55
. Оперативное формирование (заполнение и печать) кадровых документов
Без использования специальной программы для отдела кадров, для
формирования кадрового документа (приказа, отчёта и т.п.) специалисту
требуется каждый раз по-новому заполнять шаблон документа в Excel или
Word, а потом тратить время на поиск нужного файла в различных папках.
Главными сложностями такого подхода являются:
вероятность ошибки при вводе данных;
излишние затраты времени на формирование документа
(например, групповых приказов и табеля);
отсутствие единого архива документов с быстрым поиском.
Использование программы «Кадровый Отдел Плюс» позволит
полностью избежать указанных выше сложностей при формировании
(заполнении и печати) кадровых документов.
2. Ведение безопасного архива кадровых документов
Специалисты по безопасности данных утверждают: важно хранить
персональную информацию по сотрудникам на рабочих компьютерах
организации. Это должен быть внутренний сервер либо локальный
компьютер специалиста по кадрам, а не удаленный интернет-сервер (т.н.
«облачные решения») для хранения персональных данных по сотрудникам.
Программа «Кадровый Отдел Плюс» соответствует Закону «О защите
персональных данных». Она не требует постоянного подключения к
интернету, поскольку устанавливается на рабочем компьютере организации
локально и доступ к ней осуществляется через пароль. Тем самым
гарантируется полная безопасность хранения персональных данных.
3. Быстрое формирование отчетов
Быстрое формирование отчётов возможно при использовании
специальной программы для отдела кадров. Программа «Кадровый Отдел
Плюс» интуитивно понятна и доступна для понимания абсолютно любым
человеком.
56
Что если необходимая информация о сотрудниках разбросана по
разным файлам, а вам надо ее собрать и объединить, разграничив по какому-
то признаку, например, по возрасту. Если делать все это вручную, на такую
работу может уйти полдня. Программа «Кадровый Отдел Плюс» сделает все
это буквально за секунды.
Вы можете сформировать как обязательные кадровые отчеты,
установленные законодательством, так и произвольные отчёты по
интересующим Вас параметрам.
4. Согласованное взаимодействие
Когда в организации кадровый учёт ведёт несколько специалистов,
могут возникать следующие сложности:
1. Если один из сотрудников вносит изменения в определённый
кадровый документ, то коллеги не узнают об этом оперативно;
2. Каждый из специалистов может применять свои правила
хранения кадровых документов (например, разные названия файлов и папок),
что усложняет быстрый поиск определённого документа из-за отсутствия
унификации в правилах хранения документов;
3. Отсутствие оперативного формирования сложного
(консолидированного) кадрового отчёта по всей организации. Зачастую
подготовка такого отчёта требует вовлечения всех специалистов по кадрам.
Программа «Кадровый Отдел Плюс» позволяет эффективно
организовать одновременную работу нескольких специалистов по кадрам с
единой базой данных по сотрудникам в рамках локальной сети организации.
Перечень кадровых приказов и документов, формируемых в
программе «Кадровый Отдел Плюс»
1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-
2. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1
с доп. параметрами)
57
3. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1
с надбавками)
4. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1
с северной надбавкой)
5. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1
с тарифно-часовой ставкой)
6. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-
1а)
7. Личная карточка работника (форма Т-2)
8. Личная карточка работника (форма Т-2 бланк)
9. Личная карточка государственного (муниципального) служащего
(форма Т-2ГС(МС))
10. Штатное расписание (форма Т-3)
Штатное расписание с фамилиями работников (форма Т-3)
Штатное расписание со стоимостью часа работы (форма Т-3)
13. Штатное расписание с фамилиями работников и стоимостью
часа работы (форма Т-3)
14. Штатное расписание по подразделению (Т-3)
15. Архив штатного расписания
16. Архив штатного расписания без ФИО
17. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
(форма Т-4)
18. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(форма Т-5)
19. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
(форма Т-5а)
20. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(форма Т-6)
21. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
(форма Т-6а)
58
22. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-
23. График отпусков (форма Т-7 с сортировкой по ФИО,
подразделениям, должностям, дате)
24. График отпусков по подразделениям (форма Т-7 с сортировкой
по ФИО, подразделениям, должностям, дате)
25. Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) с
работником (форма Т-8)
26. Записка-расчёт при расторжении трудового договора
(увольнении) (форма Т-61)
27. Приказ об увольнении (расторжении трудовых договоров) с
работниками (форма Т-8а)
28. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(форма Т-9)
29. Приказ (распоряжение) о направлении работников в
командировку (форма Т-9а)
30. Командировочное удостоверение (форма Т-10)
31. Служебное задание для направления в командировку и отчет о
его выполнении (форма Т-10а)
32. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11)
33. Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а)
34. Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1)
35. Опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6)
36. Табель учета рабочего времени (форма Т-12 с сортировкой по
позиции ШР, группировкой по подразделению, отдельно с цифровыми или
буквенными обозначениями)
37. Табель учета рабочего времени (форма Т-13 с сортировкой по
позиции ШР, группировкой по подразделению, отдельно с цифровыми или
буквенными обозначениями)
59
38. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы
(форма №148н)
39. Табель учета использования рабочего времени (форма №52н)
40. Табель учета использования рабочего времени (форма
№52н+СНИЛС)
41. Табель учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы (форма №173н)
42. Журнал приказов (общий)
43. Среднесписочная численность
44. Количество сотрудников
45. Количество мужчин и женщин
46. Возраст сотрудников
47. Дети сотрудников
48. Категории персонала
49. Соотношение должностей
50. Количество сотрудников, вакансий, средний возраст
51. Список работающих сотрудников
52. Список вакантных должностей
53. Список сотрудников с отделом и датой приема
54. Количество отработанных сотрудниками лет или дней
55. Список застрахованных сотрудников
56. Список уволенных сотрудников
57. Список иностранных сотрудников
58. Список сотрудников на испытательном сроке
59. Список сотрудников с окладами и надбавками
60. Список сотрудников по отделам
61. Список временных сотрудников
62. Список принятых сотрудников
63. Список переведенных сотрудников
64. Список штатных сотрудников
60
65. Список сотрудников в отпуске
66. Список дней рождений
67. Список надбавок
68. Список командировок
69. Движение численности сотрудников
70. Движение численности сотрудников по категориям
71. Отчет по больничным
72. Отчет по взысканиям
73. Отчет по аттестации сотрудников
74. Отчет по повышению квалификации
75. Отчет по сертификатам сотрудников
76. Список сертификатов с должностью
77. Пофамильные списки
78. Отзыв из ежегодного отпуска по производственной
необходимости
79. Сведения о медицинских и фармацевтических кадрах (форма
№17)
80. Заявление о выборе (замене) страховой медицинской
организации
81. Приказ о продление ежегодного отпуска по болезни
82. Уведомление об отпуске
83. Трудовой договор
84. Трудовой договор (срочный)
85. Прохождение инструктажа на рабочем месте
86. Эффективный контракт
87. Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего
сотрудника
Приказ о досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком
Приказ о досрочном выходе из отпуска без сохранения заработной платы
90. Приказ о работе в выходной день
61
91. Приказ о работе в выходной день (групповой)
92. Приказ о взыскании сотрудника
93. Приказ о смене фамилии (имени, отчества)
94. Справка о расходах
95. Справка о расходах (бланк)
96. Личная карточка работника для военно-учетных работников
(форма Т-2)
Список бронированных граждан, пребывающих в запасе
98. Отчет о численности работающих и забронированных граждан,
пребывающих в запасе (Форма № 6)
99. Карточка учета организации (Форма № 18)
100. Список военнообязанных сотрудников
Помимо основного функционала для кадрового учёта программа
Кадровый Отдел Плюс» содержит дополнительные полезные возможности:
Редактирование печатных форм документов
Создание своих параметров по сотрудникам
Многопользовательский (сетевой) режим работы
Связь с Word / Excel
Прикрепление файлов
Воинский учет
Контроль отношений с сотрудниками
Учет нескольких организаций
Перечень медицинских учреждений, которые уже перешли на
программное обеспечение «Кадровый Отдел Плюс» представлен в
Приложении 7.
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
62
Выбор программы обосновывается расчетом эффективности от
внедрения программного продукта. Анализ эффективности определяется
отношением полученного результата к понесенным затратам. Расходы
оцениваются исходя из цены программного продукта и стоимости внедрения
системы.
Результаты разбиваются на две составляющие – количественная
оценка и эффективность качества.
Для проведения оценки экономической эффективности необходимо
рассчитать среднее время экономии обработки документов. Для расчёта были
использованы данные за декабрь 2018 года.
Расчет количества документов за один месяц обрабатываемых в
учреждении делался при использовании статистического метода.
Общие затраты времени до внедрения автоматизации составляли
1215,10 минут, после внедренных мероприятий 759,5. Экономия времени
после внедрения автоматизации в декабре 2018 года составила 455,6 минут.
Суммарное количество времени в месяц составило 7,6 часов
(455,6/60), или 1 день (7,6/8).
В расходы на эксплуатацию электронной системы документооборота
входят следующие элементы:
Заработная плата персонала, обслуживающего систему, с
отчислениями на социальные нужды;
Стоимость потребляемых теплоресурсов и энергоресурсов;
Амортизация и текущее обслуживание оборудования.
Исходные данные для расчёта эффективности приведены в таблице 10.
Таблица 10
63
Исходные данные для расчета эффективности
Показатели
Обознач
ения
Единицы
измерения
Исходный
вариант
Проект
Оклад в месяц
персонала,
обслуживающего
систему, руб.
О
Руб.
Количество рабочих
дней для
выполнения задачи
Д
дн.
Среднее количество
рабочих дней в
месяце
К
дн
Кол-во энергии,
потребляемое
компьютером в час,
кВт
А
кВт
Кол-во энергии,
необходимой для
освещения в час
кВт
Действующий тариф
на электроэнергию,
руб./кВт*ч
Руб./кВт*ч
Число дней в году,
необходимое для
работы на
компьютере
В
1
дн
Число дней в году, в
течение которых
происходит
потребление энергии
за счет освещения,
дн.
В
2
дн
Время работы
персонала за
компьютером в
течение рабочего
дня
Ч
1
час
Количество часов
использования
освещения в течение
рабочего дня, час
Ч
2
час
Балансовая
стоимость
оборудования
К
б
руб
Число машин, шт.
шт
Норма отч. на аморт.
комп.
64
Показатели
Обознач
ения
Единицы
измерения
Исходный
вариант
Проект
Норма отчислений на
текущий ремонт
Годовой полезный
фонд времени
работы
оборудования
ПФ ВР
час
Рассчитаем эксплуатационные расходы.
Для анализа заработной платы персонала воспользуемся формулой:
ЗП = (1 + 0,34) * (12 * О *Д/К), (1)
где ЗП - годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;
О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;
Д - количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи,
дн.;
К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.
Пользуясь приведенной выше формулой, можно рассчитать
заработную плату обслуживающего персонала:
ЗП = (1 + 0,34) * (12 * 12000 *22/22) = 192960 руб.
Далее определим заработную плату специалиста, который будет
работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21 день):
ЗП = 1,34 * 12 * 12000 *21/22 = 183312 руб.
Экономия в год по заработной плате составит 9648 руб.
Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле:
Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2),
где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;
к - действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;
А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;-
количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;
В1 - число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;