44
Современное законодательство требует оформления большого
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя. Разрабатывать и оформлять основной
массив таких документов приходится кадровой службе организации.
В отделе кадров МБУ КЦСОН используется следующий перечень
унифицированных форм:
-документальное закрепление структуры и штата предприятия
(Структура и штатная численность, Штатное расписание (форма Т-3),
Замещение должностей);
-внутренние нормативные акты (Положения о структурных
подразделениях, Должностные инструкции работников, Правила внутреннего
трудового распорядка, Положение об обработке персональных данных
работника);
-документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника на
предприятие (Трудовой договор, Изменения к трудовому договору, Приказ
(распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а), Приказ
(распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а),
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
с работником (форма Т-8, Т-8а), Записка-расчет при прекращении действия
трудового договора с работником (форма Т-61), Личная карточка работника
(форма Т-2), Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС),
Трудовая книжка работника, Личное дело работника);
-оформление отпуска на предприятии (График отпусков (форма Т-7),
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6,
Т-6а), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60));
Рассмотрим движение документов отдела кадров на примере схем
приема на работу, перевода на другую должность и увольнения с работы
в МБУ КЦСОН
На рисунке 2 приведена схема приема на работу.
45
На рисунке 2 - Схема приема на работу
Подчиненные отдела кадров регистрирует трудовой договор. На
основании подписанного директором заявления и трудового договора
в течение 2 рабочих дней специалист отдела кадров готовит проект приказа
о приеме на работу.
Проект приказа направляется на подпись директору.
Подписанный директором приказ направляется в отдел кадров, копия
приказа в бухгалтерию и в расчетную часть.
Подчиненный отдела кадров в течение 2 рабочих дней с момента
подписания приказа уведомляет работника (письменно или
телефонограммой) о необходимости явиться в отдел кадров для
ознакомления с приказом и получения экземпляра трудового договора.
Нарушение инструкции по хранению документов, оформление
документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
46
и др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми
ресурсами организации.
Кадровая служба, как правило, наделена полномочиями требовать от
всего подразделения организации предоставление необходимых для работы
материалов.
2.3 Проблемы и недостатки кадрового документооборота
в организации.
В последние годы произошло множество изменений. Одним из
наиболее существенных изменений на наш взгляд является расслоение на
разные структуры и слои общества. Многие из них считаются как наиболее
уязвимыми в социальном плане категориях населения, например, такие как
безработные, беженцы, вынужденные переселенцы, а также те категории
граждан, которые на современном этапе не находят надлежащей поддержки
со стороны государства и общества, а это инвалиды, пенсионеры, дети,
подростки.
С каждым годом это число социально уязвимых групп населения
возрастает, и этот процесс совпадает с профессионализацией социальной
работы в России, ставшим феноменом на современном этапе развития
общества.
На сегодняшний день в экономических и социально-политических
условиях роль, значение системы социальной защиты населения существенно
возросло, что привело к необходимости образования органов и учреждений
социального обслуживания, но они оказываются порой единственными
структурами, обращение к которым оставляет человеку надежду на
получение поддержки и помощи в разрешении его жизненных проблем.
Основной проблемой в деятельности таких учреждений, это неполнота
финансирования, так как присутствует необходимость специализации форм,
совершенствование методологии социальной защиты, закупка нового
47
оборудования, а также затраты на высококвалифицированное кадровое
обеспечение.
Кроме этого возникает вопрос о необходимости в передаче основных
полномочий по оказанию социальной поддержки населения с федерального
и регионального уровня управления на "места", т.е. в муниципалитеты. Так,
например, в каждом муниципальном образовании действуют комплексные
центры социального обслуживания населения, в которых с 01.11.2013
усилено первичное звено социальных служб, работающих непосредственно
с населением (социально-консультативное отделение, отделение социальной
помощи семьи и детям), что позволяет внедрить участковый метод работы,
внедрение и налаживание контактной формы работы с гражданами,
оказавших в трудной жизненной ситуации и обеспечить раннее выявление
семейного неблагополучия и принятие необходимых мер.
В настоящее время деятельность органов местного самоуправления
в сфере социального обслуживания населения регулируется Федеральным
законом от 28 декабря 2013 г. N 442-ФЗ "Об основах социального
обслуживания граждан в Российской Федерации" вступил в силу с 1 января
2015 года, который заменил собой федеральные законы от 2 августа 1995 г. N
122-ФЗ "О социальном обслуживании граждан пожилого возраста
и инвалидов" и от 10 декабря 1995 г. N 195-ФЗ "Об основах социального
обслуживания населения в Российской Федерации" Федеральный закон от
28. 12.2013 № 442-ФЗ (ред. от 21. 07.2014) «Об основах социального
обслуживания граждан в Российской Федерации" // СЗ РФ от 14. 01.2014, №
29, ст. 3686, СЗ РФ от 21. 06.2014, № 10, ст. 836.
Закон направлен на развитие системы социального обслуживания
граждан в Российской Федерации, а также муниципальных образованиях,
повышение его уровня, качества и эффективности. Он устанавливает
правовые, организационные и экономические основы социального
обслуживания граждан в РФ, полномочия федеральных органов
48
государственной власти и органов государственной власти субъектов РФ
в сфере социального обслуживания граждан, права и обязанности
получателей и поставщиков социальных услуг.
К сожалению, в новом Законе не содержится понятия «трудная
жизненная ситуация», ранее предусмотренного Федеральным законом от 10
декабря 1995 г. N 195 - ФЗ. Вместо этого четко установлены обстоятельства,
при наличии которых граждане признаются нуждающимися в социальном
обслуживании. К числу таких обстоятельств относятся:
- полная или частичная утрата способности либо возможности
осуществлять самообслуживание, самостоятельно передвигаться,
обеспечивать основные жизненные потребности в силу заболевания, травмы,
возраста или наличия инвалидности;
- наличие в семье инвалида или инвалидов, в том числе ребенка-
инвалида или детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном постороннем
уходе;
- наличие ребенка или детей (в том числе находящихся под опекой,
попечительством), испытывающих трудности в социальной адаптации;
- отсутствие возможности обеспечения ухода (в том числе временного)
за инвалидом, ребенком, детьми, а также отсутствие попечения над ними;
- наличие внутрисемейного конфликта, в том числе с лицами
с наркотической или алкогольной зависимостью, лицами, имеющими
пристрастие к азартным играм, лицами, страдающими психическими
расстройствами, наличие насилия в семье;
- отсутствие определенного места жительства, в том числе у лица, не
достигшего возраста двадцати трех лет и завершившего пребывание
в организации для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;
-отсутствие работы и средств к существованию. Иные обстоятельства,
наличие которых может быть признано ухудшающим или способным
49
ухудшить условия жизнедеятельности граждан, устанавливаются
нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации.
Новый закон предполагает индивидуальный подход к установлению
получателям необходимых им социальных услуг исходя из потребности
гражданина в социальных услугах. С учетом оснований, по которым
гражданин был признан нуждающимся в социальном обслуживании, орган
государственной власти, уполномоченный на осуществление функций
в области социального обслуживания субъекта Российской Федерации,
определяет индивидуальную потребность в социальных услугах и составляет
индивидуальную программу предоставления социальных услуг.
Рекомендации по определению индивидуальной потребности в социальных
услугах, а также форма индивидуальной программы предоставления
социальных услуг утверждаются Минтрудом России.
Составленная индивидуальная программа предоставления социальных
услуг пересматривается в зависимости от изменения потребности
гражданина в социальных услугах не реже чем раз в три года. Социальные
услуги предоставляются на основании договора, заключаемого между
поставщиком социальных услуг и гражданином либо его законным
представителем, на основании индивидуальной программы предоставления
социальных услуг в суточный срок с даты представления индивидуальной
программы предоставления социальных услуг поставщику социальных услуг.
За последние годы количество граждан, нуждающихся в социальной
защите, значительно возросло, но также возросло и количество принятых мер
социальной помощи. Социальная помощь, к сожалению, оказывалась не всем
гражданам, а приблизительно 85%, но работа над этим продолжается
и количество принятых мер социальной помощи близится к стопроцентному
результату.
Финансовое обеспечение деятельности организаций социального
обслуживания, находящихся в ведении федеральных органов
50
исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ,
осуществляется за счет средств соответствующего бюджета, а также за счет
средств получателей социальных услуг при предоставлении социальных
услуг за плату. Учреждения по социальной защите населения на местном
уровне выполняют государственные задания, формируемое и утверждаемое
Учредителем, одной из таких видов деятельности является социальное
обслуживание на дому одиноких граждан пожилого возраста и инвалидов,
нуждающихся в постоянном или временном нестационарном социальном
обслуживании.
Но для реализации данной деятельности в органах местного
самоуправления дальнейшее развитие социальных служб сдерживается
дефицитом средств на территориях, недостаточным кадровым обеспечением.
Для расширения рынка социальных услуг, предоставляемых учреждениями
социального обслуживания, необходима серьезная государственная
поддержка по оснащению и обеспечению учреждений компьютерной
и бытовой техникой, автомобильным транспортом и другими ресурсами.
Дальнейшему расширению сети социальных служб по социальному
обслуживанию на дому одиноких граждан пожилого возраста и инвалидов,
нуждающихся в постоянном или временном нестационарном социальном
обслуживании, могут способствовать:
целевое финансирование региональных и муниципальных программ,
направленных на развитие социального обслуживания населения на дому
одиноких граждан пожилого возраста и инвалидов;
обеспечение учреждений компьютерной и бытовой техникой,
автомобильным транспортом, необходимыми льготами;
высококвалифицированное кадровое обеспечение сотрудников
комплексных центров по социальному обслуживанию населения, знающие
и находящие индивидуальной подход к одиноким гражданам пожилого
возраста и инвалидов;
51
передача в приоритетном порядке освобождающихся зданий,
помещений под учреждения социального обслуживания одиноких граждан
и инвалидов, нуждающихся в постоянном или временном нестационарном
обслуживании и т.д.
Таким образом, действующая законодательная база на федеральном
уровне, а так же на местном уровне в сфере социальной защиты населения
развита в полноценном объёме, но недостаток финансирования, нехватка
кадрового обеспечения, недостаток компьютерной и бытовой техники,
недостаточное обеспечение автомобильными транспортами, отсутствие
предоставления новых помещений для работы по социальному
обслуживанию населения требуют особого внимания и совершенствования
в организации работы по социальному обслуживанию населения.
Пути решения основных проблем реализации социального
обеспечения:
- Привлечение высококвалифицированных кадров;
- Увеличение финансирования за счет негосударственных инвестиций.
52
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота
в МБУ «Комплексный центр социального обслуживания
населения»
3.1 Внедрение системы электронного документооборота.
Электронный документооборот (ЭДО) – это система
автоматизированных процессов обработки электронных документов,
реализующая концерцию «бумажного делопроизводства».
Многие организации рано или поздно приходят к понеманию
необходимости перехода на электронный документооборот для повышения
эффективности документационного обеспечения управленческой
деятельности. Новейшее програмной обеспечение позволяет организациям не
только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой
информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов
управления документами.
Для эффективного управления документацией и обеспечением
управленческой дечтельности организационной службе документационного
обеспечения необходимо:
- получить оперативную информацию о движении документов
организации;
- обеспечить регистрацию входящей, исходящей и внутренней
документации;
- контроль исполнения поручений по документам;
- повысить контроль исполнительской дисциплины;
- снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
53
- обеспечить централизованное безопасное хранение документов.
Некоторые СЭД имееют специфические функции, позволяющие
решить возможность использовать путем интеграции с другими системами.
Особенностью внутреннего электронного документооборота
организации является его вертикальная направленность: документ, прежде
чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений
у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном
делопроизводстве присутствуют такие части, как регистрационная система,
подготовка отчетов, контроль тсполнения. В связи с этим наиболее
известными на рынке СЭД является продукты местных разработчиков.
На рисунке 3 популярные СЭД
Рисунок 3 изображена диаграмма востребованности различных СЭД.
Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее
получить, какими ресурсами пологает и каков уровень развития компании
в сфере организации элекиронного документооборота.
Для того, чтобы окончательно определить, какую СЭД установить
в организации, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:
- провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально