34
документов, бланков и журналов для грамотного оформления приема на
работу нового сотрудника[19]. К таким документам относятся:
1) утвержденное работодателем штатное расписание;
2) утвержденные работодателем Правила внутреннего трудового
распорядка (ПВТР);
3) утвержденное работодателем Положение о защите персональных
данных работников;
4) утвержденная работодателем форма трудового договора;
5) утвержденная работодателем должностная/рабочая инструкция на
должность, на которую принимается работник (если в трудовом договоре не
указываются права и обязанности по трудовой функции);
6) альбом унифицированных форм и указания по их применению;
7) книга учета движения трудовых книжек (пронумерована,
прошнурована и скреплена сургучной печатью);
8) журнал регистрации трудовых договоров;
9) журнал регистрации приказов о приеме на работу;
10) бланк приказа о приеме на работу – унифицированная форма Т-1;
11) бланк личной карточки работника – унифицированная форма Т-2;
12) утвержденная работодателем номенклатура кадровых документов;
13) дело (папка-скоросшиватель) для хранения приказов о приеме на
работу;
14) дело для хранения трудовых договоров;
15) контрольный лист разноски приказа о приеме на работу (лист
разноски).
Человек, поступающий на работу, должен предъявить в кадровую
службу ряд документов. Их состав определен Трудовым Кодексом
Российской Федерации. Перечень документов, предъявляемых работником в
кадровую службу для заключения трудового договора, приведен на рисунке
5. При оформлении на работу нового сотрудника, прежде всего, необходимо
руководствоваться Трудовым кодексом РФ.
35
В первую очередь определяется подлинность, полнота и принадлежность
документов их владельцу. Важно проверить наличие печати и правильность
записей на титульной странице трудовой книжки, а также записи об
увольнении от предыдущего работодателя.
Необходимо предъявить работнику при поступлении на работу: паспорт
или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; СНИЛС
(страховое свидетельство государственного пенсионного страхования);
военный билет (документы воинского учета); документ об образовании, о
квалификации или наличии специальных знаний; дополнительные документы
(по требованию).
Сведения, предоставленные работником, являются персональными
данными, которые защищены законом. В главе 14 Трудового Кодекса
Российской Федерации установлены основные положения защиты
персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке
и хранении. В соответствии с требованиями указанной главы работодатель
должен разработать документ, устанавливающий порядок обработки
персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п.8
ст. 86 ТК РФ) [31].
До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен
под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением о
защите персональных данных работников и иными локальными нормативными
актами работодателя, непосредственно связанными с его будущей трудовой
деятельностью. Если в организации имеется коллективный договор, сотрудник
должен быть ознакомлен и с коллективным договором. Если в организации
принято до оформления трудового договора оформлять заявление о приеме на
работу, сотрудник составляет такое заявление [19].
Необходимость и форма письменного заявления работника о приеме на
работу трудовым законодательством не установлено. Заявление о приеме на
работу является внутренним документом компании, представляющим решение
36
и согласование, а также дополнительную информацию от руководителей
структурных подразделений [19].
Если заявление о приеме на работу является основанием для оформления
трудового договора, его хранят в отдельной папке до минования надобности, но
не менее одного года. Если заявление совместно с трудовым договором служит
основанием издания приказа о приеме на работу, то заявление хранится в
личном деле 75 лет.
Трудовым кодексом РФ строго регламентированы определенные сроки,
которые в обязательном порядке должны соблюдаться при оформлении приема
на работу, поэтому при оформлении кадровых документов нужно точно
следить за ними, так как несоблюдение сроков считается нарушением
законодательства [19].
Оформление трудового договора с работником является основанием
возникновения трудовых отношений.
Работник кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о
приеме на работу заполняет личную карточку работника унифицированной
формы Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.
№ 1 [19].
Если в организации на работников оформляются личные дела, то в
номенклатуре кадровой службы указывается срок хранения личного дела 75
лет. Личное дело представляет ценность на уровне государства и должно
формироваться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к личным
делам. Личное дело ведется в обязательном порядке на государственных и
муниципальных служащих. В других организациях личные дела ведутся по
усмотрению работодателя. Личное дело – это совокупность документов
персонального учета, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его
трудовой деятельности [19].
В организации должна быть Книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них. В Книге учета регистрируются все трудовые книжки,
37
принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки
и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные работникам вновь.
Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с
документами, состоящими в системе управления кадрами.
Совершенствование системы документационного обеспечения
управления и подготовка к осуществлению внедрения электронного
документооборота содержат [15]:
1) составление положения о ДОУ;
2) регулирование исполнений мероприятий по документационному
обеспечению управления;
3) подготовку предложений по разработке номенклатуры дел
организации;
4) формирование альбома форм документации организации;
5) разработку порядка внесения изменений в систему документационного
обеспечения управления.
Одним из методов оценки состояния системы документационного
обеспечения управления, можно считать наличие правильно оформленной
номенклатуры дел организации.
Для грамотной организации кадрового делопроизводства необходимо
выполнить два действия: составить номенклатуру дел и формировать дела в
соответствии с номенклатурой.
Номенклатура дел – это документ, который представляет собой
систематизированный перечень наименований дел (папок), заводимых в
делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения по
установленной Росархивом форме [19].
Номенклатура дел составляется на основе проведения исследований
содержания документов, которые формируются в деятельности компании.
При составлении номенклатуры дел нужно руководствоваться уставом
или положением об организации, положениями о структурных подразделениях,
штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год,
38
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями
документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными
номенклатурами дел [19].
Номенклатура дел в завершении каждого года уточняется и вводится в
действие с 1 января следующего года. Номенклатуру дел согласовывают с
архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае кардинальных
изменений функций и структуры организации формируют новую номенклатуру
дел. В номенклатуре дел предусмотрены специальные заголовки дел для
группировки документов, представляющие все документируемые участки и
вопросы деятельности компании [19].
В завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел
составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно
постоянного и временного хранения. О сведениях, включенных в итоговую
запись номенклатуры дел организации, обязательно сообщают архивному
учреждению, и в номенклатуре дел проставляют отметку с указанием
должности лица, сделавшего отметку, и расшифровку его подписи [19].
Вывод по первой главе:
Таким образом, можно сделать вывод, о том, что для каждого
предприятия необходимо постоянно модернизировать систему кадрового
документооборота, так как это важно не только для повышения качества
принимаемых управленческих решений и улучшения работы организационной
структуры предприятия, но и для комплексного совершенствования
организации.
39
Глава 2. Оценка организации кадрового документооборота в
ООО «Альянс»
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Альянс»
Компания ООО «Альянс» позиционируется на рынке, прежде всего, как
инженерная компания с широким спектром услуг в области систем отопления,
вентиляции и кондиционирования. Осуществляет поставку, а затем монтаж и
пуско-наладку оборудования. Благодаря наличию своей собственной
сервисной службы, ООО «Альянс» предлагает как гарантийное, так и
послегарантийное сервисное обслуживание, которое является залогом
бесперебойной работы оборудования и отвечает за увеличение срока
эксплуатации систем.
Целью компании ООО «Альянс» является разработка и воплощение в
жизнь оптимальных инженерных решений для самых нестандартных и
амбициозных задач, выдвигаемых заказчиком, используя при этом
современные технологии и качественное оборудование ведущих фирм мира, а
так же многолетний опыт специалистов компании, имеющих высшее
профильное образование.
Характерными чертами ООО «Альянс» являются ее молодость,
динамичность и гибкость в решении стоящих перед ней задач, постоянное
развитие и совершенствование, ответственность и серьезность в отношениях с
партнерами.
ООО «Альянс» предлагает оборудование ведущих мировых
производителей в этой области: «DAIKIN», «TOSHIBA», «PANASONIC»,
«HITACHI», «GENERALCLIMATE», «NOBO», «FRICO», «SISTEMAIR»,
«CEILHIT», «OSTBERG».
Для оказания полного объема услуг в сфере продаж систем
кондиционирования, вентиляции и обогрева в ООО «Альянс» создана и
функционирует следующая организационная структура управления (рисунок 1).
40
Рисунок 1 – Организационная структура управления ООО «Альянс»
Из рисунка 1 видно, что в ООО «Альянс» сформирована и действует
линейная структура управления.
Численность персонала ООО «Альянс» — 38 человек. В соответствии со
штатным расписанием, в состав персонала входят директор, ведущий
специалист по проектированию (инженер), главный бухгалтер, начальник
отдела продаж, менеджеры по продажам, ведущий специалист по сервису,
монтажники.
К достоинствам такой структуры управления относятся: установление
четких и простых взаимосвязей между подразделениями организационной
структуры; получение подчиненными непротиворечивых и увязанных между
собой заданий и распоряжений; полная ответственность каждого руководителя
за результаты работы; обеспечение единства распорядительства сверху донизу.
Недостатком данной организационной структуры управления является то,
что руководитель должен быть компетентен во всех областях управления. Это
приводит в сложных организациях к перегрузке руководителей,
ДИРЕКТОР – 1 чел.
Гл.бухгалтер – 1 чел.
Начальник отдела
продаж – 1 чел.
Инженер – 1 чел.
Менеджеры по
продажам – 10 чел.
Ведущий специалист
по сервису – 1 чел.
Монтажники – 4 чел.
41
некомпетентности и несвоевременности принятия решений, бюрократизму и
негибкости.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что данный тип
организационной структуры наилучшим образом подходит для малого
предприятия ООО «Альянс». Количественное состояние организационной
структуры управления остается неизменным на протяжении всей деятельности
предприятия, что позволило создать отлаженную систему работы.
Присутствует определенная система движения кадров внутри
организации (взаимозаменяемость). Заработная плата всех сотрудников
сдельная, складывается из процентов от прибыли. Это делает коллектив
сплоченным, т.к. все заинтересованы в общей прибыли предприятия, а также
данное обстоятельство является хорошим ориентиром для всех сотрудников на
качественную и ответственную работу.
Для изложения технико-экономической характеристики ООО «Альянс»
сведем данные, собранные во время прохождения преддипломной практики, и
составим таблицу 5, консолидирующую данные бухгалтерского баланса за 2018
год.
Таблица 5
Динамика основных экономических показателей ОООО «Альянс»
Показатели
2016
2017
2018
Изменения,
тыс.руб.
Темп роста,
%
2017
к
2016
2018
к
2017
2017
к
2016
2018
к
2017
Выручка от
продажи, тыс.руб.
50913
58715
65184
+7802
+6469
115,3
111,02
Себестоимость,
тыс.руб.
38984
45587
51260
+6603
+5673
103,9
113,0
Управленческие и
коммерческие
расходы, тыс.руб.
170
205
216
+35
+11
105,8
104,8
Прибыль от продаж,
тыс.руб.
11929
13128
13924
+1199
+796
111,8
105,7
Прибыль до
налогообложения,
тыс.руб.
11844
13317
14270
+1473
+953
107,9
125,6
Чистая прибыль,
тыс.руб.
11475
12654
13416
+1179
+762
124,2
125,6
Стоимость основных
средств, тыс.руб.
1740
2890
2706
+1150
-184
101,1
101,2
42
Окончание таблицы 5
Стоимость активов,
тыс.руб.
15479
19753
23818
+4274
+4065
107,1
109,4
Численность
персонала, чел.
32
34
38
+2
+4
112,5
105,6
Фонд оплаты труда,
тыс.руб.
2680
2790
2880
+110
+90
104,1
103,2
Производительность
труда, тыс.руб.
3182,1
3261,9
3430,7
+79,8
+168,8
102,5
105,2
Фондоотдача, руб.
29,3
20,3
24,1
-9
+3,8
69,3
118,7
Анализ данных, представленных в таблице 5, позволяет сделать вывод о
том, что в настоящее время финансовое состояние ООО «Альянс» можно
охарактеризовать как устойчивое.
Из таблицы 5 видно, что выручка от продаж в 2018 году возросла по
отношению к показателям 2017 г. на 6469 тыс. руб., т.е. на 1,02%.
Росту выручки от продаж способствовало заключение в 2018 году
достаточно выгодных договоров на поставку систем вентиляции и
кондиционирования с крупными предприятиями города.
В том же периоде рост себестоимости проданной продукции составил
5673тыс.руб., или 12,5%. Величина управленческих и коммерческих расходов
увеличилась на 11тыс.руб. (5,4%).
В результате вышеуказанных изменений величина прибыли от продаж в
2018 году увеличилась на 796 тыс.руб. (или на 5,7%) по сравнению с
показателями 2017 года, а чистая прибыль увеличилась в 2018 году на
762тыс.руб. (или на 28,7%).
Графически динамика изменения показателей выручки, себестоимости и
прибыли от продаж ООО «Альянс» за 2016-2018г.г. представлена на рисунке 2.
43
Рисунок 2 – Динамика показателей, тыс.руб.
В рассматриваемом периоде наблюдается сокращение стоимости
основных средств на 184 тыс.руб. (или на 6,4%), в результате чего на 18,7%
повысился показатель фондоотдачи.
В 2018 году произошло увеличение собственного капитала на 962
тыс.руб. (или на 28,5%), а также величины заемного капитала на 3103 тыс.руб.
(или на 18,9%).
Положительной оценки заслуживает увеличение показателя
производительности труда в 2018 году на 5,2%, при увеличении численности
персонала на 4 чел. (или на 4,2%).
Графически динамика изменения показателя производительности труда
персонала ООО «Альянс» в 2016-2018г.г. представлена на рисунке 3.
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
2016
2017
2018
50913
58715
65184
38984
45587
51260
11929
13128
13924
Выручка
Себестоимость
Прибыль от продаж