24
Рисунок 3. Схема вхо дящего доку ментооборот а
Документы до лжны испол няться в сро к, поэтому в ходящие до кументы
об язательно пере даются испо лнителю в де нь его получе ния и регистр ации или
в пер вый рабочи й день при посту плении доку ментов в нер абочее вре мя.Если
до кумент требует не медленного ис полнения, о н может быт ь передан
не посредстве нно исполн ителю, но об язательно с сооб щением об это м
руководите лю.
Таким образо м, основны ми задачам и обработк и входящих до кументов
я вляются:
проверка пр авильности дост авки докуме нтов;
проверка це лостности в ложений и ф изического состо яния
получе нных докуме нтов;
фиксация ф акта получе ния докуме нтов;
подготовка и х к исполне нию;
передача до кументов ис полнителям.
Исходящие — до кументы, соз данные в пре делах орга низации и
от правляемые из нее в дру гие учрежде ния или част ным лицам, пр иславшим
25
обращение. Ес ли организ ация имеет по дчиненные учре ждения, он а может
на правлять в и х адрес рас порядитель ные докуме нты (поста новления, пр иказы,
поруче ния), пись ма (информ ационные, г арантийные и др.). В в ышестоящие
ор ганизации н аправляют до кладные за писки, отчет ы, справки, обзор ы, письма,
те леграммы, те лефонограм мы, факсы, сооб щения, пере данные по э лектронной
почте.
Обработка ис ходящих до кументов в ключает в себя составление
чер нового доку мента, подготовку прое кта докуме нта и его согласо вание
(виз ирование), удостоверение и отправку документа.
За подгото вку проект а исходяще го документ а отвечает ис полнитель.
От ветственны й исполните ль имеет пр аво: созыв ать соиспо лнителей н а рабочие
со вещания, требо вать от ни х все необ ходимые матер иалы, уста навливать
очере дность работ ы между со исполнител ями.
К внутренн им документ ам относятс я докладные, объ яснительные
з аписки, прото колы, акты, з аявления.
Обработка в нутренних до кументов н а этапах и х подготов ки и
оформ ления прохо дит путь по дготовки ис ходящих до кументов (сост авление
чер новика, по дготовка прое кта докуме нта, его со гласование ( визирование),
у достоверен ие, регистр ацию, отпр авление), а н а этапе ис полнения — в ходящих
до кументов ( прием, пре дварительное р ассмотрение, ре гистрацию,
р ассмотрение ру ководством, пере дачу на ис полнение).
Внутренние до кументы име ют ряд особе нностей их обр аботки, котор ые
определ яются видо вой принад лежностью до кументов:
проекты пр иказов обяз ательно виз ируются пре дставителе м
юридичес кой службы;
протокол не и меет этапа по дготовки прое кта, а так же согласо вания и
виз ирования.
Передача до кументов в ходящих, ис ходящих и в нутренних мо жет
осущест вляться:
- фельдъегерской и ли курьерс кой связью;
26
- секретарями;
- с помощью те хнических сре дств.
Выводы по г лаве 1.
Внедрение те хнических сре дств и ком пьютерных те хнологий поз волило
изме нить процесс обр аботки доку ментов. Ус корился про цесс соста вления
доку мента, так к ак внесение пр авок не требует пере печатки. З начительно
со кращается и у прощается со гласование до кумента. Коре нные измене ния
произо шли в процессе по лучения и от правки доку ментов с по явлением ф аксов
и эле ктронной почт ы. Но следует по мнить, что н азванные сре дства пере дачи в
осно вном перед ают не доку мент, а инфор мацию, изобр аженную на нос ителе.
В настоящее вре мя документ, пере данный с по мощью инфор мационных
и те лекоммуник ационных с истем, может б ыть удосто верен электро нной
цифро вой подпис ью. Только в это м случае о н будет имет ь юридичес кую силу.
В России любой документ по длежит рег истрации и отр ажению в
с пециальных ре гистрацион ных журнал ах, регистр ационных к арточках и т. д.,
которые я вляются нос ителем инфор мации о да нном докуме нте. Таким обр азом,
орга низацией про цесса доку ментооборот а и делопро изводства з анимается
с пециальный ( делопроизво дственный) персо нал, не име ющий никако го
отношен ия к самим до кументам и и х содержан ию. Подобн ая практик а на
Западе не ис пользуется.
Документооборот в Росс ии традицио нно строитс я по верти кальному
пр инципу, обес печивая дв ижение доку мента от ру ководителя к ис полнителю и
обр атно. За рубе жом, как пр авило, испо льзуется гор изонтальны й принцип пр и
циркуляц ии документо в: от испо лнителя к ис полнителю, м инуя руково дство.
Таким образо м, российский р ынок в цело м развиваетс я по закон ам рынка
м ирового, о днако все же имеет с вои особен ности и не доработки.
27
Глава 2. Исследование ор ганизации к адрового
до кументооборот а в ООО «Э КСКОМ»
2.1. Краткая хар актеристик а и анализ де ятельности объе кта
исследо вания
Общество с ограниче нной ответст венностью «ЭКСКОМ» является
ко ммерческой ор ганизацией, осу ществляюще й торгово-з акупочной
де ятельность ю мебелью. Наибольшее р аспростране ние общест во получило в
Росс ии. Предпр иятие распо ложено по а дресу: горо д Москва, у лица Парко вая
16-ая, до м 5. Руково дителем и учре дителем яв ляется Сур дутович Але ксандр
Юрье вич. Основной це лью деятел ьности организации является из влечение
пр ибыли. Общест во имеет пр аво осущест влять любые в иды деятел ьности, не
з апрещенные з аконом, в то м числе роз ничную тор говлю, кро ме торговл и
автотранс портными сре дствами и мото циклами и осущест вление люб ых видов
хоз яйственной де ятельности, не прот иворечащих з аконодател ьству Росс ийской
Федер ации.
На основе Уст ава, зарег истрирован ного Админ истрацией Мос квы,
учред ителями ООО «ЭКСКОМ» являются ф изические л ица. Устав ный капита л
составляет 10000 руб лей. Общест во имеет в собст венности обособ ленное
иму щество, уч итываемое н а его самосто ятельном б алансе, оно в праве
осущест влять любу ю деятельност ь, незапре щенную законодательством и
отвечает по обязательствам с воим имущест вом (смотрет ь приложен ие 1).
ООО «ЭКСКОМ» является юр идическим л ицом: имеет собст венный
бал анс, обособ ленное иму щество, про данное по до говору Учре дителем на
пр аво полного хоз яйственного ве дения, имеет р асчетный и и ные счета в б анках,
может от с воего имен и заключат ь договора и в ыступать в су дах, приобрет ать
имущест венные и л ичные неиму щественные пр ава и нест и обязанност и.
Участники об щества с о граниченно й ответстве нностью име ют свои до ли и
несут рис к убытков, с вязанных с де ятельность ю общества, в пре делах
стои мости вложе нных или в кладов.
28
Участник ООО «Э КСКОМ» впр аве свобод но произвест и отчужден ие
своей до ли или ее ч асти любому дру гому участ нику. Одна ко такие де йствия в
от ношении трет ьих лиц огр аничены пр авом преиму щественного пр иобретения
дру гими участ никами общест ва и могут б ыт запреще ны Уставом.
Управление де ятельность ю общества с о граниченно й ответстве нностью
«Э КСКОМ» осу ществляет в ысший орга н – общее собр ание участ ников и
ис полнительн ый орган – ко ллегиальны й или едино личный.
Участник об щества в л юбой момент мо жет выйти из не го без сог ласия
друг их участни ков. Ему в ыплачиваетс я стоимост ь части иму щества, котор ая
соответст вует его до ле в устав ном капита ле.
Торговая ф ирма арендует тор говые площ ади четыре х магазино в. Общая
п лощадь маг азинов сост авляет 1900 к в. м. (сюд а также схо дит площад ь
торговых з алов, скла дов и подсоб ных помеще ний). Площ адь первого м агазина
– 600 к в. м., второ го – 600 к в. м., трет ьего – 300 к в. м., чет вертого – 400 к в. м.
Магазины я вляются спе циализиров анными, ассорт имент котор ых
построе н на базе уз кой номенк латуры тов арных груп п. Помещен ия магазино в
располаг аются в тор говых комп лексах. Бо льшую част ь товаров пре дставляют в
в ыставочных з алах. Оста льная част ь товаров хр анится в с кладских и по дсобных
по мещениях. От дельных ск ладов торго вая фирма не и меет.
ООО «ЭКСКО М» имеет собст венный авто парк, котор ый состоит из 5
те нтованных м ашин типа « Газель». Вс я закупаем ая продукц ия вывозитс я от
поста вщиков собст венным тра нспортом.
Руководство об щества с о граниченно й ответстве нностью «Э КСКОМ»
осу ществляетс я в соответст вии с зако нодательст вом Российс кой Федера ции и
уста вом. ООО «Э КСКОМ» самосто ятельно опре деляет стру ктуру упра вления и
з атраты на и х содержан ие.
Руководителей в ООО «Э КСКОМ» дел ят на три гру ппы:
1) Технологический уро вень – еже дневно осу ществляющие к акие-либо
де йствия и о перации (про давцы, касс иры);
29
2)Управленческий уро вень-координируют р аботу внутр и организа ции,
согласо вывая разн ые формы де ятельности ( директор м агазина);
3) Институционный уро вень – зан имаются разр аботкой до лгосрочных
п ланов, уст ановлением це лей, измене ниями полит ики организ ации, ее с вязями
с дру гими орган изациями ( Генеральны й директор, з аместители ге нерального
д иректора, юр исты).
Данные гру ппы также де лят на низо вое звено, сре днее звено и в ысшее
звено.
Руководители н изового зве на выполня ют следующ ие функции:
1) осущест вляют контро ль за выпо лнением за даний;
2) постоян но получают и нформацию о хо де выполне ния задани й;
3) распоря жаются выде ленным им то варом и обору дованием, несут
от ветственност ь за их со хранность
4) распреде ляют задан ия среди р аботников.
Данный уро вень управ ления присутст вует во все х организа циях. Как
пр авило, эти м руководите лям часто пр иходится об щаться с персо налом, что
требует от н их соответст вующих качест в, которые до лжны учиты ваться при
пр иеме на работу в ООО «Э КСКОМ».
В обществе с о граниченно й ответстве нностью «Э КСКОМ» руко водители
сре днего звен а делятся н а верхний и н изший урове нь. К этим до лжностям
от носятся за местители д иректора ф ирмы. Они в ыполняют с ледующие фу нкции:
1) принима ют решения по р аботе свое го подразде ления;
2) выполня ют работу ру ководителя в ысшего зве на в преде лах своих
по лномочий;
3) определ яют возник ающие вопрос ы и выносят и х на обсуж дение и
ре шение;
4) организу ют разработ ку предложе ний по улуч шению работ ы;
5) подгота вливают инфор мацию для в ышестоящего ру ководителя и д ля
своих по дчиненных;
6) доводят ре шения вышесто ящего руко водства до с воих подчи ненных.
30
Руководители д анного зве на наиболее ч асто подвер гаются перест ановке,
их до лжности часто со кращаются. Н аибольшую ч асть време ни они трат ят на
пере говоры с дру гими руково дителями.
К высшему з вену относ ят генерал ьного дире ктора и учре дителя ООО
«Э КСКОМ». Это с амый малоч исленный с лой руково дителей по ср авнению с
дру гими звень ями. Они пр инимают ва жнейшие ре шения, выпо лняют боль шой
объем р абот в высо ком темпе.
Рисунок 4. Ор ганизацион ная структур а предприят ия
31
Структура управлени я торговым пре дприятием построе н по линей но-
функцио нальному т ипу.
В основе фор мирования к аждой стру ктуры упра вления леж ит принцип
по лноправного р аспорядите льства: ка ждый руково дитель имеет пр аво давать
у казания по во просам, вхо дящим в его ко мпетенцию. Это соз дает услов ия для
фор мирования а ппаратов с пециалисто в, которые в с илу своей ко мпетенции
от вечают тол ько за опре деленный уч асток работ ы.
Такая деце нтрализаци я работ ме жду подраз делениями поз воляет
лик видировать дуб лирование в ре шении задач у правления от дельными
с лужбами и соз дает возмо жность для с пециализац ии подразде лений по
в ыполнению р абот, един ых по содер жанию и те хнологии, что з начительно
по вышает эффе ктивность фу нкциониров ания аппар ата управле ния.
Организационная стру ктура (апп арат управ ления) пре дприятия
изобр ажен на рису нке 4.
Вместе с те м функцион альная стру ктура имеет р яд недостат ков:
- принцип по лноправного р аспорядите льства в о пределенно й степени
н арушает пр инцип едино началия. К аждый испо лнитель по лучает указ ания,
одно временно и дущие по нес кольким ка налам связ и от разны х руководите лей.
Таким обр азом, функ циональная с пециализац ия работ р азрывает
у правленчес кий процесс, е диный по с воей приро де;
- построен ная по лине йно-функцио нальному пр инципу стру ктура
упра вления способст вует развит ию психоло гической обособ ленности
от дельных ру ководителе й, считающ их задачи с воих подраз делений за дачами
пер востепенно й важности. Отс юда – ослаб ление горизо нтальных с вязей и
необход имость контро лирующего и и нтегрирующе го органа.
Важное значе ние в удов летворении потреб ностей име ют стимулы.
По дход к тру довому сти мулировани ю состоит в в ыделении и со поставлени и, с
одной сторо ны, систем ы стимулов, с дру гой – систе мы потребносте й, на
удов летворение котор ых направле ны эти сти мулы. Следо вательно, о дной из
ва жнейших упр авленчески х задач яв ляется обес печение та кого возде йствия
32
стимулов н а мотивы, которое в ызвало бы н аиболее лучшее для ор ганизации
тру довое пове дение работ ника магаз ина «ЭКСКОМ».
Социологический о прос (было з адействова но 21 чело век персон ала ООО
«ЭКСКОМ») показал, к ак распреде ляется цен ностная оце нка работы у
сотру дников пре дприятия (Программа со циологичес кого иссле дования
пр иведена в Пр иложении 2). Для руково дителя орг анизации и с пециалисто в
важнейшее з начение пр иобретают тр и ценности: сре дство сущест вования,
сре дство обще ния с колле гами, стаб ильность и у веренность в з автрашнем д не.
Таблица 1
Ценностные ор иентации и мот ивы сотруд ников магаз ина
«ЭКСКО М»(в % к ч ислу опроше нных)
№ п.п.
Вопросы
Количество
от ветов в
про центах
1
Ценности тру да:
- средство су ществовани я;
- основная це нность жиз ни;
- возможность т ворческого рост а;
- средство об щения с ко ллегами;
- уверенность в з автрашнем д не.
69,5
15,8
13,5
25,0
22,8
2
Мотивы тру да:
- четко пост авленные це ли;
- вознаграждение сор азмерное тру ду;
- возможность уч иться и со вершенство ваться
- необходимость и в ажность работ ы
- возможность рост а;
- высокое до верие руко водителя
- импульс тор гового пре дприятия
23,2
11,6
8,0
36,9
21,8
29,2
9,4
Итак, на пер вом месте – в ыполнение р аботы как сре дства
сущест вования; второ й приоритет по лучила в ко ллективе т акая ценност ь
работы, к ак средство об щения с ко ллегами, что го ворит о су щественном
з начении со циально – пс ихологичес кой состав ляющей работ ы.
Второй приор итет получ ила такая це нность в тру де, как увере нность в
з автрашнем д не. Это обус ловлено, по- видимому, у величивающе йся в стра не
безработ ицей и бояз нью потерят ь работу. Трет ий приоритет по лучил критер ий
– работ а, как осно вная ценност ь жизни – 15,8 %. Это оче нь важный кр итерий,
33
котор ый определ яет внутре ннюю мотив ацию работ ы, наиболее с ильную и
эффе ктивную. Ес ли он низо к, то этот кр итерий ста новится по казателем
трудовой п ассивности, резу льтатом отчу жденности тру да. Такое состо яние
характер но для эко номики в кр изисные пер иоды, когд а налоги т ак высоки, что
ст ановится не выгодным про изводство, ко гда заработ ная плата н изка и вып латы
ее зач астую задер живают.
Работа в н ашей стране во м ногом потер яла прести ж, переста ла быть
со циально зн ачимой. Вместе с те м, рыночные ус ловия подн имают прест иж
труда, особе нно на тех пре дприятиях котор ые эффекти вно работа ют. И здес ь
следует по мнить, что ес ли в плано вой эконом ике прести ж труда уп ал до 10%,
то те перь он сост авляет 15,8%. Пре дставляетс я, что при хоро шей адапта ции
магази на «ЭКСКОМ» к рынку (это мо жно уже ко нстатироват ь как факт), бо лее
зрелый госу дарственно й политики и эффе ктивной систе ме управле ния прести ж
труда бу дет возраст ать.
Четвертый пр иоритет бы л отдан воз можности т ворческого рост а
(15,8%). Этот по казатель в ус ловиях рыноч ной эконом ики возраст ает. Если
пре дприятие а ктивно боретс я за выжив ание, в то м числе путе м вовлечен ия в
этот про цесс высоко квалифициро ванных кадро в, то и уро вень этого по казателя
не изменно бу дет расти.
Ценности тру да обуслав ливают и е го соответст вующие мот ивы. Так, с
це нностью тру да как сре дства сущест вования (6 9,5%) тесно с вязан моти в
вознагра ждения сор азмерно тру ду (51,6%) котор ый в целом по м агазину
по лучил перв ый приоритет. М атериальна я заинтересо ванность безус ловно
являетс я одним из ос новных общече ловеческих ст имулов трудовой а ктивности,
о днако сраб атывает он д алеко не все гда. Отдел ьные работ ники магаз ина ставят
в р азряд первосте пенных цен ностей – ну жность и в ажность работ ы,
возможност и роста.
И здесь сле дует помнит ь, что удо влетворенност ь работнико в заработно й
платой з ависит не сто лько от ее р азмеров, с колько от со циальной
с праведливост и в оплате тру да. Но как р аз в этом во просе некотор ые работни ки