43
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ
ООО «ДИСТРИБЬЮТЕРСКАЯ КОМПАНИЯ»
3.1. Направления совершенствования организации кадрового
документооборота на примере ООО «Дистрибьютерская Компания»
В качестве конкретной системы, на базе которой будет реализована
автоматизированная система управления персоналом в плане кадрового
документооборота будем рассматривать программный продукт «БОСС-
Кадровик».
Причиной выбора данной программы для ООО «Дистрибьютерская
Компания» являются существующие преимущества использования данной
программы:
наличие встроенных модулей HRM;
большое количество уже готовых шаблонов для управления
персоналом;
поддержка десятков тысяч записей о работниках;
готовая интеграция с SAP и другими ERP-системами;
поддержка баз данных MS SQL и Oracle.
Выбирая БОСС-Кадровик для ООО «Дистрибьютерская Компания»
руководство обеспечивает решение задач управления персоналом комплексно и
в расчете на стратегическую перспективу. Система БОСС-Кадровик
обеспечивает ведение учета нескольких юридических лиц и направлений
бизнеса в рамках единой БД; формирует необходимую отчетность и
предоставляет информацию как для целей фискального (бухгалтерского и
налогового), так и управленческого учета.
В таблице 9 отражены сравнительные характеристики БОСС –
Кадровик с другими информационными системами.
44
Таблица 9
Сравнительная характеристика возможностей различных
информационных систем управления кадрами в компании
Функции
Решаемые задачи
Российская система
Организационный
менеджмент
Ведение и моделирование
организационной структуры
"БОСС-кадровик"
("АйТи")
Набор персонала
Информация о вакансиях,
сравнение данных "внешних"
кандидатов и сотрудников;
зачисление на работу
"БОСС-кадровик"
Планирование
повышения
квалификации
"БОСС-кадровик"
("АйТи"), "Управление
персоналом"
("Галактика")
Планы обучения
"Управление
персоналом"
("Галактика")
Планирование
карьеры и
преемственности
"Управление
персоналом"
("Галактика"), "БОСС-
кадровик" ("АйТи")
Таким образом, очевидны преимущества программы БОСС-Кадровик для
ООО «Дистрибьютерская Компания».
В программе «БОСС-Кадровик» информационное обеспечение
представлено следующими документами (наиболее часто используемые):
личная карточка (форма Т-2);
приказ о приеме на работу;
приказ о переводе на другую работу;
приказ об увольнении;
записка о предоставлении отпуска;
приказ на совместительство;
записка о заключении срочного трудового договора;
журнал отпусков;
журнал учета трудовых книжек;
журнал трудовых договоров;
сведения о вакантных рабочих местах;
списки сотрудников по различным запросам и др.
45
Должна быть установлена операционная система Windows
95/98/МЕ/NT/2000/ХР/VISTA. Также необходима установка MS SQL Server и
пакета MS Office.
Проводим проектирование технологических процессов обработки
данных:
1. Организация сбора и систематизация первичной информации
Сбор и регистрация информации в кадровом учете осуществляются за
счет сбора информации о сотрудниках, а также за счет ввода в систему
требований, содержащихся во внутренних документах организации. Первичные
документы системы (личная карточка) формируются на основе анкетирования
сотрудников. Вся совокупность личных карточек сотрудников формирует
картотеку сотрудников. На рисунке 34 приведен пример личной карточки
сотрудника, форма которой является стандартной для системы «БОСС-
Кадровик».
Рисунок 34. Личная карточка сотрудника
2. Организация загрузки и ведения информационной базы
Информационная база (ИБ) - определенным образом организованная
совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности
46
управляющих процессов и решаемых задач. Система включает в себя
следующие структуры хранения данных:
СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ – содержит список должностей, из
которых будет формироваться штатное расписание и приниматься персонал.
При формировании данного справочника возможно использование ОКПДР.
СПРАВОЧНИК РАЗРЯДОВ – содержит список квалификационных
разрядов (не связан с тарифной сеткой)
СПРАВОЧНИК КАТЕГОРИЙ ПЕРСОНАЛА ПО ШР – спец. категории
персонала по штатному расписанию (используется для классификации штатных
единиц)
СПРАВОЧНИК КАТЕГОРИЙ ПЕРСОНАЛА – категории персонала по
линии отдела кадров (используется для классификации персонала)
СПРАВОЧНИК РЕЖИМОВ РАБОТЫ – перечень режимов работы
сотрудников.
Для существующих режимов работы ежегодно формируется рабочий
календарь, устанавливаются выходные и праздничные дни, формируются
сменные графики.
СПРАВОЧНИК Номенклатуры статей затрат – определяется
номенклатура статей затрат для каждой фирмы компании.
СПРАВОЧНИК ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ АТРИБУТОВ – используется
для хранения произвольных параметров
СПРАВОЧНИК ТИПОВ ДОПЛАТ – виды доплат, действующие в
организации. Доплаты бывают трех типов:
1. тип «ОКЛАД» – рассчитывается пропорционально отработанному
времени
2. тип «ПРОЦЕНТ» – рассчитывается как процент от базовой суммы
3. тип «СУММА» - применяется как абсолютное значение
47
СПРАВОЧНИК Базовых ставок и тарифная сетка – информация из
этих справочников используется при расчете оклада сотрудника с
использованием тарифной сетки.
3. Проектирование диалоговой системы
Система управления персоналом БОСС-Кадровик базируется на оконном
интерфейсе Windows, и поэтому, основные приемы работы с системой имеют те
же правила.
Основные компоненты интерфейса – это ОКНА и МЕНЮ.
После осуществления загрузки любого из модулей системы, на экране
появляется основное окно рабочего модуля, в котором происходит
взаимодействие пользователя с системой. На рисунке 35 представлено рабочее
окно модуля «Штатное расписание»
Рисунок 35. Модуль «Штатное расписание»
4. Организация передачи данных в информационной системе
Организация движения данных в системе «БОСС-Кадровик» реализована
за счет модуля «Учет кадров». Данный модуль специально создан для
руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу и
предназначен для всей оперативной и учетной работы с персоналом
организации. В функционале модуля заложены функции для ведения
справочной работы, а также предусмотрена подготовка различных
48
статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по
персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п. управления
персоналом) с функцией полного автоматического формирования текста по
персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику.
Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по всем
расформированным организациям, подразделениям, уволенному персоналу.
«БОСС-Кадровик» имеет возможности по получению инспектором отдела
кадров ответов практически на любой вопрос, который он может произвольно
сформировать. Система автоматически оттранслирует его запрос к БД и выдаст
ответ в табличном виде, который может быть дополнительно отфильтрован по
любым критериям, а также экспортирован в тестовый редактор Microsoft Word,
табличный процессор Microsoft Excel или напрямую распечатан.
В рамках данной главы для предприятия ООО «Дистрибьютерская
Компания» предлагается внедрение корпоративного Интранет-портала.
Интранет портал – это система, использующая в своей основе Интернет
технологии. Данная система позволяет создавать внутрикорпоративный
информационный портал с рядом функциональных задач, позволяющих
наиболее полно осуществлять корпоративные коммуникации между
сотрудниками, отделами, представительствами предприятия.
Интранет – это, прежде всего корпоративная – локальная или
территориально распределенная сеть, закрытая от внешнего доступа из Internet.
Все сотрудники предприятия получают логин и пароль для доступа. Пароли
периодически меняются. Лица, которые не работают в вашей предприятия - не
могут зайти на Интранет и прочитать информацию. Таким образом,
соблюдается уровень секретности доступа.
В Интранете размещается внутренние новости предприятия, контакты и
телефоны сотрудников, чат для сотрудников, различные фотоотчеты о
корпоративных мероприятиях и многое другое.
Задачи Интранет портала:
49
коммуникативная: работа с корпоративными новостями, внутренней
документацией, виртуальные конференции, совещания и согласования;
информационная: работа с базами данных, передача данных,
хранение, поиск и обмен, создание отчетов и учет временных затрат;
экономические задачи: повышение качества и скорости обмена
информацией и решения текущих задач и как следствие увеличение
нормативных показателей прибыльности предприятия и сокращение
коммуникационных потерь;
специализированные задачи: задачи узкой специализации
позволяющие улучшить работу предприятия в целом, как единой органичной
структуры, реагирующей на внутренние и внешние изменения.
В данном проекте внедрен экономичный вариант покупки готовой
платформы и системы высокой готовности. Приобретением послужил
программный комплекс IntraBiat.
Комплекс IntraBiat позволяет создавать, поддерживать и развивать
интранет сайт с минимальными затратами и максимальной эффективностью.
Внешний дизайн системы выполнен с учетом принятой корпоративной
символики, сферы деятельности предприятия. Внутренний дизайн
управляющих интерфейсов интуитивно понятен и удобен для работы с
системой и корректировки данных.
Программный комплекс IntraBiat реализован на PHP и ASP.Net и является
программным продуктом с открытым кодом (open source). Открытый код,
позволяет подключать новые программные модули.
С учетом универсальной и масштабируемой модульной архитектуры
систему IntraBiat можно развивать и расширять самостоятельно.
Интранет портал, разработанный на основе IntraBiat, позволяет
решить следующие задачи:
повысить эффективность работы сотрудников: снизить издержки,
возникающие из-за «внутренней» потери информации, минимизировать время
50
на поиск нужных документов, организовать удаленный доступ к информации;
повысить эффективность бизнес-процессов: автоматизировать бизнес процессы,
обслуживающие основную деятельность ООО «Дистрибьютерская Компания»;
повысить управляемость: создать рабочие группы, ввести единые
стандарты отчетности;
защитить инвестиции: минимизировать риски, связанные с потерей
информации при увольнении сотрудников.
Внешний дизайн Интранета включает в себя:
1. Элементы документооборота
Система документооборота, коллективная и индивидуальная работа с
документами:
цепочки и уровни согласований и утверждений документов;
создание путей и маршрутов следований документов;
контроль версий и прохождений документов;
структурированное хранилище документов;
поисковая система документов;
интеграция с Microsoft Outlook, Office и пр. ПО;
2. Структурные элементы портала:
библиотеки документов и изображений;
форумы, опросы и голосования;
каталог данных;
сеть обмена знаниями;
ленты новостей;
поиск по структурированным хранилищам;
календари событий;
подписки и оповещения;
сайты и Web-страницы подразделений;
рабочие области проектов;
списки задач и вопросов;
51
списки ссылок.
3. Дополнительные возможности:
отслеживание последних изменений на сайте, подписки;
IntraBiat интегрируется с внешним сайтом, программами MS Office,
системами документооборота, корпоративными информационными системами;
открытый код позволяет подключать к системе новые модули.
4. Технические требования:
операционные системы: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows
2003 Server;
СУБД: Microsoft SQL Server 2005 (Enterprise Edition, Express Edition);
серверное ПО: Microsoft Internet Information Server 6.0.
Внедрение сайта Интранет будет осуществляться своими силами, без
привлечения специалистов, предприятие сможет развернуть корпоративный
портал, интегрировать его в IT-инфраструктуру и получить готовый проект -
адаптированный корпоративный портал, на котором почти сразу можно
начинать работу.
Интеграция с «1С»
Списки сотрудников и структуру предприятия можно легко загрузить из
приложения «1С:Зарплата и Управление Персоналом» и других программ 1С.
Интеграция с Microsoft Office
Тесная интеграция продукта с приложениями Microsoft Office и Open
Office позволяет сотрудникам не только коллективно работать с документами,
но и хранить историю их изменений. Общие папки таких документов на
портале можно подключить как обычные сетевые диски в операционной
системе пользователя по протоколу WebDAV. А такое подключение, в свою
очередь, дает возможность всем сотрудникам удаленно работать с
корпоративным порталом и документами (например, в командировках).
Этапы разработки и внедрения программного продукта IntraBiat:
52
Этап 1 – Проектирование, планирование. Он включает в себя
аналитическое обследование.
Этап 2 – Настройка и реализация основных сервисов и функций портала.
Он включает в себя конфигурирование и настройка в административной
части портала, перенос и развертывание портала.
Этап 3 – Реализация функций документооборота. Включает в себя
проектирование и программирование системы документооборота,
перенос и развертывание системы документооборота на портале
Этап 4 – Документирование. Включает в себя разработку нормативно-
технической документации и инструкции пользователя администратора.
Этап 5 – Опытная эксплуатация. Эксплуатация всех функциональных
частей портала.
В рамках опытной эксплуатации осуществляется техническая поддержка,
которая включает:
устранение текущих неисправностей портала, связанных с
разработанной функциональностью;
консультирование по вопросам администрирования и эксплуатации
портала.
В процессе разработки организационного плана, основного изменения в
организационной структуре и в штатном расписании не произошло.
Предприятие ООО «Дистрибьютерская Компания» пользуется услугами
временно нанятых курьеров, которые не входят в штатное расписание ООО
«Дистрибьютерская Компания». Однако затраты на оплату курьерских услуг
осуществляются. Затраты составляют 17000 рублей на одного нанятого курьера
в месяц.
Так как внедрение Интранет портала преимущественно сказывается на
экономии времени в передаче данных между сотрудниками, что заметно
отразится на более меньших затратах на оплату труда курьерам, так как и
сократится запрос на услуги курьеров.