24
или неисполнения сотрудником обязанностей, которые предусмотрены его
трудовым договором, производственными и должностными инструкциями,
он отражается в представлении руководителя структурного подразделения о
применении дисциплинарного взыскания к подчиненному сотруднику. Если
дисциплинарный проступок совершен руководителем структурного
подразделения, то он может быть подтвержден служебными записками или
докладными. Если совершен дисциплинарный проступок в виде нарушения
дисциплины труда, то он может быть зафиксирован соответствующими
актами, например, актом об отсутствии на работе или опоздании. Такие
акты составляются сотрудниками кадровой службы или иного структурного
подразделения;
Документы, содержащие объяснения работника. До того, как
применить к сотруднику дисциплинарное взыскание, работодатель должен
получить от него письменное объяснение, что предусмотрено ч.1 с.193 ТК
РФ. Оно необходимо для определения наличия вины работника, которая
служит квалифицирующим признаком дисциплинарного проступка.
Объяснения сотрудника могут быть изложены в объяснительной записке
или в акте, который может составляться по факту дисциплинарного
проступка. Работник может отказаться давать объяснения, в таком случае
должен быть составлен еще один акт. Рекомендуется указывать в приказе
реквизиты акта или объяснительной записки. Проект приказа о применении
дисциплинарного взыскания проверяется на предмет соответствия
законодательству, соблюдения сроков привлечения к дисциплинарной
ответственности, а затем визируется юристом организации. Юрист должен
знакомиться с объяснениями сотрудника, на которого издается приказ, со
всеми документами, касающимися дисциплинарного проступка.
Визирование может осуществляться непосредственным руководителем
сотрудника, привлекаемого к дисциплинарной ответственности. Сотрудник
должен быть ознакомлен под расписку с приказом о наложении на него
дисциплинарного взыскания в течение трех рабочих дней со дня издания
25
приказа. Если сотрудник по каким либо причинам отказывается
подписывать приказ, должен быть составлен соответствующий акт.
Допускается составление приказа о применении дисциплинарных
взысканий к нескольким сотрудникам в случаях, если один
дисциплинарный проступок совершен одновременно несколькими
сотрудниками. Так как степень вины отдельного сотрудника должна
устанавливаться индивидуально, издание такого приказа допускается лишь
в отдельно взятых случаях. До истечения одного года со дня наложения
дисциплинарного взыскания в соответствии с ч.2 ст.194 Трудового кодекса
Российской Федерации работодатель имеет право снять его с работника:
По собственной инициативе. За высокие показатели труда
сотрудника, его безупречное поведение, иные положительные
характеристики работодатель может снять с работника дисциплинарное
взыскание. Как правило отслеживанием поведения сотрудника занимается
кадровая служба, которая и выступает инициатором снятия
дисциплинарного взыскания.
По заявлению самого сотрудника. Осознавая свое негативное
поведение, сотрудник может приложить усилия для исправления
последствий совершенного им дисциплинарного проступка и положительно
себя зарекомендовать, увеличить показатели и качество своего труда. На
основании этого, он может обратиться к работодателю с просьбой снять ему
дисциплинарное взыскание.
По просьбе непосредственного руководителя сотрудника.
Непосредственный руководитель провинившегося сотрудника излагает свое
ходатайство в виде представления.
По просьбе представительного органа работников. Инициатива
представительного органа также излагается в виде представления.
Если снимается дисциплинарное взыскание, также происходит
издание приказа, который принимается на основании резолюции
руководителя организации на документе, содержащем ходатайство о снятии
26
с работника взыскания. В кадровых документах делаются соответствующие
отметки. При снятии дисциплинарного взыскания считается, что работник
взысканий не имеет. Важно не забывать об этом, когда снимается
дисциплинарное взыскание сотруднику, имеющему несколько взысканий.
Должно быть точно указано в приказе, если происходит снятие всех
дисциплинарных взысканий. Если происходит снятие только одного
дисциплинарного взыскания, то в приказе должно быть отражено существо
проступка, должна быть дана ссылка на приказ о применении снимаемого
дисциплинарного взыскания.
27
1.3 Организация кадровой деятельности
Задачи, которые возложены на кадровую службу организации, можно
классифицировать по нескольким направлениям: учетно-контрольное;
планово-регулятивное; отчетно-аналитическое; координационно-
информационное; организационно-методическое направление. Учетно-
контрольное направление кадровой работы подразумевает решение задач по
приему сотрудников на работу в организацию, их учету, увольнению, а
также по работе с временно отсутствующими сотрудниками,
находящимися, например, в отпуске, на больничном или в командировке.
Такое направление кадровой работы как планово-регулятивное решает
задачи по подбору сотрудников, их расстановке, перемещению,
становлению в должности и адаптации. Направление кадровой работы
отчетно-аналитическое решает задачи по изучению сотрудников,
оцениванию их труда, аналитической работе и подготовке отчетов.
Направление кадровой работы координационно-информационное включает
в себя профессиональную подготовку сотрудников, прием сотрудников по
личным и служебным вопросам, работу с их письменными обращениями,
справочную и архивную работу. Направление кадровой работы
организационно-методическое включает в себя решение таких задач, как
руководство кадровой работой, ее планирование, кадровую работу в
подразделениях организации, документирование деятельности сотрудников
организации.
От специфики работы организации зависят и задачи отдела кадров,
при этом принимаются во внимание направление работы организации, ее
размер, стратегические цели, стадия развития, приоритетные задачи работы
с сотрудниками, количество сотрудников. В зависимости от вида
деятельности организации, структура и обязанности отдела кадров могут
отличаться. Название «управление кадрами» получил классический подход
к управлению персоналом. Его смысл заключается в том, что в отделе
кадров сосредотачивается все управление персоналом и оно направлено на
28
обеспечение необходимых людей в нужное время в нужном месте,
освобождение организации от лишних сотрудников.
Работа кадровой службы регламентирована. Для профессиональной
работы кадрового специалиста необходимы законы, нормативно-правовые
акты, постановления, инструкции и иные документы, содержащие нормы
трудового права. Формирование необходимой базы нормативных
документов является первым шагом в создании кадровой службы. Она
служит «инструментом» по методам работы и организации кадровой
службы. Документы, которые использует в работе кадровая служба могут
быть разделены на две группы. К первой группе можно отнести
законодательство, содержащее нормы охраны труда, нормы трудового
права. Работники и работодатели должны подчиняться их требованиям,
данные документы обязательны для исполнения. При нарушении таких
норм, стороны могут быть привлечены к юридической ответственности.
Кадровой службе важно следить за изменением трудового
законодательства, чтобы не применять нормы права, утратившие
юридическую силу, ведь за это и сама организация может быть привлечена
к ответственности. Ко второй группе можно отнести методические
документы по кадровому делопроизводству и управленческому труду.
Отличием данной группы документов от первой группы является то, что
они не являются обязательными и носят рекомендательный характер.
Данные документы рекомендуют порядок оформления кадровых
документов, организацию работы с ними. При этом кадровая служба может
самостоятельно принимать решение использовать ей корпоративные
стандарты или придерживаться этих рекомендаций.
Главным документом первой группы является Конституция
Российской Федерации, закрепляющая запрет дискриминации в трудовых
отношениях, запрет на принудительный труд, равную оплату за равный
труд. В соответствии с ч.4 ст.15 Конституции Российской Федерации если
международным договором Российской Федерации установлены иные
29
правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила
международного договора. Еще одним важным документом является
Трудовой кодекс Российской Федерации. Другие законодательные акты
Российской Федерации не должны ему противоречить, но в ряде статей
Трудового кодекса содержится формулировка «если федеральным законом
не установлено иное», что означает, что в отдельных случаях для отдельных
категорий работников может быть установлено другое правовое
регулирование. Далее идут законы по охране труда, нормативно-правовые
акты подзаконного характера, которые не должны противоречить
федеральному законодательству страны. Ст.5 Трудового кодекса
Российской Федерации подробно излагает соотношение соподчиненности
законов и нормативно-правовых актов с сфере труда. Так, данной статьей
установлено, что трудовое законодательство страны представлено:
1. Указами президента Российской Федерации;
2. Постановлениями Правительства Российской Федерации и
нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной
власти;
3. Конституциями (уставами), законами и иными нормативными
правовыми актами субъектов РФ;
4. Актами органов местного самоуправления и локальными
нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
Трудовому кодексу Российской Федерации должны соответствовать
содержащиеся в других законах нормы трудового права. Трудовому кодексу
Российской Федерации и иным федеральным законам не должны
противоречить Указы Президента Российской Федерации. Трудовому
кодексу Российской Федерации, иным федеральным законам и указам
Президента Российской Федерации не должны противоречить
постановления Правительства Российской Федерации. Нормативно-
правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной
власти, содержащие нормы трудового права, не могут противоречить
30
Трудовому кодексу Российской Федерации, федеральным законам, указам
Президента и постановлениям Правительства Российской Федерации. Далее
в ступеньке иерархии идут законы и нормативно-правовые акты субъектов
Российской Федерации, содержащие нормы трудового права. Они не
должны противоречить Трудовому кодексу Российской Федерации,
федеральным законам, указам Президента, постановлениям Правительства
Российской Федерации и нормативным правовым актам федеральных
органов исполнительной власти. Акты органов местного самоуправления и
локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не
должны противоречить ранее перечисленным документам, а также законам
и иным нормативным правовым актам субъектов РФ. В случае
противоречия трудовых норм, содержащихся в федеральных законах и
Трудовом кодексе РФ, применяются нормы Трудового кодекса РФ.
Остановимся на ряде законодательных актов, которые регулируют
трудовые отношения. В соответствии с Федеральный законом от 29.07.2004
N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне" работодатель имеет
право отнести некую информацию, касающуюся деятельности его
предприятия к коммерческой тайне. Работник же в свою очередь не имеет
права разглашать сведения, которые составляют коммерческую тайну у
работодателя, если он имеет к ней доступ, в силу исполнения своих
трудовых обязанностей. Такой работник может быть подвергнут
дисциплинарной ответственности со стороны работодателя. Однако и
работодатель должен ознакомить каждого работника с положение о такой
тайне.
Данным федеральным законом устанавливается ряд сведений,
которые не могут составлять коммерческую тайну в компании и порядок
получения такой информации. В соответствии со ст.5 данного федерального
закона режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами,
осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении
следующих сведений:
31
1) содержащихся в учредительных документах юридического лица,
документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах
и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие
государственные реестры;
2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление
предпринимательской деятельности;
3) о составе имущества государственного или муниципального
унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании
ими средств соответствующих бюджетов;
4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной
безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке,
безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих
негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования
производственных объектов, безопасности каждого гражданина и
безопасности населения в целом;
5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об
условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях
производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о
наличии свободных рабочих мест;
6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по
иным социальным выплатам;
7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах
привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов
государственной или муниципальной собственности;
9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о
размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об
оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда
граждан в деятельности некоммерческой организации;
32
10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от
имени юридического лица;
11) обязательность раскрытия которых или недопустимость
ограничения доступа к которым установлена иными федеральными
законами.
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред.
от 29.07.2017) "О персональных данных" каждый работодатель, принимая
работника на работу, получает доступ к его персональным данным – ФИО,
паспортные данные, номера и серии дипломов и другие сведения.
Работодатель не имеет права разглашать эти сведения. Об этом должны
знать обе стороны трудовых отношений.
Кроме вышеперечисленных нормативных актов и законов, существует
ещё множество, которые регулируют специфические трудовые отношения.
Например, Федеральный закон № 125-ФЗ от 22. 10. 2004 года «Об архивном
деле в Российской Федерации» или Положение «Об особенностях
направления работников в служебные командировки», утвержденное
Постановлением Правительства РФ от 13. 10. 2008 года № 749.
Ко второй группе, как было указано ранее, относятся материалы
методического характера по организации управленческого труда и работе с
кадровыми документами, необходимые в работе отдела кадров с
персоналом. Наиболее важным документом здесь является Постановление
Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие
государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р
6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов"). Данный государственный стандарт определяет
необходимые реквизиты, которые должны присутствовать на документе,
издаваемом в организации, их расположение, требования к фирменным
бланкам. Важно отметить, что данный ГОСТ утратит силу уже с 1 июля
33
2018 года, в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016№2004-ст
(ред. От 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная организация. Требования к оформлению
документов». При работе с трудовыми книжками кадровику понадобится
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013)
"О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей"), а также Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N
69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению
трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N
5219). Содержащиеся в данных документах рекомендации позволят
сотруднику кадровой службы безошибочно заполнять трудовые книжки
сотрудников, вносить в них изменения, оформлять дубликаты вместо
утраченных или испорченных документов. Еще одними необходимыми
инструментами кадровика можно назвать Постановление Минтруда СССР
от 14.11.1991 N 78 "Об утверждении межотраслевых укрупненных
нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров" и
Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 "Об утверждении
Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по
документационному обеспечению управления". С помощью данных
документов можно рассчитать численность сотрудников отдела кадров
организации, вычислить сколько времени потребуется каждому сотруднику
для выполнения своих трудовых обязанностей.
Для обеспечения сохранности документов в деле, закрепления их
порядка, расположения, необходима нумерация. На обложке указывается
количество листов в деле. Нумеруются все листы, кроме внутренней описи,
а также листа с заверительной надписью. Нумерация листов внутренней
описи происходит отдельно. Нумеровать листы необходимо в правом
верхнем углу, карандашом. В случае обнаружения ошибки в нумерации