35
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ООО «АрхЗемПроект»
2.1 Анализ деятельности предприятия ООО «АрхЗемПроект»
ООО «АрхЗемПроект» - землеустроительная организация
Архангельской области, осуществляющая свою деятельность с 2005 года.
Изначально компания занималась деятельностью по землеустройству
территориальных участков, выполнением инженерно-геодезических изысканий,
межеванием земельных участков. На данный момент предприятие оказывает
следующий спектр услуг: проведение кадастровых работ, капитальное
строительство, инженерно-геодезическое проектирование, консультационная
деятельность юридического характера.
Использование высокотехнологичной геодезической аппаратуры,
современного компьютерного оборудования с новейшим программным
обеспечением, позволяет компании конкурировать на рынке
землеустроительных услуг. Команда сотрудников формируется из
специалистов высокого уровня в области инженерии, картографии, кадастровой
сферы и геодезии. Все сотрудники проходят регулярную аттестацию на
занимаемых должностях. Кадастровые инженеры состоят в саморегулируемых
организациях, и допущены для проведения инженерно-геодезических
изысканий и проектирования. Юридический отдел помогает законодательно
формировать необходимую документацию, оказывает консультационную
помощь в юридических вопросах. Все работы, проводимые организацией,
подлежат страхованию, что обеспечивает надѐжность для заказчика.
На сегодняшний день компания имеет большой опыт работы,
выполняет комплексные работы от планирования до ввода сооружений в
эксплуатацию.
Генеральный директор ООО «АрхЗемПроект» Петропавловский
Михаил Сергеевич, действует на основании Устава.
36
На предприятии «АрхЗемПроект» используют линейную структуру
управления. Каждое структурное подразделение возглавляет один
руководитель, который осуществляет руководство над подчинѐнными
единолично, сконцентрировав управление в своих руках. Он в ответе за все
итоги работы, выполненной его структурным подразделением, и за все
объекты, которыми управляет.
Организационная структура ООО «АрхЗемПроект» представлена
следующим образом:
Рисунок 8 Организационная структура ООО «АрхЗемПроект»
Генеральный директор
Главный инженер
• Кадастровый отдел
• Отдел геодезии
• Бригада 1
• Бригада 2
Главный бухгалтер
• Бухгалтерия
Отдел кадров
Финансовый директор
Юридический отдел
37
Во главе компании находится генеральный директор. Он осуществляет
постоянный контроль над всеми сферами деятельности компании, участвует в
осуществлении документооборота, принимает большое количество важных
решений, связанных с работой фирмы.
Главный инженер занимает руководящую техническую должность. В
его подчинении состоят отдел геодезии и кадастровая структура. Данный
специалист организует слаженную работу сотрудников, находящихся в его
подчинении, решает вопросы технического характера.
Бухгалтерия совместно с главным бухгалтером ведут всю финансовую и
хозяйственную отчѐтность фирмы, взаимодействует с органами
государственной налоговой инспекции, начисляют заработную плату
сотрудникам, ведут учѐт товарно-материальных ценностей.
Отдел кадров занимается подбором, расстановкой и учѐтом кадровых
единиц, оценивает психологические и профессиональные качества
сотрудников. Помимо этого деятельность кадровой службы связана с ведением
кадрового документооборота.
Финансовый директор в ООО «АрхЗемПроект» занимается поиском
клиентов, наработкой базы, взаимодействует с партнѐрами, проводит
маркетинговые исследования.
Юристы компании представляют интересы организации в
государственных структурах, судебных делах, осуществляют
консультационную функцию для сотрудников предприятия по вопросам
юридического характера, помогают юридически грамотно составлять
документы.
Число работников фирмы на предприятии регламентируется штатным
расписанием. Укомплектованность штатного расписания сформирована в
следующей таблице:
38
Рисунок 9 Укомплектованность штатного состава
"АрхЗемПроект"
Средняя укомплектованность штатного состава за исследуемый период
уменьшилась на 12,5%. Причиной тому послужило неблагоприятное
финансовое положение организации за этот период, что подтверждается
экономическими показателями фирмы.
Под значительное сокращение попали такие отделы, как кадровый,
бухгалтерия, юридический. Изначально наблюдалась нехватка работников,
подведомственных отделу геодезии. Она вызвана неблагоприятными
условиями труда в полях, отсутствием должного стимулирования.
Кадровая структура ООО «Архземпроект» графически изображена на
рисунках 10,11, 12, 13.
По половому признаку: мужчины –68 %, женщины – 32%.
39
Рисунок 11 Кадровый состав ООО «Архземпроект» по
половому признаку за 2018 г.
На диаграмме видно, что большую часть в составе работников
составляют мужчины. Для данного предприятия такое соотношение считается
оптимальным, так как по виду деятельности на предприятии преобладают
вакансии мужского характера. При этом стоит обратить внимание, что
руководство фирмы стремится брать на работу именно мужчин, так как
зачастую в процессе трудовой деятельности необходима силовая выносливость,
холодный рассудок, и технический склад ума, присущий в основном мужчинам.
Кроме того, у женщин возникают обстоятельства по уходу за детьми, которые
могут негативно отразиться на рабочем процессе. Женский персонал нанимают
на вакансии офисного плана, где преобладают такие качества, как
внимательность, коммуникабельность, работа с большими массивами данных.
А потому именно бухгалтерия и отдел кадров состоят из женщин.
По возрастному признаку деление работников проходит по следующим
возрастным интервалам: до 30 лет – 2%; от 31 до 40 лет – 32%; от 41 до 50 –
42%; свыше 51 года – 16%.
68%
32%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
13 чел.
6 чел.
Женщины
Мужчины
40
Рисунок 12 Сотрудники ООО «Архземпроект» по возрастному
признаку за 2018 г.
На предприятии большинство работников находится в возрастных
группах от 31 до 40 лет и от 41 до 50 лет, что позволяет сделать вывод об их
опыте и профессионализме. Такое соотношение возрастных групп
положительно сказывается на деятельности организации. Однако очевидна
нехватка молодых сотрудников, готовых внести в процесс работы новые идеи
для развития, применять современное компьютерное обеспечение, гибко
подстраиваться к внешним изменениям. Эта нехватка обусловлена
относительно невысокой заработной платой при высоком уровне
ответственности и требованиям для работы.
Структура сотрудников по уровню образования: высшее образование
имеют 58%, среднее специальное – 42%.
11%
32%
42%
16%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
2 чел.
6 чел.
8 чел.
3 чел.
от 51 года
от 41 до 50 лет
от 31 до 40 лет
до 30 лет
41
Рисунок 13 Структура персонала ООО «Архземпроект» по
уровню образования за 2018 г.
Большинство сотрудников на предприятии имеют высшее образование.
Это обусловлено требованием к высокому уровню знаний и профессионализма
для занимаемых должностей. Прежде всего, управляющий персонал,
начальники отделов и подразделений, инженеры и большая часть офисных
работников. Сотрудники со средним специальным образованием проводят
непосредственно полевые работы, занимаются фотосъѐмкой, сбором
необходимых данных.
По уровню занимаемых должностей сотрудники делятся на
руководителей (32 %) и специалистов (68%). Высокий процент руководителей
объясняется организационной структурой предприятия, наличием отделов и
подразделений, и небольшим количеством персонала в целом.
58%
42%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
11 чел.
8 чел.
Среднее специальное
Высшее образование
42
Рисунок 14 Кадровая структура ООО «Архземпроект» по
профессиональной категоризации за 2018 г.
Для анализа изменения числа сотрудников (уволившихся, нанятых) за
отчѐтный период с 2016 по 2018 год, произведѐм расчѐт коэффициентов
текучести и стабильности персонала.
Таблица 1
Анализ коэффициентов текучести и стабильности персонала
ООО «Архземпроект»
Показатель
На начало
периода
На конец
периода
Абсолютное
отклонение
Относительное
отклонение,%
Среднесписочное число
работников, чел.
22
19
-3
-13,64
Принято всего, чел.
4
3
1
-25,00
Выбыло всего, чел.
5
6
-1
20,00
Коэффициент приѐма, %
18,18
15,79
-2,39
-13,16
Коэффициент текучести, %
22,73
31,58
8,85
38,95
Коэффициент
стабильности,%
80,77
72,73
-8,04
-9,96
Для расчѐта коэффициента приѐмки применяют следующую формулу:
К
пр
=
Р
пр.
Р
сп
, где (3)
32%
68%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
6 чел.
13 чел.
Специалисты
Руководители
43
Рпр – количество принятых сотрудников в отчѐтном периоде.
Рсп – среднесписочная численность работников в отчѐтном периоде.
Коэффициент текучести рассчитывается по формуле:
К
т
=
Р
выб.пр.
Р
сп
, где (4)
Рвыб.пр. – численность выбывших кадров по причинам, связанным с
текучестью;
Формула расчѐта коэффициента стабильности:
К
ст
= 1 −
Р
выб
(Р
сп
+Р
пр
)
(5)
На момент конца анализируемого периода (2018 год) наблюдается
повышение коэффициента текучести на 8,85%, и понижение коэффициента
стабильности на 8,04%. На основании этого можно сделать заключение о том,
что наблюдается тенденция к увольнению сотрудников, причѐм не только
рядовых работников, но и людей, занимающих руководящие должности. Если
текучесть будет продолжать расти, а коэффициент стабильности понижаться, то
это негативно скажется на деятельности предприятия в целом, так как на
отчѐтный период действительная численность персонала уже не соответствует
штатному расписанию, необходимому для нормального функционирования
организации.
Для дальнейшей стабильности работы организации и снижения
текучести кадров, надо выявить причины увольнений и сформировать
необходимые условия для сохранения коллектива.
44
Анализ бухгалтерского баланса.
Для оценки эффективности деятельности предприятия проводится
финансовый анализ.
В целях проведения финансового анализа предприятия «АрхЗемПроект»
была запрошена соответствующая бухгалтерская документация: бухгалтерский
баланс и отчѐт о финансовых результатах за 3 года с 1 января 2016 года по 31
декабря 2018 года. Эти основные формы бухгалтерской отчѐтности позволяют
посчитать и проанализировать финансовые коэффициенты и показатели за
выбранный период.
Чтобы оценить изменение активов и пассивов предприятия на
основании данных бухгалтерского баланса мною были произведены
горизонтальный и вертикальный анализ.
Вертикальный анализ статей бухгалтерского баланса позволяет
определить в процентном соотношении вес каждой статьи в общей структуре
активов или пассивов баланса. То есть мы можем изучить, как изменилась
структура баланса за отчѐтный год по сравнению с предыдущими. А так как
изменение абсолютных показателей воспринимать затруднительно, то
относительные значения позволяют наглядно определить улучшение или
ухудшение ситуации. Чтобы определить долю каждой статьи в балансе, нужно
абсолютное значение этой статьи разделить на валюту баланса за
анализируемый период, а результат умножить на 100%.
Горизонтальный анализ даѐт возможность получить представление об
изменении каждой отдельной статьи с течением времени (в нашем случае за
отчѐтный период с 2016 по 2018 год). При этом сравниваем как абсолютные
изменения в денежном эквиваленте, так и относительные.
Оба анализа дополняют друг друга при оценке эффективности
деятельности, активно применяются банковскими структурами, кредиторами и
инвесторами.