5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ .................. 9
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота .................................... 9
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации ..................................................................................................... 14
H
Y
P
E
R
L
I
N
K
\
l
"
_
T
o
c
2
5
7
5
0
2
8
1
Методы организации кадрового документооборота ............................. 20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
МБУЗ «ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА №8 Г. РОСТОВА-НА-ДОНУ» ................. 28
2.1.Общая характеристика МБУЗ «Городская больница №8 г. Ростова-на-
Дону» ................................................................................................................... 28
2.2. Анализ кадрового документооборота в МБУЗ «Городская больница №8
г. Ростова-на-Дону» ............................................................................................ 40
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБУЗ «ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА №8 Г.
РОСТОВА-НА-ДОНУ» ......................................................................................... 52
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в МБУЗ
«Городская больница №8 г. Ростова-на-Дону»................................................ 52
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий .. 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 67
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ..................................................................................... 69
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 74
6
ВВЕДЕНИЕ
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии.
Организация кадрового документооборота является достаточно важным и
ответственным моментом работы любой компании. Требования к
документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем
российском законодательстве. Поэтому поддержание порядка в кадровом
учете – одна из важнейших обязанностей организации.
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в
официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной
платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов.
И они должны строго соответствовать законодательству.
Актуальность выбранной темы подтверждается тем, что ни одно
предприятие не сможет полноценно функционировать в условиях
современной конкуренции, если внутренняя деятельность компании будет
лишена организации труда и управления трудовыми отношениями.
Учет персонала призван урегулировать хозяйственную деятельность
компании, позволяя эффективно им управлять и организовывать работы с
документами.
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового
законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных
финансовых и правовых последствий.
Целью работы является рассмотрение и анализ кадрового
документооборота, определение методов его ведения в конкретной
организации, а та же предложение мероприятий по совершенствованию.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
Определить теоретические аспекты понятия кадрового
документооборота.
7
Дать информационную характеристику кадровой документации и
методов организации кадрового документооборота.
Провести анализ системы управления персоналом и кадрового
документооборота в МБУЗ «Городская больница №8 г. Ростова-на-Дону».
выявить возможные пути совершенствования на основе
проведенного анализа и дать оценку экономической эффективности
предложенных мероприятий.
Объектом исследования в работе выступает медицинское учреждение
МБУЗ «Городская больница №8 г. Ростова-на-Дону», оказывающее
медицинские услуги.
Предмет исследования – кадровый документооборот в МБУЗ
«Городская больница №8 г. Ростова-на-Дону».
При написании работы были изучены основные нормативные и
законодательные акты
Основное внимание в учебных пособиях уделено подготовке,
оформлению и хранению документов по личному составу.
В справочном пособии Андреевой В.И. «Делопроизводство»
содержится информацию о документировании деятельности современной
организации и работе с документами в соответствии с требованиями
действующих законодательных актов и нормативно-методических
материалов [9].
Учебное пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство»
основано на изучении и обобщении существующей практики работы с
документами и ведения делопроизводства в различных организациях. Особое
внимание уделяется организационной структуре самих служб
делопроизводства. Подробно рассматривается делопроизводственный
процесс, включающий оформление, движение документов контроль
исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии
приводятся развернутые характеристики основных нормативных документов
этой области [21].
8
В учебнике Быковой Т.А. «Делопроизводство» излагаются требования
и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их
возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения.
Практическая значимость работы заключается в том, что все
рассмотренные вопросы актуальны в настоящий момент. Анализ кадрового
документооборота на предмет его соответствия законодательным актам
может проводиться в любой организации.
В работе выделена отдельная глава по совершенствованию кадрового
документооборота, которые рекомендованы к практическому применению в
МБУЗ «Городская больница №8 г. Ростова-на-Дону».
Первая глава работы посвящена общему понятию кадрового
документооборота.
Вторая глава работы посвящена анализу системы управления
персоналом и кадрового документооборота организации МБУЗ «Городская
больница №8 г. Ростова-на-Дону».
В третьей главе выработаны рекомендации по совершенствования
кадрового документооборота и дана оценка экономической эффективности.
В процессе исследования использовались такие общенаучные методы
и приемы как научная классификация, анализ и обобщение, методы описания,
сравнения, а также такие методы и приемы как табличный, графический,
сравнения показателей, анализ первичных документов.
Эмпирической базой исследования являются нормативно-правовые
акты, тематические материалы специализированных периодических изданий,
научные монографии, а также материалы, опубликованные в сети Интернет,
статистические материалы, данные финансовой и бухгалтерской отчетности,
отчеты по анализу функционирования МБУЗ «Городская больница №8 г.
Ростова-на-Дону».
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Рабочий процесс любой компании включает в себя деятельность
сотрудников и руководителей: некоторые выполняют свои обязанности,
другие обеспечивают необходимые условия труда и достойную заработную
плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурирован и проходил в
рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учет и
организуется документооборот. Что это за понятия, можно ли организовать
кадровый учет самостоятельно, без использования услуг
специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.
В случае если руководство организации решает вести учет
самостоятельно, сначала назначается ответственное лицо или создается отдел
кадров.
Кадровый учет включает в себя:
создание различных договоров и соглашений между работниками
и работодателем, различные приложения к ним;
участие в разработке и применении местных нормативных актов;
выдача распоряжений руководства, а также их учет;
создание и ведение журналов, реестров и других записей;
планирование рабочего времени и праздничных дней;
оформление личных карточек для сотрудников, а также их
последующая регистрация.
Кадровая учетная деятельность начинается с комплекса мер.
Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составлять
внутреннюю кадровую документацию компании, в частности штатное
расписание и рабочее время. Сотрудники должны быть официально наняты
путем выдачи приказов о найме и подписания трудовых договоров В
10
трудовой книжке делается каждая запись (если книги нет, она запускается),
выдаются личные карточки и другие важные документы.
Документооборот осуществляется на всех этапах организации, он
включает местные нормативные акты, стандартизированные формы
первичной учетной документации и деривативов, журналы и
регистрационные книги и т. д.
Поток документов - это перемещение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения выполнения или
отправки. [2, с. 3]
Документооборот - это поток документов: поступающих из других
организаций, отправляемых в другие организации, создаваемых и
используемых в организации. [3, с. 58]
Документооборот – это регламентированный набор взаимосвязанных
операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке на
определенном рабочем месте, начиная с момента появления документа и
заканчивая его подачей в архив [3, с. 58].
Для организации документооборота важно соблюдать правила,
согласно которым происходит перемещение документа в организации.
Управление документами включает в себя такие операции с документами, как
их получение, рассмотрение и распространение, передача на исполнение,
организация исполнения и отправка.
Общие принципы управления документами:
эффективность движения документов, его целенаправленное
регулирование и оптимальная реализация;
обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии
обработки основных категорий документов;
исключение случаев прохождения и действий с документами, не
обусловленными целесообразностью бизнеса.
11
Основное правило организации документооборота – оперативное
движение документов по кратчайшему пути с минимальными затратами
времени и труда [5, с. 203].
Кадровый документооборот является отраслью деятельности,
документирующей трудовые отношения.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и
перемещении персонала, в результате чего все кадровые процедуры
становятся документально оформленными (например, прием, перевод,
продвижение по службе, дисциплинарные меры, командировка, отпуск,
увольнение и т. Д.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты,
которые являются основой совокупности прав и обязанностей работника и
работодателя, соответствующих друг другу.
Большинство кадровых документов содержат информацию высокой
социальной значимости. Поэтому отношение к работе с такими документами
должно быть крайне серьезным. Поскольку правильность заполнения
кадровых документов зависит от подтверждения определенных юридических
фактов, на основании которых существуют определенные права работника.
Ведение делопроизводства позволяет эффективно решать сразу
несколько задач:
оформление трудовых отношений, оформление кадровых
процедур с конкретным работодателем;
построить систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим целям управления;
регулировать отношения между работником и работодателем;
создать организационные и правовые основы трудовой
деятельности как для работников, так и для работодателя;
разрешать трудовые споры [6, с. 56].
12
Каждая компания в процессе ее создания и дальнейшей работы
сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого компания
создает кадровую службу, которая может быть в виде:
управление персоналом;
отдел кадров;
услуги персонала;
кадровый центр и др.
Выбор организационной формы этой услуги определяется размером
компании и количеством сотрудников, порядком найма и объемом
обрабатываемой информации. Если компания небольшая, кадровая служба не
создается, но назначается специальный сотрудник (инспектор отдела кадров,
менеджер), который отвечает за всю кадровую работу. В очень небольших
организациях работа с кадровой документацией является частью
обязанностей секретаря или бухгалтера.
Задачи, которые должна решить кадровая служба, независимо от
направления деятельности компании, могут быть весьма разнообразными.
Например:
прогнозирование и планирование кадровых потребностей
организации;
поиск необходимого персонала;
обеспечение движения персонала, подготовка резерва к
номинации;
профессиональное развитие сотрудников;
проводить регулярные оценки;
учет и анализ персонала организации и др.
В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет
следующие виды работ:
составляет планы работы по труду и персоналу (квартальные,
годовые, перспективные);
13
создает и ведет кадровую базу данных (количественный и
качественный состав);
отбирает кандидатов на различные должности и ведет кадровый
резерв организации;
проводит отбор на вакантные должности;
участвует в сертификации;
подготавливает документы при приеме, переводе, увольнении,
поощрениях и штрафах, командировках и отпусках сотрудников;
подготавливает и хранит личные файлы и рабочие книги;
ведет установленные записи, подготавливает справки и другие
документы, относящиеся к трудоустройству работников;
ведет учет персонала и учета времени;
проводит работу по анализу текучести кадров;
контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и
т. д.
В зависимости от того, что делает компания, бухгалтерский учет будет
иметь свои особенности. Но есть формы, которые являются обязательными
для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей
страны (Приложение 1).
В дополнение к этим законам в сфере деятельности персонала
используются:
1. Закон о рассмотрении обращений граждан России № 59-ФЗ от
02.05.2006 г.
2. Закон о государственном языке Российской Федерации № 53-ФЗ от
01.06.2005 г.
3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.2004 г.
4. Основные правила работы архивов организаций (утверждены
решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
14
5. Единый квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и сотрудников.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в
наличии у работодателя – юридического лица зависит от многих факторов:
сферы деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
Кадровая документация выполняет функцию по учету кадров и
является накопителем персональных данных, получаемых при первичной
регистрации и последующей обработке нужных сведений по составу и
движению кадров.
Требования к оформлению документов базируются на
государственных стандартах унифицированных систем документации.
Основными действующими государственными стандартами в области
документов и делопроизводства являются:
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» и другие.
Трудовые правоотношения работодателя (государственной
организации, собственника предприятия) и работника в Российской
Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК
РФ). Необходимые функции по управлению личным составом в организациях
осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел
персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные
работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке