64
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МКУ
«ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ
НАРИМАНОВСКОГО РАЙОНА»
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в МКУ
«Централизованная бухгалтерия Наримановского района»
Важной проблемой, стоящей перед руководством компании, является
использование информации, носителей информации, локальных
вычислительных сетей, корпоративной почты и др. Проблема удаления
информации частично решается существующими ограничениями на
использование портативных носителей, внедрением программ для деловой
переписки сотрудников и отправки документов. Но отключение компьютера
сотрудника от Интернета уже не реально.
На наш взгляд, решением этой проблемы может стать опыт крупных
компаний нашего города. А именно, контроль доступа. Суть в том, что каждый
сотрудник входит в систему под своим, индивидуальным логином и паролем. В
рабочей программе-индивидуальный логин и пароль, доступ в интернет-логин и
пароль. Если речь идет о самом Интернете, то журнал будет вестись для
каждого пользователя сети. И хранится в течение определенного периода.
Таким образом, если вредоносная программа попадает в локальную сеть
компании, почтовый клиент для личной переписки и другие потенциально
опасные программы, сотрудники информационной безопасности легко узнают,
с какого аккаунта был записан тот или иной файл.
Эта система работает на одном из крупных томских предприятий. В то же
время желательно ограничить свободный доступ к ценной информации путем
проведения четкого различия между должностями и полномочиями.
Например, в МКУ «Централизованная бухгалтерия Наримановского
района» у каждого подразделения был свой доступ к определенной части
информации в общезаводской программе 1С: Предприятие. При этом
65
ограничения налагались выдаваемым интерфейсом, т.е. каждый сотрудник,
заходя в одну и ту же программу, видел только часть информации, необходимой
ему для работы, но составить целую картину о финансовом или
производственном состоянии предприятия не мог. Служба продаж знала цены,
бухгалтерия - заказчиков и поставщиков, производство - количество
производимой продукции.
Ряд предприятий вводит у себя проверку входящей и исходящей
электронной почты, отслеживает работу сотрудников в локальной сети,
проводит прослушивание телефонных звонков.
Рассмотрим защиту конфиденциальной информации в МКУ
«Централизованная бухгалтерия Наримановского района». Организация работы
с документами, содержащими коммерческую тайну, ведется отделом кадров.
Отдел персонала:
- Документирование трудовых отношений организации с персоналом и
временным персоналом;
- Хранение и ведение учета персонала, трудовых книжек и личных дел;
- Защита персональных данных работников организации.
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением,
подчиненным непосредственно заместителю директора. Есть два менеджеры по
персоналу в отделе кадров, один из которых обрабатывает кадровой
документации и другие текущие вопросы (подбор персонала, подготовка
нормативных документов, организация корпоративных мероприятий и т. д.).
Сотрудники, имеющие доступ к информации, содержащей
конфиденциальную информацию, при приеме на работу знакомятся со списком
сведений, содержащих коммерческую тайну, и подписывают соглашение о
неразглашении.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, составленные с
учетом Федерального закона "О коммерческой тайне".
66
Документы хранятся со штампом "коммерческая тайна" в сейфах и
сейфах или на металлических запираемых стеллажах, а также в закрытых
помещениях для свободного доступа или, с разрешения генерального
директора, в других подразделениях, обеспечивая при этом условия их
гарантированной сохранности.
Выдача конфиденциальных документов сотрудникам осуществляется
строго в соответствии с перечнем фамилий на обороте последнего листа
документа. Движение (выдача и возврат) документов с грифом “коммерческая
тайна” отражается в реестре выдачи документов с грифом “коммерческая
тайна”.
В настоящее время на отдел кадров возложена разработка новой
документации для работы с конфиденциальными документами: обязанность
руководителей подразделений МКУ “Централизованная бухгалтерия
Наримановского района” по защите коммерческой тайны.
Конфиденциальная информация включает персональные данные
сотрудников. Отдел кадров в первую очередь работает с персональными
данными.
Наиболее распространенными операциями с персональными данными
являются их получение, обработка, хранение и передача.
Документы, содержащие сведения, необходимые работодателю при
приеме на работу, включают документы, представленные при заключении
трудового договора. Все эти документы указаны в статье 65 Трудового кодекса
Российской Федерации и соответствующими положениями других федеральных
законов.
Личные дела и другие документы, отражающие персональные данные
сотрудников, хранятся в сейфовых ячейках в отделе кадров. Ключи от сейфов
находятся в отделении.
Выдача личной информации о сотрудниках осуществляется по первому
требованию, сотрудники получают полную информацию об их персональных
67
данных и обработке этих данных, свободный доступ к своим персональным
данным, включая право получать копии любой записи, содержащей
персональные данные работника. Персональные данные не передаются третьим
лицам без письменного согласия работника, а лица, получающие персональные
данные работника, предупреждаются о том, что эти данные могут быть
использованы только в целях, для которых они передаются.
Компания разделяющая документы по типам с созданием
соответствующих папок (каталогов). Например, основной каталог называется
"документы". Следующий уровень-его подкаталоги: "контракты",
"презентации", "клиенты", "конкуренты" и др.
В каждом подкаталоге хранятся папки с разными именами. Каждому из
них присваивается номер в “договорах” - все документы по данному
конкретному договору хранятся в одной папке, для “конкурентов” используются
буквы алфавита и цифры, они уже содержат папки с именем конкурента, с
информацией, хранящейся о нем и т.д.
Все сотрудники уведомляются о том, что документы не следует оставлять
на рабочем месте, их следует поместить в соответствующую папку.
Ответственность за соблюдение этого правила несет назначенный
сотрудник.
Сотрудники, согласно установленным правилам, не должны выбрасывать
ненужные документы в мусорное ведро (даже если они не являются
конфиденциальными). Для этих целей используется Шредер-измельчитель. Для
обеспечения безопасности на данном предприятии компьютеры, подключенные
к интернету, поставляются отдельно (по количеству офисов в офисе).
Разработана процедура передачи информации с компьютеров и на компьютеры,
назначено ответственное лицо. Съемные диски хранятся в запертом сейфе и
выдаются под расписку.
В целом законодательство о защите персональных данных соблюдается в
организации практически во всех отношениях. Но положение о защите
68
персональных данных работника, которое устанавливает порядок получения,
обработки, хранения и передачи персональных данных работника с учетом
недавно принятых правовых документов, все еще находится в стадии
разработки. Это развитие сегодня регулируется положениями Трудового кодекса
и Федерального закона "О персональных данных". Соглашение о
неразглашении персональных данных сотрудников отсутствует.
Для решения проблемной ситуации в организации, необходимо
разработать новое Положение о защите персональных данных работника,
которое устанавливает порядок приема, обработки, хранения и передачи
персональных данных работника.
Необходимо разработать обязанность руководителей ведомств по защите
коммерческой тайны.
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Для обеспечения информационной безопасности внутренняя сеть и
Интернет должны быть разделены. В идеале, компьютер для доступа в
Интернет должен быть отделен и не иметь прямого соединения с другими
рабочими станциями.
Таблица 7
Экономическая оценка
Месячный оклад
Количество часов в
месяце
Трудозатраты на
составление
регламентов,
часов
Итого, рублей
25 000
176
8
1200, 00
Также предлагаем ввести на предприятии не существующую
долгосрочную надбавку за услуги, от которой будет зависеть и заработная плата
работников, что также позволит снизить текучесть кадров в организации.
69
Длительная безупречная работа является одной из форм деятельности,
которую следует поощрять, поскольку такая работа не для всех. Принцип
установления надбавки за выслугу лет, что при достижении определенного
уровня или непрерывного стажа работы на предприятии, размер премии
увеличивается с течением времени.
Целесообразно установить конкретный период работы, который следует
поощрять. Например, каждые пять лет отличного труда работнику может быть
предоставлено право на повышение по службе, значимость которого может
возрасти. Рекомендуется устанавливать периодичность выплаты пособия
ежеквартально. Основным документом для определения стажа работы, дающим
право на получение сервисной премии, должна быть трудовая книжка.
Стаж работы должен исчисляться из всего времени, проработанного на
МКУ «Централизованная бухгалтерия Наримановского района» непрерывно.
В рамках такого порядка рекомендуется принять шкалу, по которой будет
выплачиваться надбавка.
Таблица 8
Шкала надбавок за выслугу лет
При стаже работы
Размер надбавки к квартальному
должностному окладу
1-3 лет
3 %
3-6 лет
5 %
6-10 лет
7 %
10-15 лет
9 %
Свыше 15 лет
11 %
Надбавка за выслугу лет будет служить дополнительным
стимулированием для сотрудников организации работать на данном
предприятии.
С применением надбавки за выслугу лет работники реже будут прибегать
к поиску новой работы, где выше размер заработной платы, что значительно
70
снизит существующую в МКУ «Централизованная бухгалтерия
Наримановского района» текучесть персонала.
Таблица 9
Расчет надбавки за выслугу лет
Стаж работы
Количество человек
До 1 года
120 человек
0
1 - 3 лет
250 человек
500 000
3 - 5 лет
330 человек
1 000 000
Итого:
1 500 000
Несмотря на то, что в организации довольно неплохо выстроен процесс
адаптации нового сотрудника, есть смысл ввести некоторые нововведения.
Так как процессом вливания нового сотрудника в коллектив заведует и
способствует его наставник, который назначается вышестоящим руководством,
очень часто это представляет собой дополнительную нагрузку, которой
большинство не очень рады. От этого и недобросовестное отношение к
поставленной задаче. Как решение этой проблемы может выступить практика,
зарекомендовавшая себя на других предприятиях подобного типа. Это надбавка
в размере 15% от оклада наставника, на период адаптации порученного ему
работника. В среднем это 3 месяца.
Здесь уместно было бы сказать об увольнении сотрудника. Хуже всего,
когда сотрудник уходит с чувством обиды и тайный гнев. Это как "бомба
замедленного действия", никогда не знаешь, где и когда она взорвется. Такой
сотрудник, обладающий достаточно секретной информацией, является
настоящей находкой для конкурентов.
Итак, на наш взгляд, что нужно сделать, если сотрудник уведомил о своем
предстоящем увольнении:
- Если можно быстро организовать передачу дел, скопировать его
рабочую папку со всеми данными в случае его возможного повреждения. Были
случаи полной очистки данных из рабочих папок, все отчеты, проведенные
исследования, клиентская база исчезли. Это была своего рода маленькая месть
71
обиженного сотрудника на пенсии. Мне пришлось сделать всю работу, за
которую ему не заплатили ни одного месяца, чтобы повторить полностью;
- Выясните настоящую причину увольнения. Для этого можно обратиться
к родственникам, знакомым, пообщаться с друзьями и коллегами. Желательно
выяснить, куда именно направляется ваш сотрудник;
- Определить степень лояльности сотрудника к вашей компании и объем
известной ему информации, особенно когда речь идет о конфиденциальных
данных;
- Рассчитать возможные риски, связанные с раскрытием информации,
известной сотруднику с тем, чтобы успеть выработать меры по
предотвращению возможных последствий. Например, ваш сотрудник работал
по крупному контракту с новым клиентом. В ваших интересах заключить
данный договор до отъезда сотрудника, в противном случае клиент вместе с
сотрудником может перейти к конкуренту;
- Изменить все пароли и коды доступа к ценной информации, известной
увольняющему сотруднику, чтобы он не успел взять эти данные с собой. Слова
и заученная информация также могут принести вам достаточно хлопот, но это
увеличится во много раз, если скопированные точные данные “уйдут” с
работника.
- Провести беседу с увольняющимся сотрудником, напомнив ему об
ответственности за разглашение коммерческой тайны и другие противоправные
действия;
- Провести беседу с сотрудниками, друзьями, коллегами, с объяснением
причин увольнения. Эту процедуру необходимо проводить во избежание
сплетен и домыслов;
- Информировать всех клиентов, с которыми работал ваш сотрудник, об
увольнении;
- Проверьте, если есть какие-либо потерянные документы, если все
пароли и ключи переданы.
72
Соблюдение этих простых правил позволит вам заранее.
Приготовьтесь к возможным последствиям увольнения вашего
сотрудника, даже если эти последствия окажутся очень трудными. При
заключении трудового договора все категории работников должны подписать
соглашение о неразглашении.
Как показывают данные статистики, ущерб, который может нанести
собственный персонал, достигает цифры в 9 % от оборота компании. Введение
же данных мер позволит снизить риски и угрозы, связанные с собственным
персоналом, и не будет столь дорогостоящим. Затраты, представленные в
таблице, разовые. Постоянными останутся затраты на адаптацию персонала в
размере 150 000 рублей в год.
Таблица 10
Затраты на предложенные меры по улучшению кадрового
документооборота
Элемент затрат
Затраты (руб)
Совершенствование системы доступа к
информации
1 200
Повышение лояльности персонала
1 806 000
Совершенствование процесса
адаптации
9 000/чел
Совершенствование процесса
увольнения
1 200
Итого:
1 808 400
Нами на практике было доказано, что, воздействуя на эти «точки» можно
совершенствовать всю систему кадрового документооборота в целом. Также
было доказано, что введение этих мер экономически обоснованно, так как
затраты на них никак не сопоставимы с возможными убытками, которые
понесет МКУ «Централизованная бухгалтерия Наримановского района».
73
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании изученного материала можно подытожить:
Кадровая политика организации - общее направление кадровой работы,
совокупность принципов, форм, организационный механизм развития целей и
задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие человеческих
ресурсов, создание квалифицированной и высоко сплоченной команды
способен своевременно реагировать на постоянно меняющуюся стратегию
развития потребностей организации на рынке. Основной целью кадровой
политики является обеспечение своевременного обновления и сохранения
количественного и качественного состава персонала и его развития в
соответствии с потребностями организации, действующим законодательством,
состоянием рынка труда, что достигается за счет формирование политики
здорового персонала.
Муниципальное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия
Наримановского района» было создано постановлением администрации
муниципального образования «Наримановский район» от 29.12.2012 №1506 в
целях решения проблем повышения эффективности управления
общественными финансами, прозрачности движения муниципальных
финансовых потоков, минимизации управленческих затрат по осуществлению
учётных и отчётных процедур, унификации порядка проведения контрольных
мероприятий, повышения эффективности использования бюджетных средств, а
также в целях осуществления функций по определению поставщика
(подрядчика, исполнителя) конкурентными способами в соответствии с
требованиями действующего законодательства.
Работники МКУ «Централизованная бухгалтерия Наримановского
района» активно участвуют в культурно-массовых мероприятиях, проводимых
среди предприятий Наримановского района Астраханской области. Все