24
В настоящее время действуют унифицированные формы по учету
кадров (Приложение 1), а также по учету рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда (Приложение 2).
1.3. Особенности организации кадрового документооборота
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как
определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого
движения. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой
операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Главное правило
организации документооборота – оперативное прохождение документа по
наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Кадровый документооборот, как технологический процесс, делится на
несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в
управлении. Под кадровым документопотоком понимается сложившееся или
организованное в пределах информационной системы движение данных в
определенном направлении при условии, что у этих данных общий источник и
общий преемник.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий,
исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как
информация поступивших кадровых документов используется для подготовки
внутренних и исходящих ответных и т.д.
30
Входящий документопоток любой организации складывается из:
документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных
организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений
граждан (предложения, заявления, жалобы).
Исходящий документопоток состоит из кадровых документов,
создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Внутренний
документопоток составляют кадровые документы, создаваемые и используемые
30
Гусятникова Д.Е. Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера. - М.:
Издательство «Альфа-Пресс», 2016. – С. 20
25
в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы
31
.
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет
существенных отличий от составления исходящих документов и включает те
же операции, за исключением отправки адресату.
Регистрация может производиться для всех групп документов, но
прежде всего для входящих. Работа по исполнению и контролю исполнения
охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение -
исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят
одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким
исключением, на архивное хранение не передаются.
Схема движения документов в организации:
1. Поступление документов
2. Сортировка документов
3. Регистрация
4. Передача руководителю организации или руководителям структурных
подразделений
5. Принятие руководителем решения и передача документов на
исполнение
6. Непосредственно само исполнение
7. Хранение документов (передача в архив)
Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих
документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на
рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.
Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут
быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в
структурные подразделения или сразу исполнителям
32
.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления,
31
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск:
Сибирское соглашение, 2016. – С. 84
32
Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие. - М.:
Экзамен, 2016. – С. 41
26
позволяя ее наглядно увидеть, крайне важно проводить анализ
документооборота для совершенствования работы управленческого аппарата.
Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере
управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому
вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по
вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем
больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок.
К основным принципам организации документооборота можно
отнести
33
:
— оперативное прохождение документов: чтобы сократить время их
пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по
обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и
раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют
одновременно, и т.д.);
— каждое перемещение документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
— порядок прохождения и процессы обработки основных видов
документов должны быть единообразными;
— для оптимизации маршрутов движения различных категорий
документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной
деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок;
рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы;
— вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от
адресата должна пройти обработку в канцелярии;
— на всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых)
для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в
виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем
производится в день получения документа.
33
Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2015. – С. 52
27
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по
структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству,
передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы,
адресованные в структурные подразделения, сортируются по их
наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.
Нерегистрируемые документы должны раскладываться по структурным
подразделениям для доставки по назначению, остальная документация
передается для регистрации
34
.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в
резолюциях. Руководитель учреждения или структурного подразделения,
рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные
указания по его исполнению.
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если
указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них
поочередно. Для одновременной работы над документом с него
изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа
направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем
совместно с сотрудниками, указанными в ней. При передаче ответного
документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании
которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать
вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему
материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом
полностью завершена.
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным
образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую
просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой
тематики, требующие ответной реакции адресата.
34
Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник
кадровика. – 2015. - №11. - С. 58
28
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
1) составление проекта документа, его распечатка;
2) согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
3) подписание (утверждение) документа;
4) регистрация и отправка документа
35
.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии
проекта заинтересованным организациям и лицам. Подписанные документы
регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию,
секретарю).
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка
проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание,
исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и
оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения
совпадают с маршрутами входящих документов.
Выводы по главе 1
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление.
Кадровый документооборот – деятельность по организации движения
кадровых документов на предприятии с момента их создания или получения до
завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Правильная организация документооборота на предприятии влияет на
оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в
целом. При рациональной организации документооборота повышаются
производительность и эффективность труда, выполняемого работниками
предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата
управления.
35
Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение
документации. - М.: Изд-во Омега-Л, 2016. – С. 45
29
При этом необходимо отметить, что ведение кадрового
делопроизводства и документооборота в организации имеет важную роль.
Благодаря хорошей базе кадрового документирования можно решить большой
ряд проблем, например, избежать конфликтных ситуаций, установить
внутриорганизационные правила и трудовые распорядки, улучшить систему
управления персоналом, облегчить работу менеджера по персоналу и самому
руководителю, избежать штрафных санкций от проверяющих инстанций.
30
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота
в ООО «Арболит»
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия
ООО «Арболит» зарегистрирована 27 апреля 2016 г. регистратором
Межрайонная Инспекция Федеральной Налоговой службы № 17 по Пермскому
краю.
Руководитель организации: директор Богатырев Евгений Романович.
Учредителями ООО «Арболит» являются: Соловей Р.Г. – доля 75,5%
(24915 руб.) и Васильев Ю.В. – доля 24,5% (8085 руб.).
Общая сумма уставного фонда составляет 33 тыс. руб.
Юридический адрес ООО «Арболит»: 614031, Пермский край, город
Пермь, улица Докучаева, дом 50.
Основным видом деятельности является «Производство изделий из
асбестоцемента и волокнистого цемента», также зарегистрированы 22
дополнительных вида деятельности, среди которых «Торговля оптовая
лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим
оборудованием» и «Деятельность автомобильного грузового транспорта и
услуги по перевозкам».
Основным видом производимой продукции ООО «Арболит» выступают
арболитовые блоки. Арболитовыми блоками называют стройматериалы, для
изготовления которых используют смесь бетона и крупной деревянной щепы.
Благодаря этим щепам, а точнее, их стандартизированному размеру и
равномерному распределению по всей массе, арболитовые блоки, недостатки у
которых, безусловно, тоже имеются, прочно занимают сегодня свое законное
место на одном уровне с наиболее востребованными строительными
материалами.
Производимая продукция имеет как преимущества, так и недостатки.
Преимущества арболита заключаются в следующем:
- Прочность. Уникальная смесь древесной щепы и высококачественного
31
цемента позволяют создать весьма легкий и при этом прочный блок
небольшого размера. Нагрузки, которые выдерживает арболит, позволяют
использовать этот материал для возведения несущих стен в конструкциях дач и
домов. Экспериментальным путем доказано, что возведенное здание с
арболитовыми стенами осаживается, как и любое здание после постройки, на
такую же величину, но затем арболит приобретает свою изначальную форму и
поднимает здание на прежний уровень.
- Теплопроводность арболита. По сравнению с другими материалами
арболит превосходит по этим критериям кирпич, столь популярный при
строительстве дач, в 5 раз. Сравнивая с пенобетоном (0.10 - 0.35) и газобетоном
(0.08 - 0.21) арболит так же немного выигрывает в этой номинации.
- Звукоизоляционные свойства арболита обусловлены тем, что его
пористая структура заставляет шум собираться между материалами разной
плотности, дерево и цемент, таким образом, полностью гася звуковую волну.
Если возвращаться к цифрам, то коэффициент звукопоглощения арболита равен
0.17 до 0.6. К примеру, у пенобетона 0,35, у газобетона - 0,2.
- Огнеупорные свойства арболита. Благодаря своей смешанной
структуре арболит просто не может гореть, деревянная составляющая щедро
разбавлена цементом, который не рассыпается и не крошится при возгорании, а
остается на месте. Именно поэтому деревянная щепа не загорается и даже не
начинает тлеть.
- Воздухообмен и поддержание нормального уровня влажности.
Благодаря пористой структуре арболит «дышит», не давая воздуху
застаиваться, и поддерживает определенный уровень влажности.
- Вес материала. Арболит очень легкий материал, он не создаст
негативных условий для проседания почвы и спокойно сможет устоять на
плавунцах. Его вес сопоставим с пено- и газобетонами.
Минусы арболитовых блоков заключаются в следующих его свойствах:
- Неточная геометрия. Из-за того, что формы арболита не настолько
точны, как тот же газосиликат или кирпич, рациональность применения во
32
время кладки арболитовых панелей специального клея, обладающего
теплосберегающими свойствами, с помощью которого можно было бы
минимизировать толщину мостиков холода, ставится под сомнение. В
результате, для кладки используют кладочный раствор, что приводит к потере
тепла.
- Высокая степень водопоглощения. Способность поглощать влагу также
можно отнести к недостаткам арболита. Показатель водопоглощения
теплоизоляционного деревобетона колеблется от 40 до 85%, а конструктивно-
теплоизоляционного — от 50 до 70%. Дерево, впитывая влагу, начинает
разбухать, но окружающий его со всех сторон цемент своих размеров при этом
не меняет.
С целью предотвращения отрицательных последствий этого явления, в
строительный деревобетон добавляют сульфат алюминия, который снижает
степень влагопоглощения. Как бы там ни было, а свести это свойство
древесины к нулю не представляется возможным.
- Вероятность несоблюдения технологии производства арболита.
Применяя для строительства арболитовые блоки, важно обладать информацией
о применяемой в процессе их производства технологии, а именно:
Нужно знать процентное содержание в блоке щепы, поскольку
некоторые недобросовестные продавцы вместо древесной щепы используют
смесь из щепы и опилок. Несмотря на разрешение ГОСТом на добавление
опилок в арболит, наиболее упругими и прочными являются те панели, которые
производились с использованием чистой щепы.
Так же важно обладать информацией касательно того, подвергалась
ли та древесная масса, которую использовали в процессе производства
арболитовых блоков, необходимой химической обработке.
При уплотнении блоков должен быть использован вибропресс или
механические трамбовки, но не ручной способ. Этот процесс должен
происходить в специальных необходимых ему условиях. Только при условии
соблюдения всех этих требований, качество продукции будет соответствовать
33
норме, а изделия прослужат долго.
ООО «Арболит» является микропредприятием и имеет простую
структуру, отраженную на рисунке 1.
Рисунок 1. Управленческая структура ООО «Арболит»
Органами управления предприятия является собственник имущества в
лице директора предприятия. Собственник правомочен принимать решения по
любым вопросам деятельности предприятия. К исключительной компетенции
собственника относятся такие вопросы, как утверждение Устава предприятия,
изменений и дополнений в Устав, назначении на должность и освобождение от
должности заместителей директора, определение условий оплаты их труда.
Исполнительным органом управления является директор предприятия.
Директор предприятия руководит деятельностью предприятия, организует
торгово-технологический процесс на основе исследования и внедрения
экономически обоснованных методов управления и прогнозирования.
В ведении директора находится обеспечение предприятия
квалифицированными кадрами. Он производит расстановку работников с
учетом требований рационального разделения труда, квалификации и
психологических особенностей работников, следит за созданием