14
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Исходя из терминологии ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» делопроизводство – это отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.
Можно сказать, что кадровое делопроизводство – это совокупность работ,
обеспечивающая документирование трудовых правоотношений и организацию
работы с кадровой документацией (рис. 1).
Рисунок 1. Кадровое делопроизводство
3
Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документы
о персонале» подразумевается широкий спектр документов, содержащих
информацию о работниках и их трудоустройстве при работе в организации.
Документы по персоналу включают следующие группы документов:
• все приказы по персоналу (при поступлении, переводе, отпуске,
командировке, поощрении, дисциплинарных взысканиях, изменении
персональных данных, расторжении трудового договора и т. д.));
* заявления сотрудников, акты, протоколы, отчеты и служебные записки;
3
Состав и виды кадровой документации. [Электронный ресурс]. -Режим доступа:
https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-dokumentatsii_0000000
15
* трудовые договоры и трудовые книжки;
• личные дела и личные карточки сотрудников;
• штатное расписание и расписание;
* личные счета по заработной плате.
При регистрации и хранении кадровой документации законодательство
устанавливает особые требования, поскольку в ней содержатся данные,
необходимые гражданам для осуществления своего права на труд, социального
страхования, пенсий и больше. Неграмотный документ может нарушить права
работника, лишить их льготной пенсии или уменьшить их размер. Недостаток
профессионализма кадрового офицера может поставить работодателя в
проигрышную позицию в случае конфликта с недобросовестным работником.
Можно сказать, что дальнейшая судьба сотрудника зависит от способа
написания документа. Работа по управлению персоналом требует определенных
знаний и опыта.
В рамках квалификации менеджеров, специалистов и работников четко
определено, что работник, ответственный за канцелярскую работу персонала,
должен быть знаком с: методологической информацией по ведению учета
записей и перемещений персонала; основы трудового права; структура и штат
организации; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и
личных дел работников; порядок установления названий профессий и
должностей работников и порядок определения опыта страхования, выплаты
пособий, вознаграждений и регистрации пенсий; порядок регистрации
перемещений персонала и подготовки отчетов; порядок ведения банка данных
персонала компании; основы офисной работы; компьютерная техника, связь и
связь; правила и нормы охраны труда.
Основными показателями качества работ по управлению кадровым делом
можно считать:
• выполнение требований трудового законодательства Российской
Федерации;
16
* обеспечение эффективности работы с кадровыми документами;
* обеспечение надежности и безопасности обработки и хранения
документов;
* своевременное оформление документов и отсутствие ошибок в них.
Документация персонала, разработанная, сохраненная или обработанная,
представляет собой стандартный текст или стандартизированные формы на
бумажных или электронных файлах, созданных с использованием совместимых
приложений Windows.
Процессы разработки и хранения кадровой документации не могут быть
хаотичными, они требуют управления. Управление процессами обеспечивает
качество документов, надежность их хранения и повышает эффективность
работы с документами. Эффективность означает быстрое оформление
документа и доступ к необходимой документации в кратчайшие сроки по
запросу.
Надежность хранения документов означает гарантированное сохранение
документа в течение всего периода хранения и сохранение личных данных
сотрудника.
Документы о деятельности, которые отражены в нем, делятся на две
основные группы.
Первая группа включает документы по общим и административным
вопросам, т.е. Об общем управлении предприятием (организацией) и его
производственной деятельностью. Эти документы могут быть составлены
сотрудниками всех отделов компаний.
Вторая группа документов по офисным функциям. Эти документы
включают человеческие ресурсы, финансы, бухгалтерский учет, планирование,
логистику, продажи и другие функциональные услуги. В свою очередь обе
группы документов состоят из организационных и административных
документов. Документы можно классифицировать по их именам. Например,
17
приказы, постановления, инструкции, протоколы, акты, отчеты и заметки,
контракты, декларации, официальные письма и т. д.
Дизайн многих документов унифицирован, но с точки зрения содержания
они могут быть совершенно разными:
* по месту подготовки: внутренние (документы, составленные
сотрудниками организации) и внешние (документы, полученные от других
организаций и физических лиц);
* содержание: простое (один вопрос) и сложное (несколько вопросов);
* по форме: индивидуально, когда содержимое каждого документа имеет
свои особенности (например, заметки), трафарет, когда часть документа
печатается, а часть заполняется при подготовке, а модель создается для группы
однородные предприятия. Как правило, все стандартные и трафаретные
документы печатаются типографским способом или на множителях;
* по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в течение
определенного периода и несрочные, для которых срок исполнения не
установлен;
* по происхождению: официальный, затрагивающий интересы
организации, и личный, относящийся к конкретному лицу и являющийся
номинальным;
* посредством фиксации: письменные, печатные, графические,
фотопленочные документы, электронные и др.;
* по типу дизайна: оригинал, копии, выписки, дубликат.
Оригинал является подписанной и подписанной копией документа
впервые.
Копия представляет собой повторное и абсолютно точное
воспроизведение оригинала (с пометкой «копия»), заверенное ответственным
лицом в установленном порядке.
Подпись ответственного лица и печать организации должны быть
проставлены на копиях официальных документов, требующих специального
18
сертификата. Организации могут в случае утраты владельцем оригинала
документа выслать ему дубликат.
Обязательный документ помечается как «дубликат» (например, дубликат
задания). Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Иногда вам
не нужна копия оригинального документа или выдержка из определенного его
раздела. Когда вы делаете заявление, указывается, из какого документа оно
было сделано. Точность декларации подтверждается подписями должностных
лиц и печатью организации. Внутренние документы организации, которые
обрабатываются сотрудниками отдела кадров, могут быть классифицированы
по предлагаемому способу. Это организационные документы,
административные документы, справочные документы (подтверждающие
деятельность работника), информационные и платежные документы,
внутренняя переписка, журналы (учет) и регистрация документов. документы, а
также отдельная группа документов - методические документы.
Документы, принадлежащие каждой из этих групп, имеют свои
особенности и имеют разные цели. Ниже приводится общее описание каждой
из этих групп документов, необходимых для нормальной работы отдела кадров.
Для облегчения восприятия информации структура и предлагаемая
классификация документации кадровых служб схематически показаны на рис.
2.
19
Рисунок 2. Классификация кадровой документации
4
Организационные документы определяют общие принципы организации.
Они определяют способ работы и отдыха сотрудников, их официальные
обязанности, систему вознаграждений и премий, основные права и обязанности
подрядчиков. К ним относятся устав, положения, правила, инструкции,
положения и т. Д. Заголовок документа организации должен четко определять
круг проблем, объектов и людей, к которым применяются его требования
(например, ... »,« Внутренний график работы компании Общество с
ограниченной ответственностью «Глакон», «Инструкция по ведению
делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью« Глакон »,«
Описание должности штатного инспектора »). Текст организационного
документа подразделяется на разделы, абзацы и подпункты согласно
определенной логической схеме и начинаются в принципе с раздела «Общие
положения», в котором указывается цель публикации, область применения,
другая общая информация., организационные документы документы
постоянного или долгосрочного действия (до замены их новыми действиями).
4
Состав и виды кадровой документации. [Электронный ресурс]. -Режим доступа:
https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/sostav-i-vidy-kadrovoi-dokumentatsii_0000000
20
Текст документа организации является ориентировочным, рекомендуется
использовать простой язык с слова административного значения (например,
«должен», «должен», «должен», «должен», «имеет право», «нет», «разрешено»,
«рекомендовано», «запрещено». Текст организационного документа
представляется третьей стороной (например, руководитель отдела кадров
должен систематически анализировать и обобщать причины текучести кадров ...
») или в безличной форме (например, номер регистрация в реестре заявлений
работников и указание даты приема заявки ... »).
Организационные документы устанавливаются в общем виде
организации, утверждаются руководителем организации и вводятся в действие
приказом организации. Организационный документ содержит примечание,
указывающее, что это приложение к заказу. С утверждением документа заказа
последний устанавливает даты введения документа, устанавливает перечень
необходимых организационных мер и определяет ответственных лиц. Если в
тексте приказа не указан крайний срок для введения документа организации,
день утверждения (подписи) и оформления документа считается таковым.
Большинство местных законов являются обязательными для всех работников
организации, некоторые из которых предназначены только для работников,
интересы которых они непосредственно затрагивают. В качестве примера
местного законодательства, обязательного для всех, можно назвать нормы
внутреннего трудового распорядка. Это один из важнейших внутренних
документов организации (статьи 189 и 190 Трудового кодекса).
В качестве локального акта, который применяется только к работникам,
можно назвать описание работы, список работников с нерегулярным рабочим
днем или положение о медицинских осмотрах работников, выполняющих
работу опасно. Национальная инспекция труда, отвечающая за контроль за
соблюдением трудового законодательства, уделяет особое внимание наличию
обязательных организационных документов и порядку их исполнения.
21
Во-первых, следует отметить, что статья 8 Трудового кодекса Российской
Федерации предусматривает, что в случаях, предусмотренных настоящим
Кодексом, другими федеральными законами и иными правовыми актами
Российской Федерации, В коллективных договорах работодатели при принятии
местных стандартов учитывают мнение представительного органа работников
(при наличии такого представительного органа).
Кроме того, коллективный договор и соглашения могут предусматривать
принятие местных нормативных актов по согласованию с представительным
органом работников.
Порядок учета мнения выборного органа основной профсоюзной
организации при принятии локальных нормативных актов определен в ст. 372
Трудового кодекса.
По решению работодателя могут быть приняты другие местные
нормативные акты (Положения о персонале, Положения о порядке ведения
коллективных переговоров, Положения об участии работников в Управлении,
Положения Комиссии по урегулированию конфликтов). Трудовой кодекс,
положение о структурном подразделении, инструкции по ведению кадрового
учета и т. Д.).
Если представитель группы работников отказывается дать согласие на
принятие соответствующего акта, он не может быть принят. Местные
нормативные акты, принятые без соблюдения порядка ведения учета,
установленного статьей 372 Трудового кодекса, по мнению представительного
органа работников, не применяются. Во время проверок государственными
инспекторами труда эти местные правила будут отменены, а ответственные
должностные лица будут привлечены к административной ответственности.
Сумма штрафов определяется в ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000
рублей).
22
Местные правила, принятые только работодателем, включают план
учреждения, правила, официальные и другие инструкции, приказы и
инструкции.
1.3. Организация кадровой деятельности
Как правило, политика организации включает систему правил, по которой
действуют члены организации.
Важнейшим элементом политики организации, ориентированной на
политику, является кадровая политика, которая определяет философию и
принципы, применяемые руководством в отношении человеческих ресурсов.
5
.
Кадровая политика - это система стандартов и правил в области
управления персоналом, которая должна пониматься и определяться
определенным образом как ведущий человеческий ресурс в соответствии со
стратегией компании. Это определение подчеркивает интеграцию управления
человеческими ресурсами во все виды деятельности организации, а также тот
факт, что все организационные подразделения осведомлены о правилах и
положениях управления человеческими ресурсами. В узком смысле кадровая
политика представляет собой набор конкретных правил, предпочтений и
ограничений для работников и организаций.
Кадровая политика включает разработку кадровой стратегии, определение
целей и задач, определение принципов подбора, назначения и развития
персонала; Совершенствование форм и методов работы персонала в конкретных
рыночных условиях на данном этапе развития организации. ,
Разные авторы по-разному интерпретируют определение кадровой
политики. В литературе кадровая политика рассматривается как стратегия,
формирование общего курса развития и рационального использования
персонала, управление персоналом, обучение требованиям, связанным с
5
Попов, С.А. Актуальный стратегический менеджмент: Учебно-практическое пособие для вузов. -М.: Юрайт
, 2010 . -С.345.
23
деятельностью персонала в соответствии с его набором, его обучение и
управление, основные подходы к управлению персоналом. решить кадровые
проблемы
6
.
По словам Ф. У. Тейлора, кадровая политика - это развитие каждого
работника с максимальной его производительностью и благосостоянием, а
также набор, обучение и расстановка работников на рабочих местах,
приносящих наибольшую выгоду, и т. д.
7
.
А. Файоль определяет кадровую политику как один из ключевых
элементов функции стратегического управления, которая касается принципов
«согласованности персонала».
8
НО А.Я. Кибанов даёт самое краткое
определение кадровой политики.
По его словам, кадровая политика организации - это общее управление
работой персонала, набор принципов, форм, организационный механизм для
определения целей и задач по сохранению, укреплению и развитию
человеческих ресурсов, создавая квалифицированную и очень
последовательную команду. может быстро реагировать на изменения спроса на
рынке, принимая во внимание стратегию развития организации
9
.
Кадровая политика является частью политики организации и должна
полностью учитывать концепцию ее развития. Рисунок 3 иллюстрирует место
кадровой политики в организации политики.
10
.
Основными вариантами являются кадровая политика, обучение, политика,
политика оплаты труда, политика обучения кадровых процедур, политика
социальных отношений.
6
Гордиенко, Ю.Ф. Управление персоналом/Д.В. Обухов, С.И. Самыгин -Ростов на Дону: Феникс, 2014. -
С.110.
7
Капитонов, Э.А., Капитонов, А.Э. Корпоративная культура. —Ростов-на-Дону: Ростиздат, 2009.-С.44.
8
Свиткин, М.З. Организационно-методические аспекты корпоративной культуры // Методы менеджмента
качества. —2009. —No2.-С.61.
9
Зайцев Л.Г., Соколова М.И. Стратегический менеджмент: Учебник. -М.: Экономист, 2012. -С.42.
10
Журавлев П.В. Словарь понятий и определений / П.В. Журавлев, С.А. Карташов, Н.К. Маусов, Ю.Г.
Одегов Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. -М.: Экзамен, 2011. -С.93