54
соответствующих требованиям;
- изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
- оценить стоимость владения той или иной программой;
- ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
- изучить демонстрационные видеоматериалы;
- установить демо-версию программы;
- изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые
важные.
После всестороннего анализа полученных данных, можно принимать
окончательное решение об установки той или иной программы
в организации.
При внедрении системы электронного документооборота могут
преследоваться следующие цели:
1.Сокращение бумажного документооборота, что можно
достичь за счет:
– перевода внутренних документов по управлению
в электронный вид и использования в таком случае электронной
подписи;
–вместо копий документов с резолюциями использовать выдачу
заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные
документы;
– общедоступного единого хранилища документов, которое
исключит необходимость их копирования для использования
несколькими сотрудниками, возможно одновременно.
2. Анализ загрузки сотрудников и усиление контроля за
исполнением поручений, что достигается за счет наличия полной
информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом
сроков исполнения и результатов выполнения работ.
3. Сокращение времени на поиск и создание документов за счет
55
использования типовых шаблонов и ранее созданных документов,
а также единого структурированного хранения документов
с возможностью поиска по тексту документов и ключевым полям.
4. Ускорение документооборота, которое достигается за счет
автоматизированного перемещения документов между сотрудниками,
а также отсутствия необходимости физического размножения
и перемещения бумажных копий документов, возможности
параллельной рассылки документа разным исполнителям.
5. Накопление корпоративных знаний (хранения истории
переписки, обоснования принятых решений и других документов), что
дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте,
избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых
сотрудников.
6. Сокращение потерь документов за счет хранения документов
в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на
существующие бумажные документы. В результате достижения
указанных целей повышается эффективность управления организацией
в целом.
В р
ﮦ
езультате поведенного ан
ﮦ
ализа докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота в МБУ
«Комплексн
ﮦ
ый цен
ﮦ
тр социальн
ﮦ
ого обслуживан
ﮦ
ия н
ﮦ
аселен
ﮦ
ия Кар
ﮦ
атузского
р
ﮦ
айон
ﮦ
а» было выявлен
ﮦ
о следующее: докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
от ведется в смешан
ﮦ
н
ﮦ
ом
виде – р
ﮦ
егистр
ﮦ
ация докумен
ﮦ
тов р
ﮦ
уководителей осуществляется р
ﮦ
аботн
ﮦ
иками
отдела кадр
ﮦ
ов в электр
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ых р
ﮦ
егистр
ﮦ
ацион
ﮦ
н
ﮦ
ых кар
ﮦ
тах; совместн
ﮦ
ое
р
ﮦ
едактир
ﮦ
ован
ﮦ
ие, согласован
ﮦ
ие, подача докумен
ﮦ
тов н
ﮦ
а пошаговое вн
ﮦ
едр
ﮦ
ен
ﮦ
ие
системы электр
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ого докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота исполн
ﮦ
ен
ﮦ
ия, составлен
ﮦ
ие спр
ﮦ
авок
и отчетов об исполн
ﮦ
ительской дисциплин
ﮦ
е – в бумажн
ﮦ
ом виде. Такая
система веден
ﮦ
ия докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота дает сбои, появляется пр
ﮦ
облема:
- большие затр
ﮦ
аты вр
ﮦ
емен
ﮦ
и и матер
ﮦ
иалов н
ﮦ
а изготовлен
ﮦ
ие бумажн
ﮦ
ых
копий докумен
ﮦ
тов;
56
- утер
ﮦ
я докумен
ﮦ
тов;
- дублир
ﮦ
ован
ﮦ
ие докумен
ﮦ
тов;
- повтор
ﮦ
н
ﮦ
ое н
ﮦ
апр
ﮦ
авлен
ﮦ
ие докумен
ﮦ
тов н
ﮦ
а р
ﮦ
ассмотр
ﮦ
ен
ﮦ
ие или
испр
ﮦ
авлен
ﮦ
ие;
-длительн
ﮦ
ое вр
ﮦ
емя согласован
ﮦ
ия как входящей и исходящей, так
и вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
ей докумен
ﮦ
тации.
В р
ﮦ
езультате было пр
ﮦ
ин
ﮦ
ято р
ﮦ
ешен
ﮦ
ие о вн
ﮦ
едр
ﮦ
ен
ﮦ
ии н
ﮦ
овой системы
электр
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ого докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
ота. Пр
ﮦ
и выбор
ﮦ
е СЭД и пер
ﮦ
еходе н
ﮦ
а
электр
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ый докумен
ﮦ
тообор
ﮦ
от МБУ «Комплексн
ﮦ
ый цен
ﮦ
тр социальн
ﮦ
ого
обслуживан
ﮦ
ия н
ﮦ
аселен
ﮦ
ия Кар
ﮦ
атузского р
ﮦ
айон
ﮦ
а» были поставлен
ﮦ
ы
следующие задачи:
-хр
ﮦ
ан
ﮦ
ен
ﮦ
ие входящих, исходящих, и вн
ﮦ
утр
ﮦ
ен
ﮦ
н
ﮦ
их докумен
ﮦ
тов в един
ﮦ
ой
электр
ﮦ
он
ﮦ
н
ﮦ
ой базе с целью обеспечен
ﮦ
ия быстр
ﮦ
ого доступа к н
ﮦ
им;
-опер
ﮦ
ативн
ﮦ
ое доведен
ﮦ
ие до исполн
ﮦ
ителей докумен
ﮦ
тов и р
ﮦ
ешен
ﮦ
ие
р
ﮦ
уководителя;
- возможн
ﮦ
ость автоматизации кон
ﮦ
тр
ﮦ
оля и оцен
ﮦ
ки деятельн
ﮦ
ости
сотр
ﮦ
удн
ﮦ
иков и подр
ﮦ
азделен
ﮦ
ии по исполн
ﮦ
ен
ﮦ
ию докумен
ﮦ
тов;
- возможн
ﮦ
ость подготовки статистической отчетн
ﮦ
ости по
исполн
ﮦ
ительн
ﮦ
ым докумен
ﮦ
там и дисциплин
ﮦ
ам.
3.2 Предложения по улучшению системы кадрового
делопроизводства в организации.
Для совершенствования документационного обеспечения в МБУ
«Комплексный центр социального обслуживания населения» рекомендуется
ввести автоматизированную систему управления – АСУ-1С Кадры.
АСУ-1С Кадры – система, которая позволяет решить вопросы,
связанные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по
организации в целом, так и внутри подразделений. Система даёт
57
необходимую и полную информацию о количественном и качественном
составе работников. Это повышает качество учёта и способствует созданию
оптимальной базы для планирования и организации работы с кадрами
(определение потребности в кадрах, подготовка, переподготовка
и повышение квалификации, планирование карьеры и т.д.). Современные
разработки предназначены для автоматизации всех управленческих функций,
связанных с персоналом организации до бухгалтерских расчётов.
Планирование кадровой работы в условиях АСУ-1С Кадры, требует создания
соответствующих нормативов, методик расчётов, разработки различных
классификаций перспективных моделей специалистов и руководителей,
а также совершенствования требований к личности и рабочему месту
работника, форм подбора, подготовки и расстановки кадров.
При непосредственном участии работников отдела кадров организаций
разрабатываются состав вводимой исходной информации по кадрам, состав
и система кодирования классификаторов по кадрам, состав и формы
входящих и исходящих документов, технологические схемы сбора,
регистрации, передачи и получения информации, мероприятия по внедрению
системы в производственную эксплуатацию.
Преимущества АСУ-1С Кадры:
- позволяет построить эффективную работу с кадровым резервом
организации;
- позволяет автоматизировать кадровый учёт;
- обеспечивает эффективный доступ к информации, необходимой для
принятия решений;
- позволяет экспортировать данные в 1С;
- позволяет существенно снизить трудозатраты за счёт автоматизации
рутинных операций;
- исключает возможность потери информации;
- обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных
58
данных сотрудников;
- обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных.
Основной задачей при создании АСУ-1С Кадры, должна стать
автоматизация таких ведущих операций по обеспечению функций
управления кадрами, как:
- планирование потребности в кадрах;
- подготовки и переподготовки, повышения квалификации кадров, их
распределения по структурным и производственным подразделениям;
- централизованный учёт руководящих работников и специалистов,
высококвалифицированных работников;
- учёт молодых специалистов;
- анализ состава, движения и текучести кадров;
- контроль над выполнением решений по вопросам работы с кадрами.
Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой
результативности совершенствования системы документационного
обеспечения управления персоналом основана на методических
рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов
и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла
до его практической реализации. Возрастающий объем документооборота,
в случае отказа от внедрения системы АСУ-1С, в итоге приведет руководство
организации к решению о приеме второго работника отдела кадров. После
внедрения АСУ-1С в МБУ «Комплексный центр социального обслуживания
населения», за счет автоматизации системы документационного обеспечения
удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым
сэкономить на фонде оплаты труда.
Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух
сотрудников: менеджера по персоналу и специалиста по разработке
программного продукта - программиста. При этом план затрат проекта будет
складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на
59
оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на
косвенные расходы.
После внедрения программного продукта в деятельность руководителя,
и менеджера по персоналу, ожидается рост производительности труда
сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются
расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того,
в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных
сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда. Эта экономия
может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных
затрат.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации
и технологии документационного обеспечения. В МБУ «Комплексный центр
социального обслуживания населения», были выявлены недостатки, которые
послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию
документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только
традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально
новых возможностей управления документооборотом в целом в организации,
выполнение справочно-аналитической работы, а также использование
элементов электронного документооборота, позволит поднять работу
менеджера по персоналу на качественно иной уровень и будет
способствовать повышению оперативности деятельности организации
в целом.
3.3 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий.
Рассмотрим основные критерии оценки эффективности системы
делопроизводства в организации.
60
Значительным экономическим показателем системы делопроизводства
и электронного документооборота является трудозатраты (экономия живого
труда) на основные виды работ по информационному и документационному
обеспечению управления.
Если система эффективная, в первую очередь, снижаются трудозатраты
и время на доставку документов адресату, на традиционные операции по
обработке документов, справочно-информационную работу, поиск
документов и т.п., а также непроизводительные затраты времени на поиск
информации или документа (от нескольких часов до минут и секунд). За счет
ускорения документопотоков повышаются оперативность и четкость работы
сотрудников, улучшается качество работы с документами в организации
в целом. В конечном счете, это позволяет более оперативно и обоснованно
принимать управленческие решения, реагировать на изменения рынка
и получать от этой материальной выгоды.
Таким образом, в условиях использования эффективной системы
делопроизводства изменяется структура трудозатрат и происходит их
перераспределение. Например, на стадии освоения новой технологии
документооборота может несколько возрасти трудоемкость при внесении
информации в регистрационные карточки документов (в частности, при
вводе большого числа поисковых реквизитов), а также при их сканировании.
Однако на других этапах работы с документами значительно (многократно)
сокращается время на справочно-информационную работу (информация
о ходе исполнения документа, ознакомление с его файлом, со связанными
документами и т.п.), снижаются трудозатраты не только секретарского
персонала, но и руководителей и специалистов.
При внедрении системы документооборота эффективность делиться на
две части: прямой и косвенный.
Прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств
на материалы, рабочее время сотрудников и т.д., и косвенный эффект,
61
связанный с теми преимуществами для функционирования организации,
которые дает система документооборота (прозрачность управления, контроль
исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).
Эффективная система делопроизводства позволяет на новой основе
решать вопросы централизации и децентрализации выполнения конкретных
видов работ. При этом возможно изменение организационных форм работы
по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации,
поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы
данных. Например, может быть максимально децентрализована регистрация
исходящих документов (по принципу "в каком подразделении документ
подписан, там же он регистрируется и хранится"). Таким образом, может
быть выстроен технологический процесс, обеспечивающий оптимальное
перераспределение трудозатрат по работе с документами в организации
и повышение эффективности работы. Поэтому суммарные трудозатраты
в организации на работы по документационному обеспечению в условиях
эффективной системы делопроизводства будут ниже, чем до внедрения
нововведения.
Экономия овеществленного труда при внедрении эффективной
системы делопроизводства проявляется в основном при использовании
элементов электронного документооборота и выражается в снижении затрат
на копирование документов (в том числе расхода бумаги), уменьшении
избыточного хранения копий одних и тех же данных на различных серверах
и освобождении части объема серверов и т.п.
В качестве аргумента эффективности перехода от традиционного
документооборота к электронному часто высказывается мнение о том, что
использование электронных документов должно приводить к физическому
сокращению объема архивов бумажных документов (освобождению
служебных площадей и полок для хранения документов). Важно учитывать,
что этот параметр оценки в различных организациях может проявляться
62
по-разному. В том случае, если в деятельности организации преобладают
документы оперативного характера и не нужно их хранить в течение
длительного времени на бумажном носителе, от использования бумажных
документов можно отказаться (продумав при этом вопросы юридической
значимости хранимых электронных документов) и в результате освободить
часть площадей архива. Если в организации образуется значительный объем
управленческих документов на бумажном носителе с нормативно
установленными длительными сроками хранения их подлинников, то при
использовании в работе электронных копий этих документов уменьшить
физический объем бумажных документов в архиве пока не удастся. Однако,
в случае если речь идет о копиях бумажных документов (например,
нормативных актов, приказов и т.п.), тогда действительно нет необходимости
их хранить в подразделениях и на рабочих местах сотрудников, а следует
пользоваться их электронными версиями в созданной информационной
системе.Благодаря эффективному применению системы документооборота
поддерживаются стабильные информационные взаимосвязи, существенно
повышается оперативность обработки информации, доведения документов
до исполнителей. В результате можно свести к минимуму случайные
и досадные конфликтные ситуации, связанные с определением
местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение
уверенности в том, что они получают достоверную информацию.
Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа
организации и ее корпоративной культуры, так как часто о работе
организации судят именно по работе с документами.
Социально-экономический эффект внедрения системы электронного
документооборота может выражаться в следующем:
- увеличение скорости работы органов государственной власти
и местного самоуправления с документами, в том числе с обращениями
граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;
63
- выстроенное межведомственное взаимодействие снижает
административные барьеры;
- повышение прозрачности и управляемости административной
системы;
- повышение качества индивидуального труда работников системы
управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения
информационного обеспечения органов власти,
- и как следствие всего перечисленного - повышение качества
обслуживания населения.
Таким образом, такая технология оценки эффективности системы
делопроизводства позволит руководителям по-новому взглянуть на
организацию работы с документами, и увидеть какое влияние
документооборот как инструмент управления имеет на результаты
деятельности конкретного предприятия.