15
совместительства – секретарь руководителя организации, иногда главный
бухгалтер. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника
до его увольнения независимо от формы собственности подлежат
обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных
документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности
работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности,
называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам). Всю
документацию по личному составу, в том числе организационно-
распорядительную и первичную учетную можно классифицировать на
четыре группы в логическом порядке по этапам трудового цикла работника:
документация, связанная с комплектованием персонала
организации;
документация, связанная с процессом движения персонала в
период работы в организации;
документация, связанная с отношением работника к трудовому
процессу;
документация, связанная с прекращением трудовых отношений
работника с организацией, т. е. с увольнением.
Первичная учетная документация по личному составу (Приложение
), в свою очередь, подразделяется на две группы:
по учету кадров;
по учету использования рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в
настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных
форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5
января 2004 г N I.
Возможна другая классификация кадровых документов. Все
документы, создаваемые кадровой службой, можно условно разделить на
несколько групп.
16
1. Договорные документы.
К договорным документам относятся трудовые договоры,
дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной
ответственности, соглашения об испытании (при фактическом допуске к
работе), соглашения о расторжении трудового договора.
2. Распорядительные документы. К распорядительным документам
относятся: приказы по основной деятельности, которые издаются в целях
реализации управленческих решений (о внесении изменений в штатное
расписание, о возложении обязанностей и т.п.); приказы по личному составу,
которые издаются в целях оформления кадровых решений, касающихся
отдельных работников (о приеме, о предоставлении отпуска, об увольнении и
т.п.). Приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся
отдельно друг от друга.
3. Информационно-справочные документы. Служат основанием для
издания распорядительных документов или заключения дополнительных
соглашений к трудовому договору с работниками. К ним относятся:
заявления работников, служебные записки, объяснительные, протоколы,
акты.
4. Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени
и оплаты труда. К таким документам относятся личные карточки работников
и табель учета использования рабочего времени.
5. Регистрационные формы. Примером таких документов является
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также
журналы регистрации приказов, заявлений и т.п.
Классификация кадровой документации представлена на рисунке 1.
17
Рисунок 1. Классификация кадровой документации
Итак, к основным кадровым документам, которые обязательно
должны быть в наличии в любой организации, относятся [6]:
трудовая книжка работника;
штатное расписание (форма № Т-3);
трудовой договор (или контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личную карточку (форма № Т-2);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
график отпусков (форма № Т-7);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма № Т-8);
18
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы (форма № Т-12);
правила внутреннего трудового распорядка;
положение по защите персональных данных работника;
трудовую книжку;
локальные акты по охране труда.
В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на
виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету
кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих
видов коротко в отдельности.
Локальные нормативные акты
Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в
процессе возникновения и документального оформления трудовых
отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями
Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в
соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать,
включены следующие документы [1]:
штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190
Трудового кодекса РФ);
документы, устанавливающие порядок обработки персональных
данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88
Трудового кодекса РФ);
при сменной работе каждая группа работников должна
производить работу в течение установленной продолжительности рабочего
времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
19
правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан
обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по
охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения
работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).
Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции
по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и
ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.
К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда, относят:
табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма
№Т-12);
табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
расчетная ведомость (форма № Т-51);
платежная ведомость (форма № Т-53);
журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
лицевой счет (форма № Т-54);
лицевой счет (форма № Т-54а);
записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-
записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому
договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма
№ Т-73).
Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как
факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе
самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными
нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения
20
работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые
документы скорее носят рекомендательный характер, которые также, как и
другие виды кадровых документов содержат нормы трудового
законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.
К факультативным кадровым документам организации, как правило,
относят [6]:
положение о структурных подразделениях организации;
положение о персонале;
должностные инструкции;
положение об аттестации работников.
Таким образом, весь набор кадровой документации в организации
определяется непосредственно работодателем с учетом требований
действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики
деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех
документов и унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого
работодателя, без исключения.
1.3. Методы организации кадрового документооборота
Организации могут оформлять кадровые документы как по
установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в
зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.
Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого
количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были
утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной
21
документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную
систему первичной учетной документации.
Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1,
распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на
территории Российской Федерации [6].
Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения,
увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В
результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты,
и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету
документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к
учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,
утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с
Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской
Федерации.
Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит
трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут
все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы
правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с
приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил
учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать
проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную
форму, чем придумывать свою собственную.
Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24
марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения
унифицированных форм первичной учетной документации» в
унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по
учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить
дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные
Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной
22
учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы,
наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из
унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим
организационно – распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут
изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных
форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в
части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей,
включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов
для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые
организации недооценивают важность соблюдения норм трудового
законодательства и требований к ведению кадрового документооборота.
Между тем следует отметить, что законодателем установлена
ответственность за неправильное документирование трудовых отношений.
Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и
при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к
материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой,
административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ) [1].
Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации,
отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж
работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с
нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.
Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых
прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства
о труде. То есть если субъект предпринимательской деятельности, например,
не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые
23
книжки, нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого
может явиться ответственность в соответствии с Кодексом Российской
Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так,
согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об
охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных
лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц –
от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное
приостановление деятельности на срок до девяноста суток. А за нарушение
законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее
подвергнутым административному наказанию за аналогичное
административное правонарушение, наступает ответственность в виде
дисквалификации на срок от одного года до трех лет.
В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой
документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и
судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это
работодатель может быть привлечен как к административной
ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной
ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок
(например, внесения в трудовую книжку неправильной или не
соответствующей законодательству формулировки причины увольнения)
работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место
работы.
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за
нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования
архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей
13.25 КоАП РФ (нарушение требований законодательства о хранении
документов). Подобное правонарушение влечет предупреждение или
наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до
трехсот рублей, а на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.
24
Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих
получение, обработку и защиту персональных данных работника,
привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке,
установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также
привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной
ответственности в порядке, установленном федеральными законами (статья
90 ТК РФ) [1].
Кадровая политика – общее направление кадровой работы, набор
принципов, методов, форм, организационных механизмов для разработки
целей и задач, направленных на поддержание, укрепление и развитие
человеческих ресурсов, на создание квалифицированной и
высокопроизводительной команды, способной своевременно реагировать на
постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития
организации и стратегии управления персоналом.
Исходя из определения, можно сделать вывод, что основной целью
кадровой политики является создание системы управления персоналом,
основанной, главным образом, не на административных методах, а на
экономических стимулах и социальных гарантиях, направленных на
объединение интересов работника и организации, достижение высокой
производительности, повышение эффективности производства.
Основной задачей кадровой политики является обеспечение условий
для реализации действующего законодательства в сфере трудовых
отношений.
Виды кадровой политики:
а) на уровне осведомленности о правилах и положениях, лежащих в
основе деятельности персонала:
1) Пассивный, когда руководство предприятия не имеет четкого
представления о действиях в отношении управления персоналом и вся
кадровая работа сводится к устранению негативных последствий. Эта
политика характеризуется отсутствием прогнозирования потребностей в