44
Отдел закупок ООО «Астродент» занимается управлением закупками
компании. Сфера деятельности, связанная с закупками, подразумевает все
функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения
фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Поэтому деятельность
логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие
задачи: определение потребности в материальных ресурсах; поиск
потенциального поставщика; заключение договоров с поставщиками и контроль
их исполнения; развитие отношений с поставщиками, расширение прямых и
длительных хозяйственных связей с ними; оценка возможности закупки в
нескольких альтернативных источниках; выбор метода закупки; установление
приемлемой цены и условий поставки; мониторинг товара до момента его
доставки; оценка продукции поставщика и услуг, обеспечивает поиск
поставщиков товаров; формирование ассортимента товаров; постоянную работу
с поставщиками-изготовителями, направленную на совершенствование
ассортимента выпускаемых товаров, повышение их качества. Руководит отделом
менеджер по закупкам, под руководством которого работают три специалиста
отдела закупок, два водителя.
Управленческая команда ООО «Астродент» - группа руководителей,
состоящая из руководителя организации (его подразделения) и
непосредственных заместителей и помощников. Управленческая команда ООО
«Астродент» представлена главным бухгалтером, начальником отдела закупок,
начальником отдела кадров, начальником отдела сбыта и генеральным
директором.
В таблице 3 представлен состав управленческой команды ООО
«Астродент».
Как видно, управленческая команда ООО «Астродент» укомплектована
высококвалифицированными специалистами и характеризуются
разнородностью целевых ролей.
45
Таблица 3
Состав управленческой команды ООО «Астродент»
№
ФИО
Роль в команде
Образование
Роль в команде
(по Белбину)
1.
Д.С.Т.
Генеральный директор
Высшее
экономическое,
высшее техническое
Председатель,
завершающий
2.
И.С.Д.
Начальник отдела
закупок
Высшее техническое
Опора команды,
генератор идей
3.
Л.А.О.
Главный бухгалтер
Высшее техническое
Оформитель,
рабочая пчелка
4.
К.О.Ю.
Начальник отдела
кадров
Высшее техническое
Добытчик
5.
Ф.А.Т.
Начальник отдела
сбыта
Высшее
экономическое
Критик
Это соответствует основным принципам формирования команды. При
командной работе чаще всего требуются люди, обладающие разным
образованием, специализацией и опытом. В своем развитии управленческая
команда ООО «Астродент» прошла следующие стадии, условно названные,
«Притирка», «Ближний бой», «Консенсус». В настоящий момент управленческая
команда компании находится в переходе к заключительной стадии
«Управленческая команда».
Таким образом, организационная структура ООО «Астродент»
обеспечивает разделение управленческого труда, что в свою очередь позволяет
организации рационально сочетать линейные подразделения, выполняющие весь
объем основных производственных операций, с отделами организации,
реализующими конкретные функции управления в масштабах всей компании.
Производственно-хозяйственная деятельность ООО «Астродент» за 2015-
2017 год характеризуется следующими основными технико-экономическими
показателями, таблица 4.
46
Таблица 4
Технико-экономические показатели деятельности ООО
«Астродент» за 2015-2017гг. (тыс. руб.)
Показатели
2015
год
2016
год
2017
год
2016 г. к
2015 г., %
2017 г. к
2015 г., %
Выручка от реализации, тыс.
руб.
10125
15043
27761
148,6
274,2
Себестоимость проданных
товаров, продукции, работ,
тыс.руб.
9850
14292
25779
145,1
261,7
Валовая прибыль, тыс.руб.
610
751
1982
123,1
324,9
Прибыль от продаж, тыс.руб.
342
432
1387
126,3
405,6
Прочие доходы, тыс.руб.
201
443
1203
220,4
598,5
Прочие расходы, тыс.руб.
407
603
2174
148,2
534,2
Прибыль (убыток) до
налогообложения, тыс.руб.
179
282
390
157,5
217,9
Налог на прибыль, тыс.руб.
39
52
80
133,3
205,1
Чистая прибыль (убыток)
отчетного периода, тыс.руб.
134
180
290
134,3
216,4
Выручка от реализации продукции увеличилась в 2017 году, по сравнению
к 2015 году на 174,2 %, что является для компании отличным показателем,
превзошедшем ожидания. При этом расходы компании возросли с 610 000 руб. в
2016 г. до 2174000 руб. в 2017 г. Из приведенной таблицы анализа основных
экономических показателей видно, что в деятельность предприятия в
рассматриваемом периоде была положительной.
2.2. Анализ организации кадрового документооборота
Среднесписочная численность работников ООО «Астродент» на
01.01.2018 составляет 94 чел.
В таблице 5 представлена структура персонала ООО «Астродент» по
категориям работников. На рисунке 6 представлена структура персонала ООО
«Астродент» по категориям работников
47
Таблица 5
Структура персонала ООО «Астродент» по категориям работников
за 2015 - 2017 гг.
Годы
Общая
числен
-ность,
чел.
В том числе по основным категориям
Административн
о-
управленческий
персонал
Торгово-
оперативный
персонал
Вспомогательн
ый
персонал
чел
.
в % к
общей
численност
и
че
л.
в % к общей
численност
и
чел
.
в % к
общей
численнос
ти
2015
76
12
15,79
52
68,42
12
15,79
2016
78
14
17,95
26
66,67
12
15,38
2017
94
14
16,67
68
69,05
16
19,05
Рисунок 6. Структура персонала ООО «Астродент» по категориям
работников за 2015 - 2017 гг.
Анализ изменения структуры персонала ООО «Астродент» по категориям
работников показывает, что за отчетный период наблюдается рост численности
всех категорий персонала. В структуре персонала наибольшую долю занимает
торгово-оперативный персонал (69,05%), что связано с характером деятельности
48
предприятия. Рост численности персонала в динамике происходи за счет
вспомогательного и торгово-оперативного персонала.
В таблице 6 и на рисунке 7 представлена структура персонала ООО
«Астродент» по уровню образования за 2015 - 2017 гг. Анализ структуры
персонала по уровню образования показывает, что за отчетный период
увеличилась численность работников, имеющих высшее, среднее специальное и
общее среднее образование. На предприятии высокие показатели численности
работников с высшим образованием.
Таблица 6
Структура персонала ООО «Астродент» по уровню образования за
2015 - 2017 гг.
Год
ы
Общая
численност
ь
работнико
в,
чел.
В том числе имеют образование
Высшее
Среднее
специальное
Общее среднее
чел
.
в % к
общей
численност
и.
чел
.
в % к общей
численности.
чел
.
в % к
общей
численнос
ти
2015
76
36
28,57
32
57,14
8
14,29
2016
78
38
31,04
32
55,17
8
13,79
2017
94
50
29,03
24
54,84
20
16,13
Рисунок 7. Структура персонала ООО «Астродент» по уровню
образования за 2015 - 2017 гг.
0
10
20
30
40
50
60
2015 2016 2017
Название диаграммы
Высшее Среднее специальное Общее образование
49
В таблице 7 и на рисунке 8 представлена структура персонала ООО
«Астродент» по гендерно-возрастному признаку за 2015 - 2017 гг.
Таблица 7
Структура персонала ООО «Астродент» по гендерно-
возрастному признаку за 2015-2017 гг.
Год
ы
Общая
числен
ность
работн
иков
В том числе
женщ
ин
в том числе
мужч
ин
в том числе
до 30
лет
от 31
до 50
лет
51
год и
более
до 30
лет
от 31
до 50
лет
51
год и
более
2015
76
38
30
6
2
38
20
10
76
2016
78
40
30
8
2
38
20
10
78
2017
94
47
34
6
7
47
22
17
94
Рисунок 8. Структура персонала ООО «Астродент» по
половозрастному признаку за 2015 - 2017 гг.
Структура персонала ООО «Астродент» за 2015-2017 гг. по гендерно-
возрастному составу за исследуемый период существенных изменений не
претерпела.
Наиболее ответственный этап в анализе обеспеченности предприятия
рабочей силой - изучение ее движения. По данным таблицы 8 и рисунка 9 видно,
что на анализируемом предприятии коэффициент текучести рабочей силы в 2017
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Мужчин Женщин
Название диаграммы
2015 2016 2017
50
г. намного выше, чем в 2015-2016 г. Рост общего оборота в 2015-2017 г.
обусловлен ростом оборота по прибытию и по выбытию сотрудников.
Таблица 8
Анализ движения рабочей силы ООО «Астродент» 2015-2017 гг.
№
п/п
Наименование показателя
2015 г.
2016 г.
2017 г.
2017 г. к
2015 г., %
1
Среднесписочная численность
работников
76
78
94
123,7
2
Прибыло на предприятие
15
22
35
233,3
3
Выбыло с предприятия
13
16
20
153,8
В том числе:
4
В связи с сокращением численности
0
0
0
5
По собственному желанию
12
15
18
150,0
6
За нарушение трудовой дисциплины
1
1
2
200,0
Коэффициенты:
7
Оборота по приему
19,74
28,21
29,76
150,8
8
Оборота по выбытию
17,11
20,51
23,81
139,2
9
Текучести кадров
17,11
20,51
23,81
139,2
10
Общего оборота
36,84
48,72
53,57
145,4
Рисунок 9. Коэффициенты оборота по приему и по выбытию за
2015-2017 гг.
0
10
20
30
40
50
60
2015 2016 2017
Название диаграммы
Оборот по приему Оборот по выбытию Общий оборот
51
Таким образом, структура управления ООО «Астродент» позволяет
сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, что положительно
сказывается на торгово-закупочной деятельности. Среднесписочная
численность работников ООО «Астродент» за 2017 г. составляет 94 чел. В 2015-
2017 г. наблюдается увеличение движения персонала, что увеличивает работу
кадровой службы.
Перейдем к проведению анализа кадрового документооборота в ООО
«Астродент». В рамках выпускного исследования был проведен кадровый аудит
ООО «Астродент».
Этап 1. Диагностика организации работы кадровой службы. На первом
этапе проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы
компании ООО «Астродент», предварительно определялись возможные
проблемные зоны и анализировались возможные риски.
В ООО «Астродент» служба делопроизводства и архив не организованы,
обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на
руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением
кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы
предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о
кадровой службе ООО «Астродент», должностные инструкции сотрудников,
проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание
сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень
знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот,
определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего
законодательства.
Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Астродент», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Астродент» просто не выполняется.
52
Этап 2. Анализ процедур документирования трудовых отношений в ООО
«Астродент»
Принятая в организации процедура документирования трудовых
отношений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать:
фиксацию в документах всей необходимой информации;
соблюдение в процессе их создания действующего законодательства
РФ;
защиту созданных документов от несанкционированного доступа
или уничтожения.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО
«Астродент» локального документа (инструкции, положения и т.п.),
регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Астродент» такой
документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой
документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы
создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками
кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их
подготовке.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. В настоящее
время только Устав ООО относится к учредительным документам. К сожалению,
основной нормативный документ по кадровому делопроизводству,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением, - инструкция по делопроизводству – на предприятии не
разработан.
Подразделения ООО «Астродент» осуществляют свою деятельность на
основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные
цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение –
правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и
организацию работы предприятия или структурного подразделения, то есть
53
положение является документом, регламентирующим все виды деятельности
каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом.
Положение остается важнейшим документом для закрепления задач и функций
отдельных структурных подразделений. Роль положения состоит в создании
взаимодействия всех структурных подразделений, исключении дублирования в
их работе.
Так, в положении о кадровой службе ООО «Астродент» закреплены статус
службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и
функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав
разделов положения соответствует назначению документа: «Общие положения»,
«Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности»,
«Структура», «Взаимоотношения. Связи». Несмотря на длительную историю
предприятия ООО «Астродент», положения некоторых подразделений и
должностные инструкции находятся на стадии разработки. Так, разработаны
должностные инструкции не на всех сотрудников, в частности, отсутствуют
должностные инструкции младшего технического персонала. (приложение 3) и
(приложение 4)
В состав кадровой документации ООО «Астродент» входят следующие
документы:
трудовой договор (контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма № Т-8);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12);