального потенциала страны,
развитие у учащихся навыков самостоятельной научно-исследовательской
деятельности по выбранному профилю;
- обеспечение преемственности дошкольного, среднего и высшего
образования;
- создание условий для осознанного выбора профессии.
Деятельность МБОУ «Средняя школа № 2» г. Красноярска
финансируется в соответствии с законодательством и правовыми актами
органов местного самоуправления.
В соответствии со статьей 162 Бюджетного Кодекса РФ, МБОУ «Средняя
школа № 2» г. Красноярска, как получатель бюджетных средств, обладает
следующими полномочиями:
-составляет и исполняет бюджетную смету, строго соблюдая финансово-
бюджетную дисциплину и обеспечивая экономию материальных ценностей и
денежных средств;
-принимает и исполняет в пределах доведенных лимитов бюджетных
обязательств и бюджетных ассигнований бюджетные обязательства путем