34
исходящих и внутренних документов, и отдельно копий документов. В объем
документооборота включаются все документы, в том числе полученные и
отправленные по факсу или электронной почте. На основании подсчетов
составляется справка об объеме документооборота за определенный период.
Периодичность отчетов может быть ежемесячной, ежеквартальной и
годовой. Полученные результаты документооборота организации или
структурного отдела необходимы для анализа загруженности работников
делопроизводства и выработки мер дальнейшего совершенствования работы с
документацией.
Важным вопросом в организации документооборота является
оперативное хранение документов предприятия. Оно представляет собой
комплекс организационных и технических мероприятий, необходимых для
создания оптимальных условий размещения и хранения документов. Эти
мероприятия должны обеспечивать эффективную повседневную работу и
исключать утрату документов и их порчу до истечения сроков хранения.
Первое, на что следует обратить внимание руководства предприятия в
плане организации оперативного хранения документов, это составление и
утверждение номенклатуры дел. Номенклатура дел — это оформленный в
установленном порядке перечень дел организации, с указанием сроков их
хранения. Она способствует созданию условий для учета дел, распределения
документов между делами и их оперативному поиску в процессе работы.
Номенклатура дел составляется в виде таблицы, состоящей из разделов:
индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и
номер статьи, примечание. Индекс дела состоит из двух чисел, одно из которых
порядковый номер структурного подразделения, а другое — номер дела
(например, 02-04).
Сроки хранения дел включаются в номенклатуру исходя из типовых и
ведомственных перечней соответствующих документов. Выписки из
номенклатуры дел организации направляются во все структурные
подразделения. В то же время в каждом структурном подразделении должна
35
быть своя номенклатура дел.
Номенклатура дел кадровой службы должна включать в себя только те
виды дел, которые используются в работе с личным составом. В начале перечня
следует указать организационно-распорядительные документы. Затем будут
документы по личному составу: приказы, личные карточки, личные дела и
другие. Также в номенклатуру дел необходимо включать журналы учета и
регистрации. По окончании года кадровый работник, ответственный за
документирование, подсчитывает общее количество единиц хранения.
В соответствии с утвержденной номенклатурой дел производится
группировка отдельных видов документов в дела. Каждое дело должно быть
оформлено с соблюдением требований, должно иметь обложку и внутреннюю
опись. Каждый лист дела обязательно следует нумеровать. При формировании
дел следует придерживаться определенных правил:
— в дело помещать только исполненные и правильно оформленные
документы;
— документы, относящиеся к одному вопросу, помещать вместе;
— в дело помещать только по одному экземпляру документа;
— документы, имеющие постоянные и временные сроки хранения,
группировать отдельно
33
.
При закрытии дела проводится проверка содержания документов,
перегруппировка в прямом хронологическом порядке, составление внутренней
описи с учетом изменений, составление заверительной надписи в конце дела,
дооформление обложки. Заверительная надпись подписывается составителем с
указанием даты. На обложке дела проставляется срок хранения дела.
Оформленное дело передается на хранение в архив организации.
С момента заведения дела и до передачи документов в архив они
хранятся по месту их формирования. Руководители и сотрудники,
ответственные за делопроизводство, должны обеспечить документам
надлежащее хранение. Условия содержания и хранения документов в
33
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций / М.Ю.Рогожин. — М.-Берлин: Директ-Медиа, 2014. С. 27-30
36
организации должны соответствовать требованиям ГСДОУ
34
.
Документы должны находиться в рабочих кабинетах или специально
отведенных помещениях, оборудованных запирающимися шкафами и сейфами.
Хранить дела в неприспособленных ящиках столов запрещается. Выдача дел
или документов другим организациям или лицам производится только с
разрешения руководителя.
Рассматривая организацию документооборота в кадровой службе,
следует обратить особое внимание на документирование движения кадров как
неотъемлемой обязанности любой организации. Под движением понимается
любое перемещение работников в организации: прием на работу, перевод на
другую работу, отпуска, командировки и увольнение.
Любая из названных процедур обязательно отражается в приказах.
Необходимость издания приказа регламентируется Трудовым кодексом РФ. Все
учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие кадровые документы
ведутся на основе приказов.
Остановимся подробнее на процедуре приема на работу. Она
представляет собой последовательность взаимосвязанных действий:
1) Собеседование.
2) Проверка предоставленных документов.
3) Подача письменного заявления о приеме на работу.
4) Ознакомление с внутренними организационными документами под
роспись (правила внутреннего трудового распорядка, должностная
инструкция, коллективный договор).
5) Составление трудового договора и его подписание.
6) Составление приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме №
Т-1.
7) Оформление личной карточки по форме Т-2 (также на работника
может быть заведено личное дело, в которое будут помещены копии
34
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)// Кодекс: электронный
фонд. 2018. URL: http://docs.cntd.ru/document/901730479 (дата обращения: 09.05.2018).
37
личных документов, заявление о приеме, копия приказа, трудовой
договор и будет пополняться в процессе работы у данного
работодателя).
8) Внесение сведений в трудовую книжку (если работник не имел
трудового стажа, то работодателем заводится новая трудовая
книжка).
9) Передача данных о работнике в бухгалтерию для открытия лицевого
счета.
Все оформленные на нового сотрудника документы регистрируются в
книгах (журналах) учета и подшиваются в соответствующие дела. Хранятся все
документы в отделе кадров организации.
На примере процедуры приема нового сотрудника на работу можно
представить объем и многообразие кадровых документов, без которых
невозможно регламентировать управление трудовыми отношениями между
работодателем и работником. Для исключения ошибок в оформлении введены
единые правила, однако используемый метод ведения делопроизводства
существенно влияет на качество и скорость документооборота.
Методы создания документов можно разделить на две группы:
традиционные и автоматизированные. Традиционные методы, в свою очередь,
делятся на бумажные и условно-автоматизированные. Автоматизированные
методы делятся на модули кадровых служб в комплексных системах
управления, универсальные программы и небольшие частично
автоматизированные программы
35
.
Классификация методов создания документов представлена на рисунке
3. Согласно оценкам аналитиков, в настоящее время автоматизация кадрового
документооборота в России охватывает лишь крупные города. В то же время
лишь небольшая часть (около 30 %) информации хранится в электронном виде,
остальная информация по-прежнему остается на бумаге. Поиск такой
35
Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе / Ш.А.Янкович. — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — С. 95-
100
38
информации создает определенные трудности для кадровых работников.
Рисунок 3. Классификация методов создания документов
Сегодня в России самым распространенным методом обработки
информации является условно-автоматизированный метод. Этот метод
предполагает использование в качестве основного инструмента в работе
персональных компьютеров, которые объединяются в общую сеть всего
персонала, участвующего в делопроизводстве. Стандартным программным
продуктом является текстовый редактор Word и графический редактор Excel
системы Microsoft Office.
Использование условно-автоматизированного метода упрощает процесс
документооборота: экономит время на создание документов и способствует
быстрому перемещению документов внутри рабочей сети. Но даже с учетом
имеющихся недостатков полное исключение такого метода невозможно.
Причиной этому является отсутствие в России законодательных актов об
электронной документации, в связи с чем наличие бумажных документов
остается обязательным.
39
Наличие автоматизированной системы документооборота в организации
свидетельствует о ее успешности. В такой организации производится
оперативный обмен информацией между различными отделами производства.
Снижаются психологические и физиологические нагрузки сотрудников.
Система автоматизированного делопроизводства в отделе кадров
позволяет получить следующие возможности:
— подготовки и редактирования документов;
— составление документов на основе унифицированных форм,
имеющихся в памяти ПК;
— регистрации сведений о документах;
— контроль исполнения документов;
— систематизация документов, и формирование дел;
— поиск необходимых документов;
— обмен документами с сотрудниками и одновременный доступ;
— пересылка документов адресату;
— архивирование документов;
— составление отчетов;
— единый архив электронных документов
36
.
Таким образом, документооборот представляет собой систему движения
документов, построенную по определенным правилам организации и
требованиям законодательства. Главное его значение заключается в
информационном обеспечении всей деятельности учреждения и
документировании управленческой работы, частью которой является работа с
кадрами.
Документирование трудовых отношений между работодателем и
работником — это основа деятельности структурного подразделения
организации по кадровому делопроизводству. Работа этого органа
регламентируется внешними и внутренними нормативными актами.
36
Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе / Ш.А.Янкович. — М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2015. — С. 100-
107
40
В кадровой работе сотрудники сталкиваются с оформлением большого
количества документов, имеющих свои особенности. Они регулируют
социально-трудовые отношения, подтверждают трудовую деятельность
работников, на их основании ведется бухгалтерский учет и налоговая
отчетность.
Организация документооборота в кадровой работе построена на
качественном исполнении документов, создании условий для оперативного
хранения и учета дел. На качество и скорость документооборота существенно
влияет использование методов создания документов. Большая часть
организаций пользуется в работе традиционными методами, сталкиваясь с
определенными трудностями. В то же время автоматизация кадрового учета на
сегодняшний день успешно набирает обороты.
41
Глава 2. Современное состояние организации кадрового
документооборота в МБУ «ИКМ»
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия
Организационно-правовая форма МБУ «ИКМ» — муниципальное
бюджетное учреждение. Оно является некоммерческой организацией,
созданной для оказания услуг в целях обеспечения реализации
предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий
Администрации муниципального района Большечерниговский Самарской
области в сфере организации музейного обслуживания населения
37
.
Учредителем и собственником имущества МБУ «ИКМ» является
муниципальный район Большечерниговский Самарской области. Функции и
полномочия учредителя в отношении учреждения осуществляются
Администрацией Большечерниговского района Самарской области.
Основными источниками правового регулирования деятельности
организации являются: Конституция РФ, гражданский кодекс РФ, Федеральный
закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской
Федерации», муниципальные правовые акты и Устав МБУ «ИКМ».
Юридический и фактический адрес организации: Самарская область,
Большечерниговский район, село Августовка, улица Победы, 43.
Режим работы круглогодичный: с понедельника по пятницу с 8:00 до
17:00. По субботам и воскресеньям экскурсии в музее проводятся по
предварительным заявкам групп посетителей.
В своей деятельности учреждение подведомственно Администрации
Большечерниговского района Самарской области и Муниципальному
учреждению «Управление культуры, спорта и молодежной политики»
Большечерниговского района Самарской области. Основными видами
деятельности учреждения являются:
37
Устав МБУ «Историко-краеведческий музей имени Героя Социалистического Труда Н.П.Попова». Утв.
Постановлением Администрации Большечерниговского района Самарской области от 15.12.2011 № 894.
Большая Черниговка, 2011. – 11 с.
42
• учет, хранение и реставрация музейных предметов;
• комплектование музейных фондов;
• экспозиционно-выставочная деятельность;
• экскурсионное, лекционное и консультативное обслуживание
посетителей музея;
• культурно-массовое и туристско-экскурсионное обслуживание
юридических и физических лиц.
В рамках основной деятельности МБУ «ИКМ» предоставляет
муниципальную услугу «публичный показ музейных предметов и музейных
коллекций». Оказание услуг проходит как на платной, так и на бесплатной
основах согласно «Перечню предоставляемых услуг».
Музей открыт 9 мая 1987 года как музей «Трудовой Славы» колхоза им.
Ленина. В мае 2000 года стал районным историко-краеведческим музеем. В
2009 году решением Собрания Представителей Большечерниговского района
музею присвоено почетное наименование «имени Героя Социалистического
Труда Н.П.Попова». В 2012 году музей стал самостоятельным учреждением
культуры — МБУ «Историко-краеведческий музей имени Героя
Социалистического Труда Н.П.Попова».
Музей располагается в двухэтажном кирпичном здании, построенном
правлением колхоза имени Ленина в 1980 году. Общая площадь музея 330 кв.м.
В здании имеется 5 выставочных залов, комната для хранения фондов и
рабочий кабинет сотрудников. Территория музейного парка представляет собой
искусственный полуостров площадью 2 га, где расположены:
— здание музея;
— мемориальный ансамбль — памятник воинам — августовцам,
погибшим в годы Великой Отечественной войны;
— экспозиция под открытым небом «Русский дом»;
— модельная фольклорная площадка «Арт-Амбар»;
— экспозиция под открытым небом «Ради жизни на Земле» (блиндаж,
полевая кухня, противотанковые ежи);
43
— «космическая площадка» с установленным на ней спускаемым
аппаратом космического спутника серии «Зенит-2».
Музейные фонды МБУ «ИКМ» составляют музейные и археологические
коллекции и отдельные предметы, памятники различных видов искусств,
коллекции и отдельные предметы, характеризующие естественную историю,
рукописи, рукописные книги, антикварные, редкие и особо ценные издания, а
также другие предметы, представляющие историческую, научную,
художественную или иную ценность. Количество экспонатов на сегодняшний
день составляет порядка шести тысяч единиц.
Районный музей — это важнейшая гуманитарная составляющая в
культурной жизни района, он является научно-исследовательской,
образовательной и досуговой организацией. На выставках и экспозициях музея
проводятся обзорные и тематические экскурсии, встречи с интересными
людьми, лекции, интерактивные занятия, театрализованные представления,
посиделки и многое другое. Вся эта работа — результат слаженной
деятельности всего коллектива.
В музее работают 7 специалистов — штатных сотрудников: директор,
главный бухгалтер (0,3 ставки), контрактный управляющий (0,1 ставки),
научный сотрудник, методист, экскурсовод, хранитель фондов.
Обслуживающий персонал (уборщик служебных помещений, два дворника, три
сторожа) в штат МБУ «ИКМ» не входят, но в своей деятельности подчиняются
непосредственно директору музея.
Рассмотрим основные обязанности специалистов МБУ «ИКМ».
Директор музея — осуществляет административное руководство, контролирует
и несет ответственность за финансово-хозяйственную деятельность,
соблюдение сметной, финансовой и трудовой дисциплины, сохранность
собственности, материальных и других ценностей (музейных фондов).
Главный бухгалтер и контрактный управляющий работают в музее по
внешнему совместительству. Главный бухгалтер занимается ведением
бухгалтерского учета и составлением финансовой отчетности, а контрактный