4
Содержание
Введение
5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота
7
1.1 Понятие и назначение кадрового документооборота
7
1.2 Деятельность кадровой службы в сфере кадрового
документооборота
15
1.3 Нормативная база организации работы с кадровыми
документами
21
Глава 2. Исследование организации кадрового
документооборота в МБУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения»
27
2.1 Характеристика направлений и результатов
деятельности организации
27
2.2 Анализ организации работы с кадровыми
документами
42
2.3 Проблемы и недостатки кадрового документооборота
в организации
46
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в МБУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения»
52
3.1 Внедрение системы электронного документооборота
52
3.2 Предложения по улучшению системы кадрового
делопроизводства в организации
56
3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
59
Заключение
64
Библиографический список
66
Приложение 70
Введение
Актуальность данной работы заключается в том, что в современном
обществе организация кадрового документооборота является довольно
ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом
поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей
обязанностью фирмы.
В современной социально-экономической обстановке в условиях
поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в
мировое информационное пространство первостепенное значение
приобретает решение многоаспектной проблемы документационного
обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования,
организации документов и документооборота приобретают нормативный или
упорядоченный характер.
К сожалению, в настоящее время для большинства российских
государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие
упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что
именно рациональное и четко организованное документационное
обеспечение управления организацией, может существенно увеличить
эффективность деятельности предприятия.
Объект исследования – МБУ «Комплексный центр социального
обслуживания населения Каратузского района».
Предмет – вопросы документационного обеспечения системы
управления в организации.
Целью работы является исследование организации кадрового
документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
- конкретизировать понятие и назначение кадрового документооборота;
- изучить деятельность кадровой службы в сфере кадрового
документооборота;
- рассмотреть нормативную базу организации работы с кадровыми
документами;
- дать характеристику направлений и результатов деятельности МБУ
«Комплексный центр социального обслуживания населения Каратузского
района»;
- провести анализ организации работы с кадровыми документами;
6
- выявить проблемы и недостатки кадрового документооборота в
организации;
- обосновать необходимость внедрения системы электронного
документооборота;
- внести предложения по улучшению системы кадрового
делопроизводства в организации;
- провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.
Теоретической и методологической основой исследования выпускной
квалификационной работы, являются работы отечественных и зарубежных
авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по
методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы
использованы следующие научные методы: наблюдения, сравнительный
метод, метод толкования норм и прав. Работа выполнена на информационной
базе, включающей в себя: объект исследования, первичные и плановые
документы, периодическую печать, нормативные и законодательные акты.
Рекомендации и вывод, полученные в результате исследования, могу
быть использованы в практике кадрового документооборота организаций.
Данная работа содержит введение, 3 главы, выводы и предложения,
библиографический список, приложения.
7
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота.
1.1. Понятие и назначение кадрового
документооборота
Документ - это материальный объект с закрепленной на нем
информацией для передачи ее во времени и пространстве. Важнейшей
характеристикой документа является его идентифицируемость,
обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документ выполняет следующие функции:
· информационную;
· организационную;
· коммуникативную;
· юридическую;
· воспитательную.
Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов
ресурсов организации, обеспечивающих возможность реализации
управленческой деятельности.
Документы необходимы в организации для:
· эффективной и упорядоченной деятельности;
· формирования и документального фиксирования организационных
и управленческих решений;
· обеспечения согласованности управленческой и административной
деятельности;
· обеспечения непрерывной деятельности в условиях чрезвычайных
ситуаций;
· соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих
сферу деятельности организации во всех ее появлениях;
8
· защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов,
а также других заинтересованных лиц;
В организационной структуре предприятия кадровая служба
(в системе управления предприятием) занимает одно из ведущих мест,
обеспечивает непрерывное движение документооборота в отношении
кадрового обеспечения деятельности организации.
Ролью каждого специализированного подразделения по управлению
персоналом и организационным статусом его непосредственного
руководителя определяются конкретным местом и ролью в кадровой службе
в общей системе организации.
Таким образом, расположение и подчиненность кадровой службы
в системе предприятия определяется спецификой самой организации, ее
управленческой политикой и звеном руководителя относительно управления
расположения и персоналом звена подчиненности. Данные факторы
оказывают влияние и на формирование структуры самой кадровой службы.
Отметим, что в зависимости от деятельности организации и видов штатной
численности работников определяется (помимо вышеперечисленных
факторов) структура кадровой службы предприятия.
Поэтому организация и ведение кадрового делопроизводства
организации находится и ведется кадровой службой и обеспечивается ее
ресурсами. Нормативно-методические и нормативно-правовые акты
составляют основу функционирования данной службы, принятые в РФ
и необходимые как для рекомендательного так и для обязательного
использования сотрудниками кадровой службы организации, независимо от
ее формы и вида образования, а также состава самой службы и структурных
особенностей. Основой функционирования кадровой службы служат не
только указанные раннее нормативные акты, но и базой для создания
в организации системы кадрового делопроизводства, «моделью» для
формирования структуры кадровых документации и правил, ее оформления.
9
Деятельность организации по исполнению и принятию решений
является основой системой технологического документооборота. Поэтому
всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно
сказывается на эффективности выполнения своих функций организацией.
В последнее время в стране происходят качественные изменения
в документационном обслуживании и документированной деятельности
организаций и предприятий. Методы и технологии работы с документами
все это требует соответствия уровня знаний, профессиональной подготовки
и практических навыков персонала, совершенствование форм и современные
условия работы. Управленческий процесс в любой сфере жизни общества,
сводится к сбору, к сути передаче, обработке, хранению, поиску,
использованию информации (знаний) для выработки необходимых
управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация
управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой
организации, так для внешних потребителей (вышестоящих
контролирующих государственных органов партнеров по бизнесу,
организации,). В процессе документального возникновения и оформления
трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим
названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства
руководителей и специалистов кадровой службы является загадочным.
Следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие
из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?
Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам
в специальной литературе.
__________________________________________________________
1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах / М.И. Басаков. - М.:
Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп., 2013 г. 320 c.
2. Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве /
Под редакцией Л. Ю. Фадеева. – М.: Эксмо, 2014 г. 160 с.
10
Например, по целевой принадлежности выделяют две большие группы
кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым
относятся: личная карточка, приказы о приеме на работу, переводе на другое
место работы, предоставлении отпуска, увольнение, и другое. В состав
унифицированных форм первичной документации по учету труда и его
оплаты, вошла основная часть документов по личному составу
утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации
от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Документы составляющие вторую группу, связанные с осуществлением
функций по управлению персонала и организацией труда (Положение
о структурном подразделении, Правила внутреннего трудового распорядка,
должностные инструкции, штатная численность, штатное расписание,
и структура). В «Общероссийском классификаторе управленческой
документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы
получили название «документация по организационно-нормативному
регулированию деятельности предприятия, организации». Разработчики
вышеуказанного классификатора применяют кроме того, и другой принцип
систематизации кадровой документации, а именно следующие виды
кадровых документов по типичным кадровым процедурам различают:
1. Документация по приему на работу: Заявление о приеме на работу;
Контракт о назначении на должность; Протокол общего собрания трудового
коллектива о приеме на работу; Приказ о приеме на работу.
2. Документация о переводе на другую работу: Заявление о переводе
на другую работу; Приказ о переводе на другую работу; Представление
о переводе на другую работу.
11
3. Документация по увольнению с работы: Заявление об увольнении;
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении; Приказ об
увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков: График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска; Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрения: Приказ о поощрении;
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;
Представление о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; Объяснительная
записка о нарушении трудовой дисциплины; Приказ о наложении
дисциплинарного взыскания; Протокол общего собрания трудового
коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
У конкретного работодателя состав кадровых документов может
в реальности быть значительно шире или может быть приспособлен
к специфике труда. С учетом требований действующего законодательства,
масштабов и специфики организации труда формы некоторых документов
типовые и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства
определяется работодателем самостоятельно в рамках локального
нормотворчества. Принять локальный нормативный акт для регламентации
документооборота работодателю в целом можно рекомендовать например:
Положение о документообороте или регулирующую перечень основных
документов с распределением ответственности за их ведение, Инструкцию
по делопроизводству, хранение, учет, а также порядок и сроки движения
документов (как внешних так и внутренних,). Отметить при этом
необходимо, что ведение и создание кадровой документации - это не
право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована
нормативно - правовыми актами. Локальные нормативные акты - это акты,
содержащие трудовые нормы права, разрабатываемые для регламентации
12
трудовых отношений с учетом у конкретного работодателя специфики труда
и установления условий труда работодателем в пределах своей компетенции
в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими коллективными договорами, нормы
трудового права, соглашениями.
За исключением работодателей, работодатель - физических лиц, не
являющихся индивидуальными предпринимателем, имеет право принимать
локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут
содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников,
установленный трудовым законодательством. Новеллой ТК РФ в отношении
действия во времени, нормативных локальных актов является следующее
дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип «закон не
имеет обратной силы»:
«Локальный нормативный акт в силу вступает со дня его принятия
работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте,
и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
В возникших отношениях, до введения в действия нормативного локального
акта, указанный акт применяется к обязанностям и правам, возникшим
в действие после его введения. Локальный нормативный акт либо его
отдельные положения прекращают свое действие в связи с: истечением
срока действия; отменой (утратившими, силу признанием) данного
локального нормативного акта, либо его отдельных положений другим
локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного
нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права,
коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты
устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению
с установленным локальным нормативным актом)».
Физическое лицо - работодатель, как и юридическое лицо
(организация) самостоятельно реализует нормотворческие полномочия
13
предусмотренные законом и в пределах своей компетенции. Физическое
лицо-работодатель может принимать локальные нормативные акты, решая
проблемы труда организации, управления персоналом. При этом
необходимо отметить, что если ранее некоторые локальные нормативные
акты, например: штатное расписание, правила внутреннего трудового
распорядка, положение о работе с персональными данными работников
и другие, были обязаны принимать только работодатели - юридические
лица. То теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ,
индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие
локальные нормативные акты. Согласно толкованию норм ТК РФ в состав
локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя,
входят:
- Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
- Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК
РФ);
- Документы, устанавливающие порядок обработки персональных
данных работников, обязанности и их права в этой области (статьи 86, 87, 88
ТК РФ);
- Каждая группа работников при сменной работе должна производить
работу в течение продолжительности рабочего времени установленной
в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
- График отпусков (статья 123 ТК РФ);
- Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан
обеспечить безопасные условия правила и инструкции по охране труда,
должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников
(статья 212 ТК РФ).
__________________________________________________________
Захаркина, О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная
база / О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. - М.: Омега-Л, 2013 г. 264 c.