45
страховой сертификат государственного пенсионного
страхования;
документы о воинской регистрации - для прохождения военной
службы и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
При оформлении трудового договора при приеме на работу в случаях,
предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации, делается
заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет
пригодность работника для состояния здоровья к выполнению работ.
Функции, предусмотренные его трудовым договором, должны быть
представлены.
В процессе трудоустройства некоторые категории работников,
указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят
периодические медицинские осмотры.
Специалист отдела кадров в некоторых случаях запрашивает
дополнительные документы у лица, претендующего на работу,
предусмотренную законодательством Российской Федерации и необходимую
при заключении трудового договора.
Лицам, впервые поступающим на работу, выдается трудовая книжка и
документы для получения страхового свидетельства о государственном
пенсионном страховании.
Лицо, претендующее на работу, подает личное заявление с просьбой о
трудоустройстве или согласии на работу на предложенной ему должности.
При достижении соглашения с лицом, претендующим на работу,
трудовой договор заключается и выдается приказ о его приеме на работу.
Назначение на должность (увольнение) старших сотрудников
осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность
(увольнение) этой категории работников, установленным в системе
здравоохранения.
46
С лицами, допущенными к данным, составляющим государственную
тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего
приема в установленной форме.
Последовательность документов при приеме на работу:
1) составление и оформление трудового договора;
2) подготовка и оформление приказа о приеме на работу;
3) регистрация личной карточки;
4) сделать соответствующую запись в трудовой книжке;
5) регистрация личного файла.
Приказы по персоналу являются первичными учетными документами,
фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения
работника, и основанием для исчисления ему заработной платы.
Приказ о приеме на работу выдается на основании заключенного
трудового договора.
Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем организации,
регистрируется и декларируется работнику под расписку в течение трех дней
со дня подписания трудового договора.
Личная карточка сотрудника является основным бухгалтерским
документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и
служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.
В период регистрации на работу техник службы управления
персоналом (HR) знакомит работника с коллективным договором, правилами
внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими
документами здравоохранения и соответствующими подразделениями,
имеющими отношение к его работе.
В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида
предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению
служебных обязанностей после выполнения соответствующих инструкций,
обучения, подготовки или проверки знаний. В первую очередь это касается
инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.
47
Информация о работнике заносится, при необходимости, в
бухгалтерские книги и журналы: при приеме и увольнении работников, о
движении трудовых книжек, при оформлении заказов, по учету трудовых
договоров, должностных инструкций, служебных свидетельств. , так далее.
Предоставление ежегодных отпусков сотрудникам осуществляется в
соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по
кадрам.
Регистрация сотрудников в командировках осуществляется по
унифицированным формам: служебное задание для отправки в командировку
и отчет о его выполнении; заказы на отправку сотрудника (сотрудников) в
командировку; туристический сертификат.
Личный файл - это набор документов, содержащий наиболее полную
информацию о сотруднике и его работе. Первоначально документы,
выданные во время приема на работу и назначения, сгруппированы в личном
деле. Личные дела включают в себя личностно-биографические, характерные
и дополнительные документы.
Документы в личном деле сотрудника располагаются в
хронологическом порядке (по дате их издания или оформления) в следующей
последовательности:
в дополнение к заявке;
анкета с фотографией 4 × 6;
копии дипломов о высшем и среднем профессиональном
образовании;
копии свидетельств о дополнительном профессиональном
образовании;
копии дипломов повышения квалификации;
копии дипломов, сертификатов ученых степеней, званий;
автобиография;
представление;
48
характерная черта;
заявление;
медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях,
предусмотренных законодательством Российской Федерации);
договор подряда;
порядок назначения (трудоустройство);
инвентаризация документов доступна в личном деле.
В дальнейшем личное дело включает в себя все основные документы,
возникающие в период трудоустройства работника (документы об
изменениях персональных и биографических данных, представления о
назначении, характеристиках, паспорта сертификации, копии распоряжений о
переводе на другую работу, стимулы, дисциплинарные взыскания и т. д.).
Руководитель отдела кадров отвечает за достоверность персональных
данных и наличие документов из личных дел сотрудников.
Рабочая тетрадь оформляется и в дальнейшем ведется в точном
соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,
утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от
16.04. 2003 N 225 (редакция от 25.03.2013) и Инструкция по заполнению
трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от
Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В связи с
этим, являясь: а) бухгалтерской книгой формы учета трудовой книжки и
вкладышей в нее; б) записи движения трудовых книжек и вставки их.
В бухгалтерской книге по учету бланков трудовой книжки и
вкладышей в ней, которая ведется бухгалтерией, данные обо всех операциях,
связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и
вкладышей в них с указанием серии и номера каждого Форма принесена.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которые
ведутся отделом управления персоналом (HR), заносятся все записи о
49
трудоустройстве наемных работников, трудовые книжки и вставляются их (с
указанием серии и номера), выданные сотрудники получили впервые.
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат
уничтожению в установленном порядке.
В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовых книжек и предоставления их
работодателям утерянных работников при увольнении их трудовые книжки
хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом (HR), а затем
передано на хранение в архив. Срок годности невостребованных трудовых
книжек составляет 50 лет.
Общий порядок работ по подготовке документов кадрового учета к
архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение
экспертизы стоимости документов, составление описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и передача дел в архив,
регламентируется соответствующей инструкцией.
Документы кадрового учета по истечении срока потребности в
установленном порядке передаются в архивное хранилище или направляются
на уничтожение. Отбор документов для хранения или уничтожения
осуществляется путем экспертизы стоимости документов.
Работы по организации и экспертизе стоимости документов кадрового
делопроизводства осуществляет постоянная экспертная комиссия учреждения
здравоохранения.
Документы на персонал постоянного и временного (более 10 лет)
хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после
завершения их делопроизводства. Хранение временных документов (до 10
лет) не передается в архивы и хранится в соответствующих офисах (как
правило, управление обслуживающим персоналом (HR) или бухгалтерия) в
специально отведенных местах (отдельных комнатах или запертых шкафах) и
в конце их хранения периоды уничтожаются в установленном порядке.
50
К документам на персонал постоянного и временного (более 10 лет)
хранения относятся: приказы о персонале о назначении (приеме),
освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене имени,
награждении и повышении в должности; личные файлы и личные карточки
сотрудников.
Документы на персонал, подлежащие передаче в архив, формируются
в соответствующем кейсе, каждый лист кейса нумеруется расширенными
арабскими цифрами в полном порядке.
Номера листов проставляются карандашом в верхнем правом углу
листа на свободном от текста месте. Использование ручек и цветных
карандашей не допускается.
Конверты с вложениями нумеруются: сначала нумеруется конверт, а
затем - каждый вложенный в него документ.
Ошибки, допущенные при нумерации листов, устраняются, а старый
номер вычеркивается, а рядом с ним ставится новый номер. Запрещено
вносить исправления.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций,
утвержденными Росархивом 06.02.2002, обязательными реквизитами
описания оболочки бизнеса являются:
- название организации;
- наименование структурного подразделения;
- регистр дел (по номенклатуре дел);
- название дела;
- начальная и конечная дата рассмотрения дела;
- количество листов в футляре;
- срок годности корпуса;
- код архива дела.
На обложке дела указывается полное название учреждения
здравоохранения, а в скобках - общепринятое сокращенное наименование.
51
Каждый случай, поданный для архивного хранения, должен иметь
внутреннюю инвентаризацию документов, включенных в него.
Прием каждого дела, включенного в опись, производится начальником
архива (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы
управления персоналом (отдела кадров), передающей документы. В процессе
приема-передачи дел на все копии инвентаря делается отметка о
существовании включенного в него бизнеса. По результатам приема в конце
каждой копии описи делается запись количества дел, поступивших в архив
(цифрами и словами). В конце описи проставляется дата получения-передачи
дел, а также подписи руководителя архива (ответственного за архив) и
специалиста службы управления персоналом, участвующего в передаче дел.
52
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБУЗ «ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА №8 Г.
РОСТОВА-НА-ДОНУ»
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в МБУЗ
«Городская больница №8 г. Ростова-на-Дону»
Основные ошибки при ведении кадрового документооборота
обнаруживаются в процессе анализа документов, что, в свою очередь, может
привести к административной и финансовой ответственности компании
перед проверяющими органами.
Узнайте больше об ошибках:
1. Ошибки в выдаче приказов. Требования к содержанию приказа не
соблюдаются. Это особенно верно для заказов на прием, перемещение или
увольнение работника. Неправильно указаны условия трудоустройства,
характер работы, не забудьте указать информацию об испытательном сроке, с
которым кандидат принят.
Ошибки вносятся в информацию при составлении приказа. Например,
ошибки в имени сотрудника, названии отдела, в названии офиса, в котором он
занят или уходит на пенсию.
Несоблюдение требований, предусмотренных законом, в форме заказа.
Этот тип ошибки связан с нарушениями в оформлении бланков
установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе
деталей.
Распоряжение, выданное неуполномоченным лицом, исполненное с
нарушением требований законодательства или составленное на основании
документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет
юридической силы и является недействительным.
2. Ошибки при заключении трудовых договоров. Основной типичной
ошибкой в этом случае является заключение договора на основании плохо
53
оформленных документов или отсутствие одного из них, который входит в
перечень обязательных документов.
Распространенные ошибки включают в себя регистрацию гражданина,
поступающего на работу без должного учета состояния здоровья.
3. Ошибки в управлении трудовыми книжками. Когда вы получаете
справку от будущего работника, его серия и номер должны быть занесены в
книгу учета движения трудовых книжек, но это правило соблюдается не
всеми предприятиями.
Не допускается зачеркивание, неверно введенные данные во вставку.
Недопустимо делать запись о работе в разделе «информация о наградах»,
неправильная вставка вставки и так далее.
Чтобы упростить организацию делопроизводства, многие предприятия
уходят от бумажной работы и отдают предпочтение системе электронного
документооборота. Преимущества такой системы в эксплуатации
неоспоримы.
Мгновенный доступ к любой информации, которая вам нужна. В
электронном документообороте гораздо проще и быстрее найти правильный
порядок или инструкцию, чем перейти в архив и собрать огромное
количество документов в поисках нужного документа.
Безопасность документов. Находясь на сервере, документы надежно
защищены электронной системой управления, но бумажные носители могут
подвергнуться пожару, затоплению или просто потеряться.
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и норм трудового
законодательства защитит любую организацию от неблагоприятных
финансовых и юридических последствий, а работника - от проблем при
получении пенсии или при поступлении на другую работу.
Экономия на хранении. Согласно законодательству срок хранения
большинства документов составляет 5 лет. Крупное предприятие вынуждено
арендовать или выделять собственное место для архива, что крайне неудобно
и занимает много места.
54
Сохранение времени. Для подписания одного приказа сотрудник
отдела кадров должен обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление
требуются в этом приказе.
С появлением электронного документооборота все упрощается, любое
количество сотрудников, имеющих отношение к документу, может работать с
документом, после ознакомления с ситуацией сотрудник ставит свою подпись
в электронном виде. Задача кадрового офицера упрощена, остается только
контролировать своевременное подписание документа.
Уменьшение ошибок. Человеческий фактор не был отменен, делая все
документы вручную, невольно сотрудник может ошибиться, что исключено
при хорошо созданном электронном документообороте.
Резюмируя вышесказанное, я хотел бы отметить важность
правильного ведения кадрового учета. Правильно подобранное программное
обеспечение будет служить надежным гарантом защиты своих прав и
отсутствия ошибок при проведении различных государственных проверок.
Предлагаем реализовать программу «Кадровый отдел плюс» на МБУЗ
Городская больница № 8 г. Ростова-на-Дону» - учет сотрудников и
формирование всех кадровых документов в удивительно простом
интерфейсе. Удобное решение для ведения кадрового учета. Выбор
большинства кадровых специалистов более 5 лет. Программа предназначена
для менеджеров, специалистов по персоналу, бухгалтеров. Все, чья работа
связана с кадровыми документами, и кто хочет упростить кадровый учет.
Преимущества системы «Кадровый отдел Плюс»:
. Быстрый поиск информации о сотруднике и кадровом документе
Без использования специальной программы для отдела кадров, для
поиска необходимой информации, вам необходимо перебирать различные
файлы и папки на рабочем компьютере или искать информацию в бумажных
архивах. Очевидно, что этот метод не самый быстрый и надежный.
Программа «Кадровый отдел Плюс» позволяет быстро найти
информацию по любым необходимым параметрам.