25
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица. Указывается на документах в соответствии с документом,
который выдается налоговым органом.
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП). Указывается на документах в соответствии с
документом, который выдается налоговым органом.
07 – код формы документа. Указывается на документах в соответствии с
ОКУД.
08 – наименование организации. Указывается полное (или, сокращенное)
название организации.
09 – справочные данные об организации. Указывается почтовый адрес,
телефон, факс, расчетный счет, сайт, электронная почта.
10 – наименование вида документа. Определяется уставом (Положением
об организации)
11 – дата документа. Другими словами, дата события.
12 – регистрационный номер документа. Другими словами, порядковый
номер в соответствии с номенклатурой дел. Незарегистрированный документ
юридической силы не имеет.
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает в
себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
14 – место составления или издания документа. Другими словами, место
составления или издания с учетом административно-территориального деления
(Например, Москва, Санкт-Петербург и т.д.)
15 – адресат. Получатель документа.
16 – гриф утверждения документа. Применяется на документах с
использованием формулировки: «УТВЕРЖДАЮ»
17 – резолюция. Указание в документе ФИО, содержание поручений, срок
исполнения, подпись и дату.
18 – заголовок к тексту. Краткое содержание документа.
26
19 – отметка о контроле. Использование на документах словом или
штампом «КОНТРОЛЬ»
20 – текст документа. Составляется на русском языке (государственных
языках субъектов РФ)
21 – отметка о наличии приложения. Приложение не является
обязательным, но если есть указывается следующим образом: Приложение: на 6
л.
22 – подпись. Реквизит, который придает юридическую силу документу.
23 – гриф согласования документа. Реквизит, который также придает
юридическую силу документу. Например: «СОГЛАСОВАНО»
24 – визы согласования документа. Другими словами, виза руководителя
структурного подразделения.
25 – оттиск печати. Данная отметка заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах.
26 – отметка о заверении копии. На документах (копиях) указывается
отметка «копия верна».
27 – отметка об исполнителе. Это реквизит, который включает в себя
фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона
специалиста, который непосредственно готовил документ
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это
отметка с указанием ссылки на дату и номер документа, которая
свидетельствует о его исполнении.
29 – отметка о поступлении документа в организацию. Другими словами,
номер и дата поступления документа
30 – идентификатор электронной копии документа. Это отметка (или,
колонтитул), который указывается в левом нижнем углу каждой отдельной
страницы документа и содержащий наименование файла на машинном
носителе, а также дату и иные поисковые данные, которые утверждены в
организации.
27
Помимо общих требований к реквизитам, которые указываются на
документах, также существуют и требования к самим бланкам документов.
Такие документы как приказы, протоколы, положения, письма, справки,
инструкции, а также иные документы должны быть созданы на фирменных
бланках документов. На простой бумаге (не на фирменном бланке) могут быть
написаны только заявления (например, о приеме на работе), записки, отзывы и
доклады.
В ГОСТ Р 6.30-2003 [1] установлены два формата возможных бланков
документов – А4 (210*297) и А5 (148*210). Каждый документ должен иметь
поля – левое – 20мм., правое – 10 мм., верхнее и нижнее – 20 мм. Бланки
документов должны быть на белой бумаге.
С учетом расположения реквизитов существует два варианта бланков –
угловой и продольный.
Кадровый документооборот связан с такими видами бланков документов:
1. Общий бланк. Как правило, это лист бумаги с заранее указанными
реквизитами, которые содержат информацию об организации. Требования к
бланкам организационно-распорядительных документов регламентированы
ГОСТ Р 6.30-97.
При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских
шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ
3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается
печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в
зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании
организации-автора).
Чаще всего фирменный бланк изготавливается типографским способом.
Однако на практике широко используется оперативная полиграфия и
воспроизведение бланка с помощью компьютера.
Несмотря на специфику каждого отдельного документа обязательными
являются следующие реквизиты:
28
- символика (Государственный герб РФ, Герб субъекта РФ, логотип
организации или товарный знак);
- наименование организации;
- дата документа (в отдельных случаях может быть указано время);
- место составления или издания документа.
2. Бланк письма. Как правило, это формат бумаги с заранее
подготовленными реквизитами, на котором содержится информация об
организации. Требования к бланку письма регламентированы ГОСТ Р 6.30-
2003.
На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
- государственный герб РФ;
- герб субъекта РФ;
- логотип организации или товарный знак;
- код организации;
- код формы документа;
- наименование организации;
- контакты организации (адрес, телефон, факс, e-mail, сайт).
- дата;
- номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа и др.
3. Бланк конкретного вида документа. Составляется на основе общего
бланка и содержит те же реквизиты.
Таким образом, можно заключить, что кадровые документы выполняют
важную роль в функционировании организации. Их роль заключается в
подтверждении событий, фактов и явлений, которые связаны с трудовыми
взаимоотношениями между работодателем и работником.
Перечень кадровых документов достаточно обширен и включает
заявления, трудовые книжки, трудовые договора, приказы о приеме и
увольнении на работу, штатное расписание и множество других документов.
29
Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия
работника с работодателем, начиная от приема на работу и заканчивая
трудовой книжкой, которая передается сотруднику, который увольняется (или,
сокращается).
Работа с кадровыми документами требует профессионального подхода и
не терпит ошибок. Нарушение действующего законодательства, норм,
стандартов, правил, предписаний и форм отчетности с одной стороны и прав
сотрудника имеет последствия для руководителя и организации в целом.
Поэтому на современном этапе важно разработать и внедрить в деятельность
организации эффективную систему управления кадровым документооборотом.
Особое внимание следует уделить организации структуры управления
кадровым документооборотом (организация службы отдела кадров) и процессу
автоматизации делопроизводства (внедрение современных компьютерных
программ).
1.3. Управление кадровым документооборотом
Организация движения документов – это важнейший элемент
делопроизводственного процесса. Управление документооборотом требует
компетентного подхода. Для этого на большинстве предприятий создаются
целые отделы кадров. В их компетенцию входит обеспечение четкого,
последовательного, бесперебойного движения документов. На основе
практически всех документов принимаются управленческие решения.
Кадровая служба представляет собой специализированное структурное
подразделение управленческого аппарата, призванного управлять персоналом в
рамках обозначенной кадровой политики организации [41, с. 135]. Кадровая
служба наделяется полномочиями должностных лиц управлять персоналом
организации и, в том числе, кадровым документооборотом.
В качестве объекта управления выступают работники организации, к
которым применяются управленческие функции при формировании трудового
30
потенциала, его мотивации, обучению и т.д. Кроме того, объектом управления
также может выступать коллектив сотрудников.
Субъектами управления выступают лица и подразделения аппарата
управления организации, которые осуществляют функцию управления
персоналом организации. В частности, работа с персоналом организации
ложится на менеджера по кадрам. Этот специалист, в свою очередь,
непосредственно связан с кадровой документацией.
Кадровая служба оказывает огромную помощь в развитии бизнеса
посредством найма высококвалифицированных работников, оценку их
производительности, решение по оплате (совместно с финансовой службой)
[40, с. 29].
В обязанность кадровой службы входит осознание потребности
организации в кадрах. Результатом деятельности данной службы является
вовлечение сотрудников в бизнес, развитие кадрового потенциала, а также
создание благоприятного психологического климата. Кадровая служба является
своеобразным посредником между работником и работодателем, а кадровая
документация – инструмент письменного закрепления принятых
управленческих решений. Умение эффективно работать с персоналом – самые
ценные активы организации, потому что именно кадры – это те самые ресурсы,
благодаря которым достигаются цели организации.
Кадровая служба выполняет большое количество функций, целей и задач.
Функции управления персоналом – это конкретные виды управленческих
работ, которые образуют циклический процесс управления персоналом. В
современной литературе существуют различные подходы к количеству
функций кадровой службы. Тем не менее, следует рассмотреть функции отдела
кадров в аспекте документооборота [37, с. 112].
1. Социальная. Данная функция заключается в том, что благодаря работе
отдела кадров обеспечивается занятость, охрана труда и организация
безопасных условий труда. Реализация данной функции невозможна без таких
документов как инструкции, правила, распоряжения и т.д.
31
2. Регулятивная. Посредством работы отдела кадров устанавливаются и
регламентируются условия труда, разрешаются трудовые споры. В частности,
реализация данной функции невозможна без таких документов как договора,
правила, инструкции и др.
3. Воспитательная. Данная функция заключается в том, что благодаря
работе отдела кадров обеспечивается мотивация сотрудников. Для того, чтобы
мотивировать сотрудников их нужно ознакомить с правилами и
распоряжениями. Одним из инструментов в современных условиях выступает
эффективный контракт.
4. Информационно-аналитическая. Через отдел кадров проходит
огромное количество различной информации, как от руководства организации,
так и от сотрудников. Отдел кадров систематизирует информацию, ведет учет в
соответствии с правилами и требованиями государственных ведомств.
5. Контрольная. Сотрудники отдела кадров проверяют и перепроверяют
информацию, которая через них проходит.
6. Административная. Отдел кадров принимает активное участие в
принятии основных законодательных положений в части организации и оплаты
труда, а также заключении договоров (контрактов).
Помимо всего прочего, отдел кадров занимается вопросами
трудоустройства, развития, поддержания и стабилизации персонала, а также
управление дисциплиной.
Таким образом, можно сделать промежуточный вывод –
документирование трудовых отношений является одной из наиболее важных
функций в деятельности кадровой службы. Документация сопровождает весь
процесс движения кадров (прием, перевод, предоставление отпуска, аттестация,
обучение и повышение квалификации, организация оплаты труда, увольнение и
т.д.).
Работа отдела кадров связана с решением большого количества целей и
задач.
К числу основных целей относится:
32
1. Анализ рынка труда;
2. Формирование и развитие кадрового потенциала;
3. Совершенствование организации труда и его стимулирование;
4. Анализ результатов труда;
5. Создание благоприятного социально-психологического климата
внутри организации;
6. Разработка системы мотивации труда;
7. Сотрудничество с профсоюзами;
8. Разработка социальной и пенсионной политики;
9. Разрешение различных конфликтов;
10. Разработка и совершенствование системы вознаграждения.
Представленный перечень целей, которые возложены на отдел кадров, не
является полным. Отдел кадров аккумулирует всю работу, связанную с
управлением кадрами. Цели, поставленные перед отделом кадров
конкретизируются в задачи. Их перечень также достаточно большой [32, с. 8]:
1. Планирование и учет кадров. Структурное подразделение
занимается разработкой плана потребности организации в кадрах. В число
задач субъекта входит учет приема и выбытия кадров, учет отпусков, болезней,
результатов работы и т.д.
2. Поиск кадров. Структурное подразделение занимается
мониторингом рынка, ведет поиск кадров для создания резерва по наиболее
востребованным должностям и рабочим местам.
3. Отбор кадров. В целях эффективной работы организации, важно
чтобы на этом предприятии работали самые лучшие и компетентные кадры.
Для этого отдел кадров проводит работу по отбору персонала по заранее
оговоренным критериям.
4. Определение зарплаты и льгот. В обязанности отдела кадров также
входит разработка мотивации и стимулирования труда. Специально
устанавливаемые денежные премии и льготы за хорошее качество работы
33
способствуют ориентации работников на достижение целей, стоящих перед
предприятием.
5. Адаптация. Одной из задач отдела также является создание
благоприятной рабочей обстановки, доброжелательного психологического
климата, удобного рабочего места. Успешная адаптация является залогом
успешной работы новых сотрудников.
6. Обучение и повышение квалификации персонала. В целях
повышения конкурентоспособности предприятия и производимой продукции
необходимо постоянно совершенствовать знания, умения и навыки
сотрудников предприятия. Одним из инструментов является обучение,
повышение квалификации и получение дополнительного образования
сотрудниками организации. Отдел кадров должен разработать и внедрить
положение о обучении и повышении квалификации кадров.
7. Аттестация кадров. В целях повышения конкурентоспособности
предприятия и производимой продукции также необходимо периодически
проводить оценку профессионального уровня сотрудников. Результатом
проведения аттестации является оценка работников и подготовка рекомендаций
о целесообразности кадровых изменений в соответствии с кадровой политикой
предприятия.
8. Перестановка кадров по результатам аттестации. По результатам
аттестации, обучения и повышения квалификации отдел кадров готовит
документы по повышению, понижению, переводу или увольнению работников.
9. Подготовка руководящего состава. Одной из наиболее важных
задач, стоящих перед кадровой службой предприятия, является проведение
работ по обеспечению эффективности труда руководящего состава за счет
укрепления его профессиональными управленческими кадрами. Естественно,
что решения по укреплению руководящего состава управленческими кадрами
принимаются руководством предприятия, однако подготовка своевременных
предложений осуществляется кадровой службой и службой безопасности
предприятия.
34
10. Социальная работа. Управление персоналом напрямую связано с
социальной работой. Производительность труда и отношение к труду
определяются социальными условиями. Кадровая служба организации должна
отслеживать быт своих работников, понимать их нужды и максимально
удовлетворять, а также создавать условия для проживания, решения проблем,
связанных со здоровьем, отдыхом и питанием.
11. Юридическая и дисциплинарная работа. Одной из задач отдела
также является разработка форм и заключение трудовых договоров. В случае
нарушения внутренних планов и распоряжений отдел готовит меры
дисциплинарного воздействия. Кадровая служба занимается также разработкой
должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов,
заявлений и жалоб работников.
На современном этапе происходит переход к электронному кадровому
документообороту и совершенствование процесса автоматизации с
использованием таких программ как СУБД «Делопроизводство», «Workflow»,
«1С: Делопроизводство», «Парус-Делопроизводство» и др.
В 2017 году была утверждена «Стратегия развития информационного
общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы». В рамках утвержденной
стратегии разработана программа «Цифровая экономика». Одним из
мероприятий данной программы является переход на безбумажное
взаимодействие работодателей и работников. Другим словами, в ближайшем
будущем появится законодательная база, которая будет стимулировать
кадровиков вести документооборот в электронном виде.
Переход с бумажного формата на электронный имеет большое
количество преимуществ:
- повышение мобильности сотрудников;
- ускорение процесса кадрового документооборота;
- высокая сохраняемость документов;
- повышение прозрачности кадрового документооборота;
- ускорение процесса согласования и подписания документов;