22
Следующий важный акт федерального уровня – это закон «О
персональных данных». Согласно ст.3 закона №152-ФЗ, любой работодатель
– государственный орган, муниципальный орган, юридическое или
физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами
организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а
также определяющие цели обработки персональных данных, состав
персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции),
совершаемые с персональными данными, - является оператором
персональных данных.
Базовое требование закона «О персональных данных» гласит, что
любой «оператор при обработке персональных данных обязан принимать
необходимые организационные и технические меры, в том числе
использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты
персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним,
уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения
персональных данных, а также от иных неправомерных действий». Это
существенно ужесточает требования к организации кадрового
документооборота на предприятии.
Также в ст. 5 закона №152-ФЗ определяются базовые принципы
обработки работодателями персональных данных физических лиц. В целом
положения данной статьи опираются на положения Конституции РФ, в
частности на текст ст. 24, согласно которому установлены запрет на сбор,
хранение, использование и распространение информации о частной жизни
лица без его согласия, а также обязанность со стороны органов
государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных
лиц обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и
материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы.
Помимо этого, в соответствии с. 4 ст. 29 Конституции РФ определено, что
каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и
23
распространять информацию любым законным способом. Таким образом,
именно Основной закон России формирует и закрепляет отправные
принципы нормативно-правового регулирования обработки персональных
данных физических лиц в РФ.
При организации и ведения кадрового документооборота в
организации должны учитываться ряд отраслевых принципов, изложенных в
ст. 5 закона №152-ФЗ, являющихся основополагающими в связи с
процессами обработки персональных данных работников – физических лиц в
Российской Федерации. Это следующие принципы:
− обработка персональных данных должна осуществляться на
законной и справедливой основе;
− обработка персональных данных должна ограничиваться
достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с
целями сбора персональных данных;
− не допускается объединение баз данных, содержащих персональные
данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых
между собой;
− обработке подлежат только персональные данные, которые
отвечают целям их обработки;
− содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны
соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые
персональные данные не должны быть избыточными по отношению
к заявленным целям их обработки;
− при обработке персональных данных должны быть обеспечены
точность персональных данных, их достаточность, актуальность по
отношению к целям обработки персональных данных. Оператор
должен принимать необходимые меры по удалению или уточнению
неполных или неточных данных;
24
− хранение персональных данных должно осуществляться в форме,
позволяющей определить субъекта персональных данных, не
дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных,
если срок хранения персональных данных не установлен
федеральным законом, договором, стороной которого,
выгодоприобретателем или поручителем по которому является
субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные
данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении
целей обработки.
Все эти принципы должны неукоснительно соблюдаться в кадровом
документообороте современного предприятия при работе с персональными
данными работников.
Применительно к обработке персональных данных работников в
кадровом документообороте также важно упомянуть такой нормативный акт,
как Постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 №
687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных
данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
22
. Его
положения касаются тех организаций, которые ведут кадровый
документооборот в бумажном виде, без цифровизации процесса.
Согласно данному постановлению, правила обработки персональных
данных, осуществляемой без использования средств автоматизации,
установленные нормативными правовыми актами федеральных органов
исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации,
должны применяться с учетом положений данного постановления.
22
Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях
обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» // Российская
газета. 2008. №200.
25
П.4 данного постановления указывает в частности, что персональные
данные при их обработке, осуществляемой без использования средств
автоматизации, в кадровом документообороте должны обособляться от иной
информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных
носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм
(бланков).
Согласно п.5, для обработки различных категорий персональных
данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для
каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный
материальный носитель.
Согласно п.6 постановления, лица, осуществляющие в кадровом
документообороте обработку персональных данных без использования
средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или
лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны
быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных,
обработка которых осуществляется оператором без использования средств
автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также
об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных
нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной
власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а
также локальными правовыми актами организации (при их наличии).
В ряде случаев кадровый документооборот организации связан с
необходимостью ознакомления сотрудников с коммерческой тайной
организации, а также с необходимостью заключения с ними
соответствующих документов о сохранении и неразглашении коммерческой
тайны. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну,
список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за
распространение конфиденциальных данных определяются в современном
26
кадровом документообороте в соответствии с Федеральным законом от
29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
23
.
Таков основной круг федеральных нормативно-правовых актов,
регламентирующих различные аспекты кадрового документооборота в
России. Помимо них в РФ действует целый ряд нормативно-методических
документов, определяющих особенности организации работы с кадровыми
документами. Основные методические документы по кадровому
делопроизводству и документообороту носят рекомендательный характер.
Организация вправе сама решать, придерживаться этих рекомендаций или
разработать свои корпоративные стандарты.
Так, рекомендованные стандарты оформления организационно-
распорядительных и учетных документов по кадрам сегодня утверждены
Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов», который был введен в действие в 2003 году. Он
устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению
реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Здесь дается
исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок
и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.
Важный нормативно-методический документ, широко применяемый в
кадровом документообороте, - это Постановление Правительства РФ 2003
23
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне»
// Российская газета. 2004. №166.
27
года «О трудовых книжках»
24
и связанное с ним Постановление Минтруда
России № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых
книжек»
25
. Эти методические документы в кадровом документообороте
позволяют правильно организовать заполнение трудовых книжек
работников, внесения в нее при необходимости соответствующих изменений
либо оформления дубликата вместо испорченного или утраченного
документа.
Также к нормативно-методическим актам следует отнести
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
26
, которым
утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты. Ранее они были обязательными, однако с 2013 года
стали необязательными к применению. Однако они важны, поскольку
содержат в себе рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Таким образом, анализ показывает, что перечень нормативно-правовых
и нормативно-методических документов, регулирующих кадровый
документооборот, широк. Данный перечень ежегодно обновляется,
дополняется, требования уточняются, поэтому сотрудники кадровой службы
должны постоянно следить за изменениями в трудовом законодательстве.
1.3. Специфика организации кадрового документооборота в
бюджетных учреждениях
Для выявления особенностей кадрового документооборота в
бюджетных учреждениях, прежде всего, следует определить понятие
бюджетного о учреждения как особого типа организаций.
24
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» //
Российская газета. 2003. №77.
25
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции
по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. 2003. № 235.
26
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. 2004. №5.
28
Согласно Федеральному закону от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О
некоммерческих организациях»
27
, бюджетным учреждением признается
некоммерческая организация, созданная РФ или ее субъектом для
выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации
предусмотренных законодательством РФ полномочий соответственно
органов государственной власти (государственных органов) или органов
местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения,
культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и
спорта, а также в иных сферах.
Бюджетное учреждение обязано соблюдать все нормы, связанные с
трудовым законодательством и кадровой работой. Поэтому все положения
законы и подзаконные нормативно-правовые акты, перечисленные выше,
обязательны к исполнению в бюджетном учреждении.
Кадровая служба современной бюджетной организации может иметь
разные названия: Служба управления персоналом, Служба кадров, Отдел
кадров. Независимо от названия функционал это службы таков:
− определение потребности в персонале;
− разработка комплексных целевых программ развития персонала;
− организация и осуществление анализа содержания труда, аттестации
персонала, разработки профессио - и психограмм;
− разработка систем проверки профессиональных и личностных
качеств претендентов на занятие вакантных рабочих мест;
− анализ разделения, организации и нормирования труда, разработка
предложений по их совершенствованию;
− разработка документов, определяющих трудовые отношения в
учреждении;
− организация набора, отбора и расстановки персонала;
27
Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О некоммерческих организациях» //
Российская газета. 1996. №14.
29
− планирование карьеры работников;
− организация и обеспечение работы по развитию персонала;
− разработка систем стимулирования и мотивирования работников;
− проведение работ по повышению уровня охраны и безопасности
труда;
− разработка системы сквозных показателей и оценки результатов
труда подразделений, руководителей и специалистов, организация
проведения аттестации;
− организация учета персонала и предоставления необходимой
отчетности, проведение аналитической работы по результатам
управления персоналом
28
.
Но иногда служба кадров занимается только сугубо
организационными моментами, то есть оформлением приема, перевода на
другую работу и увольнения сотрудников, их отпусками и больничными
листами и необходимыми для этого делопроизводственными операциями.
Функции управления персоналом в этом случае передаются другим
подразделениям или непосредственно руководителю предприятия. Иногда
эти функции в принципе не реализуются. Но такое положение дел не
является нормальным и мешает эффективному работу бюджетной
организации.
В крупных бюджетных организациях всегда существует
самостоятельный отдел кадров, даже если он занимается только вопросами
оформления дел сотрудников. В небольших бюджетных (20-40 сотрудников)
организациях может работать на 0,5 или одну ставку специалиста по кадрам.
Бюджетная организация обязана иметь свою базу локальных актов,
включающую ряд обязательных локальных нормативных документов,
регулирующих трудовые отношения, в их число входят:
28
Дуракова И.Б. Управление персоналом: отбор и найм. Исследование зарубежного опыта. М.: Центр, 2018.
С. 315.
30
− Устав организации или Положение об организации;
− Правила внутреннего распорядка;
− Инструкция о защите персональных данных;
− Положение об охране труда;
− документы о нормировании труда;
− Положение о кадровой службе;
− документы по нормированию труда;
− коллективный договор;
− положений о персонале;
− положения о подразделениях;
− должностные инструкции и др.
В настоящее время в российской бюджетной сфере осуществляется
реформа, связанная с введением новой системы оценки эффективности труда
сотрудников через так называемый эффективный контракт. Введение
эффективного контракта связано с необходимостью повысить эффективность
труда и одновременно справедливость его оплаты. Задача эта была
сформулирована в бюджетном послании Президента от 28.06.2012 года.
Предполагается, что важным шагом для реализации этой задачи станет
переход от сметного финансирования учреждений к введению новой системы
оплаты – эффективного контракта. В нем будут четко определены условия
оплаты труда и социальный пакет работника в зависимости от качества
и количества выполняемой им работы. В настоящее время система
эффективного контракта только начала вводиться в системе образования,
культуры, здравоохранения. Не решены ещё вопросы внедрения
эффективного контракта, определения критериев эффективности труда и
самого эффективного контракта. Однако для организации кадрового
документооборота в бюджетных организациях понятие эффективного
контракта имеет важное значение, поскольку с этим типом кадровых
31
документов кадровикам бюджетных организаций России уже приходится
иметь дело.
Термин «эффективный контракт» был впервые использован в
предвыборной статье В.В. Путина в 2012 году «Строительство
справедливости, социальная политика для России»
29
. В дальнейшем этот
термин был упомянут в Указе Президента Российской Федерации «О
мероприятиях по реализации государственной социальной политики»
30
и в
Бюджетном послании Президента Российской Федерации от 28.06.2012 г. «О
бюджетной политике в 2013-2015 годах»
31
.
В бюджетном послании говорилось, что «в целях сохранения кадрового
потенциала, повышения престижности и привлекательности профессий в
бюджетном секторе экономики Правительству Российской Федерации
поручается разработать программу поэтапного совершенствования системы
оплаты труда работников бюджетного сектора экономики, обусловив
повышение оплаты труда достижением конкретных показателей качества и
количества оказываемых услуг»
32
.
Введение эффективного контракта предусмотрено и другими
программными документами Правительства РФ. Но при этом в большинстве
этих документов эффективный контракт просто упоминается без
определения данного понятия, без «расшифровки», что такой контракт из
себя представляет. Поэтому обратимся к различным документам, чтобы
выяснить, что представляет собой эффективный контракт.
В Указе Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года № 597
«О мероприятиях по реализации государственной социальной политики«
29
Путин В.В. Строительство справедливости, социальная политика для России// Российская газета. 2012. №
23. С. 4.
30
Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 597 «О мероприятиях по реализации
государственной социальной политики» // Российская газета. 2012. - №102.
31
Бюджетное послание Президента РФ от 28 июня 2012 года «О бюджетной политике в 2013 - 2015 годах»
[Электронный ресурс]. Режим доступа: www.kremlin.ru.
32
Там же.