4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………....8
1.1. Понятие и значение документооборота...................................................8
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации.............................................................................................................14
1.3. Организация кадровой деятельности.....................................................22
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ МКУ «ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ
НАРИМАНОВСКОГО РАЙОНА»..........................................................................31
2.1. Общая характеристика МКУ «Централизованная бухгалтерия
Наримановского района»..........................................................................................31
2.2. Анализ кадрового документооборота в МКУ «Централизованная
бухгалтерия Наримановского района»....................................................................45
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МКУ «ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ
БУХГАЛТЕРИЯ НАРИМАНОВСКОГО РАЙОНА».............................................64
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в МКУ
«Централизованная бухгалтерия Наримановского района»…………………….64
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных
мероприятий………………………………………………………………………...68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...............................................................................................73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.......................................77
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………...81
5
ВВЕДЕНИЕ
Управление предприятием требует создания определенных
управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не
позволяет решать задачи планирования и финансирования, отчетности, учета и,
в целом, производственного процесса.
Работа с документами предполагает соблюдение нормативных правовых
актов Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают
формирование документации по заданным правилам согласно требованиям ГК
РФ и Трудового кодекса РФ, ГОСТ Р 6.30-2003.
На данный момент документация имеет очень важные функции:
социальные, юридические, функции исторического источника, бухгалтерского
учета, управления, связи, информации. Кроме того, документы являются
средством управления.
Эффективность работы предприятий, по большей части, зависит от их
персонала. Наличие ответственных, исполнительных и квалифицированных
сотрудников определяет успех компании, независимо от вида его деятельности.
Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового
документооборота любым директором компании.
Актуальность данной работы заключается в том, что в современном
обществе организация кадрового документооборота является достаточно
важным моментом в деятельности любого предприятия. При этом поддержание
надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью
компании.
Цель исследования – рассмотреть организацию кадрового
документооборота (на примере МКУ «Централизованная бухгалтерия
Наримановского района»).
В соответствии с поставленной целью планируется решить следующие
задачи:
6
- рассмотреть понятие и значение документооборота;
- привести информационную характеристику и классификацию кадровой
документации;
- изучить организацию кадровой деятельности;
- привести характеристику МКУ «Централизованная бухгалтерия
Наримановского района»;
- провести анализ кадрового документооборота в МКУ
«Централизованная бухгалтерия Наримановского района»;
- привести пути совершенствования кадрового документооборота в МКУ
«Централизованная бухгалтерия Наримановского района»;
- провести оценку экономической эффективности предложенных
мероприятий.
Объект исследования – кадровый документооборот на примере МКУ
"Централизованная бухгалтерия Наримановского района".
Предмет исследования – кадровая деятельность предприятия.
Методологической и теоретической основой исследования по
организации кадрового документооборота и учета послужили труды как
отечественных, так и зарубежных авторов, а также интернет-источники.
Практическая значимость исследования заключается в возможности
использования рекомендаций, разработанных в третьей главе, для
совершенствования кадрового документооборота в МКУ «Централизованная
бухгалтерия Наримановского района».
Степень разработанности исследования: общеметодологическая
база социологического анализа кадрового документооборота фундаментальна,
т.к. она непосредственно связана с категориальным аппаратом теории развития.
Существенный вклад в разработку общеметодологических принципов и
категориального инструментария кадрового документооборота с позиции
теории развития внесли работы Кузнецовой Т.В., Кузнецовой А.Н., Михайлова
Ю.М., Рогожина М.Ю. и др.
7
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и
приложений.
В первой главе изучена основная и дополнительная литература по
выбранной теме. Рассмотрена концепция управления документооборотом
персонала, определена ее значимость в деятельности организации, определен
порядок документооборота персонала в организации, а также рассмотрены
основные положения, регламентирующие управление документооборотом
персонала.
Во второй главе приведено краткое описание деятельности МКУ
«Централизованная бухгалтерия Наримановского района». Проведен анализ
системы кадрового документооборота МКУ «Централизованная бухгалтерия
Наримановского района» и на основе материала, представленного в главе 1,
выделены его основные недостатки и проблемы.
В третьей главе на основании выводов, сделанных в Главе 2,
представлены разработанные мероприятия по совершенствованию кадрового
документооборота в МКУ «Централизованная бухгалтерия Наримановского
района», а также приведена оценка эффективности предложенных
рекомендаций.
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ
АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение документооборота
Хорошее управление кадровыми делами позволяет, с одной стороны,
вступать во взаимоотношения с сотрудниками компании (даже юридически), а с
другой стороны, избегать рисков, связанных с процессом урегулирования
споров в компании, работа с сотрудниками.
Кроме того, кадровые документы часто становятся предметом интереса
для регулирующих органов (более того, в эти органы входят не только
инспекция труда, но и пенсионный фонд, Министерство внутренних дел, и т.д.).
Некоторые кадровые документы могут быть полезны во время налоговой
проверки. Зачастую эти документы являются первичными учетными
документами, которые подтверждают выполнение различных коммерческих
операций.
Документооборот - перемещение документов в организации от создания
до поступления до завершения: направление и / или направление дела.
Оборот кадровых документов является отраслью деятельности,
документирующей трудовые отношения. Документация персонала регистрирует
информацию о наличии и перемещении персонала, так что все кадровые
процедуры получают документальные справки (например, прием, перевод,
продвижение по службе, применение дисциплинарного взыскания,
командировка). , отпуск, увольнение и т. д.).
Полный состав кадровой документации, необходимой для ее наличия,
определить нелегко. Окончательный список всех документов отдела кадров
зависит от большого количества факторов: сферы деятельности, условий труда
и т. Д., С учетом пожеланий руководства компании.
9
Основой управленческой деятельности является информация, а
процессом управления является сбор, обработка и передача информации.
Информация, записанная на бумаге и снабженная необходимыми деталями,
становится документом. Документы устанавливают продуктивные отношения
как внутри организации, так и с другими организациями и часто представляют
собой письменные доказательства в случае имущественных, трудовых или иных
конфликтов.
1
Ключ к правильному и эффективному управленческому решению и
продуктивной и быстрой деятельности - скорость и достаточность информации.
По мнению экспертов, объем информации в мире удваивается каждые три года,
что отражает высокие темпы развития человеческого потенциала во всех
областях. Каждый год в нашей стране появляется масса новых компаний разных
форм собственности, созданных с разными целями, которые становятся
объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность
знания проблем документации высока и неуклонно растет.
Информация является наиболее важным товаром. В условиях жесткой
конкуренции выживание человека, который может своевременно получать
информацию о рынке, новом оборудовании, новых технологиях и т. д.,
называется программным обеспечением для управления документами.
Организация работы с документами влияет на качество управления. Успех
управленческой деятельности в целом зависит от степени профессионализма
документации. Все этапы организационной работы обычно документируются.
Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы
разнообразны, и каждый документ - Устав, Протокол, Порядок, ссылка - имеет
свои особенности и правила работы с ними.
Важность документа невозможно переоценить. Информация в документах
отражает деятельность организации и лежит в основе любого бизнеса.
Работники компании получают большую часть документированной
1
Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2016.-С.21.
10
производственной информации. В каждой организации подготовка документа и
его использование занимают в среднем 60% времени.
Управление бизнесом неизбежно влечет за собой создание множества
видов управленческих документов, без которых невозможно решить проблемы
планирования, финансирования, кредитования, учета и отчетности,
оперативного управления и кадрового обеспечения. компания. Таким образом,
коллективная деятельность учредителей фиксируется в протоколе;
административная деятельность директоров - в соответствии с приказами и
распоряжениями, касающимися основной деятельности и персонала; работа
ревизионных комиссий - акты; производственно-коммерческая деятельность по
договору, договорам, коммерческой переписке.
2
Компания обязана предоставлять много видов управленческих
документов во время проверок Государственного налогового департамента, при
этом всесторонние проверки документов проводятся аудиторами.
Документы предприятия, отражающие производственную и
коммерческую деятельность, имеют определенную историческую ценность,
относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются
частью Архивного фонда России и должны быть переданы в государственный
архив.
Особенно важны кадровые документы, отражающие деятельность
работника и подтверждающие опыт работы, необходимый для расчета пенсии.
Руководители компаний часто недооценивают основные роли этих документов
в жизни каждого человека, что означает, что документация персонала либо
плохая, либо не поддерживается вообще.
Таким образом, знание проблем современной управленческой
документации поможет предпринимателю работать без конфликта с
государством и его подчиненными.
2
Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2016.-С.23.
11
Руководители компании несут личную ответственность за подготовку,
безопасность и хорошую документацию. Беспорядок в хранении документов
может привести к требованию утраты ценной информации, что может
негативно повлиять на бизнес компании.
В современную эпоху динамичных изменений в социальной и
экономической жизни общества проблема автоматизации документооборота
является актуальной. В рамках программы компьютеризации одной из
основных задач является создание информационной системы для
автоматизации документооборота. поток. Следует также иметь в виду, что с
внедрением этой системы на предприятии, а также с использованием локальных
сетей несколько сотрудников могут нести ответственность за процесс
производства одних и тех же документов: фактическая работа над бумага и
работа с программным обеспечением. та же информация в сети.
Установление порядка перемещения или управления документами
заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой
документальной информации, их быстрый поиск и доставку потребителям как
можно быстрее и с наименьшими затратами. Таким образом, сюда входит
организация рабочего процесса, в том числе технология персональной работы
исполнителей, создание информационно-поисковых систем для документов
организации, контроль их исполнения.
При использовании автоматизированной системы управления
документами (А СДОУ) в организации исполнители обычно получают
контрольную карту регистрации документов с приложенным файлом,
содержащим изображение самого документа. В то же время, при
необходимости, оригинал документа также может быть передан менеджеру.
Использование этой технологии уменьшает количество бумажных копий
документов, ускоряет перемещение документов в организации, снижает
сложность обработки документов и повышает эффективность и
результативность документов. выполнение официальных заданий.
12
Только в некоторых организациях они выполняются вручную, в других -
посредством механизации, и, в-третьих, эти процессы полностью
автоматизированы. Но все эти этапы цикла оформления документов похожи.
Поэтому компетентный сотрудник административного аппарата должен не
только самостоятельно готовить и оформлять документы, но и знать, какие
виды работ выполняются с этими документами.
Как только документ определен, вы должны определить этапы.
Поэтому необходимо разработать блок-схемы документов разных
категорий, которые будут приложены к рабочим инструкциям в офисе.
Как упоминалось выше, потоки документов обычно делятся на две
категории: внутренние и внешние.
И в зависимости от источника документов, этапы обработки будут
зависеть.
Внутренние этапы обработки документов включают в себя:
1. подготовка и проверка документа уполномоченным лицом;
2. координация описанной информации;
3. подписание документа уполномоченным лицом и / или менеджером
компании;
4. регистрация;
5. выполнение заданий (при необходимости);
6. оформление документов, подтверждающих выполнение действий;
7. уничтожение документации или отправка в архив.
Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.
Шаги, которые передают исходящие документы:
1. подготовка и проверка документа;
2. согласование и подписание информации, указанной на документе;
3. регистрация и отзыв копий для второго экземпляра, который остается у
компании;
4. Отправьте документ конкретному получателю.
13
Входящая документация подразумевает ее получение из внешних
источников. Шаги обработки следующие:
1. прием и допуск;
2. экспертиза и оформление документов офисом или секретарем;
3. отправить полученную документацию руководству для ознакомления;
4. исполнение при необходимости;
5. составьте ответ, если это необходимо;
6. отправить документацию в архив.
Мы даем правила организации документа.
Для правильной организации рабочего процесса были разработаны
специальные правила, соблюдение которых обеспечит реализацию
вышеуказанных принципов:
- минимизировать количество услуг, проходимых документами, то есть то,
что они должны быть отправлены специально;
- путем уменьшения количества возвратов, то есть, вы должны соблюдать
последовательность обработки документации;
- единообразие перемещения и обработки документов, то есть каждый
сервис должен работать со своей категорией.
К сожалению, многие лидеры бизнеса, сотрудники отдела управления
документами, не знакомы с основами современной офисной работы и, тем
более, со сложностями документации. В то же время наиболее важной
обязанностью сотрудников, работающих с документами, является подготовка и
оформление документов в соответствии с новыми стандартами.