34
листов, их необходимо перенумеровать, зачеркнув старый номер и поставив
рядом новый номер. В случае пропуска номера, можно поставить
дополнительный номер. Ранее пропущенный дополнительный номер носит
название литерного. Он имеет порядковый номер предыдущего листа с
дополнительным буквенным обозначением. В лист-заверитель дела
необходимо вносить сведения обо всех последующих изменениях в
нумерации.
Каждое дело имеет обложку, которая должна оформляться по
установленной форме. В верхнем поле обложки должно быть указано
наименование организации в именительном падеже с указанием в скобках
при наличии ее сокращенного названия. Далее должно быть указано
структурное подразделение. При смене названия организации или
структурного подразделения, если такое изменение произошло в течение
периода, который охватывает дело, на обложке необходимо указывать оба
названия, при чем, прежнее название организации указывается в скобках.
Также на обложке ставятся индекс дела по номенклатуре и порядковый
номер дела по описи. Срок хранения документов из номенклатуры, также
указывается на обложке дела. Срок хранения дела ставится в правом
нижнем углу обложки. Если дело постоянного срока хранения, то
необходимо указать «Хранить постоянно». На обложке проставляется и дата
дела, которой являются крайние даты документов дела. Например, в личном
деле сотрудника крайними датами являются дата подписания приказа о
приеме на работу и увольнении работника. Под графой дата проставляется
количество листов в деле. Перед тем, как директор организации будет
подписывать организационно-распорядительный документ (правила
внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция, приказ и т.д.),
он должен быть завизирован, то есть согласован с заинтересованными
лицами. Визирование это своеобразный контроль документов, визы на
документе подтверждают, что документ соответствует действительности, не
противоречит коллективному договору, локальным актам, действующему
35
законодательству. Законодательно не закреплено, сколько виз может быть
на документе и какие именно должностные лица внутри организации
должны визировать тот или иной документ. Как правило порядок
визирования прописывается в инструкции по делопроизводству
организации. Общие правила оформления виз содержатся в ГОСТ Р 6.30-
2003, о котором уже упоминалось ранее. Визы можно классифицировать на
два вида: виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования
упоминается в ГОСТе Р 6.30-2003, она имеет стандартную форму. Данная
виза ставится на документе до подписания или утверждения его
руководителем организации. Таким образом происходит визирование еще
не документа, а только его проекта. Виза ознакомления в ГОСТе Р 6.30-2003
не отражается, она составляется в свободной форме. Визируют документ
только те должностные лица, кого содержание документа затрагивает, т.е.
заинтересованные лица. В качестве примера можно взять приказ о переводе
сотрудника на другую работу. Данный документ должен быть завизирован
начальником или инспектором отдела кадров, что подтвердит верную
форму приказа и включение в него достоверных данных. Приказ также
должен быть завизирован руководителем того подразделения, куда
переводится работник, что подтвердит его извещение о прибытии нового
сотрудника и его согласие на это. В тех случаях когда перевод работника
сопровождается изменением его заработной платы, ставится и виза главного
бухгалтера организации. Последним документ должен завизировать юрист
или при наличии начальник юридического отдела, подтверждая, что при
переводе не были нарушены нормы трудового законодательства. Визу
ознакомления ставит непосредственно сотрудник, интересы которого
документом затрагиваются. Данной визой сотрудник подтверждает, что с
документом он ознакомлен. В отличие от визы согласования, виза
ознакомления проставляется всегда уже на готовом, подписанном и
утвержденном документе. Как правило, визируют документы следующие
должностные лица: руководитель того подразделения, где документ был
36
изготовлен; исполнитель, непосредственно изготовивший документ;
руководители заинтересованных подразделений; в случае, если в документе
затрагиваются финансовые вопросы, его визирует руководитель
бухгалтерской или финансовой службы; заместитель руководителя
организации, курирующий данное направление деятельности; руководитель
организации, если документ подписывает его заместитель; юрист или при
наличии руководитель юридической службы. Список таких должностных
лиц зависит от потребностей организации, от ее структуры. Например,
некоторые организации не ставят визу исполнителя документа, ее
проставляет начальник подразделения, которое документ будет исполнять.
Или, на документе будет отсутствовать виза заместителя, если у
генерального директора их нет.
37
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации
2.1 Анализ деятельности предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Частная охранная
организация «Безопасность предпринимательства и личности», создано и
действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации,
Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью»
от 08.02.1998 N 14-ФЗ и Законом РФ «О частной детективной и охранной
деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 N 2487-1. Общество
является юридическим лицом, оно строит свою деятельность на основании
действующего законодательства Российской Федерации и Устава.
Организация имеет обособленное имущество, расчетные счета в
учредительных банках, самостоятельный баланс, печать с собственным
наименованием, бланки.
Целью создания общества является оказания физическим и
юридическим лицам на возмездной договорной основе услуг по защите и
охране их законных интересов и прав, для извлечения прибыли. Чтобы
поставленная цель была достигнута, Общество осуществляет следующие
виды деятельности: защита здоровья и жизни граждан; охрана имущества и
объектов, находящихся в собственности, пользовании или владении,
хозяйственном ведении, доверительном или оперативном управлении;
охрана объектов и имущества на объектах с произведением проектирования,
монтажа и эксплуатационного обслуживания технических средств охраны,
перечень видов которых устанавливается Правительством Российской
Федерации. Также к видам деятельности ООО ЧОО БПЛ отнесены
консультирование клиентов по вопросам правомерной защиты от
противоправных посягательств и подготовка рекомендаций; обеспечение
пропускного и внутриобъектового режимов на объектах; а также
обеспечение внутриобъектового и пропускного режимов на объектах.
38
ООО ЧОО "БПЛ" имеет соответствующую лицензию на оказание
охранных услуг, выданную сроком на 5 лет. Лицензионными условиями и
требованиями при осуществлении охранной деятельности являются:
наличие с каждым клиентом письменного договора, который
оформляется в соответствии с требованиями Российского законодательства,
регламентирующего охранную деятельность;
наличие у сотрудников специальной лицензии дающей право
осуществлять охранные функции, квалификации, отвечающей требованиям
Закона Российской Федерации «О частной детективной и охранной
деятельности в Российской Федерации», что должно подтверждаться
удостоверениями охранника;
соблюдение лицензиатом требований нормативных правовых
актов Российской Федерации, которые регулируют охранную деятельность,
а также оборот оружия и специальных средств.
На ООО ЧОО "БПЛ" практикуется разработка индивидуальных
договоров для охраны каждого объекта с учетом его специфики. Это
показывает высокую степень творческого участия управленческого
аппарата в организации охраны. Также в ООО ЧОО "БПЛ" осуществляется
разработка и использование индивидуальных инструкций по охране на
каждый объект с учетом его специфики. Аппарат управления, в лице
начальника охраны, совместно со старшими по объектам постоянно
проверяют несение службы на объектах охраны. Принципы работы и
решаемые задачи ООО ЧОО "БПЛ":
1. Законность. Деятельность частного охранного предприятия и всех
его сотрудников ведется в строгом соответствии требованиям
законодательства Российской Федерации. Сотрудники ООО ЧОО "БПЛ" не
нарушают закон, действуют в рамках права, защищают деятельность
клиентов всеми доступными, законными методами.
2. Качество. ООО ЧОО "БПЛ" по качеству, надежности и
своевременности предоставляемых охранных услуг стремится быть
39
впереди. Они опираются на обширную клиентскую базу, большой опыт
работы, работают по проверенным методикам. Залогом успешности
охранного предприятия является качественная работа его сотрудников.
Только слаженная, компетентная и качественная работа могут быть
стимулом для развития и повышения конкурентоспособности на рынке
частных охранных услуг.
3. Профессионализм. Сотрудники детально знают свое дело: работают
только в соответствии с должностными инструкциями и законодательством
Российской Федерации, обладают навыками из смежных профессий,
перекликающимися с охранными услугами и успешно реализуют это в
практической деятельности.
4. Доверие. Все отношения с партнерами и клиентами ООО ЧОО
"БПЛ" построены на принципах взаимного доверия и уважения,
конфиденциальности.
5. Предупреждение угроз. Важнейшей задачей в решении проблем
обеспечения безопасности бизнеса, являются превентивные или же
предупредительные меры; важно обеспечивать комплекс
предупредительных мероприятий по возможным угрозам открытого или
скрытого характера.
Штат компании в 2017 году составлял 28 человек. Генеральный
директор является первым лицом и имеет все полномочия по управлению
ООО ЧОО "БПЛ". При существующей структуре управления руководителю
организации непосредственно подчиняются:
заместитель генерального директора;
специалист по кадрам
бухгалтер;
начальник охраны.
Ежедневное оперативное руководство персоналом ООО ЧОО "БПЛ"
осуществляет генеральный директор. Он решает возникающие проблемы,
контролирует работу. Кроме этого, он должен обеспечить и стратегические
40
задачи управления. За финансовый план, разработку долгосрочного плана, в
котором определяются долгосрочные цели ООО ЧОО "БПЛ" и
разрабатываются стратегии достижения этих целей также отвечает
генеральный директор. В таблице 1 представлены данные о численности
персонала ООО ЧОО "БПЛ".
Данные о численности персонала ООО ЧОП БПЛ за 2015-
2017 гг.
Таблица 1
Персонал
2015
год
2016
год
2017
год
Изм.(
2016
-
2015
гг.)
Изм.(2
017-
2016гг.
)
Изм.
(201
7-
2015
гг.)
Администрати
вно-
управленческий
персонал
4
5
5
+1
-
+1
Охранники
18
20
23
+2
+3
+5
Итого
22
25
28
+3
+3
+6
Из таблицы можно заключить, что численность персонала за
последние три года увеличилась на 6 человек. Наибольшее количество
сотрудников составляют охранники (23 человека в 2017 году).
Структура персонала ООО ЧОО "БПЛ" в процентном соотношении
представлена в таблице 2.
Данные о численности персонала ООО ЧОП БПЛ за 2015-
2017 гг. в процентном соотношении
Таблица 2
Персонал
2015
год
2016
год
2017
год
Изм.(20
16-
2015гг.
)
Изм.(201
7-
2016гг.)
Изм.(2
017-
2015гг.
)
Администра
тивно-
управленческ
ий персонал
18,2
20,0
17,9
+1,8%
-2,1%
-0,3%
41
Охранники
81,8
80,0
82,1
-1,8%
+2,1%
+0,3
%
Итого
100,
0
100,
0
100,
0
-
-
-
Анализ структуры персонала компании позволяет установить, что в
2017 году 82,1 % персонала это сотрудники, осуществляющие охранные
функции, 17,9% административно-управленческий персонал.
Охранники ООО ЧОО "БПЛ"обеспечиваются форменной одеждой с
эмблемой ООО ЧОО "БПЛ", при этом каждый охранник имеет два
комплекта одежды в зависимости от сезона.
Анализ персонала по уровню образования, и полу представлен в
таблице 3
Анализ персонала ООО ЧОО БПЛ по уровню образования и полу
Таблица 3
Анализ
персонала по
уровню
образования
2015
год
2016
год
2017
год
2015%
2016%
2017
%
Высшее
4
4
7
18,1%
16%
25%
незаконченное
высшее
1
1
0
4,4%
4%
0%
средне-
специальное
9
14
17
40,9%
56%
60,7%
общее среднее
8
6
4
36,6%
24%
14,3%
Анализ
персонала по полу
Женщины
3
4
4
13,6%
16%
14,3
Мужчины
1
9
21
24
86,4%
84%
85,7
42
Данные таблицы свидетельствуют о том, что наибольшую долю в
структуре персонала ООО ЧОО "БПЛ"занимают работники со средне-
специальным образованием: в 2017году – 60,7%.
43
2.2 Кадровый документооборот в организации
Формирование и функционирование документооборота ООО ЧОО
БПЛ имеет ряд своих особенностей, обусловленных факторами
деятельности предприятия, специфическими чертами предприятия,
сложившимися традициями организационной структуры. Однако,
деятельность службы персонала ООО ЧОО БПЛ регулируется и
регламентируется законами и нормативными правовыми актами Российской
Федерации, кадровая документация также оформляется в соответствии с
рекомендациями нормативно-методических указаний, утвержденных и
действующих на всей территории Российской Федерации, а также согласно
собственному положению об организации документооборота. Трудовой
кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ регулирует
трудовые правоотношения работодателя с работниками. В документации по
личному составу фиксируются все этапы трудовой деятельности
сотрудников. К ней относятся: трудовой договор; личные карточки
работников; приказы по личному составу; трудовые книжки; график
отпусков; табель учета рабочего времени; личные заявления работников.
Приказы по кадрам являются основными документами, определяющими
служебное положение работников, они являются основанием для внесения
соответствующих записей в документацию по учету труда, его оплаты.
Также приказами по личному составу в ООО ЧОО БПЛ документально
оформляют: прием и перевод на другую работу, увольнение сотрудника;
присвоение разрядов;·изменение условий труда, установление размеров
оплаты труда; командирование сотрудников, предоставление отпусков;
наложение дисциплинарных взысканий и др. Соблюдаются правила работы
с документами, поэтому приказы печатаются на специальных бланках,
пригодных к длительному хранению. По кадровым приказам ведется
нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.
Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в отделе кадров
ООО ЧОО БПЛ используются унифицированные формы первичной учетной